Priorità del progetto: come dare priorità a progetti e strategia

Una delle grandi sfide che qualsiasi organizzazione deve affrontare è allineare la pianificazione strategica e gli obiettivi aziendali con i progetti che intraprende. Nelle piccole organizzazioni, la definizione delle priorità dei progetti non è così critica. D'altra parte, nelle organizzazioni più grandi, può esserci un enorme divario tra gli obiettivi strategici e il portafoglio di progetti.

In un'organizzazione di qualsiasi dimensione, ci sono alcuni semplici metodi che ti consentono di dare priorità ai tuoi progetti in modo efficace in modo da poter applicare la visione strategica della tua organizzazione, raggiungere gli obiettivi di business e livellare le tue risorse.

Che cos'è la priorità del progetto?

La definizione delle priorità dei progetti è il processo per determinare quali progetti esistenti e nuovi sono i più urgenti per un'organizzazione. Questo può essere fatto attraverso diversi metodi di definizione delle priorità del progetto che consentono ai gestori di portafoglio di valutare la fattibilità, l'impatto e il valore potenziale di un progetto.

Perché la definizione delle priorità del progetto è importante?

La definizione delle priorità dei progetti è particolarmente importante per le organizzazioni più grandi che hanno più progetti e programmi nel proprio portafoglio. Queste organizzazioni, come tutte le altre, devono eseguire più progetti contemporaneamente ma dispongono di risorse limitate, il che rende necessario dare priorità alle potenziali idee di progetto.

I gestori di programma, i gestori di portafoglio e i PMO sono responsabili della definizione delle priorità dei progetti. Lo fanno stabilendo criteri di priorità del progetto che soppesano i pro ei contro dei progetti esistenti e potenziali e quindi prendono una decisione in base alla loro analisi.

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Esistono diversi metodi di definizione delle priorità dei progetti che puoi utilizzare per assegnare la priorità ai tuoi progetti.

Metodi di definizione delle priorità del progetto

Esistono molti metodi di definizione delle priorità dei progetti che puoi utilizzare per gestire i portafogli di progetti. Questi sono i tre metodi di prioritizzazione dei progetti più comunemente usati. Ognuno di essi ha pro e contro a seconda delle esigenze di gestione del portafoglio o PMO.

1. Modello di punteggio

Il modello di punteggio è un metodo di definizione delle priorità del progetto che si basa sulle opinioni di esperti in materia. Il metodo di punteggio consiste semplicemente nel valutare diversi aspetti di un progetto e quindi assegnare una scala di valori numerici a ciascun criterio. Ad esempio, puoi assegnare valori numerici al livello di rischio, ai potenziali benefici, alla fattibilità e ad altre variabili di un progetto. Il modello di punteggio è definito dal programma, dal gestore di portafoglio o dal PMO in collaborazione con team interfunzionali.

2. Matrice di priorità del progetto

Una matrice di priorità del progetto è uno strumento di gestione del progetto che consente ai gestori di programmi e portfolio di assegnare priorità ai progetti confrontando diverse variabili di priorità del progetto su un'unica matrice di confronto. Una matrice di priorità del progetto è molto simile a una matrice di Eisenhower, una tabella 2×2 utilizzata per confrontare l'urgenza e l'importanza delle attività. Una matrice di priorità del progetto funziona proprio come una matrice di Eisenhower ma generalmente coinvolge più variabili.

3. Periodo di rimborso

Come suggerisce il nome, il metodo di definizione delle priorità del progetto del periodo di ammortamento si concentra esclusivamente sul periodo di ammortamento, che è il tempo impiegato da un'organizzazione per recuperare l'investimento effettuato su un progetto. Quindi, in base a questo metodo, assegnerai la priorità ai progetti in base alla rapidità con cui possono restituire l'investimento effettuato.

Processo di definizione delle priorità dei progetti: come assegnare la priorità ai progetti in 4 passaggi

1. Valuta i tuoi progetti esistenti

In qualità di team leader, è essenziale dedicare un po' di tempo a riflettere su dove siete voi e la vostra organizzazione prima di iniziare ad affrontare qualsiasi nuovo progetto. Sfortunatamente, ciò non accade sempre.

Man mano che la tua azienda si evolve, sarai sempre a corto di risorse limitate sotto forma di tempo insufficiente, denaro insufficiente o persone insufficienti. Questo è vero in quasi tutte le organizzazioni, grandi o piccole. Quindi, come si fa a reprimere la fretta di intraprendere qualsiasi progetto in qualsiasi momento con la necessità di utilizzare i team di project management come strumenti per i propri risultati strategici?

Utilizzi il tuo attuale portafoglio di progetti come un indicatore che può illustrare come le tue risorse sono allocate in quel momento e può darti un'istantanea del fatto che i tuoi progetti siano allineati o meno alla tua strategia.

Ecco alcuni passaggi per assicurarti di farlo correttamente:

• Dedica qualche minuto alla mappatura di tutti i tuoi progetti e iniziative.
• Tutti questi progetti rientrano nella tua visione strategica?
• Il nuovo progetto oi progetti rientrano in questo quadro strategico?
• Abbiamo il tempo, le persone o altre risorse necessarie per far sì che tutto questo abbia successo?

Se sei in grado di rispondere sì a tutte queste domande, puoi andare avanti. Se stai rispondendo no a molte di queste domande, è probabile che tu debba riflettere seriamente su ciò che stai facendo e sul perché lo stai facendo.

2. Definisci i criteri di priorità del tuo progetto

Non sarà sufficiente identificare i tuoi progetti, il loro adattamento alla strategia dell'organizzazione e garantire che tutti stiano lavorando nella giusta direzione. È essenziale che tu e il tuo team vi concentriate sulla definizione di criteri chiari di definizione delle priorità dei progetti per i progetti futuri.

Le esigenze di definizione delle priorità del progetto variano da un'organizzazione all'altra, così come le variabili che puoi scegliere per costruire i criteri di definizione delle priorità o il modello di punteggio. Ad esempio, uno degli obiettivi primari della definizione delle priorità dei progetti è aiutare con la gestione del portafoglio consentendo di utilizzare le risorse esistenti nel modo più efficiente possibile.

Da questo punto di vista, dovresti dare la priorità a progetti simili che utilizzano le stesse risorse che ti consentono di ottenere il massimo dai tuoi sforzi di livellamento e allocazione delle risorse. Ciò riduce i costi e migliora l'efficienza operativa delle organizzazioni.
Ecco alcuni esempi di cose che potresti includere nei criteri di definizione delle priorità del tuo progetto.

• Fattibilità del progetto
• Potenziali rischi
• Analisi costi benefici
• Necessità relativa all'organizzazione
• Valore aziendale
• Lunghezza del progetto
• Risorse necessarie
• Allineamento strategico

3. Dai priorità ai progetti nuovi ed esistenti

Dopo aver determinato i criteri di assegnazione delle priorità del progetto che meglio si adattano alle esigenze della tua organizzazione, puoi dare la priorità ai progetti esistenti e potenziali. Ora puoi scegliere quale metodo di prioritizzazione del progetto funziona meglio per la tua organizzazione e stabilire un sistema di prioritizzazione del progetto.

4. Gestisci i tuoi progetti in modo aggressivo

L'ultima chiave per allineare la strategia aziendale e la gestione dei progetti per raggiungere le massime priorità è assicurarsi di gestire i progetti in modo aggressivo. In modo che ti concentri e ti rifocalizzi costantemente sulle tue aree chiave di impatto, sulla strategia a lungo termine dell'organizzazione e che le tue risorse siano allineate nel modo più vantaggioso. In molte organizzazioni, è necessario costruire i muscoli della gestione dei progetti e l'attenzione su una cultura di gestione dei progetti coerente è un punto di enfasi costante per i PMO.

Modello di matrice di priorità del progetto

Questo modello gratuito di matrice per la definizione delle priorità dei progetti è un ottimo punto di partenza per iniziare a stabilire le priorità di attività o progetti. Ciò significa che puoi usarlo per la gestione dei progetti o la gestione del portafoglio. Dopo aver creato la matrice di priorità del progetto, puoi caricare il tuo file Excel su ProjectManager per utilizzare le sue solide funzionalità di gestione di progetti, programmi e portfolio.

ProjectManager aiuta con la definizione delle priorità dei progetti

Una matrice di priorità del progetto ti aiuterà a determinare quali progetti devono essere gestiti per primi, ma ProjectManager fa molto di più e lo fa in tempo reale. I modelli sono statici, il nostro software di gestione del portafoglio basato su cloud è basato sul cloud e fornisce dati in tempo reale in modo che i gestori di portafoglio possano prendere decisioni più approfondite.

Guarda tutti i tuoi progetti in un unico posto

Sapere quali progetti richiedono la tua attenzione è difficile. Con la nostra tabella di marcia per la gestione del portafoglio, puoi vederli tutti in un grafico a barre visivo. Ciò include le risorse che stanno utilizzando, le tempistiche, le dipendenze e molto altro. Ciò offre ai gestori di portafoglio una panoramica che consente loro di allocare le risorse in modo intelligente e dare priorità ai loro progetti.

Ottieni una visione di alto livello dei progressi e delle prestazioni

Maggiore è il numero di dati, migliore è la definizione delle priorità del progetto. I gestori di portafoglio possono dare un'occhiata a tutti i loro progetti su un'unica pagina ogni volta che vogliono con i nostri dashboard di gestione del portafoglio in tempo reale. Non è richiesta alcuna configurazione, come con strumenti leggeri, e i dati in tempo reale vengono automaticamente raccolti e visualizzati in grafici colorati che tengono traccia di sei parametri, dal tempo al costo e altro ancora.

Una volta assegnata la priorità ai tuoi progetti, devi comunque gestirli. Il nostro software è ricco delle funzionalità di gestione delle attività, delle risorse e del rischio necessarie per raggiungere il successo. Ciò include una piattaforma collaborativa per connettere tutti tra dipartimenti o continenti.

Una volta che il tuo progetto è allineato con la strategia della tua organizzazione, dovrai implementarlo e per farlo con successo è necessario disporre dei giusti strumenti di gestione del progetto. ProjectManager è una suite collaborativa online di soluzioni software progettate per i leader di progetto che hanno bisogno di pianificare, monitorare e riferire sul proprio lavoro in tempo reale. Verifica tu stesso con questa prova gratuita di 30 giorni.