Si les événements font partie de votre stratégie marketing, vous savez que planifier l'événement parfait peut être un défi. Il y a de nombreux projets à accomplir, des tâches à retenir et des délais à respecter tout au long du processus de planification, du jour de l'événement et au-delà. Votre calendrier marketing CoSchedule vous aide à exécuter votre événement sans le stress de vous inquiéter si vous avez manqué des détails importants, des efforts promotionnels ou des délais clés. Dans cet article de blog, vous apprendrez à planifier l'événement parfait du début à la fin à l'aide de votre calendrier marketing CoSchedule. Élaborez facilement un plan, maîtrisez vos tâches et coordonnez vos efforts de marketing sans perdre de temps.
Ajoutez votre événement et vos projets à votre calendrier marketing
Étape 1 : ajoutez l'événement en tant que projet à votre calendrier marketing. La première chose que vous devez faire est simplement de créer l'événement en tant que projet dans votre calendrier marketing. Si vous utilisez Marketing Suite, vous pouvez également créer une campagne marketing pour votre événement spécifique. De cette façon, tous vos messages sociaux, projets et autres contenus connexes seront tous liés à votre événement. Si vous n'avez pas la Suite Marketing, ne vous inquiétez pas ! Nous discuterons ci-dessous d'autres façons de relier tous vos projets liés à des événements.
Étape 2 : Créez une liste de projets que vous devez terminer avant l'événement et ajoutez-les au calendrier. Après avoir ajouté votre événement, il est important de créer une liste de tous les projets que vous devez réaliser avant que l'événement ne se produise. Cela peut inclure l'envoi d'invitations, la publication de messages de promotion sociale, la recherche de sponsors, la rédaction d'un communiqué de presse, la préparation de dépliants ou toute autre chose que vous pourriez avoir à faire ! Une fois que vous avez une liste complète, il est temps d'ajouter tous ces projets à votre calendrier.
Étape 3 : Liez les projets au « Projet d'événement » à l'aide de la pièce jointe « Projets liés » pour garder les choses ensemble. Maintenant que vous avez tous ces projets connexes sur votre calendrier, il est temps de les organiser. Lorsque vous liez des projets ensemble, tous vos projets qui entourent l'événement seront liés ensemble dans la section des pièces jointes. Cela facilite le déplacement entre vos projets liés à l'événement pour vérifier les progrès de votre équipe.
Client Marketing Suite ? Au lieu de lier les projets entre eux à l'aide de pièces jointes, ajoutez-les à la campagne marketing que vous avez créée pour l'événement.
Étape 4 : Créez un tag pour l'événement et ajoutez-le à vos projets et/ou campagne pour garder les choses organisées. Pour faire avancer votre organisation, vous pouvez également créer un tag pour l'événement. Ajoutez cette balise à chaque projet ou événement pertinent de votre calendrier. De cette façon, vous savez que chaque projet marqué fait partie de la mise en place de votre événement. Vous pouvez ensuite utiliser cette balise pour extraire de futurs rapports et créer une vue de calendrier enregistrée personnalisée pour votre événement.
Conseil bonus du calendrier marketing : créez une vue de calendrier enregistrée pour votre événement Si vous utilisez Marketing Calendar Free ou Marketing Calendar Pro, créez une vue de calendrier enregistrée pour votre événement en utilisant la balise d'événement comme filtre. Une fois que vous aurez créé cette vue, vous disposerez d'un calendrier dédié à vos tâches événementielles, vos projets et vos réseaux sociaux.
Ignorez cette étape si vous utilisez Marketing Suite. Votre campagne marketing le fera automatiquement pour vous. Maintenant que tout votre plan est enregistré dans votre calendrier, il est temps de vous assurer de tout terminer et de tout exécuter à temps pour le grand événement !
Attribuez des tâches pour terminer chaque projet à temps
L'ajout de dates à toutes vos tâches et projets vous aidera à vous assurer que tout est terminé à temps pour l'événement. Vous ne manquerez pas une étape !
Étape 1 : Ajouter des tâches à chaque projet Examinez chaque projet que vous avez ajouté à votre calendrier. Il y a de fortes chances que vous deviez terminer quelques éléments plus petits avant de terminer l'ensemble du projet. Dans votre projet, faites une liste de toutes les tâches qui doivent être effectuées pour terminer le projet. Par exemple, si l'un de vos projets pour cet événement était de distribuer un dépliant promotionnel, vous devrez planifier des tâches pour concevoir le dépliant, imprimer le dépliant et distribuer le dépliant.
Étape 2 : Attribuez des tâches à votre équipe Si plusieurs personnes travaillent sur des projets, comme un graphiste ou un responsable des médias sociaux, assurez-vous que chaque tâche est déléguée ou attribuée à chaque personne qui doit la réaliser. Cela garantit que tous les contributeurs du projet sont sur la même longueur d'onde quant à savoir qui est responsable de quelles parties du projet.
Étape 3 : Ajoutez des dates d'échéance pour chaque tâche pour vous assurer que chaque détail est terminé avant l'événement Enfin, il est important d'attribuer des dates d'échéance pour chaque tâche. Cette étape est essentielle au bon déroulement de la préparation de votre événement. Assurez-vous de tenir compte des délais nécessaires. Par exemple, si des dépliants imprimés doivent vous être expédiés, tenez compte du temps qu'il faudra pour qu'ils soient expédiés. Assurez-vous de programmer vos tâches pour qu'elles soient terminées X jours avant la « publication » ou le « jour de l'événement ». De cette façon, votre équipe est sur la même longueur d'onde sur les projets d'événements et tout le monde sait quand ils doivent faire avancer les choses. Une fois ces trois étapes franchies, votre projet devrait ressembler à ceci :
Faites la promotion de votre événement sur les réseaux sociaux
La promotion de votre événement sur les réseaux sociaux est un excellent moyen de faire passer le mot aux participants potentiels. Votre calendrier marketing vous facilite la tâche avec les campagnes sociales. Voici quelques bonnes pratiques recommandées pour promouvoir votre événement sur les réseaux sociaux avec votre calendrier marketing ! Éliminez le stress de la promotion sociale en organisant vos messages sociaux dans des campagnes sociales spécifiques. Nous vous recommandons de créer une campagne pour la promotion pré-événement, une pour le jour de la promotion et une pour la promotion post-événement.
Créer une campagne sociale pour les messages promotionnels pré-événement
Ajoutez une campagne sociale pré-événement pour commencer à envoyer des messages le premier jour où vous souhaitez commencer à promouvoir votre événement. Il peut s'agir de la date d'ouverture des inscriptions, de la date de mise en ligne de l'annonce de votre événement ou d'une autre date de début clé. Les messages possibles que vous pourriez inclure dans cette campagne sociale incluent :
- Détails et délais d'inscription
- Formulaires d'inscription / RSVP
- Une page Web en direct avec des informations sur l'événement
- Aperçus de l'événement
- Annonces de sponsors en vedette
- Annonces des artistes
- Messages de compte à rebours - c'est-à-dire un jour de plus jusqu'à…
- Et plus!
Planifiez cette campagne pour envoyer des messages jusqu'au jour de l'événement.
Créer une campagne sociale pour les messages pré-planifiés "Jour de l'événement"
La prochaine campagne sociale à ajouter à votre calendrier marketing est celle du jour de l'événement. Pour créer cette campagne, pensez aux rappels/messages sociaux pré-planifiés que vous voudrez peut-être envoyer le jour de l'événement. Cela pourrait être des choses comme :
- Les portes ouvrent dans 1h
- Il reste 3 heures pour y assister
- Photo de l'horaire de l'événement encourageant les gens à se joindre à l'événement
- Informations sur le stationnement
Cela complétera tous les réseaux sociaux que vous partagez en temps réel. Programmez ces messages sur la journée. Cela fonctionne mieux pour les rappels et le contenu spécifiques à l'heure. Dans l'engouement de l'événement, vous n'avez pas besoin de vous rappeler quand et quoi publier ; votre Calendrier Marketing le fait pour vous !
Créez une campagne sociale pour les messages récapitulatifs post-événement.
Utilisez cette campagne pour envoyer des messages sociaux après la fin de votre événement. Cela pourrait inclure des messages tels que :
- Récapituler des photos ou des vidéos
- Messages de remerciement pour les sponsors, bénévoles et autres contributeurs
- Tous les messages sociaux qui pourraient intéresser votre public après avoir assisté à votre événement
- Promouvoir le prochain événement connexe que vous pourriez organiser
Si vous envoyez des photos ou des vidéos récapitulatives, assurez-vous que votre campagne est à l'état de brouillon et que vous pouvez télécharger le contenu de l'événement avant de le publier. Si vous avez des événements récurrents, vous pouvez enregistrer ces plans de partage social en tant que modèles sociaux. Avec les modèles sociaux, vous pouvez facilement réutiliser ces campagnes sociales pour de futurs événements ! Voici un exemple de la façon dont vous pouvez programmer des messages sociaux promotionnels dans des campagnes sociales à l'aide de modèles sociaux avant et après votre événement :
Vous voulez gagner plus de temps ? Ajoutez des assistants sociaux pour créer des messages encore plus rapidement. Découvrez comment dans ce Guide de démarrage avec les modèles sociaux. Créez des rapports sociaux personnalisés pour votre événement à partager avec les parties prenantes
Intéressé par la performance de votre événement sur les réseaux sociaux ? Vous pouvez aider en créant un rapport de campagne social personnalisé pour les messages sociaux de votre événement afin de voir ce qui a résonné (et ce qui n'a peut-être pas résonné) auprès de votre public. De plus, vous pouvez partager ces rapports avec toutes les parties prenantes intéressées par une mise à jour. Utilisez les résultats pour vous aider à améliorer les campagnes sociales des événements futurs. Suivez ces conseils pour planifier et exécuter avec succès votre premier événement du début à la fin avec le calendrier marketing CoSchedule.
