Priorização de Projetos: Como Priorizar Projetos e Estratégia

Um dos grandes desafios que qualquer organização enfrenta é alinhar seu planejamento estratégico e objetivos de negócios com os projetos que assume. Em pequenas organizações, a priorização de projetos não é tão crítica. Por outro lado, em organizações maiores, pode haver uma enorme divisão entre os objetivos estratégicos e o portfólio de projetos.

Em organizações de qualquer porte, existem alguns métodos simples que permitem priorizar efetivamente seus projetos para que você possa aplicar a visão estratégica de sua organização, atingir metas de negócios e nivelar seus recursos.

O que é priorização de projetos?

A priorização de projetos é o processo de determinar quais projetos existentes e novos são os mais urgentes para uma organização. Isso pode ser feito por meio de vários métodos de priorização de projetos que permitem que os gerentes de portfólio avaliem a viabilidade, o impacto e o valor potencial de um projeto.

Por que a priorização de projetos é importante?

A priorização de projetos é especialmente importante para organizações maiores que possuem vários projetos e programas em seu portfólio. Essas organizações, como qualquer outra, devem executar vários projetos simultaneamente, mas possuem recursos limitados, o que torna necessário priorizar ideias de projetos em potencial.

Gerentes de programa, gerentes de portfólio e PMOs são responsáveis ​​por priorizar projetos. Eles fazem isso estabelecendo critérios de priorização de projetos que pesam os prós e contras de projetos existentes e projetos potenciais e, em seguida, tomam uma decisão com base em sua análise.

O ProjectManager ajuda na priorização de projetos, permitindo que os gerentes de portfólio acompanhem vários projetos em tempo real com gráficos de Gantt, roteiros, painéis de portfólio, calendários de projetos e outras ferramentas. Comece gratuitamente.

Existem diferentes métodos de priorização de projetos que você pode usar para priorizar seus projetos.

Métodos de priorização de projetos

Existem muitos métodos de priorização de projetos que você pode usar para gerenciar seus portfólios de projetos. Esses são os três métodos de priorização de projetos mais usados. Cada um deles tem prós e contras, dependendo de suas necessidades de gerenciamento de portfólio ou PMO.

1. Modelo de pontuação

O modelo de pontuação é um método de priorização de projetos que se baseia em opiniões de especialistas no assunto. O método de pontuação consiste simplesmente em avaliar diferentes aspectos de um projeto e, em seguida, atribuir uma escala de valores numéricos a cada critério. Por exemplo, você pode atribuir valores numéricos ao nível de risco de um projeto, benefícios potenciais, viabilidade e outras variáveis. O modelo de pontuação é definido pelo programa, gerente de portfólio ou PMO em colaboração com equipes multifuncionais.

2. Matriz de Priorização de Projetos

Uma matriz de priorização de projetos é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite que gerentes de programas e portfólios priorizem projetos comparando várias variáveis ​​de priorização de projetos em uma única matriz de comparação. Uma matriz de priorização de projetos é muito semelhante a uma matriz de Eisenhower, uma tabela 2×2 usada para comparar a urgência e a importância da tarefa. Uma matriz de priorização de projetos funciona exatamente como uma matriz de Eisenhower, mas geralmente envolve mais variáveis.

3. Período de retorno

Como o próprio nome sugere, o método de priorização de projetos do período de retorno foca apenas no período de retorno, que é o tempo que uma organização leva para recuperar o investimento feito em um projeto. Portanto, com base nesse método, você priorizará os projetos dependendo da rapidez com que eles podem devolver o investimento feito.

Processo de priorização de projetos: como priorizar projetos em 4 etapas

1. Avalie seus projetos existentes

Como líder de equipe, é essencial que você gaste um pouco de tempo refletindo sobre onde você e sua organização estão antes de começar a assumir qualquer novo projeto. Infelizmente, isso nem sempre acontece.

À medida que sua empresa evolui, você sempre terá recursos limitados na forma de tempo insuficiente, dinheiro insuficiente ou pessoas insuficientes. Isso é verdade em quase todas as organizações, grandes ou pequenas. Então, como você reprime a pressa de assumir qualquer projeto a qualquer momento com a necessidade de usar suas equipes de gerenciamento de projetos como ferramentas para sua realização estratégica?

Você usa seu portfólio atual de projetos como um marcador que pode ilustrar como seus recursos são alocados naquele momento e pode fornecer um instantâneo sobre se seus projetos estão ou não alinhados à sua estratégia.

Aqui estão alguns passos para ter certeza de que você está fazendo isso corretamente:

• Passe alguns minutos mapeando todos os seus projetos e iniciativas.
• Todos esses projetos se enquadram na sua visão estratégica?
• O novo projeto ou projetos se encaixam nesse quadro estratégico?
• Temos o tempo, as pessoas ou outros recursos necessários para tornar isso bem-sucedido?

Se você for capaz de responder sim a todas essas perguntas, você pode seguir em frente. Se você está respondendo não a muitas dessas perguntas, é provável que precise pensar seriamente sobre o que está fazendo e por que está fazendo.

2. Defina seus critérios de priorização de projetos

Não será suficiente identificar seus projetos, sua adequação à estratégia da organização e garantir que todos estejam trabalhando na direção certa. É essencial que você e sua equipe se concentrem em definir critérios claros de priorização de projetos para projetos futuros.

As necessidades de priorização de projetos variam de uma organização para outra, assim como as variáveis ​​que você pode escolher para construir seus critérios de priorização ou modelo de pontuação. Por exemplo, um dos principais objetivos da priorização de projetos é ajudar no gerenciamento de portfólio, permitindo que você use seus recursos existentes da maneira mais eficiente possível.

Desse ponto de vista, você deve priorizar projetos semelhantes que usam os mesmos recursos, o que permite que você aproveite ao máximo seus esforços de nivelamento e alocação de recursos. Isso reduz custos e melhora a eficiência operacional de suas organizações.
Aqui estão alguns exemplos de coisas que você pode incluir em seus critérios de priorização de projetos.

• Viabilidade do projeto
• Riscos potenciais
• Análise de custo-benefício
• Necessidade relativa da organização
• Valor do negócio
• Duração do projeto
• Recursos necessários
• Alinhamento estratégico

3. Priorize projetos novos e existentes

Depois de determinar os critérios de priorização de projetos que melhor atendem às necessidades de sua organização, você pode priorizar projetos existentes e potenciais. Agora você pode escolher qual método de priorização de projetos funciona melhor para sua organização e estabelecer um sistema de priorização de projetos.

4. Gerencie seus projetos de forma agressiva

A chave final para alinhar a estratégia de negócios e o gerenciamento de projetos para alcançar as prioridades mais altas é garantir que você gerencie seus projetos de forma agressiva. Para que você esteja constantemente focando e refocando em suas principais áreas de impacto, a estratégia de longo prazo da organização e que seus recursos estejam alinhados da maneira mais benéfica. Em muitas organizações, os músculos do gerenciamento de projetos precisam ser construídos e o foco em uma cultura consistente de gerenciamento de projetos é um ponto de ênfase consistente para os PMOs.

Modelo de Matriz de Priorização de Projetos

Este modelo gratuito de matriz de priorização de projetos é um ótimo lugar para começar a priorizar tarefas ou projetos. Isso significa que você pode usá-lo para gerenciamento de projetos ou gerenciamento de portfólio. Depois de criar sua matriz de priorização de projetos, você pode enviar seu arquivo Excel para o ProjectManager para usar seus robustos recursos de gerenciamento de projetos, programas e portfólios.

ProjectManager ajuda na priorização de projetos

Uma matriz de priorização de projetos ajudará você a determinar quais projetos devem ser gerenciados primeiro, mas o ProjectManager faz muito mais e o faz em tempo real. Os modelos são estáticos, nosso software de gerenciamento de portfólio baseado em nuvem é baseado em nuvem e fornece dados em tempo real para que os gerentes de portfólio possam tomar decisões mais perspicazes.

Veja todos os seus projetos em um só lugar

Saber quais projetos requerem sua atenção é difícil. Com nosso roteiro de gerenciamento de portfólio, você pode ver todos eles em um gráfico de barras visual. Isso inclui quais recursos eles estão usando, cronogramas, dependências e muito mais. Isso dá aos gerentes de portfólio uma visão geral que lhes permite alocar recursos de forma inteligente e priorizar seus projetos.

Obtenha uma visão de alto nível do progresso e do desempenho

Quanto mais dados, melhor na priorização de projetos. Os gerentes de portfólio podem ter um vislumbre de todos os seus projetos em uma página sempre que quiserem com nossos painéis de gerenciamento de portfólio em tempo real. Não há necessidade de configuração, como acontece com ferramentas leves, e os dados ao vivo são coletados automaticamente e exibidos em gráficos coloridos que rastreiam seis métricas, desde o tempo até o custo e muito mais.

Depois de priorizar seus projetos, você ainda precisa gerenciá-los. Nosso software está repleto de recursos de gerenciamento de tarefas, recursos e riscos que você precisa para obter sucesso. Isso inclui uma plataforma colaborativa para conectar todos em departamentos ou continentes.

Assim que seu projeto estiver alinhado com a estratégia de sua organização, você precisará implementá-lo e, para fazer isso com sucesso, é necessário ter as ferramentas certas de gerenciamento de projetos. O ProjectManager é um conjunto online colaborativo de soluções de software desenvolvido para líderes de projeto que precisam planejar, monitorar e relatar seu trabalho em tempo real. Veja você mesmo fazendo este teste gratuito de 30 dias.