Se gli eventi fanno parte della tua strategia di marketing, sai che pianificare l'evento perfetto può essere una sfida. Ci sono molti progetti da realizzare, compiti da ricordare e scadenze da rispettare durante tutto il processo di pianificazione, il giorno dell'evento e oltre. Il tuo calendario di marketing CoSchedule ti aiuta a realizzare il tuo evento senza lo stress di preoccuparti se hai perso dettagli importanti, sforzi promozionali o scadenze chiave. In questo post del blog imparerai come pianificare l'evento perfetto dall'inizio alla fine utilizzando il tuo calendario di marketing CoSchedule. Crea facilmente un piano, mantieni il controllo sulle tue attività e coordina i tuoi sforzi di marketing senza perdere un colpo.
Aggiungi il tuo evento e i tuoi progetti al tuo calendario di marketing
Passaggio 1: aggiungi l'evento come progetto al tuo calendario di marketing. La prima cosa che devi fare è semplicemente creare l'evento come Progetto nel tuo calendario di marketing. Se utilizzi Marketing Suite, puoi anche creare una campagna di marketing per il tuo evento specifico. In questo modo, tutti i tuoi messaggi social, progetti e altri contenuti correlati saranno tutti collegati al tuo evento. Se non hai la Marketing Suite, non preoccuparti! Discuteremo altri modi in cui puoi collegare insieme tutti i tuoi progetti relativi agli eventi di seguito.
Passaggio 2: crea un elenco di progetti che devi completare prima dell'evento e aggiungi al calendario. Dopo aver aggiunto il tuo evento, è importante creare un elenco di tutti i progetti che devi portare a termine prima che si verifichi l'evento. Ciò potrebbe includere l'invio di inviti, la pubblicazione di post di promozione sociale, la ricerca di sponsor, la stesura di un comunicato stampa, la preparazione di volantini o qualsiasi altra cosa che potresti dover fare! Una volta che hai un elenco completo, è il momento di aggiungere tutti questi progetti al tuo calendario.
Passaggio 3: collega i progetti al "Progetto evento" utilizzando l'allegato "Progetti collegati" per tenere insieme le cose. Ora che hai tutti questi progetti correlati sul tuo calendario, è il momento di organizzarli. Quando colleghi i progetti insieme, tutti i tuoi progetti che circondano l'evento verranno collegati insieme nella sezione allegati. Ciò semplifica lo spostamento tra i progetti relativi agli eventi per controllare i progressi del tuo team.
Cliente di Marketing Suite? Invece di collegare tra loro i progetti utilizzando gli allegati, aggiungili invece alla campagna di marketing che hai creato per l'evento.
Passaggio 4: crea un tag per l'evento e aggiungilo ai tuoi progetti e/o campagna per mantenere le cose organizzate. Per fare un ulteriore passo avanti alla tua organizzazione, puoi anche creare un tag per l'evento. Aggiungi questo tag a ogni progetto o evento rilevante sul tuo calendario. In questo modo, sai che ogni progetto contrassegnato fa parte dell'organizzazione del tuo evento. Puoi quindi utilizzare questo tag per estrarre rapporti futuri e creare una vista calendario salvata personalizzata per il tuo evento.
Suggerimento bonus calendario di marketing: crea una vista calendario salvata per il tuo evento Se utilizzi Marketing Calendar Free o Marketing Calendar Pro, crea una vista calendario salvata per il tuo evento utilizzando il tag evento come filtro. Una volta creata quella vista, avrai un calendario dedicato alle attività, ai progetti e ai social dell'evento.
Salta questo passaggio se stai utilizzando Marketing Suite. La tua campagna di marketing lo farà automaticamente. Ora che hai tutto il tuo piano registrato nel tuo calendario, è tempo di assicurarti di completare ed eseguire tutto in tempo per il grande evento!
Assegna compiti per completare ogni progetto in tempo
L'aggiunta di date a tutte le tue attività e progetti ti aiuterà ad assicurarti che tutto sia completato in tempo per l'evento. Non perderai un passaggio!
Passaggio 1: aggiungi attività a ciascun progetto Dai un'occhiata a ogni progetto che hai aggiunto al tuo calendario. Le probabilità sono che dovrai completare un paio di oggetti più piccoli prima di completare l'intero progetto. All'interno del tuo progetto, fai un elenco di tutte le attività che devono essere eseguite per completare il progetto. Ad esempio, se uno dei tuoi progetti per questo evento prevedeva la distribuzione di un volantino promozionale, dovresti pianificare le attività per la progettazione del volantino, la stampa del volantino e la distribuzione del volantino.
Passaggio 2: assegna compiti al tuo team Se hai più persone che lavorano su progetti, come un grafico o un gestore di social media, assicurati che ogni compito venga delegato o assegnato a ogni persona che deve completarlo. In questo modo si assicura che tutti i contributori del progetto siano sulla stessa pagina su chi è responsabile di quali parti del progetto.
Passaggio 3: aggiungi date di scadenza per ogni attività per assicurarti che ogni dettaglio venga completato prima dell'evento Infine, è importante assegnare date di scadenza per ogni attività. Questo passaggio è fondamentale per il corretto svolgimento della preparazione dell'evento. Assicurati di considerare le scadenze necessarie. Ad esempio, se devi spedirti dei volantini stampati, considera il tempo necessario per la spedizione. Assicurati di pianificare le tue attività da completare X giorni prima della "pubblicazione" o del "giorno dell'evento". In questo modo, il tuo team è sulla stessa pagina sui progetti dell'evento e tutti sanno quando devono portare a termine le cose. Dopo aver eseguito questi tre passaggi, il tuo progetto dovrebbe assomigliare a questo:
Promuovi il tuo evento sui social media
Promuovere il tuo evento sui social media è un ottimo modo per spargere la voce ai potenziali partecipanti. Il tuo calendario di marketing rende tutto più semplice con le campagne social. Ecco alcune best practice consigliate per promuovere il tuo evento sui social media con il tuo calendario di marketing! Elimina lo stress dalla promozione sociale organizzando i tuoi messaggi sociali in campagne sociali specifiche. Ti consigliamo di creare una campagna per la promozione pre-evento, una per il giorno della promozione e una per la promozione post-evento.
Crea una campagna sociale per i messaggi promozionali pre-evento
Aggiungi una campagna social pre-evento per iniziare a inviare messaggi il primo giorno in cui desideri iniziare a promuovere il tuo evento. Questa potrebbe essere la data di apertura della registrazione, la data di pubblicazione dell'annuncio dell'evento o un'altra data di inizio chiave. I possibili messaggi che potresti includere in questa campagna social includono:
- Dettagli di registrazione e scadenze
- Iscrizione/moduli RSVP
- Una pagina web live con informazioni sull'evento
- Anteprima dell'evento
- Annunci sponsor in primo piano
- Annunci dell'esecutore
- Messaggi per il conto alla rovescia, ovvero un giorno in più fino a...
- E altro ancora!
Pianifica questa campagna per inviare messaggi fino al giorno dell'evento.
Crea una campagna sociale per i messaggi "Day of Event" pre-pianificati
La prossima campagna social da aggiungere al tuo calendario di marketing è quella del giorno dell'evento. Per creare questa campagna, pensa ai promemoria/messaggi social pre-pianificati che potresti voler inviare il giorno dell'evento. Potrebbero essere cose come:
- Le porte si aprono in 1 ora
- Mancano ancora 3 ore alla partecipazione
- Foto del programma dell'evento che incoraggia le persone a partecipare all'evento
- Informazioni sul parcheggio
Questo integrerà qualsiasi social che condividi in tempo reale. Pianifica questi messaggi nel corso della giornata. Funziona meglio per promemoria e contenuti specifici per tempo. Nella mania dell'evento, non è necessario ricordare quando e cosa postare; il tuo Calendario di Marketing lo fa per te!
Crea una campagna sociale per i messaggi di riepilogo post-evento.
Usa questa campagna per inviare messaggi sui social al termine del tuo evento. Questo potrebbe includere messaggi come:
- Riepiloga foto o video
- Messaggi di ringraziamento per sponsor, volontari e altri contributori
- Qualsiasi messaggio social a cui il tuo pubblico potrebbe essere interessato dopo aver partecipato al tuo evento
- Promuovere il prossimo evento correlato che potresti ospitare
Se invii foto o video di riepilogo, assicurati che la tua campagna sia in stato di bozza e che tu possa caricare i contenuti dell'evento prima della pubblicazione. Se hai eventi ricorrenti, puoi salvare questi piani di condivisione social come modelli social. Con i modelli social puoi riutilizzare facilmente queste campagne social per eventi futuri! Ecco un esempio di come programmare messaggi social promozionali nelle campagne social utilizzando i modelli social prima e dopo l'evento:
Vuoi risparmiare più tempo? Aggiungi gli assistenti sociali per creare messaggi ancora più velocemente. Scopri come fare in questa Guida introduttiva ai modelli social. Crea rapporti sociali personalizzati per il tuo evento da condividere con le parti interessate
Interessato a come si è comportato il tuo evento sui social media? Puoi aiutare creando un rapporto sulla campagna sociale personalizzato per i messaggi social del tuo evento per vedere cosa ha risuonato (e cosa potrebbe non aver risuonato) con il tuo pubblico. Inoltre, puoi condividere questi rapporti con tutte le parti interessate interessate a un aggiornamento. Usa i risultati per aiutarti a migliorare le campagne social degli eventi futuri. Segui questi suggerimenti per pianificare ed eseguire con successo il tuo primo evento dall'inizio alla fine con CoSchedule Marketing Calendar.
