項目優先級：如何確定項目和戰略的優先級

任何組織面臨的一大挑戰是將其戰略規劃和業務目標與其所承擔的項目保持一致。 在小型組織中，項目優先級並不是那麼重要。 另一方面，在大型組織中，戰略目標和項目組合之間可能存在巨大差異。

在任何規模的組織中，都有一些簡單的方法可以讓您有效地確定項目的優先級，以便您可以應用組織的戰略願景、實現業務目標並平衡資源。

什麼是項目優先級？

項目優先級是確定哪些現有項目和新項目對組織來說最緊迫的過程。 這可以通過幾種項目優先排序方法來完成，這些方法允許項目組合經理評估項目的可行性、影響和潛在價值。

為什麼項目優先級很重要？

對於在其投資組合中有多個項目和項目群的大型組織而言，項目優先級尤其重要。 這些組織與其他組織一樣，必須同時執行多個項目，但資源有限，這使得有必要對潛在的項目創意進行優先排序。

項目經理、項目組合經理和 PMO 負責確定項目的優先級。 他們通過建立項目優先級標準來衡量現有項目和潛在項目的利弊，然後根據他們的分析做出決定。

ProjectManager 允許項目組合經理使用甘特圖、路線圖、項目組合儀表板、項目日曆和其他工具實時跟踪多個項目，從而幫助確定項目優先級。 免費開始。

您可以使用不同的項目優先級方法來確定項目的優先級。

項目優先排序方法

您可以使用許多項目優先級排序方法來管理您的項目組合。 這是三種最常用的項目優先級排序方法。 根據您的投資組合管理或 PMO 需求，它們每個都有優缺點。

1.評分模型

評分模型是一種依賴主題專家意見的項目優先級排序方法。 評分方法只是評估項目的不同方面，然後為每個標準分配一個數值等級。 例如，您可以為項目的風險級別、潛在收益、可行性和其他變量分配數值。 評分模型由項目、項目組合經理或 PMO 與跨職能團隊合作定義。

2. 項目優先級矩陣

項目優先級矩陣是一種項目管理工具，它允許項目群和項目組合經理通過在單個比較矩陣上比較多個項目優先級變量來確定項目的優先級。 項目優先級矩陣與艾森豪威爾矩陣非常相似，艾森豪威爾矩陣是一個 2×2 表，用於比較任務的緊迫性和重要性。 項目優先級矩陣的工作原理與艾森豪威爾矩陣類似，但通常包含更多變量。

3. 回收期

顧名思義，投資回收期項目優先級方法僅關注投資回收期，即組織收回項目投資所需的時間。 因此，基於這種方法，您將根據項目能夠多快收回投資來確定項目的優先級。

項目優先級流程：如何通過 4 個步驟對項目進行優先級排序

1.評估你現有的項目

作為團隊負責人，在開始承擔任何新項目之前，您必須花一點時間反思您和您的組織所處的位置。 不幸的是，這並不總是發生。

隨著公司的發展，您將始終被有限的資源所束縛，例如時間不足、資金不足或人員不足。 幾乎每個組織都是如此，無論大小。 那麼，在需要使用項目管理團隊作為實現戰略目標的工具的情況下，您如何平息在任何時候都急於承擔任何項目的衝動？

您使用當前的項目組合作為標記，可以說明當時您的資源是如何分配的，並且可以讓您大致了解您的項目是否符合您的戰略。

以下是確保您正確執行此操作的幾個步驟：

• 花幾分鐘時間規劃您的所有項目和計劃。
• 所有這些項目都符合您的戰略願景嗎？
• 新項目或新項目是否符合這一戰略框架？
• 我們是否有必要的時間、人員或其他資源來使這項工作取得成功？

如果您能夠對所有這些問題的回答是肯定的，您就可以向前推進。 如果您對這些問題中的很多問題都回答“否”，那麼您可能需要認真思考一下您在做什麼以及為什麼要這樣做。

2. 定義您的項目優先級標準

僅僅識別您的項目、它們是否適合組織的戰略並確保它們都朝著正確的方向工作是不夠的。 您和您的團隊必須專注於為未來項目設置明確的項目優先級標準。

項目優先級需求因組織而異，您可以選擇用於構建優先級標准或評分模型的變量也是如此。 例如，項目優先級的主要目標之一是通過允許您以最有效的方式使用現有資源來幫助進行項目組合管理。

從這個角度來看，您應該優先考慮使用相同資源的類似項目，這樣您就可以充分利用資源平衡和資源分配工作。 這可以降低成本並提高組織的運營效率。
以下是您可以包含在項目優先級標準中的一些示例。

• 項目可行性
• 潛在風險
• 成本效益分析
• 對組織的相對需求
• 商業價值
• 項目長度
• 所需資源
• 戰略調整

3. 優先考慮新項目和現有項目

一旦您確定了最適合您組織需求的項目優先級標準，您就可以對現有和潛在項目進行優先級排序。 現在您可以選擇最適合您的組織的項目優先級方法並建立項目優先級系統。

4. 積極地管理你的項目

調整業務戰略和項目管理以實現最高優先級的最後一個關鍵是確保您積極地管理您的項目。 這樣您就可以不斷關注和重新關注您的關鍵影響領域、組織的長期戰略，並且您的資源以最有益的方式進行整合。 在許多組織中，需要建立項目管理力量，而對一致的項目管理文化的關注是 PMO 的一貫重點。

項目優先級矩陣模板

這個免費的項目優先級矩陣模板是開始優先級任務或項目的好地方。 這意味著您可以將其用於項目管理或投資組合管理。 建立項目優先級矩陣後，您可以將 Excel 文件上傳到 ProjectManager，以使用其強大的項目、項目群和項目組合管理功能。

ProjectManager 幫助確定項目優先級

項目優先級矩陣將幫助您確定應首先管理哪些項目，但 ProjectManager 的作用遠不止於此，而且是實時進行的。 模板是靜態的，我們基於雲的投資組合管理軟件基於雲並提供實時數據，因此投資組合經理可以做出更有洞察力的決策。

在一處查看您的所有項目

很難知道哪些項目需要您的關注。 通過我們的投資組合管理路線圖，您可以在可視條形圖中看到所有這些。 這包括他們正在使用的資源、時間線、依賴關係等等。 這為項目組合經理提供了一個概覽，使他們能夠巧妙地分配資源並確定項目的優先級。

獲得進度和績效的高級視圖

數據越多，項目優先級就越好。 使用我們的實時投資組合管理儀表板，投資組合經理可以隨時在一個頁面上一瞥他們的所有項目。 無需設置，就像使用輕量級工具一樣，實時數據會自動收集並顯示在彩色圖表中，跟踪六個指標，從時間到成本等等。

一旦確定了項目的優先級，您仍然需要管理它們。 我們的軟件包含實現成功所需的任務、資源和風險管理功能。 這包括一個協作平台，可將跨部門或跨大洲的每個人聯繫起來。

一旦您的項目與您組織的戰略保持一致，您就需要實施它，而要成功地做到這一點，就需要擁有正確的項目管理工具。 ProjectManager 是一個協作在線軟件解決方案套件，專為需要實時計劃、監控和報告其工作的項目負責人而設計。 參加 30 天免費試用，親自體驗。