ترتيب أولويات المشروع: كيفية تحديد أولويات المشاريع والاستراتيجية

أحد التحديات الكبيرة التي تواجهها أي مؤسسة هو مواءمة التخطيط الاستراتيجي وأهداف العمل مع المشاريع التي تقوم بها. في المؤسسات الصغيرة ، لا يعتبر تحديد أولويات المشروع أمرًا بالغ الأهمية. من ناحية أخرى ، في المؤسسات الكبيرة ، يمكن أن يكون هناك فجوة كبيرة بين الأهداف الإستراتيجية وحافظة المشروع.

في أي مؤسسة بأي حجم ، هناك بعض الطرق البسيطة التي تسمح لك بتحديد أولويات مشاريعك بشكل فعال بحيث يمكنك تطبيق الرؤية الإستراتيجية لمؤسستك ، وتحقيق أهداف العمل ، ومستوى مواردك.

ما هي أولويات المشروع؟

تحديد أولويات المشروع هو عملية تحديد المشاريع الحالية والجديدة الأكثر إلحاحًا بالنسبة للمؤسسة. يمكن القيام بذلك من خلال العديد من طرق تحديد أولويات المشروع التي تسمح لمديري المحفظة بتقييم جدوى المشروع وتأثيره والقيمة المحتملة له.

ما سبب أهمية تحديد أولويات المشروع؟

يعد ترتيب أولويات المشروع أمرًا مهمًا بشكل خاص للمؤسسات الكبيرة التي لديها مشاريع وبرامج متعددة في حافظتها. يجب على هذه المنظمات ، مثل أي مؤسسة أخرى ، تنفيذ مشاريع متعددة في وقت واحد ولكن لديها موارد محدودة ، مما يجعل من الضروري إعطاء الأولوية لأفكار المشاريع المحتملة.

مديرو البرامج ومديرو المحافظ و PMOs مسؤولون عن تحديد أولويات المشاريع. يفعلون ذلك من خلال وضع معايير تحديد أولويات المشروع التي تزن إيجابيات وسلبيات المشاريع الحالية والمشاريع المحتملة ثم اتخاذ قرار بناءً على تحليلهم.

يساعد ProjectManager في تحديد أولويات المشروع من خلال السماح لمديري المحافظ بتتبع مشاريع متعددة في الوقت الفعلي باستخدام مخططات جانت وخرائط الطريق ولوحات معلومات الحافظة وتقويمات المشروع والأدوات الأخرى. ابدأ مجانًا.

هناك طرق مختلفة لتحديد أولويات المشروع يمكنك استخدامها لتحديد أولويات مشروعاتك.

طرق تحديد أولويات المشروع

هناك العديد من طرق تحديد أولويات المشروع التي يمكنك استخدامها لإدارة محافظ مشروعاتك. هذه هي الطرق الثلاثة الأكثر استخدامًا لتحديد أولويات المشروع. كل واحد منهم لديه إيجابيات وسلبيات اعتمادًا على إدارة محفظتك أو احتياجات مكتب إدارة المشاريع.

1. نموذج التسجيل

نموذج التسجيل هو طريقة لتحديد أولويات المشروع تعتمد على آراء الخبراء في الموضوع. تتكون طريقة تسجيل الدرجات ببساطة من تقييم جوانب مختلفة من المشروع ثم تعيين مقياس قيمة رقمية لكل معيار. على سبيل المثال ، يمكنك تعيين قيم رقمية لمستوى مخاطر المشروع والفوائد المحتملة والجدوى والمتغيرات الأخرى. يتم تحديد نموذج التسجيل من قبل البرنامج أو مدير الحافظة أو مكتب إدارة المشاريع بالتعاون مع فرق متعددة الوظائف.

2. مصفوفة أولويات المشروع

مصفوفة أولويات المشروع هي أداة لإدارة المشاريع تسمح لمديري البرامج والحافظات بتحديد أولويات المشاريع من خلال مقارنة العديد من متغيرات تحديد أولويات المشروع في مصفوفة مقارنة واحدة. تتشابه مصفوفة أولويات المشروع إلى حد كبير مع مصفوفة أيزنهاور ، وهي جدول 2 × 2 يُستخدم لمقارنة إلحاح المهمة وأهميتها. تعمل مصفوفة أولويات المشروع تمامًا مثل مصفوفة أيزنهاور ولكنها تتضمن عمومًا المزيد من المتغيرات.

3. فترة الاسترداد

كما يوحي اسمها ، فإن طريقة تحديد أولويات المشروع لفترة الاسترداد تركز فقط على فترة الاسترداد ، وهي الوقت الذي تستغرقه المؤسسة لاسترداد الاستثمار الذي تم إجراؤه في المشروع. بناءً على هذه الطريقة ، ستحدد أولويات المشاريع اعتمادًا على مدى سرعة إرجاع الاستثمار الذي تم إجراؤه.

عملية تحديد أولويات المشروع: كيفية تحديد أولويات المشاريع في 4 خطوات

1. تقييم المشاريع الحالية الخاصة بك

بصفتك قائد فريق ، من الضروري أن تقضي بعض الوقت في التفكير في مكانك ومنظمتك قبل البدء في تنفيذ أي مشروع جديد. لسوء الحظ ، هذا لا يحدث دائمًا.

مع تطور شركتك ، ستظل دائمًا محصوراً بموارد محدودة في شكل وقت غير كافٍ ، أو مال كافٍ ، أو عدد غير كافٍ من الأشخاص. هذا صحيح في كل منظمة تقريبًا ، كبيرة كانت أم صغيرة. إذن كيف تهدأ الاندفاع للقيام بأي مشروع في أي وقت مع الحاجة إلى استخدام فرق إدارة المشروع كأدوات لإنجازك الاستراتيجي؟

يمكنك استخدام مجموعة المشاريع الحالية الخاصة بك كعلامة يمكن أن توضح كيفية تخصيص مواردك في تلك اللحظة ويمكن أن تعطيك لمحة عما إذا كانت مشاريعك تتوافق مع استراتيجيتك أم لا.

فيما يلي بعض الخطوات للتأكد من قيامك بذلك بشكل صحيح:

• اقض بضع دقائق في تخطيط جميع مشاريعك ومبادراتك.
• هل تتناسب كل هذه المشاريع مع رؤيتك الإستراتيجية؟
• هل المشروع أو المشاريع الجديدة تنسجم مع هذا الإطار الاستراتيجي؟
• هل لدينا الوقت الضروري ، أو الأشخاص ، أو الموارد الأخرى التي نحتاجها لإنجاح هذا؟

إذا كنت قادرًا على الإجابة بنعم على كل هذه الأسئلة ، فيمكنك المضي قدمًا. إذا كنت تجيب بـ "لا" على الكثير من هذه الأسئلة ، فمن المحتمل أنك بحاجة إلى القيام ببعض التفكير الجاد حول ما تفعله ولماذا تفعل ذلك.

2. حدد معايير تحديد أولويات مشروعك

لن يكون كافيًا تحديد مشاريعك ، ومدى ملاءمتها لاستراتيجية المنظمة ، والتأكد من أنها تعمل جميعًا في الاتجاه الصحيح. من الضروري أن تركز أنت وفريقك على وضع معايير واضحة لأولويات المشروع للمشاريع المستقبلية.

تختلف احتياجات تحديد أولويات المشروع من مؤسسة إلى أخرى وكذلك المتغيرات التي يمكنك اختيارها لبناء معايير تحديد الأولويات أو نموذج التسجيل. على سبيل المثال ، أحد الأهداف الأساسية لتحديد أولويات المشروع هو المساعدة في إدارة المحفظة من خلال السماح لك باستخدام مواردك الحالية بأكثر الطرق فعالية ممكنة.

من هذا المنظور ، يجب عليك إعطاء الأولوية للمشاريع المماثلة التي تستخدم نفس الموارد التي تتيح لك تحقيق أقصى استفادة من جهود تسوية الموارد وتخصيص الموارد. هذا يقلل من التكاليف ويحسن الكفاءة التشغيلية لمؤسستك.
فيما يلي بعض الأمثلة على الأشياء التي يمكنك تضمينها في معايير تحديد أولويات مشروعك.

• جدوى المشروع
• Rsks المحتملة
• تحليل التكاليف والفوائد
• الحاجة النسبية للمنظمة
• قيمة العمل
• طول المشروع
• الموارد اللازمة
• التوافق الاستراتيجي

3. تحديد أولويات المشاريع الجديدة والقائمة

بمجرد تحديد معايير تحديد أولويات المشروع التي تناسب احتياجات مؤسستك على أفضل وجه ، يمكنك تحديد أولويات المشاريع الحالية والمحتملة. يمكنك الآن اختيار طريقة تحديد أولويات المشروع الأفضل لمؤسستك وإنشاء نظام تحديد أولويات المشروع.

4. إدارة المشاريع الخاصة بك بقوة

المفتاح الأخير لمواءمة استراتيجية العمل وإدارة المشاريع لتحقيق أعلى الأولويات هو التأكد من إدارة مشاريعك بقوة. بحيث تركز باستمرار وتعيد التركيز على مجالات تأثيرك الرئيسية ، والاستراتيجية بعيدة المدى للمؤسسة ، وأن تتماشى مواردك بالطريقة الأكثر فائدة. في العديد من المنظمات ، يجب بناء عضلات إدارة المشروع والتركيز على ثقافة إدارة مشروع متسقة هو نقطة تركيز ثابتة لـ PMOs.

قالب مصفوفة أولويات المشروع

يعد قالب مصفوفة تحديد أولويات المشروع المجاني هذا مكانًا رائعًا لبدء تحديد أولويات المهام أو المشاريع. هذا يعني أنه يمكنك استخدامه لإدارة المشاريع أو إدارة المحافظ. بمجرد إنشاء مصفوفة أولويات مشروعك ، يمكنك تحميل ملف Excel الخاص بك إلى ProjectManager لاستخدام ميزات إدارة المشاريع والبرامج والحافظات القوية.

ProjectManager يساعد في تحديد أولويات المشروع

ستساعدك مصفوفة أولويات المشروع في تحديد المشروعات التي يجب إدارتها أولاً ، ولكن ProjectManager يقوم بالكثير من المهام ويقوم بذلك في الوقت الفعلي. القوالب ثابتة ، وبرنامج إدارة المحافظ المستندة إلى السحابة الخاص بنا قائم على السحابة ويقدم بيانات في الوقت الفعلي حتى يتمكن مديرو المحافظ من اتخاذ قرارات أكثر ثاقبة.

شاهد كل مشاريعك في مكان واحد

من الصعب معرفة المشاريع التي تتطلب انتباهك. من خلال خارطة طريق إدارة المحافظ الخاصة بنا ، يمكنك رؤيتها جميعًا في رسم بياني شريطي مرئي. يتضمن ذلك الموارد التي يستخدمونها والجداول الزمنية والتبعيات وغير ذلك الكثير. يمنح هذا مديري المحافظ نظرة عامة تسمح لهم بتخصيص الموارد بذكاء وتحديد أولويات مشاريعهم.

احصل على عرض عالي المستوى للتقدم والأداء

كلما زادت البيانات ، كان ترتيب أولويات المشروع أفضل. يمكن لمديري المحافظ الحصول على لمحة عن جميع مشاريعهم على صفحة واحدة وقتما يريدون من خلال لوحات معلومات إدارة المحافظ في الوقت الفعلي. ليس هناك أي إعداد مطلوب ، كما هو الحال مع الأدوات خفيفة الوزن ، ويتم جمع البيانات الحية تلقائيًا وعرضها في مخططات ملونة تتعقب ستة مقاييس ، من وقت لآخر.

بمجرد تحديد أولويات مشاريعك ، لا يزال عليك إدارتها. برنامجنا مليء بالمهام والموارد وميزات إدارة المخاطر التي تحتاجها لتحقيق النجاح. يتضمن نظامًا أساسيًا تعاونيًا لربط الجميع عبر الإدارات أو القارات.

بمجرد أن يتماشى مشروعك مع استراتيجية مؤسستك ، ستحتاج إلى تنفيذه ، وللقيام بذلك بنجاح يتطلب امتلاك أدوات إدارة المشروع المناسبة. ProjectManager عبارة عن مجموعة تعاونية عبر الإنترنت من الحلول البرمجية المصممة لقادة المشاريع الذين يحتاجون إلى تخطيط عملهم ومراقبته وإعداد تقرير عنه في الوقت الفعلي. انظر بنفسك عن طريق الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.