Jika acara adalah bagian dari strategi pemasaran Anda, Anda tahu merencanakan acara yang sempurna bisa menjadi tantangan. Ada banyak proyek yang harus diselesaikan, tugas yang harus diingat, dan tenggat waktu yang harus diperhatikan selama proses perencanaan, hari acara, dan seterusnya. Kalender Pemasaran CoSchedule Anda membantu Anda melaksanakan acara Anda tanpa stres khawatir jika Anda melewatkan detail penting, upaya promosi, atau tenggat waktu penting. Dalam posting blog ini, Anda akan mempelajari cara merencanakan acara yang sempurna dari awal hingga akhir menggunakan Kalender Pemasaran CoSchedule Anda. Susun rencana dengan mudah, tetap di atas tugas Anda, dan koordinasikan upaya pemasaran Anda tanpa ragu.
Tambahkan Acara & Proyek Anda Ke Kalender Pemasaran Anda
Langkah 1: Tambahkan acara sebagai Proyek ke Kalender Pemasaran Anda. Hal pertama yang perlu Anda lakukan hanyalah membuat acara sebagai Proyek di kalender pemasaran Anda. Jika Anda menggunakan Marketing Suite, Anda juga dapat membuat Kampanye Pemasaran untuk acara khusus Anda. Dengan cara ini, semua pesan sosial, proyek, dan konten terkait lainnya akan ditautkan ke acara Anda. Jika Anda tidak memiliki Marketing Suite, jangan khawatir! Kami akan membahas beberapa cara lain agar semua proyek terkait acara Anda ditautkan bersama di bawah ini.
Langkah 2: Buat daftar proyek yang perlu Anda selesaikan sebelum acara & tambahkan ke kalender. Setelah Anda menambahkan acara Anda, penting untuk membuat daftar semua proyek yang perlu Anda selesaikan sebelum acara tersebut terjadi. Ini bisa termasuk mengirim undangan, menerbitkan posting promosi sosial, mencari sponsor, menulis siaran pers, menyiapkan selebaran, atau apa pun yang mungkin perlu Anda lakukan! Setelah Anda memiliki daftar lengkap, saatnya untuk menambahkan semua proyek ini ke kalender Anda.
Langkah 3: Tautkan proyek ke "Proyek Acara" menggunakan lampiran "Proyek Tertaut" untuk menyatukan semuanya. Sekarang setelah Anda memiliki semua proyek terkait ini di kalender Anda, saatnya untuk mengaturnya. Saat Anda menautkan proyek bersama, semua proyek Anda yang mengelilingi acara akan ditautkan bersama di bagian lampiran. Ini memudahkan untuk berpindah di antara proyek terkait acara Anda untuk memeriksa kemajuan tim Anda.
Pelanggan Suite Pemasaran? Alih-alih menautkan proyek bersama-sama menggunakan lampiran, tambahkan proyek tersebut ke Kampanye Pemasaran yang Anda buat untuk acara tersebut.
Langkah 4: Buat tag untuk acara & tambahkan ke Proyek dan/atau Kampanye Anda untuk menjaga semuanya tetap teratur. Untuk membawa organisasi Anda selangkah lebih maju, Anda juga dapat membuat tag untuk acara tersebut. Tambahkan tag ini ke setiap proyek atau acara yang relevan di kalender Anda. Dengan cara ini, Anda tahu bahwa setiap proyek yang diberi tag adalah bagian dari penyelenggaraan acara Anda. Anda kemudian dapat menggunakan tag ini untuk menarik laporan mendatang & membuat Tampilan Kalender Tersimpan khusus untuk acara Anda.
Tips Bonus Kalender Pemasaran: Buat Tampilan Kalender Tersimpan Untuk Acara Anda Jika Anda menggunakan Kalender Pemasaran Gratis atau Kalender Pemasaran Pro, buat Tampilan Kalender Tersimpan untuk acara Anda menggunakan tag acara sebagai filter Anda. Setelah Anda membuat tampilan itu, Anda akan memiliki Kalender yang didedikasikan untuk tugas acara, proyek, & sosial Anda.
Lewati langkah ini jika Anda menggunakan Marketing Suite. Kampanye Pemasaran Anda akan melakukannya untuk Anda secara otomatis. Sekarang setelah seluruh rencana Anda dicatat di kalender Anda, inilah saatnya untuk memastikan Anda menyelesaikan & melaksanakan semuanya tepat waktu untuk acara besar!
Tetapkan Tugas Untuk Menyelesaikan Setiap Proyek Tepat Waktu
Menambahkan tanggal ke semua tugas & proyek Anda akan membantu memastikan semuanya selesai tepat waktu untuk acara tersebut. Anda tidak akan melewatkan satu langkah pun!
Langkah 1: Tambahkan tugas ke setiap proyek Lihatlah setiap proyek yang Anda tambahkan ke kalender Anda. Kemungkinannya adalah, Anda harus menyelesaikan beberapa item yang lebih kecil sebelum menyelesaikan keseluruhan proyek. Di dalam proyek Anda, buat daftar semua tugas yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan proyek. Misalnya, jika salah satu proyek Anda untuk acara ini adalah mendistribusikan pamflet promosi, Anda perlu merencanakan tugas untuk merancang pamflet, mencetak pamflet, dan mendistribusikan pamflet.
Langkah 2: Tetapkan tugas ke tim Anda Jika Anda memiliki banyak orang yang mengerjakan proyek - seperti desainer grafis atau manajer media sosial - pastikan setiap tugas didelegasikan atau ditugaskan ke setiap orang yang perlu menyelesaikannya. Melakukan hal ini memastikan bahwa semua kontributor proyek berada di halaman yang sama tentang siapa yang bertanggung jawab atas bagian proyek apa.
Langkah 3: Tambahkan tanggal jatuh tempo untuk setiap tugas untuk memastikan setiap detail diselesaikan sebelum acara Terakhir, penting untuk menetapkan tanggal jatuh tempo untuk setiap tugas. Langkah ini penting agar persiapan acara Anda berjalan lancar. Pastikan untuk mempertimbangkan tenggat waktu yang diperlukan. Misalnya, jika selebaran tercetak perlu dikirimkan kepada Anda, pertimbangkan waktu yang diperlukan untuk mengirimkannya. Pastikan untuk menjadwalkan tugas Anda untuk diselesaikan X hari sebelum "publikasikan" atau "hari acara". Dengan cara ini, tim Anda berada di halaman yang sama tentang proyek acara dan semua orang tahu kapan mereka perlu menyelesaikan sesuatu. Setelah Anda melewati tiga langkah ini, proyek Anda akan terlihat seperti ini:
Promosikan Acara Anda Di Media Sosial
Mempromosikan acara Anda di media sosial adalah cara yang bagus untuk menyebarkan berita kepada calon peserta. Kalender Pemasaran Anda mempermudah ini dengan Kampanye Sosial. Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang disarankan untuk mempromosikan acara Anda di media sosial dengan Kalender Pemasaran Anda! Hilangkan stres dari promosi sosial dengan mengatur pesan sosial Anda ke dalam Kampanye Sosial tertentu. Sebaiknya Anda membuat satu kampanye untuk promosi pra-acara, satu untuk hari promosi, dan satu untuk promosi pasca-acara.
Buat Kampanye Sosial untuk Pesan Promosi Pra-Acara
Tambahkan kampanye sosial pra-acara untuk mulai mengirim pesan pada hari pertama Anda ingin mulai mempromosikan acara Anda. Ini bisa berupa tanggal pendaftaran dibuka, tanggal pengumuman acara Anda ditayangkan, atau tanggal mulai penting lainnya. Kemungkinan pesan yang dapat Anda sertakan dalam kampanye sosial ini meliputi:
- Detail & tenggat waktu pendaftaran
- Formulir Pendaftaran/RSVP
- Halaman web langsung dengan informasi tentang acara
- Cuplikan acara
- Pengumuman sponsor unggulan
- Pengumuman pemain
- Pesan hitung mundur - yaitu Satu hari lagi sampai…
- Dan banyak lagi!
Jadwalkan kampanye ini untuk mengirim pesan hingga hari acara.
Buat Kampanye Sosial untuk Pesan “Hari Acara” yang Telah Direncanakan sebelumnya
Kampanye Sosial berikutnya untuk ditambahkan ke Kalender Pemasaran Anda adalah satu untuk hari acara. Untuk membuat kampanye ini, pikirkan tentang pengingat/pesan sosial yang telah direncanakan sebelumnya yang mungkin ingin Anda kirimkan pada hari acara. Ini bisa berupa hal-hal seperti:
- Pintu terbuka dalam 1 jam
- Masih ada 3 jam untuk hadir
- Foto jadwal acara yang mendorong orang untuk bergabung dalam acara
- Informasi parkir
Ini akan melengkapi semua sosial yang Anda bagikan secara real-time. Jadwalkan pesan-pesan ini sepanjang hari. Ini berfungsi paling baik untuk pengingat & konten khusus waktu. Di tengah hiruk pikuk acara, Anda tidak perlu mengingat kapan dan apa yang akan diposting; Kalender Pemasaran Anda melakukannya untuk Anda!
Buat Kampanye Sosial untuk Pesan Rekap Pasca-Acara.
Gunakan kampanye ini untuk mengirim pesan sosial setelah acara Anda selesai. Ini dapat mencakup pesan seperti:
- Rekap foto atau video
- Pesan terima kasih untuk sponsor, relawan, dan kontributor lainnya
- Pesan sosial apa pun yang mungkin menarik bagi audiens Anda setelah menghadiri acara Anda
- Mempromosikan acara terkait berikutnya yang mungkin Anda selenggarakan
Jika Anda mengirim foto atau video rekap, pastikan kampanye Anda dalam status draf & Anda dapat mengunggah konten dari acara tersebut sebelum dipublikasikan. Jika Anda memiliki acara berulang, Anda dapat menyimpan rencana berbagi sosial ini sebagai Template Sosial. Dengan Template Sosial, Anda dapat dengan mudah menggunakan kembali kampanye sosial ini lagi untuk acara mendatang! Berikut adalah contoh bagaimana Anda dapat menjadwalkan pesan sosial promosi dalam kampanye sosial menggunakan Template Sosial untuk sebelum & sesudah acara Anda:
Ingin menghemat lebih banyak waktu? Tambahkan Pembantu Sosial untuk membangun pesan lebih cepat. Pelajari caranya dalam Panduan Memulai Dengan Template Sosial ini. Buat Laporan Sosial Khusus Untuk Acara Anda Untuk Dibagikan Dengan Pemangku Kepentingan
Tertarik dengan bagaimana acara Anda tampil di media sosial? Anda dapat membantu dengan membuat Laporan Kampanye Sosial khusus untuk pesan sosial acara Anda untuk melihat apa yang beresonansi (dan apa yang mungkin tidak beresonansi) dengan audiens Anda. Plus - Anda dapat membagikan laporan ini dengan pemangku kepentingan mana pun yang tertarik dengan pembaruan. Gunakan temuan untuk membantu Anda meningkatkan kampanye sosial acara mendatang. Ikuti tips ini untuk berhasil merencanakan & melaksanakan acara pertama Anda dari awal hingga selesai dengan Kalender Pemasaran CoSchedule.
