Prioritas Proyek: Bagaimana Memprioritaskan Proyek & Strategi

Salah satu tantangan besar yang dihadapi organisasi mana pun adalah menyelaraskan perencanaan strategis dan tujuan bisnisnya dengan proyek yang diambilnya. Dalam organisasi kecil, prioritas proyek tidak terlalu penting. Di sisi lain, dalam organisasi yang lebih besar, mungkin ada kesenjangan besar antara tujuan strategis dan portofolio proyek.

Dalam organisasi berukuran apa pun, ada beberapa metode sederhana yang memungkinkan Anda memprioritaskan proyek secara efektif sehingga Anda dapat menerapkan visi strategis organisasi Anda, mencapai tujuan bisnis, dan meratakan sumber daya Anda.

Apa itu Prioritas Proyek?

Prioritas proyek adalah proses menentukan proyek mana yang sudah ada dan proyek baru yang paling mendesak bagi sebuah organisasi. Hal ini dapat dilakukan melalui beberapa metode penentuan prioritas proyek yang memungkinkan manajer portofolio menilai kelayakan, dampak, dan nilai potensial suatu proyek.

Mengapa Prioritas Proyek Penting?

Prioritas proyek sangat penting untuk organisasi yang lebih besar yang memiliki banyak proyek dan program dalam portofolio mereka. Organisasi-organisasi ini, seperti yang lain, harus menjalankan beberapa proyek secara bersamaan tetapi memiliki sumber daya yang terbatas, yang membuatnya perlu untuk memprioritaskan ide-ide proyek potensial.

Manajer program, manajer portofolio, dan PMO bertanggung jawab untuk memprioritaskan proyek. Mereka melakukannya dengan menetapkan kriteria prioritas proyek yang mempertimbangkan pro dan kontra dari proyek yang ada dan proyek potensial dan kemudian membuat keputusan berdasarkan analisis mereka.

ProjectManager membantu dengan prioritas proyek dengan memungkinkan manajer portofolio untuk melacak beberapa proyek secara real time dengan bagan Gantt, peta jalan, dasbor portofolio, kalender proyek, dan alat lainnya. Mulai gratis.

Ada berbagai metode prioritas proyek yang dapat Anda gunakan untuk memprioritaskan proyek Anda.

Metode Prioritas Proyek

Ada banyak metode prioritas proyek yang dapat Anda gunakan untuk mengelola portofolio proyek Anda. Ini adalah tiga metode prioritas proyek yang paling umum digunakan. Masing-masing memiliki pro dan kontra tergantung pada manajemen portofolio atau kebutuhan PMO Anda.

1. Model Penilaian

Model penilaian adalah metode prioritas proyek yang mengandalkan pendapat ahli materi pelajaran. Metode penilaian hanya terdiri dalam mengevaluasi berbagai aspek proyek dan kemudian menetapkan skala nilai numerik untuk setiap kriteria. Misalnya, Anda dapat menetapkan nilai numerik ke tingkat risiko proyek, potensi manfaat, kelayakan, dan variabel lainnya. Model penilaian ditentukan oleh program, manajer portofolio atau PMO bekerja sama dengan tim lintas fungsi.

2. Matriks Prioritas Proyek

Matriks prioritas proyek adalah alat manajemen proyek yang memungkinkan manajer program dan portofolio untuk memprioritaskan proyek dengan membandingkan beberapa variabel prioritas proyek pada matriks perbandingan tunggal. Matriks prioritas proyek sangat mirip dengan matriks Eisenhower, tabel 2x2 yang digunakan untuk membandingkan urgensi dan kepentingan tugas. Matriks prioritas proyek bekerja seperti matriks Eisenhower tetapi umumnya melibatkan lebih banyak variabel.

3. Periode Pembayaran Kembali

Seperti namanya, metode prioritas proyek periode pengembalian hanya berfokus pada periode pengembalian, yaitu waktu yang dibutuhkan organisasi untuk memulihkan investasi yang dilakukan pada suatu proyek. Jadi berdasarkan metode ini, Anda akan memprioritaskan proyek tergantung pada seberapa cepat mereka dapat mengembalikan investasi yang dilakukan.

Proses Prioritas Proyek: Bagaimana Memprioritaskan Proyek dalam 4 Langkah

1. Nilai Proyek Anda yang Ada

Sebagai pemimpin tim, penting bagi Anda untuk meluangkan sedikit waktu untuk merenungkan di mana Anda dan organisasi Anda berada sebelum Anda mulai mengambil proyek baru. Sayangnya, itu tidak selalu terjadi.

Ketika perusahaan Anda berkembang, Anda akan selalu terikat dengan sumber daya yang terbatas dalam bentuk tidak cukup waktu, tidak cukup uang, atau tidak cukup orang. Hal ini berlaku di hampir setiap organisasi, besar atau kecil. Jadi, bagaimana Anda memadamkan terburu-buru untuk mengambil proyek apa pun kapan saja dengan kebutuhan untuk menggunakan tim manajemen proyek Anda sebagai alat untuk pencapaian strategis Anda?

Anda menggunakan portofolio proyek Anda saat ini sebagai penanda yang dapat menggambarkan bagaimana sumber daya Anda dialokasikan pada saat itu dan dapat memberi Anda gambaran tentang apakah proyek Anda selaras dengan strategi Anda atau tidak.

Berikut adalah beberapa langkah untuk memastikan Anda melakukannya dengan benar:

• Luangkan beberapa menit untuk memetakan semua proyek dan inisiatif Anda.
• Apakah semua proyek ini sesuai dengan visi strategis Anda?
• Apakah proyek atau proyek baru cocok dengan kerangka kerja strategis ini?
• Apakah kita memiliki waktu, orang, atau sumber daya lain yang diperlukan untuk membuat ini berhasil?

Jika Anda dapat menjawab ya untuk semua pertanyaan ini, Anda dapat mendorong maju. Jika Anda menjawab tidak untuk banyak pertanyaan ini, kemungkinan Anda perlu berpikir serius tentang apa yang Anda lakukan dan mengapa Anda melakukannya.

2. Tentukan Kriteria Prioritas Proyek Anda

Tidaklah cukup untuk mengidentifikasi proyek Anda, kecocokannya dalam strategi organisasi, dan untuk memastikan bahwa semuanya bekerja ke arah yang benar. Sangat penting bahwa Anda dan tim Anda fokus pada penetapan kriteria prioritas proyek yang jelas untuk proyek-proyek masa depan.

Kebutuhan prioritas proyek bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lain dan begitu juga variabel yang dapat Anda pilih untuk membangun kriteria prioritas atau model penilaian Anda. Misalnya, salah satu tujuan utama dari prioritas proyek adalah untuk membantu manajemen portofolio dengan memungkinkan Anda menggunakan sumber daya yang ada dengan cara yang seefisien mungkin.

Dari sudut pandang itu, Anda harus memprioritaskan proyek serupa yang menggunakan sumber daya yang sama yang memungkinkan Anda memaksimalkan upaya pemerataan sumber daya dan alokasi sumber daya. Ini mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi operasional organisasi Anda.
Berikut adalah beberapa contoh hal yang dapat Anda sertakan dalam kriteria prioritas proyek Anda.

• Kelayakan proyek
• Potensi risiko
• Analisis biaya-manfaat
• Kebutuhan relatif terhadap organisasi
• Nilai bisnis
• Panjang proyek
• Sumber daya yang dibutuhkan
• Penyelarasan strategis

3. Prioritaskan Proyek Baru dan yang Sudah Ada

Setelah Anda menentukan kriteria prioritas proyek yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda, Anda dapat memprioritaskan proyek yang ada dan proyek potensial. Sekarang Anda dapat memilih metode prioritas proyek mana yang paling cocok untuk organisasi Anda dan membuat sistem prioritas proyek.

4. Kelola proyek Anda secara agresif

Kunci terakhir untuk menyelaraskan strategi bisnis dan manajemen proyek untuk mencapai prioritas tertinggi adalah memastikan Anda mengelola proyek secara agresif. Sehingga Anda terus-menerus memfokuskan dan memfokuskan kembali pada area dampak utama Anda, strategi jangka panjang organisasi, dan sumber daya Anda diselaraskan dengan cara yang paling menguntungkan. Di banyak organisasi, otot manajemen proyek perlu dibangun dan fokus pada budaya manajemen proyek yang konsisten adalah titik penekanan yang konsisten untuk PMO.

Template Matriks Prioritas Proyek

Template matriks prioritas proyek gratis ini adalah tempat yang bagus untuk mulai memprioritaskan tugas atau proyek. Ini berarti Anda dapat menggunakannya untuk manajemen proyek atau manajemen portofolio. Setelah membuat matriks prioritas proyek, Anda dapat mengunggah file Excel ke ProjectManager untuk menggunakan fitur manajemen proyek, program, dan portofolio yang tangguh.

ProjectManager Membantu dengan Prioritas Proyek

Matriks prioritas proyek akan membantu Anda menentukan proyek mana yang harus dikelola terlebih dahulu, tetapi ProjectManager melakukan lebih banyak hal dan melakukannya secara real time. Template bersifat statis, perangkat lunak manajemen portofolio berbasis cloud kami berbasis cloud dan memberikan data waktu nyata sehingga manajer portofolio dapat membuat keputusan yang lebih berwawasan.

Lihat Semua Proyek Anda di Satu Tempat

Mengetahui proyek mana yang membutuhkan perhatian Anda itu sulit. Dengan peta jalan manajemen portofolio kami, Anda dapat melihat semuanya dalam grafik batang visual. Itu termasuk sumber daya apa yang mereka gunakan, garis waktu, dependensi, dan banyak lagi. Ini memberi manajer portofolio gambaran umum yang memungkinkan mereka mengalokasikan sumber daya dengan cerdas dan memprioritaskan proyek mereka.

Dapatkan Tampilan Tingkat Tinggi tentang Kemajuan dan Kinerja

Semakin banyak data, semakin baik dalam penentuan prioritas proyek. Manajer portofolio dapat melihat sekilas semua proyek mereka di satu halaman kapan pun mereka mau dengan dasbor manajemen portofolio real-time kami. Tidak diperlukan penyiapan, seperti halnya alat yang ringan, dan data langsung dikumpulkan dan ditampilkan secara otomatis dalam bagan warna-warni yang melacak enam metrik, dari waktu ke biaya dan banyak lagi.

Setelah Anda memprioritaskan proyek Anda, Anda masih harus mengelolanya. Perangkat lunak kami dikemas dengan fitur tugas, sumber daya, dan manajemen risiko yang Anda butuhkan untuk mencapai kesuksesan. Itu termasuk platform kolaboratif untuk menghubungkan semua orang lintas departemen atau benua.

Setelah proyek Anda selaras dengan strategi organisasi Anda, Anda harus mengimplementasikannya, dan untuk melakukannya dengan sukses membutuhkan alat manajemen proyek yang tepat. ProjectManager adalah rangkaian solusi perangkat lunak online kolaboratif yang dirancang untuk para pemimpin proyek yang perlu merencanakan, memantau, dan melaporkan pekerjaan mereka secara real time. Buktikan sendiri dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.