Se os eventos fazem parte da sua estratégia de marketing, você sabe que planejar o evento perfeito pode ser um desafio. Há muitos projetos a serem realizados, tarefas a serem lembradas e prazos a serem cumpridos durante todo o processo de planejamento, dia do evento e além. Seu CoSchedule Marketing Calendar ajuda você a executar seu evento sem o estresse de se preocupar se você perdeu algum detalhe importante, esforços promocionais ou prazos importantes. Nesta postagem do blog, você aprenderá a planejar o evento perfeito do início ao fim usando seu calendário de marketing CoSchedule. Monte um plano facilmente, fique no controle de suas tarefas e coordene seus esforços de marketing sem perder o ritmo.
Adicione seu evento e projetos ao seu calendário de marketing
Etapa 1: adicione o evento como um projeto ao seu calendário de marketing. A primeira coisa que você precisa fazer é simplesmente criar o evento como um projeto em seu calendário de marketing. Se você usa o Marketing Suite, também pode criar uma campanha de marketing para seu evento específico. Dessa forma, todas as suas mensagens sociais, projetos e outros conteúdos relacionados serão vinculados ao seu evento. Se você não tem o Marketing Suite, não se preocupe! Discutiremos algumas outras maneiras pelas quais você pode ter todos os seus projetos relacionados a eventos vinculados abaixo.
Etapa 2: crie uma lista de projetos que você precisa concluir antes do evento e adicione ao calendário. Depois de adicionar seu evento, é importante criar uma lista de todos os projetos que você precisa concluir antes que o evento aconteça. Isso pode incluir enviar convites, publicar postagens de promoção social, encontrar patrocinadores, escrever um comunicado à imprensa, preparar panfletos ou qualquer outra coisa que você precise fazer! Depois de ter uma lista completa, é hora de adicionar todos esses projetos ao seu calendário.
Etapa 3: Vincule projetos ao “Projeto de evento” usando o anexo “Projetos vinculados” para manter as coisas juntas. Agora que você tem todos esses projetos relacionados em seu calendário, é hora de organizá-los. Ao vincular projetos, todos os projetos que cercam o evento serão vinculados na seção de anexos. Isso facilita a movimentação entre seus projetos relacionados ao evento para verificar o progresso de sua equipe.
Cliente do Pacote de Marketing? Em vez de vincular os projetos usando anexos, adicione-os à Campanha de marketing que você criou para o evento.
Etapa 4: crie uma tag para o evento e adicione-a aos seus projetos e/ou campanha para manter as coisas organizadas. Para levar sua organização um passo adiante, você também pode criar uma tag para o evento. Adicione essa tag a cada projeto ou evento relevante em seu calendário. Dessa forma, você sabe que cada projeto marcado faz parte da organização do seu evento. Você pode usar essa tag para obter relatórios futuros e criar uma visualização de calendário salva personalizada para seu evento.
Dica de bônus do calendário de marketing: crie uma exibição de calendário salva para seu evento Se você estiver usando o Marketing Calendar Free ou o Marketing Calendar Pro, crie uma exibição de calendário salva para seu evento usando a tag de evento como filtro. Depois de criar essa visualização, você terá um calendário dedicado às tarefas, projetos e redes sociais do seu evento.
Pule esta etapa se estiver usando o Marketing Suite. Sua campanha de marketing fará isso por você automaticamente. Agora que você tem todo o seu plano registrado em seu calendário, é hora de garantir que você complete e execute tudo a tempo para o grande evento!
Atribua tarefas para concluir todos os projetos no prazo
Adicionar datas a todas as suas tarefas e projetos ajudará a garantir que tudo seja concluído a tempo para o evento. Você não vai perder um passo!
Etapa 1: Adicionar tarefas a cada projeto Dê uma olhada em cada projeto que você adicionou ao seu calendário. As probabilidades são de que você precisará concluir alguns itens menores antes de concluir todo o projeto. Dentro do seu projeto, faça uma lista de todas as tarefas que precisam ser feitas para concluir o projeto. Por exemplo, se um de seus projetos para este evento fosse distribuir um panfleto promocional, você precisaria planejar tarefas para projetar o panfleto, imprimir o panfleto e distribuir o panfleto.
Etapa 2: atribua tarefas à sua equipe Se você tiver várias pessoas trabalhando em projetos - como um designer gráfico ou um gerente de mídia social - certifique-se de que cada tarefa seja delegada ou atribuída a cada pessoa que precisa completá-la. Fazer isso garante que todos os colaboradores do projeto estejam na mesma página sobre quem é responsável por quais partes do projeto.
Etapa 3: adicione datas de conclusão para cada tarefa para garantir que todos os detalhes sejam concluídos antes do evento Por fim, é importante atribuir datas de conclusão para cada tarefa. Esta etapa é vital para que a preparação do seu evento ocorra sem problemas. Certifique-se de considerar os prazos necessários. Por exemplo, se panfletos impressos precisarem ser enviados para você, leve em consideração o tempo que levará para eles serem enviados. Certifique-se de agendar suas tarefas para serem concluídas X dias antes de “publicar” ou “dia do evento”. Dessa forma, sua equipe está na mesma página sobre os projetos do evento e todos sabem quando precisam fazer as coisas. Depois de passar por essas três etapas, seu projeto deve ficar assim:
Promova seu evento nas redes sociais
Promover seu evento nas mídias sociais é uma ótima maneira de espalhar a palavra para os participantes em potencial. Seu calendário de marketing facilita isso com as campanhas sociais. Aqui estão algumas práticas recomendadas para promover seu evento nas mídias sociais com seu calendário de marketing! Elimine o estresse da promoção social organizando suas mensagens sociais em campanhas sociais específicas. Recomendamos que você crie uma campanha para a promoção pré-evento, uma para a promoção do dia e outra para a promoção pós-evento.
Crie uma campanha social para mensagens promocionais pré-evento
Adicione uma campanha social pré-evento para começar a enviar mensagens no primeiro dia em que deseja começar a promover seu evento. Pode ser a data de abertura do registro, a data em que o anúncio do evento for ao ar ou outra data de início importante. Possíveis mensagens que você pode incluir nesta campanha social incluem:
- Detalhes e prazos de inscrição
- Formulários de inscrição/RSVP
- Uma página ao vivo com informações sobre o evento
- Espreitadelas do evento
- Anúncios de patrocinadores em destaque
- Anúncios de artistas
- Mensagens de contagem regressiva - ou seja, mais um dia até…
- E mais!
Agende esta campanha para enviar mensagens até o dia do evento.
Crie uma campanha social para mensagens pré-planejadas do “dia do evento”
A próxima Campanha Social a ser adicionada ao seu Calendário de Marketing é a do dia do evento. Para criar esta campanha, pense nos lembretes/mensagens sociais pré-planejadas que você pode querer enviar no dia do evento. Isso pode ser coisas como:
- As portas abrem em 1 hora
- Ainda tem 3 horas para assistir
- Foto da programação do evento incentivando as pessoas a participar do evento
- Informações de estacionamento
Isso complementará qualquer rede social que você compartilhar em tempo real. Programe essas mensagens ao longo do dia. Isso funciona melhor para lembretes e conteúdo específicos de tempo. Na mania do evento, você não precisa lembrar quando e o que postar; seu Calendário de Marketing faz isso por você!
Crie uma campanha social para mensagens de recapitulação pós-evento.
Use esta campanha para enviar mensagens sociais após o término do seu evento. Isso pode incluir mensagens como:
- Recapitule fotos ou vídeos
- Mensagens de agradecimento para patrocinadores, voluntários e outros colaboradores
- Quaisquer mensagens sociais em que seu público possa se interessar depois de participar do seu evento
- Promovendo o próximo evento relacionado que você pode estar organizando
Se você estiver enviando fotos ou vídeos de recapitulação, verifique se sua campanha está no estado de rascunho e se você pode enviar conteúdo do evento antes de publicar. Se você tiver eventos recorrentes, poderá salvar esses planos de compartilhamento social como modelos sociais. Com Social Templates, você pode facilmente reutilizar essas campanhas sociais novamente para eventos futuros! Aqui está um exemplo de como você pode agendar mensagens sociais promocionais em campanhas sociais usando modelos sociais para antes e depois do seu evento:
Quer economizar mais tempo? Adicione Assistentes Sociais para criar mensagens ainda mais rápido. Aprenda como neste Guia de introdução aos modelos sociais. Crie relatórios sociais personalizados para o seu evento para compartilhar com as partes interessadas
Interessado em como seu evento se saiu nas mídias sociais? Você pode ajudar criando um Relatório de Campanha Social personalizado para as mensagens sociais do seu evento para ver o que ressoou (e o que pode não ter ressoado) com seu público. Além disso, você pode compartilhar esses relatórios com todas as partes interessadas em uma atualização. Use as descobertas para ajudá-lo a melhorar as campanhas sociais de eventos futuros. Siga estas dicas para planejar e executar com sucesso seu primeiro evento do início ao fim com o CoSchedule Marketing Calendar.
