Dacă evenimentele fac parte din strategia ta de marketing, știi că planificarea evenimentului perfect poate fi o provocare. Există multe proiecte de realizat, sarcini de reținut și termene limită pe care trebuie să rămâi la curent pe tot parcursul procesului de planificare, în ziua evenimentului și nu numai. Calendarul dvs. de marketing CoSchedule vă ajută să vă executați evenimentul fără stresul de a vă face griji dacă ați omis orice detalii importante, eforturi promoționale sau termene-cheie. În această postare pe blog, veți învăța cum să planificați evenimentul perfect de la început până la sfârșit folosind Calendarul dvs. de marketing CoSchedule. Alcătuiește cu ușurință un plan, rămâi la curent cu sarcinile tale și coordonează-ți eforturile de marketing fără să ratezi nicio secundă.
Adăugați evenimentul și proiectele dvs. la calendarul dvs. de marketing
Pasul 1: Adăugați evenimentul ca proiect în calendarul dvs. de marketing. Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este pur și simplu să creați evenimentul ca Proiect în calendarul dvs. de marketing. Dacă utilizați Marketing Suite, puteți crea și o campanie de marketing pentru evenimentul dvs. specific. În acest fel, toate mesajele tale sociale, proiectele și alte conținuturi asociate vor fi legate de evenimentul tău. Dacă nu ai suita de marketing, nu te îndoi! Vom discuta mai jos despre alte moduri prin care puteți avea toate proiectele legate de evenimente legate împreună.
Pasul 2: Creați o listă de proiecte pe care trebuie să le finalizați înainte de eveniment și să le adăugați în calendar. După ce ați adăugat evenimentul, este important să creați o listă cu toate proiectele pe care trebuie să le finalizați înainte ca evenimentul să aibă loc. Aceasta ar putea include trimiterea de invitații, publicarea postărilor de promovare socială, găsirea de sponsori, scrierea unui comunicat de presă, pregătirea fluturașilor sau orice altceva ați putea avea nevoie să faceți! Odată ce ai o listă completă, este timpul să adaugi toate aceste proiecte în calendarul tău.
Pasul 3: Conectați proiecte la „Proiectul evenimentului” folosind atașamentul „Proiecte legate” pentru a menține lucrurile împreună. Acum că aveți toate aceste proiecte conexe în calendar, este timpul să le organizați. Când legați proiecte împreună, toate proiectele dvs. care înconjoară evenimentul vor fi legate împreună în secțiunea de atașamente. Acest lucru facilitează trecerea între proiectele legate de eveniment pentru a verifica progresul echipei.
Client Marketing Suite? În loc să legați proiectele împreună folosind atașamente, adăugați-le în campania de marketing pe care ați creat-o pentru eveniment.
Pasul 4: creați o etichetă pentru eveniment și adăugați-o la proiectele și/sau campania dvs. pentru a menține lucrurile organizate. Pentru a duce organizația dvs. un pas mai departe, puteți crea și o etichetă pentru eveniment. Adăugați această etichetă la fiecare proiect sau eveniment relevant din calendarul dvs. În acest fel, știi că fiecare proiect etichetat face parte din organizarea evenimentului tău. Apoi puteți utiliza această etichetă pentru a extrage rapoarte viitoare și pentru a crea o vizualizare personalizată a calendarului salvat pentru evenimentul dvs.
Sfat bonus pentru calendarul de marketing: creați o vizualizare de calendar salvată pentru evenimentul dvs. Dacă utilizați Marketing Calendar Free sau Marketing Calendar Pro, creați o vizualizare de calendar salvată pentru evenimentul dvs. folosind eticheta evenimentului ca filtru. Odată ce creați acea vizualizare, veți avea un calendar dedicat sarcinilor, proiectelor și rețelelor dvs. de evenimente.
Omiteți acest pas dacă utilizați Marketing Suite. Campania dvs. de marketing va face acest lucru pentru dvs. automat. Acum că aveți întregul plan înregistrat în calendar, este timpul să vă asigurați că finalizați și executați totul la timp pentru marele eveniment!
Atribuiți sarcini pentru a finaliza fiecare proiect la timp
Adăugarea de date la toate sarcinile și proiectele dvs. vă va ajuta să vă asigurați că totul este finalizat la timp pentru eveniment. Nu vei rata nici un pas!
Pasul 1: Adăugați sarcini la fiecare proiect Uitați-vă la fiecare proiect pe care l-ați adăugat în calendar. Şansele sunt că va trebui să finalizaţi câteva elemente mai mici înainte de a finaliza întregul proiect. În cadrul proiectului, faceți o listă cu toate sarcinile care trebuie făcute pentru a finaliza proiectul. De exemplu, dacă unul dintre proiectele dvs. pentru acest eveniment a fost să distribuiți un fluturaș promoțional, ar trebui să planificați sarcini pentru proiectarea fluturașului, tipărirea fluturașului și distribuirea fluturașului.
Pasul 2: Atribuiți sarcini echipei dvs. Dacă aveți mai multe persoane care lucrează la proiecte - cum ar fi un designer grafic sau un manager de rețele sociale - asigurați-vă că fiecare sarcină este delegată sau atribuită fiecărei persoane care trebuie să o finalizeze. Făcând acest lucru, vă asigurați că toți contribuitorii la proiect sunt pe aceeași pagină despre cine este responsabil pentru ce părți ale proiectului.
Pasul 3: Adăugați date scadente pentru fiecare sarcină pentru a vă asigura că fiecare detaliu este finalizat înainte de eveniment . În cele din urmă, este important să atribuiți date scadente pentru fiecare sarcină. Acest pas este vital pentru ca pregătirea evenimentului dumneavoastră să se desfășoare fără probleme. Asigurați-vă că luați în considerare termenele limită necesare. De exemplu, dacă pliantele tipărite trebuie să vă fie expediate, luați în considerare timpul necesar pentru expediere. Asigurați-vă că vă programați sarcinile pentru a fi finalizate cu X zile înainte de „publicare” sau „ziua evenimentului”. În acest fel, echipa ta este pe aceeași pagină cu proiectele evenimentului și toată lumea știe când trebuie să facă lucrurile. Odată ce ai trecut prin acești trei pași, proiectul tău ar trebui să arate cam așa:
Promovează-ți evenimentul pe rețelele sociale
Promovarea evenimentului dvs. pe rețelele sociale este o modalitate excelentă de a răspândi cuvântul potențialilor participanți. Calendarul dvs. de marketing face acest lucru ușor cu campaniile sociale. Iată câteva dintre cele mai bune practici recomandate pentru promovarea evenimentului dvs. pe rețelele sociale cu Calendarul dvs. de marketing! Eliminați stresul din promovarea socială organizându-vă mesajele sociale în campanii sociale specifice. Vă recomandăm să creați o campanie pentru promovarea înainte de eveniment, una pentru promovarea în ziua și una pentru promovarea după eveniment.
Creați o campanie socială pentru mesaje promoționale înainte de eveniment
Adăugați o campanie socială pre-eveniment pentru a începe să trimiteți mesaje în prima zi în care doriți să începeți să vă promovați evenimentul. Aceasta ar putea fi data deschiderii înregistrării, data la care anunțul evenimentului dvs. este difuzat sau o altă dată cheie de începere. Mesajele posibile pe care le-ați putea include în această campanie socială includ:
- Detalii de înregistrare și termene limită
- Formulare de înscriere/ RSVP
- O pagină web live cu informații despre eveniment
- Previziuni de eveniment
- Anunțuri speciale ale sponsorilor
- Anunțuri ale interpreților
- Mesaje cu numărătoare inversă - adică încă o zi până...
- Și altele!
Programați această campanie pentru a trimite mesaje până în ziua evenimentului.
Creați o campanie socială pentru mesajele pre-planificate „Ziua evenimentului”.
Următoarea campanie socială de adăugat la Calendarul dvs. de marketing este una pentru ziua evenimentului. Pentru a crea această campanie, gândiți-vă la mementourile/mesajele sociale preplanificate pe care ați dori să le trimiteți în ziua evenimentului. Acestea ar putea fi lucruri de genul:
- Usile se deschid in 1 ora
- Mai sunt 3 ore de participat
- Fotografie cu programul evenimentului care încurajează oamenii să se alăture evenimentului
- Informații de parcare
Acest lucru va completa orice socializare pe care o distribuiți în timp real. Programați aceste mesaje pe parcursul zilei. Acest lucru funcționează cel mai bine pentru memento-uri și conținut specifice timpului. În nebunia evenimentului, nu trebuie să-ți amintești când și ce să postezi; Calendarul tău de marketing o face pentru tine!
Creați o campanie socială pentru mesajele de recapitulare post-eveniment.
Utilizați această campanie pentru a trimite mesaje sociale după încheierea evenimentului. Aceasta ar putea include mesaje precum:
- Recapitulare fotografii sau videoclipuri
- Mesaje de mulțumire pentru sponsori, voluntari și alți contribuitori
- Orice mesaje sociale de care publicul dvs. ar putea fi interesat după ce a participat la evenimentul dvs
- Promovarea următorului eveniment asociat pe care este posibil să îl găzduiești
Dacă trimiteți fotografii sau videoclipuri rezumate, asigurați-vă că campania este în stare nefinalizată și că puteți încărca conținut de la eveniment înainte de a publica. Dacă aveți evenimente recurente, puteți salva aceste planuri de partajare socială ca șabloane sociale. Cu șabloane sociale, puteți reutiliza cu ușurință aceste campanii sociale din nou pentru evenimente viitoare! Iată un exemplu despre cum puteți programa mesaje sociale promoționale în campaniile sociale folosind șabloane sociale pentru înainte și după eveniment:
Doriți să economisiți mai mult timp? Adăugați Asistență socială pentru a crea mesaje și mai rapid. Aflați cum să faceți în acest Ghid Introducere cu șabloane sociale. Creați rapoarte sociale personalizate pentru evenimentul dvs. pentru a le împărtăși părților interesate
Te interesează cum a evoluat evenimentul tău pe rețelele sociale? Puteți ajuta prin crearea unui raport personalizat de campanie socială pentru mesajele sociale ale evenimentului dvs. pentru a vedea ce a rezonat (și ce este posibil să nu fi rezonat) cu publicul dvs. În plus - puteți partaja aceste rapoarte oricăror părți interesate care sunt interesate de o actualizare. Folosiți rezultatele pentru a vă ajuta să îmbunătățiți campaniile sociale ale evenimentelor viitoare. Urmați aceste sfaturi pentru a planifica și executa cu succes primul eveniment de la început până la sfârșit cu CoSchedule Marketing Calendar.
