Jeśli wydarzenia są częścią Twojej strategii marketingowej, wiesz, że zaplanowanie idealnego wydarzenia może być wyzwaniem. Jest wiele projektów do zrealizowania, zadań do zapamiętania i terminów, których należy przestrzegać podczas całego procesu planowania, dnia wydarzenia i nie tylko. Kalendarz marketingowy CoSchedule pomoże Ci zrealizować Twoje wydarzenie bez stresu związanego z przeoczeniem ważnych szczegółów, działań promocyjnych lub kluczowych terminów. W tym poście na blogu dowiesz się, jak zaplanować idealne wydarzenie od początku do końca, korzystając z kalendarza marketingowego CoSchedule. Z łatwością stwórz plan, bądź na bieżąco ze swoimi zadaniami i koordynuj swoje działania marketingowe bez utraty rytmu.
Dodaj swoje wydarzenie i projekty do swojego kalendarza marketingowego
Krok 1: Dodaj wydarzenie jako projekt do swojego kalendarza marketingowego. Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to po prostu utworzyć wydarzenie jako projekt w swoim kalendarzu marketingowym. Jeśli korzystasz z Marketing Suite, możesz również utworzyć kampanię marketingową dla konkretnego wydarzenia. W ten sposób wszystkie Twoje wiadomości społecznościowe, projekty i inne powiązane treści będą połączone z Twoim wydarzeniem. Jeśli nie masz pakietu Marketing Suite, nie przejmuj się! Poniżej omówimy inne sposoby połączenia wszystkich projektów związanych z wydarzeniami.
Krok 2: Utwórz listę projektów, które musisz ukończyć przed wydarzeniem i dodaj do kalendarza. Po dodaniu wydarzenia ważne jest, aby utworzyć listę wszystkich projektów, które musisz wykonać przed wydarzeniem. Może to obejmować wysyłanie zaproszeń, publikowanie postów promocyjnych, znajdowanie sponsorów, pisanie informacji prasowej, przygotowywanie ulotek lub cokolwiek innego, co może być konieczne! Gdy masz już pełną listę, nadszedł czas, aby dodać wszystkie te projekty do swojego kalendarza.
Krok 3: Połącz projekty z „Projektem wydarzenia” za pomocą załącznika „Połączone projekty”, aby utrzymać wszystko razem. Teraz, gdy masz już wszystkie powiązane projekty w swoim kalendarzu, czas je uporządkować. Gdy połączysz ze sobą projekty, wszystkie projekty otaczające wydarzenie zostaną połączone w sekcji załączników. Ułatwia to poruszanie się między projektami związanymi z wydarzeniem i sprawdzanie postępów zespołu.
Klient pakietu Marketing Suite? Zamiast łączyć projekty za pomocą załączników, dodaj je do kampanii marketingowej utworzonej dla wydarzenia.
Krok 4: Utwórz tag dla wydarzenia i dodaj go do swoich projektów i/lub kampanii, aby wszystko było uporządkowane. Aby posunąć swoją organizację o krok dalej, możesz również utworzyć tag dla wydarzenia. Dodaj ten tag do każdego odpowiedniego projektu lub wydarzenia w swoim kalendarzu. W ten sposób wiesz, że każdy otagowany projekt jest częścią Twojego wydarzenia. Możesz następnie użyć tego tagu do pobierania przyszłych raportów i tworzenia niestandardowego widoku zapisanego kalendarza dla swojego wydarzenia.
Dodatkowa wskazówka dotycząca kalendarza marketingowego: Utwórz zapisany widok kalendarza na wydarzenie Po utworzeniu tego widoku będziesz mieć kalendarz przeznaczony do zadań związanych z wydarzeniami, projektów i społeczności.
Pomiń ten krok, jeśli korzystasz z Marketing Suite. Twoja kampania marketingowa zrobi to za Ciebie automatycznie. Teraz, gdy masz cały plan zapisany w kalendarzu, nadszedł czas, aby upewnić się, że wszystko zostało ukończone i wykonane na czas przed wielkim wydarzeniem!
Przydziel zadania, aby ukończyć każdy projekt na czas
Dodanie dat do wszystkich zadań i projektów pomoże upewnić się, że wszystko zostanie ukończone na czas przed wydarzeniem. Nie przegapisz ani kroku!
Krok 1: Dodaj zadania do każdego projektu Przyjrzyj się każdemu projektowi dodanemu do kalendarza. Szanse są takie, że przed ukończeniem całego projektu będziesz musiał ukończyć kilka mniejszych elementów. Wewnątrz projektu sporządź listę wszystkich zadań, które należy wykonać, aby ukończyć projekt. Na przykład, jeśli jednym z Twoich projektów na to wydarzenie była dystrybucja ulotki promocyjnej, musiałbyś zaplanować zadania związane z zaprojektowaniem ulotki, wydrukowaniem ulotki i dystrybucją ulotki.
Krok 2: Przydziel zadania swojemu zespołowi Jeśli nad projektami pracuje wiele osób – na przykład grafik lub menedżer ds. mediów społecznościowych – upewnij się, że każde zadanie jest delegowane lub przydzielane każdej osobie, która musi je wykonać. W ten sposób upewnisz się, że wszyscy współtwórcy projektu znajdują się na tej samej stronie o tym, kto jest odpowiedzialny za poszczególne elementy projektu.
Krok 3: Dodaj terminy dla każdego zadania, aby upewnić się, że każdy szczegół zostanie ukończony przed wydarzeniem Na koniec ważne jest, aby przypisać terminy dla każdego zadania. Ten krok ma kluczowe znaczenie dla płynnego przygotowania wydarzenia. Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę niezbędne terminy. Na przykład, jeśli drukowane ulotki muszą zostać wysłane do Ciebie, weź pod uwagę czas potrzebny na ich wysłanie. Pamiętaj, aby zaplanować wykonanie zadań na X dni przed „publikacją” lub „dniem wydarzenia”. W ten sposób Twój zespół jest na tej samej stronie o projektach wydarzeń i wszyscy wiedzą, kiedy muszą coś zrobić. Po wykonaniu tych trzech kroków Twój projekt powinien wyglądać mniej więcej tak:
Promuj swoje wydarzenie w mediach społecznościowych
Promowanie wydarzenia w mediach społecznościowych to świetny sposób na przekazanie informacji potencjalnym uczestnikom. Twój kalendarz marketingowy ułatwia to dzięki kampaniom społecznościowym. Oto kilka zalecanych sprawdzonych metod promowania wydarzenia w mediach społecznościowych za pomocą kalendarza marketingowego! Pozbądź się stresu związanego z promocją społeczną, organizując swoje wiadomości społecznościowe w określone kampanie społeczne. Zalecamy utworzenie jednej kampanii do promocji przed wydarzeniem, jednej na dzień promocji i jednej do promocji po wydarzeniu.
Utwórz kampanię społeczną dla wiadomości promocyjnych przed wydarzeniem
Dodaj kampanię społecznościową przed wydarzeniem, aby zacząć wysyłać wiadomości pierwszego dnia, w którym chcesz rozpocząć promocję swojego wydarzenia. Może to być data otwarcia rejestracji, data opublikowania ogłoszenia o wydarzeniu lub inna kluczowa data rozpoczęcia. Możliwe komunikaty, które możesz zawrzeć w tej kampanii społecznościowej, to:
- Szczegóły rejestracji i terminy
- Rejestracja/formularze RSVP
- Strona internetowa na żywo z informacjami o wydarzeniu
- Zapowiedź wydarzenia
- Polecane ogłoszenia sponsorów
- Zapowiedzi wykonawców
- Wiadomości z odliczaniem - tj. Jeszcze jeden dzień do…
- I więcej!
Zaplanuj tę kampanię, aby wysyłać wiadomości do dnia wydarzenia.
Stwórz kampanię społeczną dla wcześniej zaplanowanych wiadomości o „dniu wydarzenia”
Następna kampania społecznościowa, którą należy dodać do kalendarza marketingowego, to kampania na dzień wydarzenia. Aby stworzyć tę kampanię, pomyśl o przypomnieniach/wcześniej zaplanowanych wiadomościach społecznościowych, które możesz chcieć wysłać w dniu wydarzenia. Mogą to być takie rzeczy jak:
- Drzwi otwierają się za 1 godzinę
- Do udziału zostały jeszcze 3 godziny
- Zdjęcie harmonogramu wydarzenia zachęcające do udziału w wydarzeniu
- Informacje o parkingu
Uzupełni to każdą społeczność, którą udostępniasz w czasie rzeczywistym. Zaplanuj te wiadomości w ciągu dnia. Działa to najlepiej w przypadku przypomnień i treści o określonej godzinie. W szaleństwie wydarzenia nie musisz pamiętać, kiedy i co publikować; Twój kalendarz marketingowy zrobi to za Ciebie!
Utwórz kampanię społeczną dla wiadomości podsumowujących wydarzenie.
Użyj tej kampanii, aby wysyłać wiadomości społecznościowe po zakończeniu wydarzenia. Może to obejmować wiadomości takie jak:
- Podsumuj zdjęcia lub filmy
- Wiadomości z podziękowaniami dla sponsorów, wolontariuszy i innych współpracowników
- Wszelkie wiadomości społecznościowe, którymi Twoi odbiorcy mogą być zainteresowani po wzięciu udziału w Twoim wydarzeniu
- Promowanie kolejnego powiązanego wydarzenia, które możesz zorganizować
Jeśli wysyłasz zdjęcia lub filmy podsumowujące, upewnij się, że kampania jest w stanie roboczym i możesz przesłać treści z wydarzenia przed publikacją. Jeśli masz wydarzenia cykliczne, możesz zapisać te plany udostępniania społecznościowego jako Szablony społecznościowe. Dzięki szablonom społecznościowym możesz łatwo ponownie wykorzystać te kampanie społecznościowe do przyszłych wydarzeń! Oto przykład, w jaki sposób możesz zaplanować promocyjne wiadomości społecznościowe w kampaniach społecznościowych za pomocą szablonów społecznościowych przed i po wydarzeniu:
Chcesz zaoszczędzić więcej czasu? Dodaj pomocników społecznych, aby jeszcze szybciej tworzyć wiadomości. Dowiedz się, jak to zrobić w tym przewodniku Wprowadzenie do szablonów społecznościowych. Twórz niestandardowe raporty społecznościowe dla swojego wydarzenia, aby udostępniać je interesariuszom
Interesuje Cię, jak Twoje wydarzenie wypadło w mediach społecznościowych? Możesz pomóc, tworząc niestandardowy raport kampanii społecznej dla wiadomości społecznościowych dotyczących wydarzenia, aby zobaczyć, co odbiło się (a co mogło nie odbić się) na Twoich odbiorcach. Dodatkowo – możesz udostępniać te raporty wszystkim zainteresowanym stronom zainteresowanym aktualizacją. Wykorzystaj wyniki, aby ulepszyć kampanie społeczne przyszłych wydarzeń. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby skutecznie zaplanować i przeprowadzić swoje pierwsze wydarzenie od początku do końca dzięki kalendarzowi marketingowemu CoSchedule.
