การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ: วิธีจัดลำดับความสำคัญของโครงการและกลยุทธ์

หนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่องค์กรต้องเผชิญคือการวางแนวการวางแผนเชิงกลยุทธ์และเป้าหมายทางธุรกิจให้สอดคล้องกับโครงการต่างๆ ในองค์กรขนาดเล็ก การจัดลำดับความสำคัญของโครงการไม่สำคัญขนาดนั้น ในทางกลับกัน ในองค์กรขนาดใหญ่ อาจมีการแบ่งแยกอย่างมากระหว่างเป้าหมายเชิงกลยุทธ์และพอร์ตโครงการ

ในองค์กรขนาดใดก็ได้ มีวิธีการง่ายๆ บางอย่างที่ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้คุณสามารถใช้วิสัยทัศน์เชิงกลยุทธ์ขององค์กร บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ และยกระดับทรัพยากรของคุณ

การจัดลำดับความสำคัญของโครงการคืออะไร?

การจัดลำดับความสำคัญของโครงการเป็นกระบวนการในการพิจารณาว่าโครงการที่มีอยู่และโครงการใหม่ใดที่เร่งด่วนที่สุดสำหรับองค์กร ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้วิธีการจัดลำดับความสำคัญของโครงการหลายวิธีที่ช่วยให้ผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอสามารถประเมินความเป็นไปได้ ผลกระทบ และมูลค่าที่เป็นไปได้ของโครงการ

เหตุใดการจัดลำดับความสำคัญของโครงการจึงมีความสำคัญ

การจัดลำดับความสำคัญของโครงการมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีโครงการและโปรแกรมหลายโครงการในพอร์ตโฟลิโอ เช่นเดียวกับองค์กรอื่นๆ ที่ต้องดำเนินการหลายโครงการพร้อมกัน แต่มีทรัพยากรจำกัด ซึ่งทำให้จำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญของแนวคิดโครงการที่อาจเกิดขึ้น

ผู้จัดการโครงการ ผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอ และ PMO มีหน้าที่จัดลำดับความสำคัญของโครงการ พวกเขาทำเช่นนั้นโดยกำหนดเกณฑ์การจัดลำดับความสำคัญของโครงการที่ชั่งน้ำหนักข้อดีและข้อเสียของโครงการที่มีอยู่และโครงการที่มีศักยภาพ จากนั้นจึงตัดสินใจตามการวิเคราะห์ของพวกเขา

ProjectManager ช่วยจัดลำดับความสำคัญของโครงการโดยอนุญาตให้ผู้จัดการพอร์ตโครงการติดตามหลายโครงการแบบเรียลไทม์ด้วยแผนภูมิแกนต์ แผนงาน แดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอ ปฏิทินโครงการ และเครื่องมืออื่นๆ เริ่มต้นใช้งานฟรี

มีวิธีการจัดลำดับความสำคัญของโปรเจ็กต์ต่างๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดลำดับความสำคัญของโปรเจ็กต์ของคุณได้

วิธีการจัดลำดับความสำคัญของโครงการ

มีหลายวิธีในการจัดลำดับความสำคัญของโครงการที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดการพอร์ตโครงการของคุณ นี่คือวิธีการจัดลำดับความสำคัญของโครงการที่ใช้บ่อยที่สุดสามวิธี แต่ละคนมีข้อดีและข้อเสียขึ้นอยู่กับการจัดการพอร์ตโฟลิโอหรือความต้องการ PMO

1. รูปแบบการให้คะแนน

รูปแบบการให้คะแนนเป็นวิธีการจัดลำดับความสำคัญของโครงการที่อาศัยความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อเรื่อง วิธีการให้คะแนนประกอบด้วยการประเมินแง่มุมต่างๆ ของโครงการ แล้วกำหนดมาตราส่วนค่าตัวเลขให้กับแต่ละเกณฑ์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดค่าตัวเลขให้กับระดับความเสี่ยง ผลประโยชน์ที่เป็นไปได้ ความเป็นไปได้ และตัวแปรอื่นๆ ของโครงการ รูปแบบการให้คะแนนถูกกำหนดโดยโปรแกรม ผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอ หรือ PMO โดยร่วมมือกับทีมข้ามสายงาน

2. เมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ

เมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญของโปรเจ็กต์คือเครื่องมือการจัดการโปรเจ็กต์ที่ช่วยให้ผู้จัดการโปรแกรมและพอร์ตโฟลิโอจัดลำดับความสำคัญของโปรเจ็กต์ได้โดยการเปรียบเทียบตัวแปรการจัดลำดับความสำคัญของโปรเจ็กต์หลายตัวในเมทริกซ์เปรียบเทียบเดียว เมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญของโครงการคล้ายกับเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์มาก ซึ่งเป็นตารางขนาด 2×2 ที่ใช้เปรียบเทียบความเร่งด่วนของงานและความสำคัญ เมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญของโปรเจ็กต์ทำงานเหมือนกับเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ แต่โดยทั่วไปแล้วจะเกี่ยวข้องกับตัวแปรมากกว่า

3. ระยะเวลาคืนทุน

ตามชื่อของมัน วิธีการจัดลำดับความสำคัญของโครงการในช่วงระยะเวลาคืนทุนจะเน้นที่ระยะเวลาคืนทุนเท่านั้น ซึ่งเป็นเวลาที่องค์กรต้องใช้ในการกู้คืนเงินลงทุนในโครงการ ตามวิธีนี้ คุณจะจัดลำดับความสำคัญของโครงการโดยขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาสามารถคืนเงินลงทุนได้เร็วแค่ไหน

กระบวนการจัดลำดับความสำคัญของโครงการ: วิธีการจัดลำดับความสำคัญของโครงการใน 4 ขั้นตอน

1. ประเมินโครงการที่มีอยู่ของคุณ

ในฐานะหัวหน้าทีม จำเป็นที่คุณจะต้องใช้เวลาสักเล็กน้อยเพื่อไตร่ตรองว่าคุณและองค์กรของคุณอยู่ที่ไหน ก่อนที่คุณจะเริ่มทำโปรเจ็กต์ใหม่ น่าเสียดายที่ไม่ได้เกิดขึ้นเสมอไป

ในขณะที่บริษัทของคุณพัฒนาขึ้น คุณจะต้องมีทรัพยากรจำกัดเสมอในรูปแบบของเวลาไม่เพียงพอ เงินไม่เพียงพอ หรือคนไม่เพียงพอ สิ่งนี้เป็นจริงในเกือบทุกองค์กรไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ ดังนั้นคุณจะระงับความเร่งรีบในการทำโครงการได้ตลอดเวลาโดยจำเป็นต้องใช้ทีมผู้บริหารโครงการเป็นเครื่องมือสำหรับความสำเร็จเชิงกลยุทธ์ของคุณได้อย่างไร?

คุณใช้พอร์ตโฟลิโอโครงการปัจจุบันของคุณเป็นเครื่องหมายที่สามารถแสดงให้เห็นว่าทรัพยากรของคุณได้รับการจัดสรรอย่างไรในขณะนั้นและสามารถให้ภาพรวมได้ว่าโครงการของคุณสอดคล้องกับกลยุทธ์ของคุณหรือไม่

ต่อไปนี้คือขั้นตอนสองสามขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณดำเนินการอย่างถูกต้อง:

• ใช้เวลาสองสามนาทีในการทำแผนที่โครงการและความคิดริเริ่มทั้งหมดของคุณ
• โครงการทั้งหมดเหล่านี้เหมาะสมกับวิสัยทัศน์เชิงกลยุทธ์ของคุณหรือไม่?
• โครงการหรือโครงการใหม่สอดคล้องกับกรอบยุทธศาสตร์นี้หรือไม่?
• เรามีเวลา บุคลากร หรือทรัพยากรอื่นๆ ที่จำเป็นในการทำให้สิ่งนี้ประสบความสำเร็จหรือไม่

หากคุณสามารถตอบใช่สำหรับคำถามเหล่านี้ทั้งหมด คุณสามารถก้าวไปข้างหน้าได้ หากคุณตอบว่าไม่สำหรับคำถามเหล่านี้จำนวนมาก เป็นไปได้ว่าคุณต้องคิดอย่างจริงจังเกี่ยวกับสิ่งที่คุณทำและเหตุผลที่คุณทำ

2. กำหนดเกณฑ์การจัดลำดับความสำคัญของโครงการของคุณ

การระบุโครงการของคุณ ความเหมาะสมในกลยุทธ์ขององค์กรนั้นไม่เพียงพอ และเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการทั้งหมดทำงานไปในทิศทางที่ถูกต้องไม่เพียงพอ จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณและทีมของคุณให้ความสำคัญกับการกำหนดเกณฑ์การจัดลำดับความสำคัญของโครงการที่ชัดเจนสำหรับโครงการในอนาคต

ความต้องการการจัดลำดับความสำคัญของโครงการแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร ดังนั้นตัวแปรที่คุณสามารถเลือกสร้างเกณฑ์การจัดลำดับความสำคัญหรือแบบจำลองการให้คะแนนก็เช่นกัน ตัวอย่างเช่น เป้าหมายหลักประการหนึ่งของการจัดลำดับความสำคัญของโครงการคือการช่วยจัดการพอร์ตโฟลิโอโดยอนุญาตให้คุณใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

จากจุดยืนนั้น คุณควรจัดลำดับความสำคัญของโครงการที่คล้ายคลึงกันซึ่งใช้ทรัพยากรเดียวกัน ซึ่งช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากความพยายามในการปรับระดับทรัพยากรและการจัดสรรทรัพยากร ซึ่งช่วยลดต้นทุนและปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กรของคุณ
ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของสิ่งที่คุณอาจรวมไว้ในเกณฑ์การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ

• ความเป็นไปได้ของโครงการ
• rsks ที่เป็นไปได้
• การวิเคราะห์ผลประโยชน์ค่าใช้จ่าย
• ความต้องการสัมพัทธ์กับองค์กร
• มูลค่าทางธุรกิจ
• ความยาวของโครงการ
• ทรัพยากรที่จำเป็น
• การวางแนวยุทธศาสตร์

3. จัดลำดับความสำคัญของโครงการใหม่และที่มีอยู่

เมื่อคุณได้กำหนดเกณฑ์การจัดลำดับความสำคัญของโครงการที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรของคุณมากที่สุดแล้ว คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของทั้งโครงการที่มีอยู่และโครงการที่มีศักยภาพ ตอนนี้ คุณสามารถเลือกวิธีการจัดลำดับความสำคัญของโครงการได้ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ และสร้างระบบการจัดลำดับความสำคัญของโครงการ

4. จัดการโครงการของคุณอย่างจริงจัง

กุญแจดอกสุดท้ายในการปรับกลยุทธ์ทางธุรกิจและการจัดการโครงการเพื่อให้บรรลุลำดับความสำคัญสูงสุดคือการทำให้แน่ใจว่าคุณจัดการโครงการของคุณในเชิงรุก เพื่อให้คุณมุ่งเน้นอย่างต่อเนื่องและมุ่งเน้นที่ประเด็นสำคัญที่มีผลกระทบ กลยุทธ์ระยะยาวขององค์กร และทรัพยากรของคุณจะถูกจัดตำแหน่งในลักษณะที่เป็นประโยชน์มากที่สุด ในหลายองค์กร จำเป็นต้องสร้างกล้ามเนื้อการจัดการโครงการ และการมุ่งเน้นที่วัฒนธรรมการจัดการโครงการที่สอดคล้องกันเป็นจุดเน้นที่สอดคล้องกันสำหรับ PMO

เทมเพลตเมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญของโปรเจ็กต์

เทมเพลตเมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญของโปรเจ็กต์ฟรีนี้เหมาะสำหรับเริ่มจัดลำดับความสำคัญของงานหรือโปรเจ็กต์ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใช้สำหรับการจัดการโครงการหรือการจัดการพอร์ตโฟลิโอ เมื่อคุณสร้างเมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญของโปรเจ็กต์แล้ว คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ Excel ของคุณไปยัง ProjectManager เพื่อใช้ฟีเจอร์การจัดการโปรเจ็กต์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอที่มีประสิทธิภาพ

ProjectManager ช่วยด้วยการจัดลำดับความสำคัญของโครงการ

เมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญของโปรเจ็กต์จะช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าโปรเจ็กต์ใดควรได้รับการจัดการก่อน แต่ ProjectManager ทำได้มากกว่านั้นมากและดำเนินการแบบเรียลไทม์ เทมเพลตเป็นแบบคงที่ ซอฟต์แวร์การจัดการพอร์ตโฟลิโอบนคลาวด์ของเราทำงานบนคลาวด์และส่งข้อมูลแบบเรียลไทม์ เพื่อให้ผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น

ดูโครงการทั้งหมดของคุณในที่เดียว

การรู้ว่าโครงการใดต้องการความสนใจจากคุณเป็นเรื่องยาก ด้วยแผนงานการจัดการพอร์ตโฟลิโอของเรา คุณสามารถดูทั้งหมดได้ในกราฟแท่งแบบภาพ ซึ่งรวมถึงทรัพยากรที่พวกเขาใช้ ไทม์ไลน์ การขึ้นต่อกัน และอื่นๆ อีกมากมาย สิ่งนี้ทำให้ผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอมีภาพรวมที่ช่วยให้พวกเขาสามารถจัดสรรทรัพยากรอย่างชาญฉลาดและจัดลำดับความสำคัญของโครงการได้

ดูความก้าวหน้าและประสิทธิภาพในระดับสูง

ยิ่งมีข้อมูลมาก การจัดลำดับความสำคัญของโครงการก็จะยิ่งดีขึ้น ผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอสามารถดูโครงการทั้งหมดของพวกเขาในหน้าเดียวได้ทุกเมื่อที่ต้องการด้วยแดชบอร์ดการจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบเรียลไทม์ของเรา ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใดๆ เช่นเดียวกับเครื่องมือที่มีน้ำหนักเบา ข้อมูลสดจะถูกรวบรวมและแสดงโดยอัตโนมัติในแผนภูมิที่มีสีสันที่ติดตามเมตริก 6 ตัว เมื่อเวลาผ่านไปถึงต้นทุน และอื่นๆ

เมื่อคุณจัดลำดับความสำคัญของโครงการแล้ว คุณยังต้องจัดการโครงการเหล่านั้น ซอฟต์แวร์ของเราอัดแน่นไปด้วยคุณสมบัติงาน ทรัพยากร และการจัดการความเสี่ยงที่คุณต้องการเพื่อให้ประสบความสำเร็จ ซึ่งรวมถึงแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเพื่อเชื่อมต่อทุกคนข้ามแผนกหรือทวีป

เมื่อโปรเจ็กต์ของคุณสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กรแล้ว คุณจะต้องดำเนินการตามนั้น และเพื่อให้ประสบความสำเร็จนั้นจำเป็นต้องมีเครื่องมือการจัดการโครงการที่เหมาะสม ProjectManager คือชุดโซลูชันซอฟต์แวร์ออนไลน์สำหรับการทำงานร่วมกันที่ออกแบบมาสำหรับผู้นำโครงการที่ต้องการวางแผน ตรวจสอบ และรายงานงานแบบเรียลไทม์ ดูด้วยตัวคุณเองโดยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้