Priorytetyzacja projektów: jak priorytetyzować projekty i strategię

Jednym z największych wyzwań stojących przed każdą organizacją jest dostosowanie jej planowania strategicznego i celów biznesowych do projektów, które podejmuje. W małych organizacjach priorytetyzacja projektów nie jest tak istotna. Z drugiej strony w większych organizacjach może istnieć ogromny podział między celami strategicznymi a portfelem projektów.

W organizacji dowolnej wielkości istnieje kilka prostych metod, które pozwalają skutecznie ustalać priorytety projektów, dzięki czemu można zastosować strategiczną wizję organizacji, osiągnąć cele biznesowe i wypoziomować zasoby.

Czym jest priorytetyzacja projektów?

Priorytetyzacja projektów to proces określania, które istniejące i nowe projekty są najpilniejsze dla organizacji. Można to zrobić za pomocą kilku metod ustalania priorytetów projektów, które pozwalają menedżerom portfela ocenić wykonalność, wpływ i potencjalną wartość projektu.

Dlaczego priorytetyzacja projektów jest ważna?

Priorytetyzacja projektów jest szczególnie ważna w przypadku większych organizacji, które mają w swoim portfolio wiele projektów i programów. Organizacje te, jak każda inna, muszą realizować wiele projektów jednocześnie, ale dysponują ograniczonymi zasobami, co powoduje konieczność priorytetyzacji potencjalnych pomysłów na projekty.

Menedżerowie programów, menedżerowie portfeli i PMO są odpowiedzialni za priorytetyzację projektów. Robią to, ustalając kryteria priorytetyzacji projektów, które ważą zalety i wady istniejących projektów i potencjalnych projektów, a następnie podejmują decyzję na podstawie ich analizy.

ProjectManager pomaga w ustalaniu priorytetów projektów, umożliwiając menedżerom portfela śledzenie wielu projektów w czasie rzeczywistym za pomocą wykresów Gantta, map drogowych, pulpitów nawigacyjnych portfela, kalendarzy projektów i innych narzędzi. Rozpocznij za darmo.

Istnieją różne metody ustalania priorytetów projektów, których możesz użyć do ustalenia priorytetów swoich projektów.

Metody priorytetyzacji projektów

Istnieje wiele metod ustalania priorytetów projektów, których możesz użyć do zarządzania portfelami projektów. Są to trzy najczęściej stosowane metody priorytetyzacji projektów. Każdy z nich ma zalety i wady w zależności od zarządzania portfelem lub potrzeb PMO.

1. Model punktacji

Model scoringowy to metoda priorytetyzacji projektów, która opiera się na ekspertyzach merytorycznych. Metoda punktacji polega po prostu na ocenie różnych aspektów projektu, a następnie przypisaniu do każdego kryterium liczbowej skali wartości. Na przykład można przypisać wartości liczbowe do poziomu ryzyka projektu, potencjalnych korzyści, wykonalności i innych zmiennych. Model scoringowy jest definiowany przez program, menedżera portfela lub PMO we współpracy z zespołami wielofunkcyjnymi.

2. Macierz priorytetów projektów

Macierz priorytetów projektów to narzędzie do zarządzania projektami, które umożliwia menedżerom programów i portfeli nadawanie priorytetów projektom poprzez porównywanie kilku zmiennych priorytetów projektów w jednej macierzy porównawczej. Macierz priorytetów projektów jest bardzo podobna do macierzy Eisenhowera, tabeli 2×2, która służy do porównywania pilności i ważności zadania. Macierz priorytetów projektów działa tak samo jak macierz Eisenhowera, ale generalnie obejmuje więcej zmiennych.

3. Okres zwrotu

Jak sama nazwa wskazuje, metoda priorytetyzacji projektów w okresie zwrotu koncentruje się wyłącznie na okresie zwrotu, czyli czasie, jaki zajmuje organizacji odzyskanie inwestycji poczynionej w projekt. Tak więc w oparciu o tę metodę priorytetyzujesz projekty w zależności od tego, jak szybko mogą zwrócić poczynioną inwestycję.

Proces priorytetyzacji projektów: jak priorytetyzować projekty w 4 krokach

1. Oceń swoje istniejące projekty

Jako lider zespołu ważne jest, abyś poświęcił trochę czasu na zastanowienie się nad tym, gdzie jesteś Ty i Twoja organizacja, zanim zaczniesz podejmować się nowego projektu. Niestety nie zawsze tak się dzieje.

W miarę rozwoju Twojej firmy zawsze będziesz miał ograniczone zasoby w postaci braku czasu, pieniędzy lub ludzi. Dotyczy to prawie każdej organizacji, dużej czy małej. Jak więc stłumić pośpiech w podejmowaniu dowolnego projektu w dowolnym momencie, z potrzebą wykorzystania zespołów zarządzających projektami jako narzędzi do swoich strategicznych osiągnięć?

Używasz swojego obecnego portfolio projektów jako znacznika, który może zilustrować, w jaki sposób Twoje zasoby są alokowane w danym momencie i może dać migawkę, czy Twoje projekty są zgodne z Twoją strategią.

Oto kilka kroków, aby upewnić się, że robisz to poprawnie:

• Poświęć kilka minut na zaplanowanie wszystkich swoich projektów i inicjatyw.
• Czy wszystkie te projekty wpisują się w twoją strategiczną wizję?
• Czy nowy projekt lub projekty wpisują się w te ramy strategiczne?
• Czy mamy niezbędny czas, ludzi lub inne zasoby, których potrzebujemy, aby to się powiodło?

Jeśli jesteś w stanie odpowiedzieć twierdząco na wszystkie te pytania, możesz iść do przodu. Jeśli na wiele z tych pytań odpowiadasz „nie”, prawdopodobnie musisz poważnie zastanowić się nad tym, co robisz i dlaczego to robisz.

2. Zdefiniuj kryteria priorytetyzacji projektu

Nie wystarczy identyfikacja projektów, ich dopasowanie do strategii organizacji i upewnienie się, że wszystkie działają we właściwym kierunku. Bardzo ważne jest, abyś Ty i Twój zespół skupili się na ustaleniu jasnych kryteriów priorytetyzacji projektów dla przyszłych projektów.

Potrzeby w zakresie ustalania priorytetów projektów różnią się w zależności od organizacji, podobnie jak zmienne, które można wybrać do zbudowania kryteriów ustalania priorytetów lub modelu oceny. Na przykład jednym z głównych celów priorytetyzacji projektów jest pomoc w zarządzaniu portfelem poprzez umożliwienie wykorzystania istniejących zasobów w najbardziej efektywny sposób.

Z tego punktu widzenia należy nadawać priorytet podobnym projektom, które wykorzystują te same zasoby, co pozwala w pełni wykorzystać wysiłki związane z poziomowaniem zasobów i alokacją zasobów. Zmniejsza to koszty i poprawia wydajność operacyjną Twojej organizacji.
Oto kilka przykładów rzeczy, które możesz uwzględnić w kryteriach ustalania priorytetów projektu.

• Wykonalność projektu
• Potencjalne ryzyko
• Analiza kosztów i korzyści
• Względna potrzeba organizacji
• Wartość biznesowa
• Długość projektu
• Potrzebne zasoby
• Dopasowanie strategiczne

3. Nadaj priorytet nowym i istniejącym projektom

Po ustaleniu kryteriów priorytetyzacji projektów, które najlepiej pasują do potrzeb Twojej organizacji, możesz nadać priorytet zarówno istniejącym, jak i potencjalnym projektom. Teraz możesz wybrać, która metoda priorytetyzacji projektów najlepiej pasuje do Twojej organizacji i ustanowić system priorytetyzacji projektów.

4. Agresywnie zarządzaj swoimi projektami

Ostatnim kluczem do dostosowania strategii biznesowej i zarządzania projektami w celu osiągnięcia najwyższych priorytetów jest upewnienie się, że zarządzasz swoimi projektami agresywnie. Abyś stale koncentrował się i ponownie koncentrował na kluczowych obszarach wpływu, długofalowej strategii organizacji i aby Twoje zasoby były dopasowane w najbardziej korzystny sposób. W wielu organizacjach należy zbudować mięśnie zarządzania projektami, a skupienie się na spójnej kulturze zarządzania projektami jest stałym punktem nacisku dla PMO.

Szablon macierzy priorytetów projektu

Ten bezpłatny szablon macierzy priorytetów projektów jest doskonałym miejscem do rozpoczęcia nadawania priorytetów zadaniom lub projektom. Oznacza to, że możesz go używać do zarządzania projektami lub zarządzania portfelem. Po zbudowaniu macierzy priorytetów projektów możesz przesłać plik Excel do ProjectManagera, aby korzystać z jego niezawodnych funkcji zarządzania projektami, programami i portfelami.

ProjectManager pomaga w ustalaniu priorytetów projektów

Macierz priorytetów projektów pomoże Ci określić, które projekty powinny być zarządzane w pierwszej kolejności, ale ProjectManager robi o wiele więcej i robi to w czasie rzeczywistym. Szablony są statyczne, a nasze oprogramowanie do zarządzania portfelami w chmurze działa w chmurze i dostarcza dane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu menedżerowie portfeli mogą podejmować bardziej wnikliwe decyzje.

Zobacz wszystkie swoje projekty w jednym miejscu

Trudno jest wiedzieć, które projekty wymagają Twojej uwagi. Dzięki naszej mapie drogowej zarządzania portfelem możesz zobaczyć je wszystkie na wizualnym wykresie słupkowym. Obejmuje to zasoby, z których korzystają, harmonogramy, zależności i wiele więcej. Daje to menedżerom portfela przegląd, który pozwala im inteligentnie alokować zasoby i ustalać priorytety projektów.

Uzyskaj ogólny obraz postępu i wydajności

Im więcej danych, tym lepsza priorytetyzacja projektów. Menedżerowie portfeli mogą w dowolnym momencie uzyskać wgląd we wszystkie swoje projekty na jednej stronie dzięki naszym pulpitom zarządzania portfelem w czasie rzeczywistym. Nie jest wymagana konfiguracja, jak w przypadku lekkich narzędzi, a dane w czasie rzeczywistym są automatycznie gromadzone i wyświetlane na kolorowych wykresach, które śledzą sześć wskaźników, od czasu do kosztów i nie tylko.

Kiedy ustalisz priorytety swoich projektów, nadal będziesz musiał nimi zarządzać. Nasze oprogramowanie jest wyposażone w funkcje zarządzania zadaniami, zasobami i ryzykiem, których potrzebujesz, aby osiągnąć sukces. Obejmuje to platformę współpracy, która łączy wszystkich z różnych działów lub kontynentów.

Gdy Twój projekt zostanie dopasowany do strategii Twojej organizacji, będziesz musiał go wdrożyć, a aby to zrobić z powodzeniem, musisz mieć odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami. ProjectManager to współpracujący pakiet rozwiązań oprogramowania online przeznaczony dla kierowników projektów, którzy muszą planować, monitorować i raportować swoją pracę w czasie rzeczywistym. Przekonaj się sam, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.