Если мероприятия являются частью вашей маркетинговой стратегии, вы знаете, что планирование идеального мероприятия может быть сложной задачей. Есть много проектов, которые нужно выполнить, задач, которые нужно помнить, и сроков, которые нужно соблюдать на протяжении всего процесса планирования, дня мероприятия и за его пределами. Маркетинговый календарь CoSchedule поможет вам провести мероприятие, не беспокоясь о том, что вы пропустили какие-либо важные детали, рекламные мероприятия или ключевые сроки. В этом сообщении блога вы узнаете, как спланировать идеальное мероприятие от начала до конца, используя маркетинговый календарь CoSchedule. Легко составьте план, выполняйте свои задачи и координируйте свои маркетинговые усилия, не теряя ни секунды.
Добавьте свое мероприятие и проекты в свой маркетинговый календарь
Шаг 1. Добавьте мероприятие в качестве проекта в свой маркетинговый календарь. Первое, что вам нужно сделать, это просто создать событие как проект в вашем маркетинговом календаре. Если вы используете Marketing Suite, вы также можете создать маркетинговую кампанию для своего конкретного мероприятия. Таким образом, все ваши социальные сообщения, проекты и другой связанный контент будут связаны с вашим мероприятием. Если у вас нет Marketing Suite, не переживайте! Ниже мы обсудим некоторые другие способы объединения всех ваших проектов, связанных с мероприятиями.
Шаг 2: Создайте список проектов, которые необходимо выполнить до мероприятия, и добавьте в календарь. После того, как вы добавили свое мероприятие, важно создать список всех проектов, которые вам нужно выполнить до того, как оно состоится. Это может включать в себя отправку приглашений, публикацию рекламных постов в социальных сетях, поиск спонсоров, написание пресс-релиза, подготовку листовок или что-то еще, что вам может понадобиться! Когда у вас есть полный список, пришло время добавить все эти проекты в свой календарь.
Шаг 3: Свяжите проекты с «Проектом мероприятия», используя вложение «Связанные проекты», чтобы все было вместе. Теперь, когда у вас есть все эти связанные проекты в вашем календаре, пришло время их упорядочить. Когда вы связываете проекты вместе, все ваши проекты, связанные с событием, будут связаны вместе в разделе вложений. Это упрощает перемещение между проектами, связанными с мероприятиями, и позволяет отслеживать прогресс вашей команды.
Клиент Marketing Suite? Вместо того, чтобы связывать проекты вместе с помощью вложений, добавьте их в маркетинговую кампанию, которую вы создали для мероприятия.
Шаг 4: Создайте тег для события и добавьте его в свои проекты и/или кампанию, чтобы все было организовано. Чтобы продвинуть вашу организацию на шаг вперед, вы также можете создать тег для события. Добавьте этот тег к каждому соответствующему проекту или событию в вашем календаре. Таким образом, вы знаете, что каждый отмеченный проект является частью вашего мероприятия. Затем вы можете использовать этот тег для извлечения будущих отчетов и создания собственного представления сохраненного календаря для вашего мероприятия.
Дополнительный совет Marketing Calendar: Создайте сохраненное представление календаря для своего мероприятия Если вы используете Marketing Calendar Free или Marketing Calendar Pro, создайте сохраненное представление календаря для своего мероприятия, используя тег события в качестве фильтра. После того, как вы создадите это представление, у вас будет Календарь, предназначенный для ваших задач, проектов и социальных сетей.
Пропустите этот шаг, если вы используете Marketing Suite. Ваша маркетинговая кампания сделает это за вас автоматически. Теперь, когда у вас есть весь ваш план, записанный в вашем календаре, пришло время убедиться, что вы выполнили все вовремя для большого события!
Назначайте задачи, чтобы завершить каждый проект вовремя
Добавление дат ко всем вашим задачам и проектам поможет убедиться, что все выполнено вовремя для мероприятия. Вы не пропустите ни шагу!
Шаг 1. Добавьте задачи в каждый проект Взгляните на каждый проект, который вы добавили в свой календарь. Скорее всего, вам нужно будет выполнить пару небольших пунктов, прежде чем завершить весь проект. Внутри вашего проекта составьте список всех задач, которые необходимо выполнить, чтобы завершить проект. Например, если одним из ваших проектов для этого мероприятия было распространение рекламного флаера, вам нужно будет запланировать задачи по разработке флаера, печати флаера и распространению флаера.
Шаг 2. Назначьте задачи своей команде. Если у вас есть несколько человек, работающих над проектами, например, графический дизайнер или менеджер социальных сетей, убедитесь, что каждая задача делегирована или назначена каждому человеку, который должен ее выполнить. Это гарантирует, что все участники проекта находятся на одной странице в отношении того, кто отвечает за какие части проекта.
Шаг 3: Добавьте сроки выполнения для каждой задачи, чтобы убедиться, что каждая деталь будет завершена до события Наконец, важно назначить сроки выполнения для каждой задачи. Этот шаг жизненно важен для того, чтобы подготовка к мероприятию прошла гладко. Обязательно учитывайте необходимые сроки. Например, если вам необходимо отправить распечатанные листовки, учтите время, которое потребуется для их отправки. Не забудьте запланировать выполнение своих задач за X дней до «публикации» или «дня мероприятия». Таким образом, ваша команда находится в курсе событийных проектов, и все знают, когда им нужно что-то сделать. После того, как вы прошли эти три шага, ваш проект должен выглядеть примерно так:
Продвигайте свое мероприятие в социальных сетях
Продвижение вашего мероприятия в социальных сетях — отличный способ рассказать о нем потенциальным посетителям. Ваш маркетинговый календарь упрощает эту задачу с помощью социальных кампаний. Вот несколько рекомендуемых рекомендаций по продвижению вашего мероприятия в социальных сетях с помощью Маркетингового календаря! Избавьтесь от стресса, связанного с продвижением в социальных сетях, организовав свои социальные сообщения в определенные социальные кампании. Мы рекомендуем вам создать одну кампанию для продвижения до мероприятия, одну для продвижения в день проведения и одну для продвижения после мероприятия.
Создайте социальную кампанию для рекламных сообщений перед мероприятием
Добавьте социальную кампанию перед мероприятием, чтобы начать отправлять сообщения в первый день, когда вы хотите начать продвижение своего мероприятия. Это может быть дата открытия регистрации, дата публикации вашего объявления о мероприятии или другая ключевая дата начала. Возможные сообщения, которые вы могли бы включить в эту социальную кампанию, включают:
- Детали регистрации и сроки
- Формы регистрации / RSVP
- Живая веб-страница с информацией о мероприятии
- Обзор событий
- Объявления избранных спонсоров
- Анонсы исполнителей
- Сообщения обратного отсчета - т.е. еще один день до…
- И более!
Запланируйте эту кампанию, чтобы отправлять сообщения до дня события.
Создайте социальную кампанию для заранее запланированных сообщений «День события»
Следующая социальная кампания, которую нужно добавить в маркетинговый календарь, будет посвящена дню мероприятия. Чтобы создать эту кампанию, подумайте о напоминаниях/заранее запланированных социальных сообщениях, которые вы, возможно, захотите отправить в день мероприятия. Это могут быть такие вещи, как:
- Двери открываются через 1 час
- До встречи еще 3 часа
- Фотография расписания мероприятия, побуждающая людей присоединиться к мероприятию
- Информация о парковке
Это дополнит любую социальную сеть, которой вы делитесь в режиме реального времени. Запланируйте эти сообщения в течение дня. Это лучше всего подходит для напоминаний и контента, привязанных ко времени. В ажиотаже событий вам не нужно помнить, когда и что публиковать; Ваш маркетинговый календарь сделает это за вас!
Создайте социальную кампанию для повторных сообщений после мероприятия.
Используйте эту кампанию, чтобы рассылать социальные сообщения после завершения вашего мероприятия. Это могут быть такие сообщения, как:
- Резюме фотографий или видео
- Благодарственные письма для спонсоров, волонтеров и других участников
- Любые социальные сообщения, которые могут заинтересовать вашу аудиторию после посещения вашего мероприятия.
- Продвижение следующего связанного мероприятия, которое вы, возможно, проводите
Если вы отправляете резюме фотографий или видео, убедитесь, что ваша кампания находится в состоянии черновика, и вы можете загрузить контент с мероприятия перед публикацией. Если у вас есть повторяющиеся события, вы можете сохранить эти планы обмена в социальных сетях как социальные шаблоны. С помощью социальных шаблонов вы можете легко повторно использовать эти социальные кампании для будущих событий! Вот пример того, как вы можете запланировать рекламные социальные сообщения в социальных кампаниях с помощью шаблонов социальных сетей до и после вашего мероприятия:
Хотите сэкономить больше времени? Добавьте социальных помощников, чтобы создавать сообщения еще быстрее. Узнайте, как это сделать, из этого руководства по началу работы с социальными шаблонами. Создавайте настраиваемые социальные отчеты для вашего мероприятия, чтобы делиться ими с заинтересованными сторонами
Заинтересованы в том, как ваше мероприятие было представлено в социальных сетях? Вы можете помочь, создав собственный отчет о социальной кампании для социальных сообщений вашего мероприятия, чтобы увидеть, что нашло отклик (а что, возможно, не нашло отклика) у вашей аудитории. Кроме того, вы можете поделиться этими отчетами с любыми заинтересованными сторонами, которые заинтересованы в обновлении. Используйте полученные данные, чтобы улучшить социальные кампании будущих событий. Следуйте этим советам, чтобы успешно спланировать и провести свое первое мероприятие от начала до конца с маркетинговым календарем CoSchedule.
