Projektpriorisierung: So priorisieren Sie Projekte und Strategien

Eine der großen Herausforderungen, vor denen jede Organisation steht, ist die Ausrichtung ihrer strategischen Planung und ihrer Geschäftsziele an den Projekten, die sie übernimmt. In kleinen Organisationen ist die Priorisierung von Projekten nicht so entscheidend. Andererseits kann in größeren Organisationen eine große Kluft zwischen strategischen Zielen und dem Projektportfolio bestehen.

In Organisationen jeder Größe gibt es einige einfache Methoden, mit denen Sie Ihre Projekte effektiv priorisieren können, damit Sie die strategische Vision Ihrer Organisation anwenden, Geschäftsziele erreichen und Ihre Ressourcen ausgleichen können.

Was ist Projektpriorisierung?

Projektpriorisierung ist der Prozess der Bestimmung, welche bestehenden und neuen Projekte für eine Organisation am dringendsten sind. Dies kann durch mehrere Projektpriorisierungsmethoden erfolgen, die es Portfoliomanagern ermöglichen, die Durchführbarkeit, die Auswirkungen und den potenziellen Wert eines Projekts zu bewerten.

Warum ist die Projektpriorisierung wichtig?

Die Priorisierung von Projekten ist besonders wichtig für größere Organisationen, die mehrere Projekte und Programme in ihrem Portfolio haben. Diese Organisationen müssen wie alle anderen mehrere Projekte gleichzeitig ausführen, verfügen jedoch über begrenzte Ressourcen, was eine Priorisierung potenzieller Projektideen erforderlich macht.

Programmmanager, Portfoliomanager und PMOs sind für die Priorisierung von Projekten verantwortlich. Sie tun dies, indem sie Kriterien für die Projektpriorisierung festlegen, die die Vor- und Nachteile bestehender und potenzieller Projekte abwägen, und dann auf der Grundlage ihrer Analyse eine Entscheidung treffen.

ProjectManager hilft bei der Projektpriorisierung, indem es Portfoliomanagern ermöglicht, mehrere Projekte in Echtzeit mit Gantt-Diagrammen, Roadmaps, Portfolio-Dashboards, Projektkalendern und anderen Tools zu verfolgen. Starten Sie kostenlos.

Es gibt verschiedene Projektpriorisierungsmethoden, mit denen Sie Ihre Projekte priorisieren können.

Methoden zur Projektpriorisierung

Es gibt viele Methoden zur Projektpriorisierung, mit denen Sie Ihre Projektportfolios verwalten können. Dies sind die drei am häufigsten verwendeten Methoden zur Projektpriorisierung. Jeder von ihnen hat Vor- und Nachteile, abhängig von Ihren Portfoliomanagement- oder PMO-Anforderungen.

1. Bewertungsmodell

Das Scoring-Modell ist eine Methode zur Priorisierung von Projekten, die sich auf fachliche Expertenmeinungen stützt. Die Scoring-Methode besteht einfach darin, verschiedene Aspekte eines Projekts zu bewerten und dann jedem Kriterium eine numerische Werteskala zuzuweisen. Beispielsweise können Sie der Risikostufe, dem potenziellen Nutzen, der Durchführbarkeit und anderen Variablen eines Projekts numerische Werte zuweisen. Das Bewertungsmodell wird vom Programm, Portfoliomanager oder PMO in Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams definiert.

2. Projektpriorisierungsmatrix

Eine Projektpriorisierungsmatrix ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem Programm- und Portfoliomanager Projekte priorisieren können, indem sie mehrere Projektpriorisierungsvariablen in einer einzigen Vergleichsmatrix vergleichen. Eine Projektpriorisierungsmatrix ist einer Eisenhower-Matrix sehr ähnlich, einer 2×2-Tabelle, die verwendet wird, um die Dringlichkeit und Wichtigkeit von Aufgaben zu vergleichen. Eine Projektpriorisierungsmatrix funktioniert genauso wie eine Eisenhower-Matrix, umfasst jedoch im Allgemeinen mehr Variablen.

3. Amortisationszeit

Wie der Name schon sagt, konzentriert sich die Priorisierungsmethode für Amortisationszeiträume ausschließlich auf die Amortisationszeit, d. h. die Zeit, die eine Organisation benötigt, um die in ein Projekt getätigten Investitionen wieder hereinzuholen. Basierend auf dieser Methode priorisieren Sie also Projekte, je nachdem, wie schnell sie die getätigte Investition zurückzahlen können.

Projektpriorisierungsprozess: So priorisieren Sie Projekte in 4 Schritten

1. Bewerten Sie Ihre bestehenden Projekte

Als Teamleiter ist es wichtig, dass Sie ein wenig Zeit damit verbringen, darüber nachzudenken, wo Sie und Ihre Organisation stehen, bevor Sie mit einem neuen Projekt beginnen. Leider passiert das nicht immer.

Während sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, werden Sie immer mit begrenzten Ressourcen in Form von zu wenig Zeit, zu wenig Geld oder zu wenig Personal konfrontiert sein. Dies gilt für fast jede Organisation, ob groß oder klein. Wie unterdrücken Sie also die Eile, jedes Projekt jederzeit übernehmen zu müssen, wenn Sie Ihre Projektmanagementteams als Werkzeuge für Ihren strategischen Erfolg einsetzen müssen?

Sie verwenden Ihr aktuelles Projektportfolio als Markierung, die veranschaulichen kann, wie Ihre Ressourcen zu diesem Zeitpunkt zugewiesen sind, und Ihnen einen Überblick darüber geben kann, ob Ihre Projekte mit Ihrer Strategie übereinstimmen oder nicht.

Hier sind ein paar Schritte, um sicherzustellen, dass Sie dies richtig machen:

• Verbringen Sie ein paar Minuten damit, all Ihre Projekte und Initiativen zu skizzieren.
• Passen all diese Projekte in Ihre strategische Vision?
• Passt das neue Projekt oder die neuen Projekte in diesen strategischen Rahmen?
• Haben wir die nötige Zeit, Leute oder andere Ressourcen, die wir brauchen, um dies erfolgreich zu machen?

Wenn Sie alle diese Fragen mit Ja beantworten können, können Sie weitermachen. Wenn Sie viele dieser Fragen mit Nein beantworten, müssen Sie wahrscheinlich ernsthaft darüber nachdenken, was Sie tun und warum Sie es tun.

2. Definieren Sie Ihre Projektpriorisierungskriterien

Es wird nicht ausreichen, Ihre Projekte zu identifizieren, ihre Einpassung in die Strategie der Organisation und sicherzustellen, dass sie alle in die richtige Richtung arbeiten. Es ist wichtig, dass Sie und Ihr Team sich darauf konzentrieren, klare Projektpriorisierungskriterien für zukünftige Projekte festzulegen.

Die Anforderungen an die Projektpriorisierung variieren von Organisation zu Organisation, ebenso wie die Variablen, die Sie auswählen können, um Ihre Priorisierungskriterien oder Ihr Bewertungsmodell zu erstellen. Eines der Hauptziele der Projektpriorisierung ist beispielsweise, das Portfoliomanagement zu unterstützen, indem Sie Ihre vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich nutzen können.

Von diesem Standpunkt aus sollten Sie ähnliche Projekte priorisieren, die dieselben Ressourcen verwenden, damit Sie das Beste aus Ihren Ressourcenabgleichs- und Ressourcenzuweisungsbemühungen herausholen können. Dies senkt die Kosten und verbessert die betriebliche Effizienz Ihres Unternehmens.
Hier sind einige Beispiele für Dinge, die Sie in Ihre Projektpriorisierungskriterien aufnehmen könnten.

• Machbarkeit des Projekts
• Mögliche Risiken
• Kosten-Nutzen-Analyse
• Relativer Bedarf für die Organisation
• Geschäftswert
• Projektlänge
• Ressourcen benötigt
• Strategische Ausrichtung

3. Priorisieren Sie neue und bestehende Projekte

Nachdem Sie die Projektpriorisierungskriterien ermittelt haben, die den Anforderungen Ihrer Organisation am besten entsprechen, können Sie sowohl bestehende als auch potenzielle Projekte priorisieren. Jetzt können Sie auswählen, welche Projektpriorisierungsmethode für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, und ein Projektpriorisierungssystem einrichten.

4. Verwalten Sie Ihre Projekte aggressiv

Der letzte Schlüssel zur Abstimmung von Geschäftsstrategie und Projektmanagement zur Erreichung der höchsten Prioritäten besteht darin, sicherzustellen, dass Sie Ihre Projekte aggressiv verwalten. Damit Sie sich ständig auf Ihre wichtigsten Wirkungsbereiche, die langfristige Strategie der Organisation und Ihre Ressourcen auf die vorteilhafteste Weise ausrichten und neu ausrichten. In vielen Organisationen müssen die Projektmanagement-Muskeln aufgebaut werden und der Fokus auf eine konsistente Projektmanagementkultur ist ein beständiger Schwerpunkt für PMOs.

Vorlage für eine Matrix zur Projektpriorisierung

Diese kostenlose Projektpriorisierungsmatrix-Vorlage ist ein großartiger Ort, um mit der Priorisierung von Aufgaben oder Projekten zu beginnen. Dies bedeutet, dass Sie es für das Projektmanagement oder das Portfoliomanagement verwenden können. Sobald Sie Ihre Projektpriorisierungsmatrix erstellt haben, können Sie Ihre Excel-Datei in ProjectManager hochladen, um seine robusten Projekt-, Programm- und Portfoliomanagementfunktionen zu nutzen.

ProjectManager hilft bei der Projektpriorisierung

Eine Projektpriorisierungsmatrix hilft Ihnen zu bestimmen, welche Projekte zuerst verwaltet werden sollten, aber ProjectManager tut so viel mehr und tut es in Echtzeit. Vorlagen sind statisch, unsere cloudbasierte Portfoliomanagement-Software ist cloudbasiert und liefert Echtzeitdaten, damit Portfoliomanager aufschlussreichere Entscheidungen treffen können.

Sehen Sie alle Ihre Projekte an einem Ort

Zu wissen, welche Projekte Ihre Aufmerksamkeit erfordern, ist schwierig. Mit unserer Portfoliomanagement-Roadmap können Sie sie alle in einem visuellen Balkendiagramm sehen. Dazu gehören die verwendeten Ressourcen, Zeitpläne, Abhängigkeiten und vieles mehr. Dies verschafft Portfoliomanagern einen Überblick, der es ihnen ermöglicht, Ressourcen intelligent zuzuweisen und ihre Projekte zu priorisieren.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Fortschritt und Leistung

Je mehr Daten, desto besser die Projektpriorisierung. Portfoliomanager können sich mit unseren Portfoliomanagement-Dashboards in Echtzeit einen Überblick über alle ihre Projekte auf einer Seite verschaffen, wann immer sie wollen. Es ist keine Einrichtung erforderlich, wie bei einfachen Tools, und Live-Daten werden automatisch gesammelt und in farbenfrohen Diagrammen angezeigt, die sechs Metriken verfolgen, von der Zeit bis zu den Kosten und mehr.

Sobald Sie Ihre Projekte priorisiert haben, müssen Sie sie immer noch verwalten. Unsere Software ist vollgepackt mit Aufgaben-, Ressourcen- und Risikomanagementfunktionen, die Sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Dazu gehört eine kollaborative Plattform, um alle über Abteilungen oder Kontinente hinweg zu verbinden.

Sobald Ihr Projekt auf die Strategie Ihrer Organisation ausgerichtet ist, müssen Sie es implementieren, und um dies erfolgreich zu tun, müssen Sie über die richtigen Projektmanagement-Tools verfügen. ProjectManager ist eine kollaborative Online-Suite von Softwarelösungen, die für Projektleiter entwickelt wurde, die ihre Arbeit in Echtzeit planen, überwachen und darüber berichten müssen. Überzeugen Sie sich selbst, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.