プロジェクトの優先順位付け: プロジェクトと戦略に優先順位を付ける方法

組織が直面する大きな課題の 1 つは、戦略的計画とビジネス目標を、引き受けるプロジェクトと一致させることです。 小規模な組織では、プロジェクトの優先順位付けはそれほど重要ではありません。 一方、大規模な組織では、戦略目標とプロジェクト ポートフォリオの間に大きな隔たりがある場合があります。

どのような規模の組織でも、組織の戦略的ビジョンを適用し、ビジネス目標を達成し、リソースを平準化できるように、プロジェクトに効果的に優先順位を付けることができるいくつかの簡単な方法があります。

プロジェクトの優先順位付けとは?

プロジェクトの優先順位付けは、組織にとって最も緊急性の高い既存および新規のプロジェクトを決定するプロセスです。 これは、ポートフォリオ マネージャーがプロジェクトの実現可能性、影響、および潜在的な価値を評価できるようにする、いくつかのプロジェクトの優先順位付け方法によって行うことができます。

プロジェクトの優先順位付けが重要な理由

プロジェクトの優先順位付けは、ポートフォリオに複数のプロジェクトやプログラムがある大規模な組織にとって特に重要です。 これらの組織は、他の組織と同様に、複数のプロジェクトを同時に実行する必要がありますが、リソースが限られているため、潜在的なプロジェクトのアイデアに優先順位を付ける必要があります。

プログラム マネージャー、ポートフォリオ マネージャー、および PMO は、プロジェクトの優先順位付けを担当します。 彼らは、既存のプロジェクトと潜在的なプロジェクトの長所と短所を比較検討するプロジェクトの優先順位付け基準を確立し、その分析に基づいて決定を下すことによってこれを行います。

ProjectManager は、ポートフォリオ マネージャーがガント チャート、ロードマップ、ポートフォリオ ダッシュボード、プロジェクト カレンダー、その他のツールを使用して複数のプロジェクトをリアルタイムで追跡できるようにすることで、プロジェクトの優先順位付けを支援します。 無料で始めましょう。

プロジェクトの優先順位付けに使用できるさまざまなプロジェクトの優先順位付け方法があります。

プロジェクトの優先順位付け方法

プロジェクト ポートフォリオの管理に使用できるプロジェクトの優先順位付け方法は多数あります。 これらは、最も一般的に使用される 3 つのプロジェクトの優先順位付け方法です。 ポートフォリオ管理や PMO のニーズに応じて、それぞれに長所と短所があります。

1. 採点モデル

スコアリング モデルは、対象分野の専門家の意見に基づくプロジェクトの優先順位付け方法です。 スコアリング方法は、プロジェクトのさまざまな側面を評価し、各基準に数値スケールを割り当てるだけです。 たとえば、プロジェクトのリスク レベル、潜在的な利益、実現可能性、およびその他の変数に数値を割り当てることができます。 スコアリング モデルは、プログラム、ポートフォリオ マネージャー、または PMO が機能横断的なチームと協力して定義します。

2. プロジェクトの優先順位付けマトリックス

プロジェクト優先順位付けマトリックスは、プログラムおよびポートフォリオ マネージャーが単一の比較マトリックスで複数のプロジェクト優先順位付け変数を比較することにより、プロジェクトに優先順位を付けることができるプロジェクト管理ツールです。 プロジェクトの優先順位付けマトリックスは、タスクの緊急度と重要性を比較するために使用される 2 × 2 の表であるアイゼンハワー マトリックスに非常に似ています。 プロジェクトの優先順位付けマトリックスは、アイゼンハワー マトリックスと同じように機能しますが、一般に、より多くの変数が含まれます。

3. 回収期間

その名前が示すように、回収期間プロジェクトの優先順位付け方法は、組織がプロジェクトへの投資を回収するのにかかる時間である回収期間のみに焦点を当てています。 したがって、この方法に基づいて、投資をどれだけ早く回収できるかに応じて、プロジェクトに優先順位を付けます。

プロジェクトの優先順位付けプロセス: 4 つのステップでプロジェクトに優先順位を付ける方法

1.既存のプロジェクトを評価する

チーム リーダーとして、新しいプロジェクトに着手する前に、自分と自分の組織がどこにいるのかを考えるのに少し時間を費やすことが不可欠です。 残念ながら、それは常に起こるとは限りません。

会社が進化するにつれて、十分な時間、十分なお金、または十分な人員がいないという形で、常に限られたリソースに縛られます。 これは、大小を問わず、ほぼすべての組織に当てはまります。 では、戦略的成果を達成するためのツールとしてプロジェクト管理チームを使用する必要があるため、いつでもプロジェクトを引き受けるという衝動を抑えるにはどうすればよいでしょうか?

プロジェクトの現在のポートフォリオをマーカーとして使用すると、その時点でリソースがどのように割り当てられているかを示すことができ、プロジェクトが戦略に沿っているかどうかのスナップショットを得ることができます。

これを正しく行っていることを確認するためのいくつかの手順を次に示します。

• 数分かけて、すべてのプロジェクトとイニシアチブを計画します。
• これらのプロジェクトはすべて、あなたの戦略的ビジョンに当てはまりますか?
• 新しいプロジェクトまたは複数のプロジェクトは、この戦略的枠組みに適合しますか?
• これを成功させるために必要な時間、人員、その他のリソースはありますか?

これらすべての質問に「はい」と答えることができれば、先に進むことができます。 これらの質問の多くに「いいえ」と答えている場合は、自分が何をしているのか、なぜそれをしているのかについて真剣に考える必要がある可能性があります.

2. プロジェクトの優先順位付け基準を定義する

プロジェクトを特定し、それらが組織の戦略に適合しているかどうかを確認し、それらがすべて正しい方向に進んでいることを確認するだけでは不十分です。 あなたとあなたのチームは、将来のプロジェクトのために明確なプロジェクトの優先順位付け基準を設定することに集中することが不可欠です。

プロジェクトの優先順位付けのニーズは組織によって異なり、優先順位付け基準またはスコアリング モデルを構築するために選択できる変数も異なります。 たとえば、プロジェクトの優先順位付けの主な目標の 1 つは、既存のリソースを可能な限り最も効率的な方法で使用できるようにすることで、ポートフォリオ管理を支援することです。

その観点から、同じリソースを使用する同様のプロジェクトに優先順位を付ける必要があります。これにより、リソースの平準化とリソース割り当ての取り組みを最大限に活用できます。 これにより、コストが削減され、組織の運用効率が向上します。
プロジェクトの優先順位付け基準に含めることができるものの例を次に示します。

• プロジェクトの実現可能性
• 潜在的なリスク
• 費用便益分析
• 組織に対する相対的な必要性
• 事業価値
• プロジェクトの長さ
• 必要なリソース
• 戦略的提携

3. 新規および既存のプロジェクトに優先順位を付ける

組織のニーズに最適なプロジェクトの優先順位付け基準を決定したら、既存のプロジェクトと潜在的なプロジェクトの両方に優先順位を付けることができます。 これで、組織に最適なプロジェクトの優先順位付け方法を選択し、プロジェクトの優先順位付けシステムを確立できます。

4. プロジェクトを積極的に管理する

ビジネス戦略とプロジェクト管理を調整して最優先事項を達成するための最後の鍵は、プロジェクトを積極的に管理することです。 重要な影響領域、組織の長期戦略に常に焦点を合わせ、再び焦点を合わせ、リソースが最も有益な方法で調整されるようにします。 多くの組織では、プロジェクト管理の筋肉を構築する必要があり、一貫したプロジェクト管理文化に焦点を当てることは、PMO の一貫した重点事項です。

プロジェクトの優先順位付けマトリックス テンプレート

この無料のプロジェクト優先順位付けマトリックス テンプレートは、タスクまたはプロジェクトの優先順位付けを開始するのに最適な場所です。 これは、プロジェクト管理またはポートフォリオ管理に使用できることを意味します。 プロジェクトの優先順位付けマトリックスを構築したら、Excel ファイルを ProjectManager にアップロードして、その堅牢なプロジェクト、プログラム、およびポートフォリオ管理機能を使用できます。

ProjectManager はプロジェクトの優先順位付けに役立ちます

プロジェクトの優先順位付けマトリックスは、どのプロジェクトを最初に管理する必要があるかを判断するのに役立ちますが、ProjectManager はそれ以上のことをリアルタイムで実行します。 テンプレートは静的であり、当社のクラウドベースのポートフォリオ管理ソフトウェアはクラウドベースであり、リアルタイム データを提供するため、ポートフォリオ マネージャーはより洞察に満ちた意思決定を行うことができます。

すべてのプロジェクトを 1 か所で見る

どのプロジェクトに注意が必要かを知ることは困難です。 当社のポートフォリオ管理ロードマップでは、それらすべてを視覚的な棒グラフで確認できます。 これには、使用しているリソース、タイムライン、依存関係などが含まれます。 これにより、ポートフォリオ マネージャーは概要を把握して、リソースを賢く割り当て、プロジェクトに優先順位を付けることができます。

進行状況とパフォーマンスの概要を把握

データが多いほど、プロジェクトの優先順位が高くなります。 ポートフォリオ マネージャーは、リアルタイムのポートフォリオ管理ダッシュボードを使用して、いつでも 1 つのページですべてのプロジェクトを垣間見ることができます。 軽量ツールのようにセットアップは不要で、ライブ データが自動的に収集され、カラフルなグラフに表示されます。このグラフは、時間からコストなど、6 つの指標を追跡します。

プロジェクトに優先順位を付けたら、それらを管理する必要があります。 当社のソフトウェアには、成功を収めるために必要なタスク、リソース、およびリスク管理機能が満載です。 これには、部門や大陸を越えて全員をつなぐ共同プラットフォームが含まれます。

プロジェクトが組織の戦略と一致したら、それを実装する必要があります。これを成功させるには、適切なプロジェクト管理ツールが必要です。 ProjectManager は、作業をリアルタイムで計画、監視、および報告する必要があるプロジェクト リーダー向けに設計された、共同作業を行うソフトウェア ソリューションのオンライン スイートです。 この 30 日間の無料試用版をご利用ください。