Si los eventos son parte de su estrategia de marketing, sabe que planificar el evento perfecto puede ser un desafío. Hay muchos proyectos que realizar, tareas que recordar y plazos que cumplir durante todo el proceso de planificación, el día del evento y más allá. Su calendario de marketing de CoSchedule lo ayuda a ejecutar su evento sin el estrés de preocuparse si se ha perdido detalles importantes, esfuerzos promocionales o plazos clave. En esta publicación de blog, aprenderá cómo planificar el evento perfecto de principio a fin utilizando su calendario de marketing de CoSchedule. Elabore fácilmente un plan, manténgase al tanto de sus tareas y coordine sus esfuerzos de marketing sin perder el ritmo.
Agregue su evento y proyectos a su calendario de marketing
Paso 1: agregue el evento como proyecto a su calendario de marketing. Lo primero que debe hacer es simplemente crear el evento como un Proyecto en su calendario de marketing. Si usa Marketing Suite, también puede crear una campaña de marketing para su evento específico. De esta manera, todos sus mensajes sociales, proyectos y otros contenidos relacionados estarán vinculados a su evento. Si no tiene Marketing Suite, ¡no se preocupe! A continuación, analizaremos otras formas en las que puede vincular todos sus proyectos relacionados con eventos.
Paso 2: cree una lista de proyectos que debe completar antes del evento y agréguelos al calendario. Una vez que haya agregado su evento, es importante crear una lista de todos los proyectos que debe realizar antes de que ocurra el evento. Esto podría incluir el envío de invitaciones, la publicación de publicaciones de promoción social, la búsqueda de patrocinadores, la redacción de un comunicado de prensa, la preparación de volantes o cualquier otra cosa que deba hacer. Una vez que tenga una lista completa, es hora de agregar todos estos proyectos a su calendario.
Paso 3: Vincule proyectos al "Proyecto de evento" usando el archivo adjunto "Proyectos vinculados" para mantener las cosas juntas. Ahora que tiene todos estos proyectos relacionados en su calendario, es hora de organizarlos. Cuando vincula proyectos, todos los proyectos que rodean el evento se vincularán en la sección de archivos adjuntos. Esto hace que sea más fácil moverse entre sus proyectos relacionados con eventos para verificar el progreso de su equipo.
¿Cliente de la Suite de Marketing? En lugar de vincular los proyectos mediante archivos adjuntos, agréguelos a la campaña de marketing que creó para el evento.
Paso 4: Cree una etiqueta para el evento y agréguela a sus Proyectos y/o Campaña para mantener las cosas organizadas. Para llevar a su organización un paso más allá, también puede crear una etiqueta para el evento. Agregue esta etiqueta a cada proyecto o evento relevante en su calendario. De esta manera, sabrá que cada proyecto etiquetado es parte de la organización de su evento. Luego puede usar esta etiqueta para obtener informes futuros y crear una vista de calendario guardada personalizada para su evento.
Sugerencia adicional de Calendario de marketing: Cree una vista de calendario guardada para su evento Si está utilizando Calendario de marketing gratuito o Calendario de marketing Pro, cree una Vista de calendario guardada para su evento utilizando la etiqueta de evento como filtro. Una vez que cree esa vista, tendrá un calendario dedicado a sus tareas de eventos, proyectos y redes sociales.
Omita este paso si está utilizando Marketing Suite. Su campaña de marketing hará esto por usted automáticamente. Ahora que tiene todo su plan registrado en su calendario, ¡es hora de asegurarse de completar y ejecutar todo a tiempo para el gran evento!
Asigne tareas para completar cada proyecto a tiempo
Agregar fechas a todas sus tareas y proyectos ayudará a asegurarse de que todo se complete a tiempo para el evento. ¡No te perderás un paso!
Paso 1: agregue tareas a cada proyecto Eche un vistazo a cada proyecto que agregó a su calendario. Lo más probable es que deba completar un par de elementos más pequeños antes de completar todo el proyecto. Dentro de su proyecto, haga una lista de todas las tareas que deben realizarse para completar el proyecto. Por ejemplo, si uno de sus proyectos para este evento fuera distribuir un volante promocional, necesitaría planificar tareas para diseñar el volante, imprimir el volante y distribuir el volante.
Paso 2: Asigne tareas a su equipo Si tiene varias personas trabajando en proyectos, como un diseñador gráfico o un administrador de redes sociales, asegúrese de que cada tarea se delegue o asigne a cada persona que necesite completarla. Hacer esto asegura que todos los colaboradores del proyecto estén en sintonía acerca de quién es responsable de qué partes del proyecto.
Paso 3: agregue fechas de vencimiento para cada tarea para asegurarse de que todos los detalles se completen antes del evento . Por último, es importante asignar fechas de vencimiento para cada tarea. Este paso es vital para que la preparación de su evento funcione sin problemas. Asegúrese de considerar los plazos necesarios. Por ejemplo, si es necesario enviarle folletos impresos, tenga en cuenta el tiempo que tardarán en enviarse. Asegúrate de programar tus tareas para que se completen X días antes de la "publicación" o el "día del evento". De esta manera, su equipo está en la misma página sobre los proyectos de eventos y todos saben cuándo deben hacer las cosas. Una vez que haya seguido estos tres pasos, su proyecto debería verse así:
Promocione su evento en las redes sociales
Promocionar su evento en las redes sociales es una excelente manera de correr la voz entre los asistentes potenciales. Tu calendario de marketing te lo pone fácil con las campañas sociales. ¡Aquí hay algunas mejores prácticas recomendadas para promocionar su evento en las redes sociales con su calendario de marketing! Elimine el estrés de la promoción social organizando sus mensajes sociales en campañas sociales específicas. Le recomendamos que cree una campaña para la promoción previa al evento, otra para el día de la promoción y otra para la promoción posterior al evento.
Cree una campaña social para mensajes promocionales previos al evento
Agregue una campaña social previa al evento para comenzar a enviar mensajes el primer día que desee comenzar a promocionar su evento. Esta podría ser la fecha en que se abre el registro, la fecha en que se publica el anuncio de su evento u otra fecha de inicio clave. Los posibles mensajes que podría incluir en esta campaña social incluyen:
- Detalles de registro y plazos
- Formularios de registro/RSVP
- Una página web en vivo con información sobre el evento.
- Adelantos del evento
- Anuncios de patrocinadores destacados
- Anuncios de artistas
- Mensajes de cuenta regresiva, es decir, un día más hasta…
- ¡Y más!
Programa esta campaña para enviar mensajes hasta el día del evento.
Cree una campaña social para mensajes preplanificados del "Día del evento"
La próxima Campaña Social para agregar a su Calendario de Marketing es una para el día del evento. Para crear esta campaña, piense en los recordatorios/mensajes sociales planificados previamente que podría querer enviar el día del evento. Esto podría ser cosas como:
- Apertura de puertas en 1 hora
- Aún quedan 3 horas para atender
- Foto del programa del evento animando a la gente a unirse al evento
- Información de estacionamiento
Esto complementará cualquier social que compartas en tiempo real. Programe estos mensajes durante el día. Esto funciona mejor para recordatorios y contenido de tiempo específico. En la locura del evento, no necesitas recordar cuándo y qué publicar; ¡Tu Calendario de Marketing lo hace por ti!
Cree una campaña social para mensajes de resumen posteriores al evento.
Utilice esta campaña para enviar mensajes sociales después de que termine su evento. Esto podría incluir mensajes como:
- Recapitular fotos o videos
- Mensajes de agradecimiento para patrocinadores, voluntarios y otros colaboradores.
- Cualquier mensaje social en el que su audiencia pueda estar interesada después de asistir a su evento
- Promocionar el próximo evento relacionado que podría organizar
Si está enviando fotos o videos de resumen, asegúrese de que su campaña esté en estado de borrador y que pueda cargar contenido del evento antes de publicarlo. Si tiene eventos recurrentes, puede guardar estos planes para compartir en redes sociales como Plantillas sociales. ¡Con las plantillas sociales, puede reutilizar fácilmente estas campañas sociales nuevamente para eventos futuros! Este es un ejemplo de cómo puede programar mensajes sociales promocionales en campañas sociales usando Plantillas sociales para antes y después de su evento:
¿Quieres ahorrar más tiempo? Agregue ayudantes sociales para crear mensajes aún más rápido. Aprenda cómo hacerlo en esta Guía de introducción a las plantillas sociales. Cree informes sociales personalizados para su evento para compartir con las partes interesadas
¿Interesado en cómo se desempeñó su evento en las redes sociales? Puede ayudar creando un Informe de campaña social personalizado para los mensajes sociales de su evento para ver qué resonó (y qué no resonó) con su audiencia. Además, puede compartir estos informes con cualquier parte interesada que esté interesada en una actualización. Utilice los hallazgos para ayudarlo a mejorar las campañas sociales de futuros eventos. Siga estos consejos para planificar y ejecutar con éxito su primer evento de principio a fin con CoSchedule Marketing Calendar.
