Priorización de proyectos: Cómo priorizar proyectos y estrategia

Uno de los grandes desafíos que enfrenta cualquier organización es alinear su planificación estratégica y sus objetivos comerciales con los proyectos que asume. En organizaciones pequeñas, la priorización de proyectos no es tan crítica. Por otro lado, en organizaciones más grandes, puede haber una gran división entre los objetivos estratégicos y la cartera de proyectos.

En organizaciones de cualquier tamaño, existen algunos métodos simples que le permiten priorizar sus proyectos de manera efectiva para que pueda aplicar la visión estratégica de su organización, alcanzar los objetivos comerciales y nivelar sus recursos.

¿Qué es la priorización de proyectos?

La priorización de proyectos es el proceso de determinar qué proyectos existentes y nuevos son los más urgentes para una organización. Esto se puede hacer a través de varios métodos de priorización de proyectos que permiten a los administradores de cartera evaluar la viabilidad, el impacto y el valor potencial de un proyecto.

¿Por qué es importante la priorización de proyectos?

La priorización de proyectos es especialmente importante para organizaciones más grandes que tienen múltiples proyectos y programas en su cartera. Estas organizaciones, como cualquier otra, deben ejecutar múltiples proyectos simultáneamente pero tienen recursos limitados, lo que hace necesario priorizar ideas de proyectos potenciales.

Los gerentes de programa, los gerentes de cartera y las PMO son responsables de priorizar los proyectos. Lo hacen estableciendo criterios de priorización de proyectos que sopesan los pros y los contras de los proyectos existentes y los proyectos potenciales y luego toman una decisión basada en su análisis.

ProjectManager ayuda con la priorización de proyectos al permitir que los administradores de cartera realicen un seguimiento de varios proyectos en tiempo real con diagramas de Gantt, hojas de ruta, tableros de cartera, calendarios de proyectos y otras herramientas. Comience gratis.

Existen diferentes métodos de priorización de proyectos que puede utilizar para priorizar sus proyectos.

Métodos de priorización de proyectos

Hay muchos métodos de priorización de proyectos que puede usar para administrar sus carteras de proyectos. Estos son los tres métodos de priorización de proyectos más utilizados. Cada uno de ellos tiene pros y contras según la gestión de su cartera o las necesidades de su PMO.

1. Modelo de puntuación

El modelo de puntuación es un método de priorización de proyectos que se basa en opiniones de expertos en la materia. El método de puntuación consiste simplemente en evaluar diferentes aspectos de un proyecto y luego asignar una escala de valor numérico a cada criterio. Por ejemplo, puede asignar valores numéricos al nivel de riesgo, beneficios potenciales, factibilidad y otras variables de un proyecto. El modelo de puntuación lo define el programa, el administrador de cartera o la PMO en colaboración con equipos multifuncionales.

2. Matriz de Priorización de Proyectos

Una matriz de priorización de proyectos es una herramienta de gestión de proyectos que permite a los gerentes de programas y carteras priorizar proyectos comparando varias variables de priorización de proyectos en una sola matriz de comparación. Una matriz de priorización de proyectos es muy similar a una matriz de Eisenhower, una tabla de 2×2 que se usa para comparar la urgencia y la importancia de las tareas. Una matriz de priorización de proyectos funciona como una matriz de Eisenhower, pero generalmente involucra más variables.

3. Periodo de amortización

Como su nombre indica, el método de priorización de proyectos del período de recuperación se centra únicamente en el período de recuperación, que es el tiempo que tarda una organización en recuperar la inversión realizada en un proyecto. Entonces, según este método, priorizará los proyectos según la rapidez con la que puedan devolver la inversión realizada.

Proceso de Priorización de Proyectos: Cómo Priorizar Proyectos en 4 Pasos

1. Evalúe sus proyectos existentes

Como líder de equipo, es esencial que dedique un poco de tiempo a reflexionar sobre dónde se encuentran usted y su organización antes de comenzar a asumir cualquier proyecto nuevo. Desafortunadamente, eso no siempre sucede.

A medida que su empresa evolucione, siempre estará atado con recursos limitados en forma de tiempo insuficiente, dinero insuficiente o personal insuficiente. Esto es cierto en casi todas las organizaciones, grandes o pequeñas. Entonces, ¿cómo calma la prisa por asumir cualquier proyecto en cualquier momento con la necesidad de utilizar sus equipos de gestión de proyectos como herramientas para su logro estratégico?

Utiliza su cartera actual de proyectos como un marcador que puede ilustrar cómo se asignan sus recursos en ese momento y puede brindarle una instantánea de si sus proyectos se alinean o no con su estrategia.

Aquí hay algunos pasos para asegurarse de que está haciendo esto correctamente:

• Dedique unos minutos a trazar todos sus proyectos e iniciativas.
• ¿Todos estos proyectos se ajustan a su visión estratégica?
• ¿El nuevo proyecto o proyectos encajan en este marco estratégico?
• ¿Tenemos el tiempo, las personas u otros recursos necesarios para que esto sea un éxito?

Si puede responder afirmativamente a todas estas preguntas, puede seguir adelante. Si está respondiendo no a muchas de estas preguntas, es probable que necesite pensar seriamente sobre lo que está haciendo y por qué lo está haciendo.

2. Defina los criterios de priorización de su proyecto

No será suficiente identificar sus proyectos, su encaje en la estrategia de la organización y asegurarse de que todos estén trabajando en la dirección correcta. Es esencial que usted y su equipo se concentren en establecer criterios claros de priorización de proyectos para proyectos futuros.

Las necesidades de priorización de proyectos varían de una organización a otra, al igual que las variables que puede elegir para crear sus criterios de priorización o modelo de puntuación. Por ejemplo, uno de los principales objetivos de la priorización de proyectos es ayudar con la gestión de la cartera permitiéndole utilizar sus recursos existentes de la manera más eficiente posible.

Desde ese punto de vista, debe priorizar proyectos similares que utilicen los mismos recursos, lo que le permite aprovechar al máximo sus esfuerzos de nivelación y asignación de recursos. Esto reduce costos y mejora la eficiencia operativa de sus organizaciones.
Estos son algunos ejemplos de cosas que podría incluir en los criterios de priorización de su proyecto.

• Viabilidad del proyecto
• Riesgos potenciales
• Análisis coste-beneficio
• Necesidad relativa de la organización.
• Valor de negocio
• Duración del proyecto
• Recursos necesitados
• Alineación estratégica

3. Priorizar proyectos nuevos y existentes

Una vez que haya determinado los criterios de priorización de proyectos que mejor se adaptan a las necesidades de su organización, puede priorizar proyectos existentes y potenciales. Ahora puede elegir qué método de priorización de proyectos funciona mejor para su organización y establecer un sistema de priorización de proyectos.

4. Gestiona tus proyectos de forma agresiva

La clave final para alinear la estrategia comercial y la gestión de proyectos para lograr las prioridades más altas es asegurarse de administrar sus proyectos de manera agresiva. Para que esté constantemente enfocado y reenfocado en sus áreas clave de impacto, la estrategia a largo plazo de la organización y que sus recursos estén alineados de la manera más beneficiosa. En muchas organizaciones, los músculos de la gestión de proyectos deben desarrollarse y el enfoque en una cultura de gestión de proyectos consistente es un punto de énfasis constante para las PMO.

Plantilla de matriz de priorización de proyectos

Esta plantilla de matriz de priorización de proyectos gratuita es un excelente lugar para comenzar a priorizar tareas o proyectos. Esto significa que puede usarlo para la gestión de proyectos o la gestión de carteras. Una vez que haya creado su matriz de priorización de proyectos, puede cargar su archivo de Excel en ProjectManager para utilizar sus sólidas funciones de gestión de proyectos, programas y carteras.

ProjectManager ayuda con la priorización de proyectos

Una matriz de priorización de proyectos lo ayudará a determinar qué proyectos deben administrarse primero, pero ProjectManager hace mucho más y lo hace en tiempo real. Las plantillas son estáticas, nuestro software de gestión de carteras basado en la nube está basado en la nube y ofrece datos en tiempo real para que los administradores de carteras puedan tomar decisiones más acertadas.

Vea todos sus proyectos en un solo lugar

Saber qué proyectos requieren su atención es difícil. Con nuestra hoja de ruta de gestión de cartera, puede verlos todos en un gráfico de barras visual. Eso incluye qué recursos están usando, líneas de tiempo, dependencias y mucho más. Esto brinda a los administradores de cartera una visión general que les permite asignar recursos de manera inteligente y priorizar sus proyectos.

Obtenga una vista de alto nivel del progreso y el rendimiento

Cuantos más datos, mejor en la priorización de proyectos. Los gestores de carteras pueden echar un vistazo a todos sus proyectos en una página siempre que lo deseen con nuestros paneles de gestión de carteras en tiempo real. No se requiere configuración, como con las herramientas livianas, y los datos en vivo se recopilan y muestran automáticamente en gráficos coloridos que rastrean seis métricas, desde el tiempo hasta el costo y más.

Una vez que priorizas tus proyectos, todavía tienes que administrarlos. Nuestro software incluye las funciones de administración de tareas, recursos y riesgos que necesita para lograr el éxito. Eso incluye una plataforma colaborativa para conectar a todos a través de departamentos o continentes.

Una vez que su proyecto esté alineado con la estrategia de su organización, deberá implementarlo y, para hacerlo con éxito, debe contar con las herramientas de gestión de proyectos adecuadas. ProjectManager es un conjunto colaborativo de soluciones de software en línea diseñado para líderes de proyectos que necesitan planificar, monitorear e informar sobre su trabajo en tiempo real. Compruébelo usted mismo realizando esta prueba gratuita de 30 días.