Prioritizarea proiectelor: Cum să prioritizați proiectele și strategia

Una dintre marile provocări cu care se confruntă orice organizație este alinierea planificării strategice și a obiectivelor de afaceri cu proiectele pe care le asumă. În organizațiile mici, prioritizarea proiectelor nu este atât de critică. Pe de altă parte, în organizațiile mai mari, poate exista o diferență mare între obiectivele strategice și portofoliul de proiecte.

În orice organizație de dimensiuni, există câteva metode simple care vă permit să prioritizați în mod eficient proiectele, astfel încât să puteți aplica viziunea strategică a organizației dvs., să atingeți obiectivele de afaceri și să vă nivelați resursele.

Ce este prioritizarea proiectelor?

Prioritizarea proiectelor este procesul de determinare a proiectelor existente și noi care sunt cele mai urgente pentru o organizație. Acest lucru se poate face prin mai multe metode de prioritizare a proiectelor care permit managerilor de portofoliu să evalueze fezabilitatea, impactul și valoarea potențială a unui proiect.

De ce este importantă prioritizarea proiectelor?

Prioritizarea proiectelor este deosebit de importantă pentru organizațiile mai mari care au mai multe proiecte și programe în portofoliu. Aceste organizații, ca oricare alta, trebuie să execute mai multe proiecte simultan, dar au resurse limitate, ceea ce face necesară prioritizarea ideilor potențiale de proiecte.

Managerii de programe, managerii de portofoliu și PMO sunt responsabili pentru prioritizarea proiectelor. Ei fac acest lucru prin stabilirea unor criterii de prioritizare a proiectelor care cântăresc avantajele și dezavantajele proiectelor existente și ale proiectelor potențiale și apoi iau o decizie pe baza analizei lor.

ProjectManager ajută la prioritizarea proiectelor, permițând managerilor de portofoliu să urmărească mai multe proiecte în timp real cu diagrame Gantt, foi de parcurs, tablouri de bord pentru portofoliu, calendare de proiecte și alte instrumente. Începeți gratuit.

Există diferite metode de prioritizare a proiectelor pe care le puteți utiliza pentru a vă prioritiza proiectele.

Metode de prioritizare a proiectelor

Există multe metode de prioritizare a proiectelor pe care le puteți utiliza pentru a vă gestiona portofoliile de proiecte. Acestea sunt cele mai utilizate trei metode de prioritizare a proiectelor. Fiecare dintre ele are avantaje și dezavantaje în funcție de gestionarea portofoliului sau de nevoile PMO.

1. Model de punctaj

Modelul de notare este o metodă de prioritizare a proiectelor care se bazează pe opiniile experților în materie. Metoda de notare constă pur și simplu în evaluarea diferitelor aspecte ale unui proiect și apoi atribuirea unei scale numerice de valori fiecărui criteriu. De exemplu, puteți atribui valori numerice nivelului de risc al unui proiect, beneficiilor potențiale, fezabilității și altor variabile. Modelul de scoring este definit de program, manager de portofoliu sau PMO în colaborare cu echipe interfuncționale.

2. Matricea de prioritizare a proiectelor

O matrice de prioritizare a proiectelor este un instrument de management al proiectelor care permite managerilor de programe și de portofoliu să prioritizeze proiecte prin compararea mai multor variabile de prioritizare a proiectelor pe o singură matrice de comparație. O matrice de prioritizare a proiectului este foarte asemănătoare cu o matrice Eisenhower, un tabel 2×2 care este folosit pentru a compara urgența și importanța sarcinii. O matrice de prioritizare a proiectelor funcționează la fel ca o matrice Eisenhower, dar în general implică mai multe variabile.

3. Perioada de rambursare

După cum sugerează și numele, metoda de prioritizare a proiectelor pentru perioada de amortizare se concentrează exclusiv pe perioada de rambursare, care este timpul necesar unei organizații pentru a recupera investiția făcută într-un proiect. Deci, pe baza acestei metode, vei prioritiza proiectele în funcție de cât de repede pot returna investiția făcută.

Procesul de prioritizare a proiectelor: cum să prioritizați proiectele în 4 pași

1. Evaluați-vă proiectele existente

În calitate de lider de echipă, este esențial să petreceți puțin timp reflectând unde vă aflați dumneavoastră și organizația dumneavoastră înainte de a începe să vă ocupați de orice proiect nou. Din păcate, asta nu se întâmplă întotdeauna.

Pe măsură ce compania dvs. evoluează, veți avea întotdeauna resurse limitate sub formă de timp insuficient, bani suficienți sau oameni insuficienti. Acest lucru este valabil în aproape orice organizație, mare sau mică. Așadar, cum să potolești graba de a prelua orice proiect în orice moment, având nevoie de a-ți folosi echipele de management de proiect ca instrumente pentru realizarea ta strategică?

Utilizați portofoliul dvs. actual de proiecte ca un marker care poate ilustra modul în care resursele dvs. sunt alocate în acel moment și vă poate oferi o imagine instantanee dacă proiectele dvs. se aliniază sau nu cu strategia dvs.

Iată câțiva pași pentru a vă asigura că faceți acest lucru corect:

• Petreceți câteva minute planificând toate proiectele și inițiativele dvs.
• Toate aceste proiecte se încadrează în viziunea dumneavoastră strategică?
• Se încadrează noul sau noul proiect sau proiecte în acest cadru strategic?
• Avem timpul necesar, oamenii sau alte resurse de care avem nevoie pentru a avea succes?

Dacă puteți răspunde da la toate aceste întrebări, puteți continua. Dacă răspundeți nu la multe dintre aceste întrebări, este posibil să aveți nevoie să vă gândiți serios la ceea ce faceți și de ce o faceți.

2. Definiți criteriile dvs. de prioritizare a proiectului

Nu va fi suficient să vă identificați proiectele, să se încadreze în strategia organizației și să vă asigurați că toate lucrează în direcția corectă. Este esențial ca tu și echipa ta să te concentrezi pe stabilirea unor criterii clare de prioritizare a proiectelor pentru proiectele viitoare.

Nevoile de prioritizare a proiectelor variază de la o organizație la alta, la fel și variabilele pe care le puteți alege pentru a vă construi criteriile de prioritizare sau modelul de notare. De exemplu, unul dintre obiectivele principale ale prioritizării proiectelor este de a ajuta la gestionarea portofoliului, permițându-vă să utilizați resursele existente în cel mai eficient mod posibil.

Din acest punct de vedere, ar trebui să prioritizați proiecte similare care utilizează aceleași resurse, ceea ce vă permite să profitați la maximum de eforturile de nivelare a resurselor și de alocare a resurselor. Acest lucru reduce costurile și îmbunătățește eficiența operațională a organizațiilor dvs.
Iată câteva exemple de lucruri pe care le-ați putea include în criteriile dvs. de prioritizare a proiectului.

• Fezabilitatea proiectului
• Riscuri potențiale
• Analiza cost-beneficiu
• Nevoia relativă a organizației
• Valoarea afacerii
• Lungimea proiectului
• Resurse necesare
• Aliniere strategică

3. Prioritizează proiectele noi și existente

Odată ce ați determinat criteriile de prioritizare a proiectelor care se potrivesc cel mai bine nevoilor organizației dvs., puteți prioritiza atât proiectele existente, cât și cele potențiale. Acum puteți alege care metodă de prioritizare a proiectelor funcționează cel mai bine pentru organizația dvs. și puteți stabili un sistem de prioritizare a proiectelor.

4. Gestionează-ți proiectele în mod agresiv

Cheia finală pentru alinierea strategiei de afaceri și a managementului de proiect pentru a atinge cele mai înalte priorități este să vă asigurați că vă gestionați proiectele în mod agresiv. Astfel încât să vă concentrați și să vă reorientați în mod constant pe domeniile cheie de impact, strategia pe termen lung a organizației și ca resursele dumneavoastră să fie aliniate în cel mai benefic mod. În multe organizații, mușchii managementului de proiect trebuie să fie construiti, iar accentul pe o cultură consecventă a managementului de proiect este un punct consecvent de accent pentru PMO.

Șablon de matrice de prioritizare a proiectelor

Acest șablon gratuit de matrice de prioritizare a proiectelor este un loc minunat pentru a începe prioritizarea sarcinilor sau proiectelor. Aceasta înseamnă că îl puteți utiliza pentru managementul proiectelor sau managementul portofoliului. După ce ați construit matricea de prioritizare a proiectelor, puteți încărca fișierul Excel în ProjectManager pentru a utiliza funcțiile sale robuste de gestionare a proiectelor, programelor și portofoliului.

ProjectManager ajută la prioritizarea proiectelor

O matrice de prioritizare a proiectelor vă va ajuta să determinați care proiecte ar trebui gestionate mai întâi, dar ProjectManager face mult mai mult și o face în timp real. Șabloanele sunt statice, software-ul nostru de gestionare a portofoliului bazat pe cloud este bazat pe cloud și oferă date în timp real, astfel încât managerii de portofoliu să poată lua decizii mai perspicace.

Vedeți toate proiectele dvs. într-un singur loc

Este dificil să știi care proiecte necesită atenția ta. Cu foaia noastră de parcurs de gestionare a portofoliului, le puteți vedea pe toate într-un grafic cu bare vizual. Aceasta include resursele pe care le folosesc, termenele, dependențele și multe altele. Acest lucru oferă managerilor de portofoliu o imagine de ansamblu care le permite să aloce resursele în mod inteligent și să-și prioritizeze proiectele.

Obțineți o imagine de nivel înalt a progresului și performanței

Cu cât sunt mai multe date, cu atât este mai bine prioritizarea proiectelor. Administratorii de portofoliu pot vedea toate proiectele lor pe o singură pagină oricând doresc, cu ajutorul tablourilor de bord în timp real de gestionare a portofoliului. Nu este necesară nicio configurare, ca în cazul instrumentelor ușoare, iar datele în timp real sunt colectate și afișate automat în diagrame colorate care urmăresc șase valori, din când în când la costuri și nu numai.

Odată ce prioritizați proiectele, mai trebuie să le gestionați. Software-ul nostru este plin cu funcțiile de gestionare a sarcinilor, resurselor și riscurilor de care aveți nevoie pentru a avea succes. Aceasta include o platformă de colaborare pentru a conecta toată lumea din departamente sau continente.

Odată ce proiectul dvs. este aliniat cu strategia organizației dvs., va trebui să îl implementați, iar pentru a face acest lucru cu succes necesită instrumentele potrivite de management de proiect. ProjectManager este o suită online colaborativă de soluții software concepute pentru liderii de proiect care trebuie să planifice, să monitorizeze și să raporteze despre munca lor în timp real. Vedeți singuri luând această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.