Wenn Events Teil Ihrer Marketingstrategie sind, wissen Sie, dass die Planung des perfekten Events eine Herausforderung sein kann. Während des gesamten Planungsprozesses, des Veranstaltungstages und darüber hinaus gibt es viele Projekte zu erledigen, sich an Aufgaben zu erinnern und Fristen einzuhalten. Ihr CoSchedule-Marketingkalender hilft Ihnen, Ihre Veranstaltung durchzuführen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, ob Sie wichtige Details, Werbemaßnahmen oder wichtige Fristen verpasst haben. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, wie Sie mithilfe Ihres CoSchedule-Marketingkalenders von Anfang bis Ende die perfekte Veranstaltung planen. Erstellen Sie ganz einfach einen Plan, behalten Sie den Überblick über Ihre Aufgaben und koordinieren Sie Ihre Marketingbemühungen, ohne einen Takt zu verpassen.
Fügen Sie Ihre Veranstaltung und Projekte zu Ihrem Marketingkalender hinzu
Schritt 1: Fügen Sie die Veranstaltung als Projekt zu Ihrem Marketingkalender hinzu. Als Erstes müssen Sie die Veranstaltung einfach als Projekt in Ihrem Marketingkalender erstellen. Wenn Sie die Marketing Suite verwenden, können Sie auch eine Marketingkampagne für Ihre spezifische Veranstaltung erstellen. Auf diese Weise werden alle Ihre sozialen Nachrichten, Projekte und andere verwandte Inhalte mit Ihrer Veranstaltung verknüpft. Wenn Sie die Marketing Suite nicht haben, machen Sie sich keine Sorgen! Wir werden einige andere Möglichkeiten besprechen, wie Sie alle Ihre veranstaltungsbezogenen Projekte unten miteinander verknüpfen können.
Schritt 2: Erstellen Sie eine Liste mit Projekten, die Sie vor der Veranstaltung abschließen müssen, und fügen Sie sie dem Kalender hinzu. Nachdem Sie Ihre Veranstaltung hinzugefügt haben, ist es wichtig, eine Liste aller Projekte zu erstellen, die Sie erledigen müssen, bevor die Veranstaltung stattfindet. Dies könnte das Versenden von Einladungen, das Veröffentlichen von Social-Promotion-Beiträgen, das Finden von Sponsoren, das Schreiben einer Pressemitteilung, das Erstellen von Flyern oder alles andere umfassen, was Sie möglicherweise tun müssen! Sobald Sie eine vollständige Liste haben, ist es an der Zeit, all diese Projekte zu Ihrem Kalender hinzuzufügen.
Schritt 3: Verknüpfen Sie Projekte mit dem „Veranstaltungsprojekt“ mithilfe des Anhangs „Verknüpfte Projekte“, um die Dinge zusammenzuhalten. Jetzt, da Sie all diese verwandten Projekte in Ihrem Kalender haben, ist es an der Zeit, sie zu organisieren. Wenn Sie Projekte miteinander verknüpfen, werden alle Ihre Projekte, die das Ereignis umgeben, im Abschnitt „Anhänge“ miteinander verknüpft. Dies erleichtert das Wechseln zwischen Ihren ereignisbezogenen Projekten, um den Fortschritt Ihres Teams zu überprüfen.
Marketing Suite-Kunde? Anstatt die Projekte mithilfe von Anhängen miteinander zu verknüpfen, fügen Sie sie stattdessen der Marketingkampagne hinzu, die Sie für die Veranstaltung erstellt haben.
Schritt 4: Erstellen Sie ein Tag für die Veranstaltung und fügen Sie es Ihren Projekten und/oder Kampagnen hinzu, um die Dinge zu organisieren. Um Ihre Organisation einen Schritt weiter zu bringen, können Sie auch ein Tag für das Ereignis erstellen. Fügen Sie dieses Tag zu jedem relevanten Projekt oder Ereignis in Ihrem Kalender hinzu. Auf diese Weise wissen Sie, dass jedes getaggte Projekt Teil Ihrer Veranstaltung ist. Sie können dieses Tag dann verwenden, um zukünftige Berichte abzurufen und eine benutzerdefinierte gespeicherte Kalenderansicht für Ihr Ereignis zu erstellen.
Marketing-Kalender-Bonustipp: Erstellen Sie eine gespeicherte Kalenderansicht für Ihre Veranstaltung Wenn Sie Marketing Calendar Free oder Marketing Calendar Pro verwenden, erstellen Sie eine gespeicherte Kalenderansicht für Ihre Veranstaltung, indem Sie das Ereignis-Tag als Filter verwenden. Sobald Sie diese Ansicht erstellt haben, haben Sie einen Kalender für Ihre Veranstaltungsaufgaben, Projekte und sozialen Aktivitäten.
Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie Marketing Suite verwenden. Ihre Marketingkampagne erledigt dies automatisch für Sie. Jetzt, da Sie Ihren gesamten Plan in Ihrem Kalender aufgezeichnet haben, ist es an der Zeit, sicherzustellen, dass Sie alles rechtzeitig für das große Ereignis abschließen und ausführen!
Weisen Sie Aufgaben zu, um jedes Projekt pünktlich abzuschließen
Das Hinzufügen von Daten zu all Ihren Aufgaben und Projekten hilft sicherzustellen, dass alles rechtzeitig für die Veranstaltung abgeschlossen ist. Sie werden keinen Schritt verpassen!
Schritt 1: Aufgaben zu jedem Projekt hinzufügen Werfen Sie einen Blick auf jedes Projekt, das Sie Ihrem Kalender hinzugefügt haben. Die Chancen stehen gut, dass Sie ein paar kleinere Elemente fertigstellen müssen, bevor Sie das gesamte Projekt abschließen können. Erstellen Sie innerhalb Ihres Projekts eine Liste aller Aufgaben, die erledigt werden müssen, um das Projekt abzuschließen. Wenn beispielsweise eines Ihrer Projekte für diese Veranstaltung darin bestand, einen Werbeflyer zu verteilen, müssten Sie Aufgaben für das Entwerfen des Flyers, das Drucken des Flyers und das Verteilen des Flyers planen.
Schritt 2: Weisen Sie Ihrem Team Aufgaben zu Wenn Sie mehrere Personen haben, die an Projekten arbeiten – wie ein Grafikdesigner oder ein Social-Media-Manager – stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe delegiert oder jeder Person zugewiesen wird, die sie erledigen muss. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Projektmitarbeiter auf derselben Seite darüber sind, wer für welche Teile des Projekts verantwortlich ist.
Schritt 3: Fügen Sie Fälligkeitsdaten für jede Aufgabe hinzu, um sicherzustellen, dass jedes Detail vor dem Ereignis abgeschlossen ist. Schließlich ist es wichtig, Fälligkeitsdaten für jede Aufgabe zuzuweisen. Dieser Schritt ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf Ihrer Veranstaltungsvorbereitung. Berücksichtigen Sie unbedingt notwendige Fristen. Wenn beispielsweise gedruckte Flyer an Sie verschickt werden müssen, berücksichtigen Sie die Zeit, die für den Versand benötigt wird. Stellen Sie sicher, dass Ihre Aufgaben X Tage vor dem „Veröffentlichungs-“ oder „Veranstaltungstag“ abgeschlossen sind. Auf diese Weise ist Ihr Team über die Veranstaltungsprojekte auf dem Laufenden und jeder weiß, wann er etwas erledigen muss. Wenn Sie diese drei Schritte durchlaufen haben, sollte Ihr Projekt in etwa so aussehen:
Bewerben Sie Ihre Veranstaltung in den sozialen Medien
Die Bewerbung Ihrer Veranstaltung in den sozialen Medien ist eine großartige Möglichkeit, potenzielle Teilnehmer davon zu überzeugen. Ihr Marketingkalender macht dies mit sozialen Kampagnen einfach. Hier sind ein paar empfohlene Best Practices für die Bewerbung Ihrer Veranstaltung in sozialen Medien mit Ihrem Marketingkalender! Entlasten Sie soziale Werbung, indem Sie Ihre sozialen Botschaften in spezifischen sozialen Kampagnen organisieren. Wir empfehlen, dass Sie eine Kampagne für die Werbung vor der Veranstaltung, eine für den Tag der Werbung und eine für die Werbung nach der Veranstaltung erstellen.
Erstellen Sie eine soziale Kampagne für Werbebotschaften vor dem Event
Fügen Sie eine Social-Media-Kampagne vor dem Event hinzu, um am ersten Tag, an dem Sie mit der Werbung für Ihr Event beginnen möchten, mit dem Senden von Nachrichten zu beginnen. Dies kann das Datum sein, an dem die Registrierung beginnt, das Datum, an dem Ihre Veranstaltungsankündigung live geht, oder ein anderes wichtiges Startdatum. Mögliche Botschaften, die Sie in diese soziale Kampagne aufnehmen könnten, sind:
- Anmeldedetails & Fristen
- Anmelde-/RSVP-Formulare
- Eine Live-Webseite mit Informationen über die Veranstaltung
- Event-Vorschau
- Hervorgehobene Sponsorenankündigungen
- Darsteller-Ankündigungen
- Countdown-Nachrichten - dh Noch einen Tag bis ...
- Und mehr!
Planen Sie diese Kampagne, um Nachrichten bis zum Tag der Veranstaltung zu senden.
Erstellen Sie eine soziale Kampagne für vorgeplante „Day of Event“-Nachrichten
Die nächste soziale Kampagne, die Sie Ihrem Marketingkalender hinzufügen können, ist eine für den Tag der Veranstaltung. Um diese Kampagne zu erstellen, denken Sie an die Erinnerungen/vorgeplanten sozialen Nachrichten, die Sie vielleicht am Tag der Veranstaltung senden möchten. Das können Dinge sein wie:
- Türen öffnen in 1 Stunde
- Es sind noch 3 Stunden Zeit zum Mitmachen
- Foto des Veranstaltungsplans, der Menschen dazu ermutigt, an der Veranstaltung teilzunehmen
- Parkinformationen
Dies ergänzt jedes soziale Netzwerk, das Sie in Echtzeit teilen. Planen Sie diese Nachrichten über den Tag verteilt. Dies funktioniert am besten für zeitspezifische Erinnerungen und Inhalte. In der Begeisterung für die Veranstaltung müssen Sie sich nicht daran erinnern, wann und was Sie posten sollen; Ihr Marketing-Kalender erledigt das für Sie!
Erstellen Sie eine soziale Kampagne für Rekapitulationsnachrichten nach dem Event.
Verwenden Sie diese Kampagne, um soziale Nachrichten nach dem Ende Ihrer Veranstaltung zu versenden. Das können Nachrichten sein wie:
- Fassen Sie Fotos oder Videos zusammen
- Dankesnachrichten für Sponsoren, Freiwillige und andere Mitwirkende
- Alle sozialen Nachrichten, an denen Ihr Publikum nach dem Besuch Ihrer Veranstaltung interessiert sein könnte
- Werbung für die nächste verwandte Veranstaltung, die Sie möglicherweise veranstalten
Wenn Sie zusammenfassende Fotos oder Videos senden, vergewissern Sie sich, dass sich Ihre Kampagne im Entwurfsstadium befindet und Sie Inhalte von der Veranstaltung hochladen können, bevor Sie sie veröffentlichen. Wenn Sie wiederkehrende Ereignisse haben, können Sie diese Social-Sharing-Pläne als Social-Templates speichern. Mit Social Templates können Sie diese sozialen Kampagnen ganz einfach für zukünftige Events wiederverwenden! Hier ist ein Beispiel dafür, wie Sie soziale Werbebotschaften in sozialen Kampagnen planen können, indem Sie soziale Vorlagen für vor und nach Ihrer Veranstaltung verwenden:
Möchten Sie mehr Zeit sparen? Fügen Sie soziale Helfer hinzu, um Nachrichten noch schneller zu erstellen. Erfahren Sie in diesem Leitfaden „Erste Schritte mit Vorlagen für soziale Medien“, wie das geht. Erstellen Sie benutzerdefinierte soziale Berichte für Ihre Veranstaltung, um sie mit Stakeholdern zu teilen
Sind Sie daran interessiert, wie Ihre Veranstaltung in den sozialen Medien abgeschnitten hat? Sie können helfen, indem Sie einen benutzerdefinierten Social-Kampagnenbericht für die Social-Media-Botschaften Ihrer Veranstaltung erstellen, um zu sehen, was bei Ihrem Publikum Anklang gefunden hat (und was nicht). Außerdem können Sie diese Berichte mit allen Beteiligten teilen, die an einem Update interessiert sind. Verwenden Sie die Ergebnisse, um die sozialen Kampagnen zukünftiger Veranstaltungen zu verbessern. Befolgen Sie diese Tipps, um Ihre erste Veranstaltung erfolgreich von Anfang bis Ende mit CoSchedule Marketing Calendar zu planen und durchzuführen.
