Proje Önceliklendirme: Projelere ve Stratejiye Nasıl Öncelik Verilir?

Herhangi bir kuruluşun karşılaştığı en büyük zorluklardan biri, stratejik planlama ve iş hedeflerini üstlendiği projelerle uyumlu hale getirmektir. Küçük kuruluşlarda, proje önceliklendirme o kadar kritik değildir. Öte yandan, daha büyük organizasyonlarda stratejik hedefler ve proje portföyü arasında büyük bir ayrım olabilir.

Her büyüklükteki kuruluşta, kuruluşunuzun stratejik vizyonunu uygulayabilmeniz, iş hedeflerine ulaşabilmeniz ve kaynaklarınızı seviyelendirebilmeniz için projelerinizi etkin bir şekilde önceliklendirmenize olanak tanıyan bazı basit yöntemler vardır.

Proje Önceliklendirme Nedir?

Proje önceliklendirme, bir kuruluş için hangi mevcut ve yeni projelerin en acil olduğunu belirleme sürecidir. Bu, portföy yöneticilerinin bir projenin fizibilitesini, etkisini ve potansiyel değerini değerlendirmesine olanak tanıyan çeşitli proje önceliklendirme yöntemleriyle yapılabilir.

Proje Önceliklendirme Neden Önemlidir?

Proje önceliklendirme, portföylerinde birden fazla proje ve program bulunan daha büyük kuruluşlar için özellikle önemlidir. Bu kuruluşlar, diğerleri gibi, birden fazla projeyi aynı anda yürütmeli, ancak sınırlı kaynaklara sahip olmalı, bu da potansiyel proje fikirlerine öncelik vermeyi gerekli kılmaktadır.

Projelere öncelik vermekten program yöneticileri, portföy yöneticileri ve PMO'lar sorumludur. Bunu, mevcut projelerin ve potansiyel projelerin artılarını ve eksilerini tartan proje önceliklendirme kriterleri oluşturarak ve daha sonra analizlerine dayanarak bir karar vererek yaparlar.

ProjectManager, portföy yöneticilerinin Gantt çizelgeleri, yol haritaları, portföy panoları, proje takvimleri ve diğer araçlarla birden fazla projeyi gerçek zamanlı olarak izlemesine olanak tanıyarak proje önceliklendirmesine yardımcı olur. Ücretsiz başlayın.

Projelerinize öncelik vermek için kullanabileceğiniz farklı proje önceliklendirme yöntemleri vardır.

Proje Önceliklendirme Yöntemleri

Proje portföylerinizi yönetmek için kullanabileceğiniz birçok proje önceliklendirme yöntemi vardır. Bunlar en sık kullanılan üç proje önceliklendirme yöntemidir. Portföy yönetiminize veya PMO ihtiyaçlarınıza bağlı olarak her birinin artıları ve eksileri vardır.

1. Puanlama Modeli

Puanlama modeli, konu uzmanlarının görüşlerine dayanan bir proje önceliklendirme yöntemidir. Puanlama yöntemi, bir projenin farklı yönlerini değerlendirmekten ve ardından her bir kritere sayısal bir değer ölçeği atamaktan ibarettir. Örneğin, bir projenin risk düzeyine, potansiyel faydalarına, fizibilitesine ve diğer değişkenlere sayısal değerler atayabilirsiniz. Puanlama modeli, program, portföy yöneticisi veya PMO tarafından işlevler arası ekiplerle işbirliği içinde tanımlanır.

2. Proje Önceliklendirme Matrisi

Proje önceliklendirme matrisi, program ve portföy yöneticilerinin birkaç proje önceliklendirme değişkenini tek bir karşılaştırma matrisinde karşılaştırarak projeleri önceliklendirmesine olanak tanıyan bir proje yönetimi aracıdır. Bir proje önceliklendirme matrisi, görevin aciliyetini ve önemini karşılaştırmak için kullanılan 2×2 bir tablo olan Eisenhower matrisine çok benzer. Bir proje önceliklendirme matrisi, tıpkı bir Eisenhower matrisi gibi çalışır ancak genellikle daha fazla değişken içerir.

3. Geri Ödeme Süresi

Adından da anlaşılacağı gibi, geri ödeme süresi proje önceliklendirme yöntemi, yalnızca bir kuruluşun bir projeye yapılan yatırımı geri kazanması için geçen süre olan geri ödeme süresine odaklanır. Dolayısıyla bu yönteme dayanarak, yapılan yatırımı ne kadar çabuk geri döndürebileceklerine bağlı olarak projelere öncelik vereceksiniz.

Proje Önceliklendirme Süreci: 4 Adımda Projelere Nasıl Öncelik Verilir

1. Mevcut Projelerinizi Değerlendirin

Bir ekip lideri olarak, yeni bir projeye başlamadan önce kendinizin ve kuruluşunuzun nerede olduğunu düşünmek için biraz zaman ayırmanız çok önemlidir. Ne yazık ki, bu her zaman olmaz.

Şirketiniz geliştikçe, her zaman yetersiz zaman, yeterli para veya yetersiz insan şeklinde sınırlı kaynaklarla karşılaşacaksınız. Bu, büyük veya küçük hemen hemen her kuruluşta geçerlidir. Peki, proje yönetimi ekiplerinizi stratejik başarınız için araç olarak kullanma ihtiyacıyla, herhangi bir zamanda herhangi bir projeyi üstlenme telaşını nasıl bastırırsınız?

Mevcut proje portföyünüzü, kaynaklarınızın o anda nasıl tahsis edildiğini gösterebilen ve projelerinizin stratejinizle uyumlu olup olmadığına dair bir anlık görüntü verebilen bir belirteç olarak kullanıyorsunuz.

Bunu doğru yaptığınızdan emin olmak için birkaç adım:

• Tüm projelerinizi ve girişimlerinizin haritasını çıkarmak için birkaç dakika ayırın.
• Tüm bu projeler stratejik vizyonunuzla örtüşüyor mu?
• Yeni proje veya projeler bu stratejik çerçeveye uyuyor mu?
• Bunu başarılı kılmak için gereken zamana, insanlara veya diğer kaynaklara sahip miyiz?

Tüm bu sorulara evet cevabı verebiliyorsanız, ileriye doğru itebilirsiniz. Bu soruların çoğuna hayır yanıtı veriyorsanız, muhtemelen ne yaptığınız ve neden yaptığınız hakkında ciddi bir şekilde düşünmeniz gerekiyor.

2. Proje Önceliklendirme Kriterlerinizi Tanımlayın

Projelerinizi, kuruluş stratejisine uygunluğunu belirlemek ve hepsinin doğru yönde çalıştığından emin olmak yeterli olmayacaktır. Sizin ve ekibinizin gelecekteki projeler için net proje önceliklendirme kriterleri belirlemeye odaklanmanız önemlidir.

Proje önceliklendirme ihtiyaçları bir kuruluştan diğerine değişir ve önceliklendirme kriterlerinizi veya puanlama modelinizi oluşturmak için seçebileceğiniz değişkenler de öyle. Örneğin, proje önceliklendirmesinin birincil hedeflerinden biri, mevcut kaynaklarınızı mümkün olan en verimli şekilde kullanmanıza izin vererek portföy yönetimine yardımcı olmaktır.

Bu açıdan, kaynak seviyelendirme ve kaynak tahsisi çabalarınızdan en iyi şekilde yararlanmanızı sağlayan aynı kaynakları kullanan benzer projelere öncelik vermelisiniz. Bu, maliyetleri düşürür ve kuruluşunuzun operasyonel verimliliğini artırır.
Proje önceliklendirme kriterlerinize ekleyebileceğiniz bazı örnekler aşağıda verilmiştir.

• Proje fizibilitesi
• potansiyel riskler
• Maliyet fayda analizi
• Organizasyona göreli ihtiyaç
• İş değeri
• Proje uzunluğu
• Gerekli kaynaklar
• Stratejik uyum

3. Yeni ve Mevcut Projelere Öncelik Verin

Kuruluşunuzun ihtiyaçlarına en uygun proje önceliklendirme kriterlerini belirledikten sonra hem mevcut hem de potansiyel projelere öncelik verebilirsiniz. Artık hangi proje önceliklendirme yönteminin kuruluşunuz için en uygun olduğunu seçebilir ve bir proje önceliklendirme sistemi oluşturabilirsiniz.

4. Projelerinizi agresif bir şekilde yönetin

İş stratejisini ve proje yönetimini en yüksek önceliklere ulaşmak için hizalamanın son anahtarı, projelerinizi agresif bir şekilde yönettiğinizden emin olmaktır. Böylece, sürekli olarak kilit etki alanlarınıza, organizasyonun uzun vadeli stratejisine ve kaynaklarınızın en faydalı şekilde hizalanmasına odaklanıyorsunuz ve yeniden odaklanıyorsunuz. Birçok kuruluşta proje yönetimi kaslarının oluşturulması gerekir ve tutarlı bir proje yönetimi kültürüne odaklanmak, PMO'lar için tutarlı bir vurgu noktasıdır.

Proje Önceliklendirme Matrisi Şablonu

Bu ücretsiz proje önceliklendirme matrisi şablonu, görevlere veya projelere öncelik vermeye başlamak için harika bir yerdir. Bu, proje yönetimi veya portföy yönetimi için kullanabileceğiniz anlamına gelir. Proje önceliklendirme matrisinizi oluşturduktan sonra, sağlam proje, program ve portföy yönetimi özelliklerini kullanmak için Excel dosyanızı ProjectManager'a yükleyebilirsiniz.

ProjectManager, Proje Önceliklendirmesine Yardımcı Olur

Bir proje önceliklendirme matrisi, önce hangi projelerin yönetilmesi gerektiğini belirlemenize yardımcı olur, ancak ProjectManager çok daha fazlasını yapar ve bunu gerçek zamanlı olarak yapar. Şablonlar statiktir, bulut tabanlı portföy yönetimi yazılımımız bulut tabanlıdır ve portföy yöneticilerinin daha anlayışlı kararlar alabilmesi için gerçek zamanlı veriler sunar.

Tüm Projelerinizi Tek Bir Yerde Görün

Hangi projelerin dikkatinizi gerektirdiğini bilmek zordur. Portföy yönetimi yol haritamız ile hepsini görsel bir çubuk grafikte görebilirsiniz. Bu, kullandıkları kaynakları, zaman çizelgelerini, bağımlılıkları ve çok daha fazlasını içerir. Bu, portföy yöneticilerine kaynakları akıllıca tahsis etmelerine ve projelerine öncelik vermelerine olanak tanıyan bir genel bakış sağlar.

İlerleme ve Performansın Üst Düzey Görünümünü Alın

Daha fazla veri, proje önceliklendirmesinde daha iyi. Portföy yöneticileri, gerçek zamanlı portföy yönetimi panolarımızla istedikleri zaman tüm projelerini tek bir sayfada görebilirler. Hafif araçlarda olduğu gibi kurulum gerekmez ve canlı veriler otomatik olarak toplanır ve zamandan maliyete ve daha fazlasına kadar altı ölçümü izleyen renkli grafiklerde görüntülenir.

Projelerinize öncelik verdiğinizde, yine de onları yönetmeniz gerekir. Yazılımımız, başarıya ulaşmanız için ihtiyaç duyduğunuz görev, kaynak ve risk yönetimi özellikleriyle doludur. Bu, departmanlar veya kıtalar arasındaki herkesi birbirine bağlamak için ortak bir platform içerir.

Projeniz kuruluşunuzun stratejisiyle uyumlu hale geldiğinde onu uygulamanız gerekecek ve bunu başarılı bir şekilde yapmak için doğru proje yönetimi araçlarına sahip olmanız gerekir. ProjectManager, çalışmalarını gerçek zamanlı olarak planlamaya, izlemeye ve raporlamaya ihtiyaç duyan proje liderleri için tasarlanmış ortak bir çevrimiçi yazılım çözümleri paketidir. Bu ücretsiz 30 günlük denemeyi alarak kendiniz görün.