프로젝트 우선 순위 지정: 프로젝트 및 전략의 우선 순위 지정 방법

조직이 직면한 가장 큰 과제 중 하나는 전략적 계획 및 비즈니스 목표를 수행하는 프로젝트와 일치시키는 것입니다. 소규모 조직에서는 프로젝트 우선 순위가 그렇게 중요하지 않습니다. 반면에 대규모 조직에서는 전략적 목표와 프로젝트 포트폴리오 사이에 큰 격차가 있을 수 있습니다.

모든 규모의 조직에는 조직의 전략적 비전을 적용하고 비즈니스 목표를 달성하며 리소스를 평준화할 수 있도록 프로젝트의 우선 순위를 효과적으로 지정할 수 있는 몇 가지 간단한 방법이 있습니다.

프로젝트 우선 순위 지정이란 무엇입니까?

프로젝트 우선 순위 지정은 조직에 가장 시급한 기존 및 신규 프로젝트를 결정하는 프로세스입니다. 이는 포트폴리오 관리자가 프로젝트의 타당성, 영향 및 잠재적 가치를 평가할 수 있도록 하는 여러 프로젝트 우선 순위 지정 방법을 통해 수행할 수 있습니다.

프로젝트 우선 순위가 중요한 이유는 무엇입니까?

프로젝트 우선 순위 지정은 포트폴리오에 여러 프로젝트와 프로그램이 있는 대규모 조직에 특히 중요합니다. 이러한 조직은 다른 조직과 마찬가지로 여러 프로젝트를 동시에 실행해야 하지만 리소스가 제한되어 있으므로 잠재적인 프로젝트 아이디어의 우선 순위를 정해야 합니다.

프로그램 관리자, 포트폴리오 관리자 및 PMO는 프로젝트의 우선 순위를 정할 책임이 있습니다. 그들은 기존 프로젝트와 잠재적 프로젝트의 장단점을 평가하는 프로젝트 우선 순위 기준을 설정하고 분석을 기반으로 결정을 내림으로써 그렇게 합니다.

ProjectManager는 포트폴리오 관리자가 Gantt 차트, 로드맵, 포트폴리오 대시보드, 프로젝트 일정 및 기타 도구를 사용하여 여러 프로젝트를 실시간으로 추적할 수 있도록 하여 프로젝트 우선 순위를 지정하는 데 도움이 됩니다. 무료로 시작하세요.

프로젝트의 우선 순위를 지정하는 데 사용할 수 있는 다양한 프로젝트 우선 순위 지정 방법이 있습니다.

프로젝트 우선 순위 지정 방법

프로젝트 포트폴리오를 관리하는 데 사용할 수 있는 많은 프로젝트 우선 순위 지정 방법이 있습니다. 다음은 가장 일반적으로 사용되는 세 가지 프로젝트 우선 순위 지정 방법입니다. 각각에는 포트폴리오 관리 또는 PMO 요구 사항에 따라 장단점이 있습니다.

1. 채점 모델

채점 모델은 주제 전문가의 의견에 의존하는 프로젝트 우선 순위 지정 방법입니다. 점수 매기기 방법은 단순히 프로젝트의 다양한 측면을 평가한 다음 각 기준에 숫자 값 척도를 할당하는 것으로 구성됩니다. 예를 들어 프로젝트의 위험 수준, 잠재적 이점, 실행 가능성 및 기타 변수에 숫자 값을 할당할 수 있습니다. 채점 모델은 프로그램, 포트폴리오 관리자 또는 PMO가 교차 기능 팀과 협력하여 정의합니다.

2. 프로젝트 우선순위 매트릭스

프로젝트 우선 순위 지정 매트릭스는 프로그램 및 포트폴리오 관리자가 단일 비교 매트릭스에서 여러 프로젝트 우선 순위 변수를 비교하여 프로젝트의 우선 순위를 지정할 수 있는 프로젝트 관리 도구입니다. 프로젝트 우선 순위 매트릭스는 작업 긴급성과 중요성을 비교하는 데 사용되는 2x2 테이블인 아이젠하워 매트릭스와 매우 유사합니다. 프로젝트 우선순위 매트릭스는 아이젠하워 매트릭스처럼 작동하지만 일반적으로 더 많은 변수를 포함합니다.

3. 회수기간

이름에서 알 수 있듯이 투자 회수 기간 프로젝트 우선 순위 지정 방법은 조직이 프로젝트에 대한 투자를 회수하는 데 걸리는 시간인 회수 기간에만 초점을 맞춥니다. 따라서 이 방법을 기반으로 투자를 얼마나 빨리 회수할 수 있는지에 따라 프로젝트의 우선 순위를 정하게 됩니다.

프로젝트 우선 순위 지정 프로세스: 4단계로 프로젝트의 우선 순위를 지정하는 방법

1. 기존 프로젝트 평가

팀 리더로서 새로운 프로젝트를 시작하기 전에 귀하와 귀하의 조직이 어디에 있는지 반성하는 데 약간의 시간을 할애하는 것이 중요합니다. 불행히도 항상 그런 것은 아닙니다.

회사가 발전함에 따라 시간이 충분하지 않거나, 돈이 충분하지 않거나, 인력이 충분하지 않다는 형태로 항상 제한된 자원에 시달리게 될 것입니다. 이는 크든 작든 거의 모든 조직에서 마찬가지입니다. 그렇다면 프로젝트 관리 팀을 전략적 성취를 위한 도구로 사용해야 하는 상황에서 언제든지 프로젝트에 착수하려는 서두름을 어떻게 진압할 수 있습니까?

현재 프로젝트 포트폴리오를 그 순간에 리소스가 할당되는 방법을 설명하고 프로젝트가 전략과 일치하는지 여부에 대한 스냅샷을 제공할 수 있는 마커로 사용합니다.

이 작업을 올바르게 수행하고 있는지 확인하는 몇 가지 단계는 다음과 같습니다.

• 몇 분 동안 모든 프로젝트와 이니셔티브를 매핑하십시오.
• 이 모든 프로젝트가 전략적 비전에 부합합니까?
• 새로운 프로젝트가 이 전략적 프레임워크에 적합합니까?
• 이를 성공적으로 수행하는 데 필요한 시간, 인력 또는 기타 자원이 있습니까?

이 모든 질문에 예라고 답할 수 있다면 앞으로 나아갈 수 있습니다. 이러한 질문에 대해 '아니오'라고 대답하는 경우가 많다면 자신이 하고 있는 일과 그 일을 하는 이유에 대해 진지하게 생각해야 할 것입니다.

2. 프로젝트 우선 순위 기준 정의

프로젝트, 조직의 전략에 대한 적합성을 식별하고 모든 프로젝트가 올바른 방향으로 작동하고 있는지 확인하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 귀하와 귀하의 팀은 향후 프로젝트에 대한 명확한 프로젝트 우선 순위 기준을 설정하는 데 집중하는 것이 중요합니다.

프로젝트 우선 순위 지정 요구 사항은 조직마다 다르므로 우선 순위 지정 기준 또는 점수 모델을 구축하기 위해 선택할 수 있는 변수도 마찬가지입니다. 예를 들어, 프로젝트 우선 순위 지정의 주요 목표 중 하나는 가능한 가장 효율적인 방법으로 기존 리소스를 사용할 수 있도록 하여 포트폴리오 관리를 돕는 것입니다.

이러한 관점에서 리소스 평준화 및 리소스 할당 노력을 최대한 활용할 수 있도록 동일한 리소스를 사용하는 유사한 프로젝트의 우선 순위를 지정해야 합니다. 이를 통해 비용이 절감되고 조직의 운영 효율성이 향상됩니다.
다음은 프로젝트 우선 순위 기준에 포함할 수 있는 몇 가지 예입니다.

• 프로젝트 타당성
• 잠재적인 RSK
• 비용 편익 분석
• 조직에 대한 상대적 필요
• 사업 가치
• 프로젝트 길이
• 필요한 리소스
• 전략적 정렬

3. 신규 및 기존 프로젝트의 우선순위 지정

조직의 요구 사항에 가장 적합한 프로젝트 우선 순위 지정 기준을 결정했으면 기존 및 잠재적인 프로젝트의 우선 순위를 지정할 수 있습니다. 이제 조직에 가장 적합한 프로젝트 우선 순위 지정 방법을 선택하고 프로젝트 우선 순위 지정 시스템을 설정할 수 있습니다.

4. 적극적으로 프로젝트 관리

가장 높은 우선 순위를 달성하기 위해 비즈니스 전략과 프로젝트 관리를 조정하는 마지막 열쇠는 프로젝트를 적극적으로 관리하는 것입니다. 따라서 핵심 영향 영역, 조직의 장기 전략에 지속적으로 초점을 맞추고 다시 초점을 맞추고 리소스를 가장 유익한 방식으로 정렬합니다. 많은 조직에서 프로젝트 관리 근육을 구축해야 하며 일관된 프로젝트 관리 문화에 대한 초점은 PMO에게 일관된 강조점입니다.

프로젝트 우선 순위 매트릭스 템플릿

이 무료 프로젝트 우선 순위 매트릭스 템플릿은 작업 또는 프로젝트의 우선 순위를 정하기 시작하기에 좋은 곳입니다. 즉, 프로젝트 관리 또는 포트폴리오 관리에 사용할 수 있습니다. 프로젝트 우선 순위 매트릭스를 구축한 후에는 Excel 파일을 ProjectManager에 업로드하여 강력한 프로젝트, 프로그램 및 포트폴리오 관리 기능을 사용할 수 있습니다.

ProjectManager는 프로젝트 우선 순위 지정을 돕습니다.

프로젝트 우선 순위 매트릭스는 어떤 프로젝트를 먼저 관리해야 하는지 결정하는 데 도움이 되지만 ProjectManager는 훨씬 더 많은 일을 실시간으로 수행합니다. 템플릿은 정적이며 클라우드 기반 포트폴리오 관리 소프트웨어는 클라우드 기반이며 포트폴리오 관리자가 보다 통찰력 있는 결정을 내릴 수 있도록 실시간 데이터를 제공합니다.

한 곳에서 모든 프로젝트 보기

주의가 필요한 프로젝트를 아는 것은 어렵습니다. 포트폴리오 관리 로드맵을 사용하면 시각적 막대 그래프에서 모든 것을 볼 수 있습니다. 여기에는 사용 중인 리소스, 타임라인, 종속성 등이 포함됩니다. 이를 통해 포트폴리오 관리자는 리소스를 현명하게 할당하고 프로젝트의 우선 순위를 지정할 수 있는 개요를 얻을 수 있습니다.

진행 상황 및 성과에 대한 상위 수준 보기

데이터가 많을수록 프로젝트 우선 순위가 더 좋습니다. 포트폴리오 관리자는 실시간 포트폴리오 관리 대시보드를 사용하여 원할 때마다 한 페이지에서 모든 프로젝트를 엿볼 수 있습니다. 경량 도구와 같이 설정이 필요하지 않으며 실시간 데이터가 자동으로 수집되어 시간에 따라 비용 등 6가지 메트릭을 추적하는 다채로운 차트에 표시됩니다.

프로젝트의 우선 순위를 정하고 나면 여전히 프로젝트를 관리해야 합니다. 당사 소프트웨어에는 성공을 제공하는 데 필요한 작업, 리소스 및 위험 관리 기능이 포함되어 있습니다. 여기에는 부서 또는 대륙의 모든 사람을 연결하는 협업 플랫폼이 포함됩니다.

프로젝트가 조직의 전략에 맞춰 조정되면 이를 구현해야 하며 이를 성공적으로 수행하려면 올바른 프로젝트 관리 도구가 있어야 합니다. ProjectManager는 실시간으로 작업을 계획, 모니터링 및 보고해야 하는 프로젝트 리더를 위해 설계된 협업 온라인 소프트웨어 솔루션입니다. 이 무료 30일 평가판을 사용하여 직접 확인하십시오.