Superando a falta de recursos do projeto

Os recursos são limitados, mas sua capacidade de gerenciá-los para atender às necessidades do seu projeto não é. Um dos muitos desafios que os gerentes de projeto enfrentam é como orientar seu projeto para um final bem-sucedido sem recursos suficientes. A boa notícia: existem maneiras de pegar os recursos que você tem e fazê-los funcionar em seu projeto. A melhor notícia: vamos dizer-lhe como fazê-lo.

Desafios do PM: Falta de recursos do projeto

A primeira coisa a fazer quando você percebe que seus recursos não estão cobrindo o que você planejou em seu projeto é identificar o contexto. Os recursos podem ser qualquer coisa, de materiais a pessoal, e a situação que o levou a esticar seus recursos ao ponto de ruptura pode ter muitas causas.

• Nova tecnologia : você pode estar trabalhando em um programa de software que é mais avançado do que sua capacidade de suporte ou sua equipe ainda não desenvolveu o conjunto de habilidades para usá-lo adequadamente.
• Projetos de prioridade mais alta: pode haver outro projeto que acabe combinado com o seu e alguns de seus recursos são puxados de seu trabalho para outro.
• Eventos imprevistos: você pode se preparar para riscos e planejar incertezas, mas as pessoas ficam doentes, tiram folgas não planejadas e recursos não humanos podem repentinamente ter problemas de fornecimento.
• Planejamento ruim: às vezes é tão simples quanto a falta de planejamento, e é por isso que planejar bem antes de executar um projeto é tão importante.

Quando o problema é menor, você pode aplicar uma correção rápida examinando seu plano de projeto e listas de tarefas e vendo se há alguma movimentação que abrirá mais tempo. Mas aqui estamos falando de mais escassez de recursos.

O que você faz para superar a falta de recursos do projeto? Sugerimos um processo de duas etapas para ajudar no gerenciamento de recursos.

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1. Identifique a situação e seu impacto

Algumas das possíveis causas para a falta de recursos. Depois de determinar o porquê, a próxima parte é descobrir qual é o impacto no projeto. Sem esse conhecimento, é impossível resolver o problema.

2. Alavanque seu Conselho de Controle de Mudanças

Embora possa parecer que este é um problema que você deve resolver sozinho, não é. Você deseja empregar a ajuda do painel de controle de alterações. Primeiro, transmita a situação e o impacto ao seu custo, tempo, escopo e qualidade. Em seguida, forneça várias opções para resolvê-lo e ouça suas recomendações. Depois que um curso de ação for decidido, ajude a facilitar essa decisão e, ao longo da resolução, ajuste conforme necessário.

Mesmo com a ajuda do painel de controle de alterações, talvez você não consiga se ajustar para atender à necessidade de mais recursos. Nesse ponto, é decisão deles alocar mais recursos e permitir que você redefinir a linha de base do projeto.

Monitoramento dos recursos do projeto

Para evitar uma escassez de recursos, é essencial que você monitore os recursos do projeto durante todo o projeto. Existem várias maneiras de fazer isso em seu software de gerenciamento de projetos ou rastreamento de recursos. Você pode:

• Acompanhar a disponibilidade de recursos
• Gerencie a alocação de carga de trabalho para rastrear a disponibilidade hora a hora
• Visualize os cronogramas do projeto para monitorar o progresso da tarefa
• Monitore a produtividade dos recursos em seus painéis de projeto.

Você ficará melhor se o seu software de gerenciamento de projetos tiver todos esses recursos de monitoramento de recursos. Dessa forma, você não fica sobrecarregado com as transferências de dados entre dois sistemas e pode acompanhar a disponibilidade e o desempenho em tempo real.

O ProjectManager, por exemplo, possui painéis em tempo real que mostram exatamente o desempenho de seus recursos em alto nível. Além disso, você pode acompanhar outras métricas importantes ao mesmo tempo. Quer cavar mais fundo? Crie relatórios de carga de trabalho com um clique ou verifique nosso gráfico de carga de trabalho. Nenhum software de gerenciamento de projetos faz mais pelo gerenciamento de recursos do que o ProjectManager. Experimente gratuitamente hoje.

Faça um bom plano de recursos

A melhor maneira de reduzir o risco de não ter recursos suficientes para concluir o projeto é garantir que seu planejamento de recursos seja o mais completo possível. Para começar, você deve listar detalhadamente os recursos necessários, estimar quantos de cada você precisará e agendá-los para cumprir o prazo. Isso significa todas as pessoas, equipamentos e materiais necessários para concluir o projeto.

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Seguindo essa lista é uma programação. Este é o prazo em que os recursos são necessários para realizar o projeto. Você desejará descobrir a duração necessária de cada um de seus recursos para entender seu impacto no cronograma.

Sua necessidade de um determinado recurso pode mudar drasticamente de dia para dia; portanto, você deseja resolver o problema de quantidade. Por exemplo, quantas vezes por dia, semana ou mês você precisa desse recurso? Isso irá ajudá-lo a extrair todo o uso desses recursos limitados.

Finalmente, você precisa identificar as suposições e restrições relacionadas aos seus recursos. Uma suposição se o que você acredita ser verdade e as restrições são o cronograma, o custo e o custo do projeto. Um plano de gerenciamento de recursos forte não alterará a quantidade de seus recursos, mas estenderá seu uso para atender aos requisitos do projeto.

Como o ProjectManager ajuda no gerenciamento de recursos

Ter um plano de gerenciamento de recursos é importante, mas também é importante ter um software de gerenciamento de projetos que tenha todos os recursos necessários para implementá-lo. Sua programação é tão boa quanto sua capacidade de rastreá-la. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que fornece dados em tempo real para acompanhar com precisão o progresso de seu projeto e o uso de recursos.

Para o recurso de sua equipe, você pode acompanhar sua disponibilidade horária e diária. Feriados e dias de férias também são anotados, sejam eles locais ou internacionais, o que é um ótimo recurso para projetos com equipes distribuídas. Você também pode usar nossa ferramenta de gerenciamento de recursos para monitorar e gerenciar a carga de trabalho de sua equipe.

Dessa forma, se um de sua equipe estiver sobrecarregado e outros não estiverem trabalhando, você poderá ajustar rapidamente a carga de trabalho. Isso não apenas é justo e evita o esgotamento, mas é uma maneira mais eficiente e eficaz de gerenciar seus recursos.

Saiba mais sobre como superar a falta de recursos do projeto

Você nunca sabe o suficiente sobre como gerenciar seus recursos. Bons gerentes de projeto não se permitem cair na complacência. Assista a Jennifer Bridges, PMP, que usa sua experiência em gerenciamento de projetos para guiá-lo por meio de um pequeno vídeo de treinamento que ajuda você a ampliar seus recursos e atender às expectativas do projeto.

Aqui está uma foto do quadro branco para sua referência!

Transcrição:

Bem-vindo à Série Desafios PM. Hoje, estamos falando especificamente sobre como superar a falta de recursos do projeto. Mas antes de tudo, algumas pessoas perguntam, ou se perguntam como eu cheguei aqui? Em que situação estou em que estou mesmo com falta de recursos?

Bem, acho que é muito importante identificar a situação em que você está, porque existem diferentes razões de como você chegou lá e abordagens de como você supera com base na situação.

Então, em primeiro lugar, vamos considerar que com tecnologias novas, especificamente emergentes, às vezes é difícil encontrar recursos que saibam como programar ou dar suporte a essa tecnologia. Então, às vezes é difícil encontrá-los e, mesmo que você encontre, eles têm um custo premium.

Outra situação pode ser que, em sua organização, um projeto de prioridade mais alta seja integrado e, de repente, alguns de seus principais recursos sejam retirados do projeto.

Além disso, imprevistos. Então, às vezes, pensamos em desastres naturais. Às vezes as pessoas têm projetos onde talvez tenham sindicatos, então se houver uma greve isso pode impactar os recursos.

Além disso, conheço um caso que tive uma vez, havia um cara na minha equipe que era doador de órgãos para sua irmã. Então, eles estavam esperando anos para que isso acontecesse e, de repente, no meio e momento crítico de um projeto, ele foi chamado para o processo de doação. Então ele foi retirado por um período significativo de tempo, então tivemos que preencher sua posição.

E também, há apenas os pobres por falta de planejamento. Então, quando essas situações acontecem, é claro, há um impacto no projeto. Então você sabe, os projetos são, os componentes do projeto são o custo, o tempo, o escopo e a qualidade. Então você tem que avaliar como essa situação impacta seu projeto. Então, vamos ver algumas maneiras que você pode superar essas situações.

Então, em primeiro lugar, se for uma pequena falta de recursos, você pode olhar para o seu plano de projeto e sua tarefa e ver se há alguém que talvez tenha algum tempo que talvez possa substituir outro? Ou talvez, você sabe, há algo que você pode reorganizar que é menor. Mas estes, acredito, são faltas mais específicas de recursos sobre os quais estamos falando aqui nesta sessão do quadro branco.

Então, antes de tudo, identifique a situação em que você se encontra e o impacto. E então, aproveite seu quadro de controle de mudanças. Às vezes, alguns gerentes de projeto tentam resolver esse problema por conta própria, e é realmente a decisão do conselho de controle de mudanças de como lidar com isso. Então, como fazemos isso? Você apresenta o seu caso.

Então, uma vez que você encontre essa situação e o impacto, você quer identificar especificamente a situação e como ela afeta seu custo, tempo, escopo e qualidade do seu projeto. E, em seguida, identifique nossa posição e várias opções para o conselho de controle de mudanças considerar.

E então faça sua própria recomendação, não significa que eles tenham que fazer isso, mas que eles saibam que você fez sua lição de casa e sua pesquisa da situação para que você possa dar a eles uma ideia de qual caminho Você recomenda.

E então facilite a decisão com o conselho de controle de mudanças. E quando eles recebem orientação, eles podem ter você, por exemplo, se for uma tecnologia emergente, eles podem pedir que você procure ou encontre recursos adicionais para a equipe que podem adicionar mais custos para que eles possam aprová-la.

Caso contrário, eles podem decidir: “Bem, você sabe, estamos tendo dificuldade em encontrar esses recursos”, então eles serão os únicos a aprovar uma extensão ou atraso em seu cronograma. Ou talvez eles decidam, bem, eles podem tirar parte do escopo do projeto.

Portanto, são eles que podem tomar essas decisões e dar a você as aprovações para que você possa redefinir a linha de base do seu projeto. E então, você volta e, uma vez que a decisão foi tomada, você se ajusta de acordo.

Então, com certeza, se você precisa de uma ferramenta que possa ajudá-lo a superar sua falta de recursos, inscreva-se em nosso software agora no ProjectManager.

(Esta postagem foi atualizada em dezembro de 2019)