Priorisation des projets : comment hiérarchiser les projets et la stratégie

L'un des grands défis auxquels toute organisation est confrontée est d'aligner sa planification stratégique et ses objectifs commerciaux sur les projets qu'elle entreprend. Dans les petites organisations, la priorisation des projets n'est pas si critique. D'un autre côté, dans les grandes organisations, il peut y avoir un énorme fossé entre les objectifs stratégiques et le portefeuille de projets.

Quelle que soit la taille de l'organisation, il existe des méthodes simples qui vous permettent de hiérarchiser efficacement vos projets afin que vous puissiez appliquer la vision stratégique de votre organisation, atteindre les objectifs commerciaux et niveler vos ressources.

Qu'est-ce que la hiérarchisation des projets ?

La priorisation des projets est le processus de détermination des projets existants et nouveaux qui sont les plus urgents pour une organisation. Cela peut se faire grâce à plusieurs méthodes de hiérarchisation des projets qui permettent aux gestionnaires de portefeuille d'évaluer la faisabilité, l'impact et la valeur potentielle d'un projet.

Pourquoi la priorisation des projets est-elle importante ?

La hiérarchisation des projets est particulièrement importante pour les grandes organisations qui ont plusieurs projets et programmes dans leur portefeuille. Ces organisations, comme toutes les autres, doivent exécuter plusieurs projets simultanément mais disposent de ressources limitées, ce qui oblige à hiérarchiser les idées de projets potentiels.

Les gestionnaires de programme, les gestionnaires de portefeuille et les PMO sont responsables de la priorisation des projets. Pour ce faire, ils établissent des critères de priorisation des projets qui pèsent le pour et le contre des projets existants et des projets potentiels, puis prennent une décision en fonction de leur analyse.

ProjectManager aide à la hiérarchisation des projets en permettant aux gestionnaires de portefeuille de suivre plusieurs projets en temps réel avec des diagrammes de Gantt, des feuilles de route, des tableaux de bord de portefeuille, des calendriers de projet et d'autres outils. Commencez gratuitement.

Il existe différentes méthodes de hiérarchisation des projets que vous pouvez utiliser pour hiérarchiser vos projets.

Méthodes de priorisation des projets

Il existe de nombreuses méthodes de priorisation des projets que vous pouvez utiliser pour gérer vos portefeuilles de projets. Ce sont les trois méthodes de priorisation des projets les plus couramment utilisées. Chacun d'eux a des avantages et des inconvénients en fonction de vos besoins en matière de gestion de portefeuille ou de PMO.

1. Modèle de notation

Le modèle de notation est une méthode de hiérarchisation des projets qui repose sur des avis d'experts en la matière. La méthode de notation consiste simplement à évaluer différents aspects d'un projet, puis à attribuer une échelle de valeur numérique à chaque critère. Par exemple, vous pouvez attribuer des valeurs numériques au niveau de risque, aux avantages potentiels, à la faisabilité et à d'autres variables d'un projet. Le modèle de notation est défini par le programme, le gestionnaire de portefeuille ou le PMO en collaboration avec des équipes interfonctionnelles.

2. Matrice de priorisation des projets

Une matrice de priorisation de projet est un outil de gestion de projet qui permet aux gestionnaires de programme et de portefeuille de hiérarchiser les projets en comparant plusieurs variables de priorisation de projet sur une seule matrice de comparaison. Une matrice de priorisation de projet est très similaire à une matrice d'Eisenhower, un tableau 2×2 utilisé pour comparer l'urgence et l'importance des tâches. Une matrice de priorisation des projets fonctionne exactement comme une matrice d'Eisenhower mais implique généralement plus de variables.

3. Période de remboursement

Comme son nom l'indique, la méthode de priorisation des projets sur la période de récupération se concentre uniquement sur la période de récupération, c'est-à-dire le temps nécessaire à une organisation pour récupérer l'investissement réalisé sur un projet. Ainsi, sur la base de cette méthode, vous hiérarchiserez les projets en fonction de la rapidité avec laquelle ils peuvent rentabiliser l'investissement réalisé.

Processus de priorisation des projets : comment hiérarchiser les projets en 4 étapes

1. Évaluez vos projets existants

En tant que chef d'équipe, il est essentiel que vous passiez un peu de temps à réfléchir à votre situation et à celle de votre organisation avant de vous lancer dans un nouveau projet. Malheureusement, cela n'arrive pas toujours.

Au fur et à mesure que votre entreprise évolue, vous serez toujours à court de ressources limitées sous la forme d'un manque de temps, d'argent ou de personnel. Cela est vrai dans presque toutes les organisations, grandes ou petites. Alors, comment réprimez-vous la précipitation à entreprendre n'importe quel projet à tout moment avec la nécessité d'utiliser vos équipes de gestion de projet comme outils pour votre réalisation stratégique ?

Vous utilisez votre portefeuille de projets actuel comme un marqueur qui peut illustrer comment vos ressources sont allouées à ce moment et peut vous donner un aperçu de la conformité ou non de vos projets avec votre stratégie.

Voici quelques étapes pour vous assurer que vous le faites correctement :

• Prenez quelques minutes pour cartographier tous vos projets et initiatives.
• Tous ces projets s'inscrivent-ils dans votre vision stratégique ?
• Le ou les nouveaux projets s'inscrivent-ils dans ce cadre stratégique ?
• Avons-nous le temps, les personnes ou les autres ressources nécessaires pour réussir ?

Si vous êtes en mesure de répondre oui à toutes ces questions, vous pouvez aller de l'avant. Si vous répondez non à beaucoup de ces questions, il est probable que vous deviez réfléchir sérieusement à ce que vous faites et pourquoi vous le faites.

2. Définissez vos critères de priorisation de projet

Il ne suffira pas d'identifier vos projets, leur adéquation avec la stratégie de l'organisation et de s'assurer qu'ils vont tous dans la bonne direction. Il est essentiel que vous et votre équipe vous concentriez sur la définition de critères clairs de priorisation des projets pour les projets futurs.

Les besoins de priorisation des projets varient d'une organisation à l'autre, tout comme les variables que vous pouvez choisir pour construire vos critères de priorisation ou votre modèle de notation. Par exemple, l'un des principaux objectifs de la hiérarchisation des projets est d'aider à la gestion de portefeuille en vous permettant d'utiliser vos ressources existantes de la manière la plus efficace possible.

De ce point de vue, vous devez donner la priorité à des projets similaires qui utilisent les mêmes ressources, ce qui vous permet de tirer le meilleur parti de vos efforts de nivellement et d'allocation des ressources. Cela réduit les coûts et améliore l'efficacité opérationnelle de vos organisations.
Voici quelques exemples de choses que vous pourriez inclure dans vos critères de priorisation de projet.

• Faisabilité du projet
• Risques potentiels
• L'analyse coûts-avantages
• Besoin relatif à l'organisation
• Valeur commerciale
• Durée du projet
• Ressources nécessaires
• Alignement stratégique

3. Prioriser les projets nouveaux et existants

Une fois que vous avez déterminé les critères de hiérarchisation des projets qui correspondent le mieux aux besoins de votre organisation, vous pouvez hiérarchiser les projets existants et potentiels. Vous pouvez désormais choisir la méthode de hiérarchisation des projets qui convient le mieux à votre organisation et établir un système de hiérarchisation des projets.

4. Gérez vos projets de manière agressive

La dernière clé pour aligner la stratégie commerciale et la gestion de projet afin d'atteindre les priorités les plus élevées est de vous assurer de gérer vos projets de manière agressive. Pour que vous vous concentriez et vous recentriez constamment sur vos principaux domaines d'impact, la stratégie à long terme de l'organisation, et que vos ressources soient alignées de la manière la plus bénéfique. Dans de nombreuses organisations, les muscles de la gestion de projet doivent être renforcés et l'accent mis sur une culture de gestion de projet cohérente est un point d'attention constant pour les PMO.

Modèle de matrice de priorisation des projets

Ce modèle de matrice de priorisation de projet gratuit est un excellent endroit pour commencer à hiérarchiser les tâches ou les projets. Cela signifie que vous pouvez l'utiliser pour la gestion de projet ou la gestion de portefeuille. Une fois que vous avez construit votre matrice de priorisation de projet, vous pouvez télécharger votre fichier Excel sur ProjectManager pour utiliser ses fonctionnalités robustes de gestion de projet, de programme et de portefeuille.

ProjectManager aide à la hiérarchisation des projets

Une matrice de priorisation des projets vous aidera à déterminer quels projets doivent être gérés en premier, mais ProjectManager fait bien plus et le fait en temps réel. Les modèles sont statiques, notre logiciel de gestion de portefeuille basé sur le cloud est basé sur le cloud et fournit des données en temps réel afin que les gestionnaires de portefeuille puissent prendre des décisions plus éclairées.

Voir tous vos projets en un seul endroit

Il est difficile de savoir quels projets nécessitent votre attention. Avec notre feuille de route de gestion de portefeuille, vous pouvez tous les voir dans un graphique à barres visuel. Cela inclut les ressources qu'ils utilisent, les délais, les dépendances et bien plus encore. Cela donne aux gestionnaires de portefeuille une vue d'ensemble qui leur permet d'allouer intelligemment les ressources et de hiérarchiser leurs projets.

Obtenez une vue d'ensemble des progrès et des performances

Plus il y a de données, meilleure est la hiérarchisation des projets. Les gestionnaires de portefeuille peuvent avoir un aperçu de tous leurs projets sur une seule page quand ils le souhaitent grâce à nos tableaux de bord de gestion de portefeuille en temps réel. Aucune configuration n'est requise, comme avec les outils légers, et les données en direct sont automatiquement collectées et affichées dans des graphiques colorés qui suivent six mesures, du temps au coût et plus encore.

Une fois que vous avez priorisé vos projets, vous devez encore les gérer. Notre logiciel contient les fonctionnalités de gestion des tâches, des ressources et des risques dont vous avez besoin pour réussir. Cela inclut une plateforme collaborative pour connecter tout le monde à travers les départements ou les continents.

Une fois votre projet aligné sur la stratégie de votre organisation, vous devrez le mettre en œuvre, et pour y parvenir, vous devez disposer des bons outils de gestion de projet. ProjectManager est une suite logicielle collaborative en ligne conçue pour les chefs de projet qui ont besoin de planifier, suivre et rendre compte de leur travail en temps réel. Voyez par vous-même en prenant cet essai gratuit de 30 jours.