Приоритизация проектов: как приоритизировать проекты и стратегию

Одной из серьезных проблем, с которой сталкивается любая организация, является согласование ее стратегического планирования и бизнес-целей с проектами, за которые она берется. В небольших организациях приоритизация проектов не так важна. С другой стороны, в более крупных организациях может быть огромный разрыв между стратегическими целями и портфелем проектов.

В организации любого размера есть несколько простых методов, позволяющих эффективно расставлять приоритеты в проектах, чтобы вы могли применять стратегическое видение своей организации, достигать бизнес-целей и распределять ресурсы.

Что такое приоритизация проекта?

Приоритизация проектов — это процесс определения того, какие существующие и новые проекты являются наиболее срочными для организации. Это можно сделать с помощью нескольких методов приоритизации проектов, которые позволяют менеджерам портфелей оценить осуществимость, влияние и потенциальную ценность проекта.

Почему важна приоритизация проектов?

Приоритизация проектов особенно важна для крупных организаций, у которых в портфолио несколько проектов и программ. Эти организации, как и любые другие, должны выполнять несколько проектов одновременно, но имеют ограниченные ресурсы, что делает необходимым расставлять приоритеты для потенциальных проектных идей.

Руководители программ, портфельные менеджеры и PMO несут ответственность за определение приоритетов проектов. Они делают это, устанавливая критерии приоритизации проектов, которые взвешивают плюсы и минусы существующих проектов и потенциальных проектов, а затем принимают решение на основе их анализа.

ProjectManager помогает приоритизировать проекты, позволяя менеджерам портфелей отслеживать несколько проектов в режиме реального времени с помощью диаграмм Ганта, дорожных карт, информационных панелей портфолио, календарей проектов и других инструментов. Начните бесплатно.

Существуют различные методы определения приоритетов проектов, которые вы можете использовать для определения приоритетов своих проектов.

Методы приоритизации проектов

Существует множество методов приоритизации проектов, которые вы можете использовать для управления портфелями проектов. Это три наиболее часто используемых метода приоритезации проектов. Каждый из них имеет свои плюсы и минусы в зависимости от вашего управления портфелем или потребностей PMO.

1. Модель оценки

Модель оценки — это метод приоритизации проектов, основанный на мнении экспертов в предметной области. Метод оценки просто состоит в оценке различных аспектов проекта, а затем присвоении числовой шкалы значений каждому критерию. Например, вы можете присвоить числовые значения уровню риска проекта, потенциальным выгодам, осуществимости и другим переменным. Модель оценки определяется программой, менеджером портфеля или PMO в сотрудничестве с межфункциональными командами.

2. Матрица приоритетов проекта

Матрица приоритизации проектов — это инструмент управления проектами, который позволяет менеджерам программ и портфелей приоритизировать проекты путем сравнения нескольких переменных приоритизации проектов в одной матрице сравнения. Матрица приоритизации проекта очень похожа на матрицу Эйзенхауэра — таблицу 2×2, которая используется для сравнения срочности и важности задач. Матрица приоритетов проекта работает так же, как матрица Эйзенхауэра, но обычно включает больше переменных.

3. Срок окупаемости

Как следует из названия, метод приоритезации проектов по периоду окупаемости фокусируется исключительно на периоде окупаемости, который представляет собой время, необходимое организации для возмещения инвестиций, сделанных в проект. Таким образом, на основе этого метода вы будете расставлять приоритеты проектов в зависимости от того, насколько быстро они могут окупить сделанные инвестиции.

Процесс приоритизации проектов: как приоритизировать проекты за 4 шага

1. Оцените свои существующие проекты

Как руководителю группы важно, чтобы вы потратили немного времени на размышления о том, где находитесь вы и ваша организация, прежде чем браться за какой-либо новый проект. К сожалению, так бывает не всегда.

По мере развития вашей компании вы всегда будете сталкиваться с ограниченными ресурсами в виде нехватки времени, нехватки денег или нехватки людей. Это верно почти для каждой организации, большой или маленькой. Так как же совладать со стремлением взяться за любой проект в любое время с необходимостью использовать команды управления проектами в качестве инструментов для достижения стратегических целей?

Вы используете свой текущий портфель проектов в качестве маркера, который может проиллюстрировать, как ваши ресурсы распределяются в данный момент, и может дать вам представление о том, соответствуют ли ваши проекты вашей стратегии.

Вот несколько шагов, чтобы убедиться, что вы делаете это правильно:

• Потратьте несколько минут на составление плана всех ваших проектов и инициатив.
• Все ли эти проекты соответствуют вашему стратегическому видению?
• Вписывается ли новый проект или проекты в эти стратегические рамки?
• Есть ли у нас необходимое время, люди или другие ресурсы, необходимые для достижения успеха?

Если вы можете ответить «да» на все эти вопросы, вы можете двигаться вперед. Если вы отвечаете «нет» на многие из этих вопросов, вероятно, вам нужно серьезно подумать о том, что вы делаете и почему вы это делаете.

2. Определите критерии приоритизации вашего проекта

Недостаточно определить ваши проекты, их соответствие стратегии организации и убедиться, что все они работают в правильном направлении. Очень важно, чтобы вы и ваша команда сосредоточились на установлении четких критериев приоритетности проектов для будущих проектов.

Потребности в приоритезации проектов варьируются от одной организации к другой, как и переменные, которые вы можете выбрать для построения критериев приоритезации или модели оценки. Например, одна из основных целей приоритизации проектов — помочь в управлении портфелем, позволяя вам использовать имеющиеся ресурсы максимально эффективно.

С этой точки зрения вы должны отдавать приоритет похожим проектам, использующим одни и те же ресурсы, что позволит вам максимально эффективно использовать усилия по выравниванию и распределению ресурсов. Это снижает затраты и повышает эффективность работы вашей организации.
Вот несколько примеров того, что вы могли бы включить в критерии приоритизации вашего проекта.

• Осуществимость проекта
• Потенциальные риски
• Анализ выгоды и затрат
• Относительная потребность в организации
• Ценность для бизнеса
• Длина проекта
• Необходимые ресурсы
• Стратегическое выравнивание

3. Установите приоритеты для новых и существующих проектов

После того как вы определили критерии приоритизации проектов, которые лучше всего соответствуют потребностям вашей организации, вы можете расставить приоритеты как для существующих, так и для потенциальных проектов. Теперь вы можете выбрать, какой метод приоритизации проектов лучше всего подходит для вашей организации, и создать систему приоритизации проектов.

4. Активно управляйте своими проектами

Последний ключ к согласованию бизнес-стратегии и управления проектами для достижения наивысших приоритетов — убедиться, что вы активно управляете своими проектами. Чтобы вы постоянно сосредотачивались и переориентировались на свои ключевые области воздействия, долгосрочную стратегию организации и чтобы ваши ресурсы распределялись наиболее выгодным образом. Во многих организациях необходимо наращивать мускулы управления проектами, и PMO постоянно уделяет внимание последовательной культуре управления проектами.

Шаблон матрицы приоритетов проекта

Этот бесплатный шаблон матрицы приоритезации проектов — отличное место, чтобы начать расставлять приоритеты для задач или проектов. Это означает, что вы можете использовать его для управления проектами или портфелем. После того, как вы создали матрицу приоритетов проекта, вы можете загрузить файл Excel в ProjectManager, чтобы использовать его надежные функции управления проектами, программами и портфелями.

ProjectManager помогает с приоритезацией проектов

Матрица приоритизации проектов поможет вам определить, какими проектами следует управлять в первую очередь, но ProjectManager делает гораздо больше и делает это в режиме реального времени. Шаблоны статичны, наше облачное программное обеспечение для управления портфелем работает в облаке и предоставляет данные в режиме реального времени, чтобы менеджеры портфелей могли принимать более взвешенные решения.

Просматривайте все свои проекты в одном месте

Трудно понять, какие проекты требуют вашего внимания. С нашей дорожной картой управления портфелем вы можете увидеть их все на визуальной гистограмме. Это включает в себя, какие ресурсы они используют, сроки, зависимости и многое другое. Это дает управляющим портфелями обзор, который позволяет им разумно распределять ресурсы и расставлять приоритеты в своих проектах.

Получите общее представление о прогрессе и производительности

Чем больше данных, тем лучше в приоритизации проекта. Менеджеры портфолио могут получить представление обо всех своих проектах на одной странице, когда захотят, с помощью наших информационных панелей управления портфелем в режиме реального времени. Нет необходимости в настройке, как в случае с легкими инструментами, а оперативные данные автоматически собираются и отображаются в красочных диаграммах, которые отслеживают шесть показателей, от времени до затрат и т. д.

Как только вы определите приоритеты своих проектов, вам все равно придется управлять ими. Наше программное обеспечение оснащено функциями управления задачами, ресурсами и рисками, необходимыми для достижения успеха. Это включает в себя совместную платформу для подключения всех отделов или континентов.

Как только ваш проект будет приведен в соответствие со стратегией вашей организации, вам необходимо будет реализовать его, а для успешного выполнения этого требуются правильные инструменты управления проектами. ProjectManager — это набор программных решений для совместной работы, предназначенный для руководителей проектов, которым необходимо планировать, контролировать и составлять отчеты о своей работе в режиме реального времени. Убедитесь сами, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.