Desenvolvendo fluxos de trabalho editoriais e processos de criação de conteúdo que possibilitam um conteúdo incrível com Justin Zimmerman da Salesmsg [AMP 245]

Ótimo conteúdo não acontece por acaso. Geralmente é um subproduto de processos refinados que ajudam as equipes a trabalharem juntas com eficiência e eficácia. No entanto, planejar fluxos de trabalho editoriais e implementar processos de criação de conteúdo pode ser um desafio. O convidado de hoje é Justin Zimmerman da Salesmsg. Justin fala sobre como as equipes de marketing podem desenvolver e implementar fluxos de trabalho editoriais e processos de criação de conteúdo para criar conteúdo melhor. Alguns dos destaques do show incluem:

• Controle criativo: por que os profissionais de marketing devem criar fluxos de trabalho editoriais para conteúdo
• Quatro Cs: Colaboração, conexão, controle criativo e compensação
• Flow State: Concentre-se no processo e os resultados aparecerão
• Mapa Neurológico: O objetivo no mundo do fluxo de trabalho é alinhar as equipes para um propósito maior
• Estado de prazer: você tem 3 lugares em que vive – trabalho, casa e dentro de si
• Comece certo: evite possíveis armadilhas e dores ao ter um processo de fluxo de trabalho para obter resultados
• Lições aprendidas: Ouça e faça algo para não repetir os mesmos erros
• Melhorar continuamente: você não pode ter uma noção de progresso sem um processo
• Funções da equipe de conteúdo: No mínimo - um escritor, designer e gerente de projeto
• CoSchedule: Ferramenta que separa o caos da clareza
• Pessoa no leme: Certifique-se de que o trabalho seja feito, mas isso não significa que você o faça
• Quatro Ps: Propósito, pessoas, processo e produto
• Troca de contexto: muitas ferramentas, canais e notificações levam à distração
• Complicado x Simples: Elementos básicos do processo de gerenciamento de fluxo de trabalho/trabalho
• Erros cometidos: Comece pequeno, vá devagar; os fluxos de trabalho são alterados e exigem gerenciamento de alterações

Se você gostou do programa de hoje, assine no iTunes o podcast de marketing de conteúdo acionável! O podcast também está disponível no SoundCloud, Stitcher e Google Play. Transcrição: Ben: Ei, Justin. Como vai esta tarde? Justin: Me sentindo fantástico. Obrigada. Eu aprecio estar aqui com você e todos na família e comunidade CoSchedule. Ben: Sim, absolutamente. Estou super, super animada por ter você no programa e falar sobre fluxos de trabalho editoriais e gerenciamento de conteúdo, que são tópicos próximos e queridos ao meu coração. Acredito que sejam seus também. Super, super animado para ter você. Antes de irmos muito longe, primeiro, por que os profissionais de marketing deveriam se preocupar em ter fluxos de trabalho editoriais definidos para o conteúdo? Sinto que quando falamos de fluxos de trabalho, estamos falando de processos e acho que às vezes o processo é interpretado como burocracia. Os criativos, eu acho, odeiam inerentemente qualquer coisa que tenha a ver com burocracia e burocracia quando se trata de governar seu trabalho. Por que eles deveriam se importar? Qual é a melhor maneira para eles olharem para isso? Justin: Eu tenho uma experiência muito profunda em estar em ambos os lados do muro com o processo, controle criativo. Na verdade, na verdade, apenas um breve resumo antes de cada emprego e empresa em que trabalhei, usei um teste decisivo para ajudar a tomar a decisão se este é o lugar certo para mim. Estes estão em uma ordem muito particular. Um deles fala muito claramente sobre isso. É colaboração, conexão, controle criativo e depois compensação – quatro Cs, como digo. O controle criativo é uma grande parte disso para mim. Eu entendo como é quando outras pessoas tentam impor como querem fazer as coisas sem realmente entender como as coisas são feitas. Estar do outro lado disso e ser (eu diria) um maníaco por controle excessivamente prescritivo, onde eu, em minhas 360 avaliações como gerente, recebi alguns comentários muito críticos sobre como eu apareço. Eu estive em ambos os lados da equação. Essa auto-reflexão e experiência realmente me permitem olhar para o processo de palavras não como uma palavra suja, mas como uma forma de alinhar as equipes. A necessidade de fluxos de trabalho é muito semelhante a – imagine duas cidades no mundo. Uma dessas cidades tem pistas, auto-estradas de cinco pistas, vamos chamá-la de Florida I-95 — via rápida e contínua. Vamos pensar em outra cidade do mundo. Vamos chamá-lo de Bangalore, Índia. Não há ruas, nem semáforos, todo mundo está indo para todo lado. Mas em ambos os casos, você tem pessoas tentando ir de A para B. Elas estão tentando chegar a um destino. Em uma dessas circunstâncias, você tem algumas práticas recomendadas de observação sobre como descer a estrada e, em seguida, você tem 100.000 práticas recomendadas sobre como descer a estrada. Realmente, a diferença é que, quando você tem um sistema com o qual todos concordam e criam implicitamente, você tem uma sensação de fluxo. Para mim, um senso de fluxo, fluxo de trabalho - trabalho e fluxo - também está realmente ligado a esse princípio psicológico de fluxo do psicólogo [...] que fala sobre estar em estados de fluxo. O estado de fluxo é, eu acho, o resultado final de equipes trabalhando juntas em direção a um objetivo comum e sentindo esse senso de propósito maior. Para mim, seja conteúdo, esportes ou vendas, quando você tem um time, o objetivo final, como se costuma dizer, é focar no processo (há aquela palavra suja de novo). Concentre-se no processo e os resultados aparecerão. Quando você consegue que as pessoas tenham essa clareza de como queremos que esse trabalho flua, você então passo a passo, de forma iterativa – algumas pessoas chamam de agilidade, ágil no processo – processa como um produto. Se você trata o processo como um produto, tentando criar versões melhores dele, e não é apenas o ditado de uma pessoa, então você obtém alinhamento em torno do processo não ser algum tipo de palavrão onde você tem uma pessoa controlando demais ou outra pessoas sentindo que não querem lidar com isso. Para mim, o nível mais alto de meta no mundo do fluxo de trabalho é alinhar as equipes que sentem que estão se unindo para um propósito maior. Você pode mapear isso neurologicamente. Você pode quebrar a serotonina e pode eliminar todos esses neuroquímicos. Para mim, é um estado de gostar do meu trabalho e das pessoas com quem estou trabalhando, porque você tem três lugares no mundo onde mora. Você tem trabalho, você chegou em casa, e você tem dentro de si mesmo. Algumas pessoas, a vida em casa não é ótima. Algumas pessoas, a vida profissional não é ótima. Algumas pessoas, vida interna. Quando todos os três são terríveis, você não está vivendo em um ótimo estado. Você está vivendo em um mundo de dor como eles disseram em O Grande Lebowski. Tive a chance de fazer isso. Para mim, um dos meus objetivos para minhas equipes era identificar e ajudar a criar pelo menos uma área no mundo onde as pessoas com quem trabalho pudessem ter uma base sólida e estável na hierarquia de Maslow necessidades, alinhamento de clareza. Para mim, o fluxo de trabalho é onde tudo isso se junta. Ben: Essa é uma excelente resposta para essa pergunta. Eu desafiaria qualquer um que estivesse ouvindo para tentar refutar qualquer coisa disso. Fantástico. Você tocou nisso um pouco lá. Vamos nos aprofundar em quais são algumas das armadilhas em potencial que as equipes de conteúdo podem enfrentar como resultado da falta de processos sólidos? Qual é a dor que você vai sentir se achar que pode se safar com isso? Justin: Eu estive lá. Eu tenho um conceito chamado o começo certo. É exatamente o que parece. Está em oposição ou em contraste (é a melhor maneira) ao conceito de pontapé inicial. Acho que as palavras importam porque dão uma indicação das ações que as seguem. Muitas empresas teriam uma reunião inicial. Você já ouviu isso antes. De onde vem a palavra pontapé inicial? Soa como futebol para mim – futebol americano, se você estiver ouvindo isso internacionalmente. O que acontece quando você tem um pontapé inicial? Você tem um time de um lado, você tem outro time do outro lado, e você chuta a bola, e a bola é oblonga. Quando você o chuta e ele quica, ele vai doink, doink, doink, doink. Está em todo lugar, é uma grande e velha disputa, e você realmente não sabe o que vai acontecer. Tudo bem quando você está fazendo coisas novas pela primeira vez. É um pontapé inicial. Você realmente não sabe o que vai acontecer. Você não tem um processo em vigor. Você nunca esteve nesta estrada. Você não tem nada documentado sobre como vai ser. Pela natureza disso, qualquer coisa nova é essencialmente um pontapé inicial. Mas depois de fazer sua primeira postagem no blog, seu primeiro webinar, sua co-promoção forçada com outra empresa ou qualquer que seja esse projeto ou campanha, a primeira vez que você fizer algo assim, não precisará mais reaprender essas lições uma e outra vez. Para mim, não ter fluxo de trabalho e processo em vigor ou pelo menos a mentalidade de vamos criar isso e fazer disso um produto como parte desse resultado - porque você nunca está apenas criando campanhas. Você nunca está apenas criando postagens de blog, você está realmente criando a estrutura na qual o trabalho é feito. Se você pensar dessa maneira, você reduz a dor associada a isso, é o que acontece quando você não tem um fluxo de trabalho implementado. Você não faz disso uma prioridade máxima que faz parte da criação de qualquer que seja a campanha, o produto, o programa, o departamento, o que for, o resultado são as lições aprendidas. Quantas pessoas depois de uma reunião, depois de um trimestre, depois de um projeto - você vai ter uma reunião e falar sobre as lições aprendidas. Esse é outro termo muito comum. E eu vou colocar um pouco de contraste com as lições aprendidas e kickoffs em um segundo. Lições aprendidas, oh, nós fizemos isso errado, isso aconteceu, isso aconteceu de novo, isso aconteceu de novo. Então o que acontece? Você passa por outra iteração e ciclo, tem as mesmas lições aprendidas, a mesma dor e as mesmas oportunidades perdidas. Ao ter kickoffs e não ter uma ótima maneira de gerenciar as lições aprendidas, você continua a repetir os mesmos erros repetidamente. As pessoas sabem disso, elas podem sentir isso. Se você é um gerente e não está ouvindo essas coisas e não os ajudando a fazer algo sobre isso, sua equipe começará a duvidar de sua capacidade de ser um gerente eficaz ou ajudá-los a ver isso. Na verdade, na verdade, não posso falar sobre isso aqui, mas me encontrei com o estrategista-chefe e treinador ágil da IBM. Ele me mostrou um dos mais belos exemplos de cima para baixo de como passar essas informações, essas lições aprendidas, parte do processo de ficar mais inteligente, melhor e mais alinhado. Realmente, há três áreas em que ele me mostrou. Ele estava tipo, há o indivíduo que aprende a lição, há o gerenciamento e o gerente de equipe que aprende a lição, e há as lições que precisavam ser enviadas para os níveis superiores. É uma coisa linda e é tudo super confidencial. Não posso mostrar, mas são coisas fantásticas. Sem fluxo de trabalho e que estar implícito nisso é o que precisamos criar, você cria um ambiente onde está aprendendo as mesmas lições repetidamente. As pessoas começam a duvidar da capacidade da administração de capacitá-las para ajudar a criar a mudança ou de fazer algo a respeito por si mesmas. Em contraste com as lições aprendidas ou para fazer algumas das lições aprendidas que não resultam em kickoffs comuns repetidamente, eu tenho esse conceito chamado de começar certo. O começo certo realmente é para qualquer coisa. Para o início de um blog ou para o início de uma campanha que será lançada em um tipo específico de cliente, páginas de destino – toda a coleção de ativos. Comece certo é exatamente como diz. Você passa por uma iteração de um lançamento ou projeto específico, captura todas as coisas que pediria e deseja coletar novamente no início e documenta isso nessa pequena tarefa chamada de início certo. Então, antes de começar, em vez de começar e todo mundo correndo, você tem uma reunião e é parte do projeto, é parte do fluxo de trabalho. Você não conclui o projeto, não inicia o projeto até que tenha o começo certo. À medida que você publica cada vez mais essas postagens de blog ou esses tipos de campanha, aprende mais e mais lições até o ponto em que praticamente não precisa continuar aprendendo essas lições repetidamente. Na verdade, isso me permitiu escalar para fora do meu trabalho, para fora dos departamentos e até mesmo para fora dos negócios, porque progressivamente e de forma iterativa apenas capturei essas pequenas lições aprendidas, coloquei-as como um pequeno ponto de bala dentro do documento de início certo ou dentro do blog, e então pude passar isso para as equipes. Então as equipes começaram a fazer isso. Na verdade, voltei à minha empresa mais recente há alguns dias porque eles fizeram uma grande festa de reabertura. Eles me convidaram para voltar, não sou mais empregado. Atualmente estou na Salesmsg, um novo funcionário—SMS, SMS para empresas. Eles são como, você sabe, ainda estamos executando seu sistema. Ainda estamos executando essa abordagem, o que significa que as pessoas estão felizes no trabalho. Eles não vão para casa à noite se perguntando, isso foi feito ou aquilo foi feito? Meu chefe sabe o que é visível ou o que não é? Estou sendo valorizado? Apenas dá uma sensação de alinhamento entre os objetivos, o dia-a-dia e depois o longo prazo, porque você tem a oportunidade de melhorar continuamente. Isso é essencialmente o que as pessoas querem. Você não pode ter um senso de progresso sem um senso de processo. Workflow é a forma que conecta onde estamos hoje com o progresso e os resultados que queremos. CoSchedule, Wrike, seu sistema de gerenciamento de projetos, seja como for, garantir que você faça disso uma prioridade é uma maneira de garantir que você e sua equipe estejam felizes iterativamente em microdoses por quanto tempo você executa isso. Ben: Às vezes, criativos e profissionais de marketing alegam que o processo impõe restrições indevidas à sua capacidade de realizar seu trabalho. Mas, na realidade, o oposto é muito mais verdadeiro. Quando implementado corretamente, um processo de criação de conteúdo definido deixará claro exatamente quem fará o quê e quando, para que os profissionais de marketing criativos possam concentrar toda a sua energia mental no que fazem melhor, em vez de se preocupar em gerenciar entregas para projetos ou pedidos. Qualquer uma das outras coisas pode se tornar mais difícil do que deveria ser quando não há nenhum processo real em vigor. Se você se deparar com qualquer resistência, sempre que tentar mudar alguma coisa, haverá alguma resistência. É apenas a natureza humana. Apenas aponte para os resultados que você pode obter depois de implementar uma pequena mudança e compare com como era a vida antes desse processo estar em vigor. Se você puder fazer isso, é provável que sua equipe não queira voltar a fazer as coisas do jeito que eram antes. Porque se você está trabalhando sem processos ou fluxos de trabalho claramente definidos, é provável que sua equipe tenha se acostumado a lidar com o caos sem necessariamente perceber o quão doloroso isso pode fazer com que o ato de criação de conteúdo realmente pareça. Agora, de volta ao Justin. Nós estabelecemos por que tudo isso importa. Por que estamos tendo essa conversa? Digamos que eles estão convencidos de que precisam começar a desenvolver fluxos de trabalho editoriais e precisam criar processos em sua operação de marketing de conteúdo. Estes não são necessariamente cargos, mas mais como funcionalidades ou funções de trabalho. Idealmente, quais funções a equipe de conteúdo deve ter para ter sucesso? Justin: Você me disse anteriormente que tem um bom público aqui de equipes e empresas entre 20 e 200. Vou apenas supor que todo mundo que está ouvindo agora está em uma empresa pelo menos desse tamanho. Porque se você for menor do que isso, pode não funcionar para você. Dependendo do ágil e se você está seguindo alguma dessas abordagens ou não, no mínimo, você precisa de três pessoas. Você precisa de um escritor, alguém que entenda a produção de conteúdo escrito, visual e falado. Você precisa de um desenhista. Estas são apostas de mesa. A peça que faltava, eu chamo de Haleys. Você tem que encontrar suas Haleys ou suas Hannahs. Ter um gerente de projeto ou no mundo ágil, ter o gerente de produto que possui o backlog - se você está ouvindo isso através das lentes disso - que possui o backlog de marketing e lidará com a preparação das tarefas, lidará com o entradas que chegam a eles de partes interessadas fora do departamento, essa é uma grande peça que faltava. Quando você tem controle de tráfego aéreo alimentando seus criativos e seus criativos não estão necessariamente inclinados a querer fazer essas coisas básicas de gerenciamento de projetos, esse é um papel super importante. Se você puder encontrar aquela pessoa que entende de marketing e entende de conteúdo, normalmente tem experiência em secretariado ou administração, mas também tem uma propensão para escrever – encontramos nossa última Haley, que era seu nome verdadeiro logo após a faculdade. Nós a ajudamos literalmente a se tornar uma administradora, gerente de projeto, proprietária de backlog ágil. Demorou um pouco. Você provavelmente pode descobrir que essas pessoas podem ser mais bem treinadas agora do que talvez cinco anos atrás. Esse é um papel fundamental porque se você tem criativos que são como, não quero tocar no gerenciamento de projetos, não quero saber como nomear as tarefas, a ordem, os fluxos de trabalho e a marcação. Todas essas coisas às vezes são muito complicadas e eu entendo. Apenas me diga o que fazer, me diga a ordem do que precisa ser feito. Não me diga como fazê-lo porque isso é outra grande coisa. Não me diga como fazer isso, mas certifique-se de entender as prioridades, quando são devidas, o escopo e o que é esperado, e isso libera o lado criativo do departamento para ser executado. Novamente, se você é uma pessoa ágil usando Scrum, há uma razão pela qual eles os chamam de sprints. Pense nisso. Você corre, pode ir até lá, mas não pode correr se não estiver claro. Esse é o processo de começar certo essencialmente para talvez o início de um semanal, quinzenal, trimestral, no entanto, você faz seu planejamento. Essa se torna a lente dessa pessoa que tem esse papel-chave que está interagindo com as partes interessadas, interagindo com os executivos, interagindo com as prioridades. Todas as nuances que surgem no dia a dia podem ajudar a proteger a equipe das distrações, ajudando-os a se concentrar nas coisas mais importantes e a ser o negociador quando surgirem coisas que causem esse conflito. O pior é a mudança de contexto. Ter esse guarda e ter um sistema em vigor e uma pessoa que vai gerenciar isso para os criativos, é um desbloqueio de qualquer gargalo que manterá o conteúdo fluindo e os resultados fluindo. Para mim, isso é uma coisa chave que eu acho que muitas equipes não falam, muitas empresas nem sabem o que procurar. Uma ferramenta como o CoSchedule fica bem no meio disso. É a ferramenta que separa o caos da clareza. Ben: Sim, adorei, 100%. Obviamente, sou tendencioso como diretor de marketing de entrada da CoSchedule, mas é exatamente isso que usamos nosso próprio software para alcançar. Não sou apenas um comerciante, também sou um cliente do produto. Você tem um crente aqui em termos de que realmente é, eu acho que idealmente, como deve ser a estrutura central de sua equipe e como você os apoia de forma eficaz. Justin: Você está me fazendo refletir agora sobre o que estou tentando realizar nesta conversa com você e as pessoas que estão ouvindo? Se eu puder avançar de alguma forma, acho que é uma adoção e mudança de mentalidade. Se você não consegue ver o valor de ter alguém dono do processo de marketing, do backlog de marketing ou das tarefas de marketing, e ser esse firewall entre todas as distrações entre o mundo exterior e sua equipe, isso é algo importante. É difícil entender o valor disso até que você realmente tenha experimentado. Porque você está sentindo a dor. Você sabe como é perder prazos, ter retrabalho. Mais uma vez, voltando ao pontapé inicial, alguém fugiu com a bola, e então eles fizeram metade disso com as manchetes faltando. Eles não entrevistaram o cliente certo e depois ele volta, agora você tem que fazer mais de 50%, e agora está perdendo o prazo. A pessoa que fez o trabalho agora está frustrada porque não tinha todas as informações. Ninguém está feliz. Ninguém está feliz, então comece certo. Ter essa pessoa no comando — e não precisa ser o diretor de marketing, não precisa ser o CMO. Existem pessoas realmente muito talentosas que têm apenas habilidades brutas que, se você lhes der a chance de possuir isso e dar a elas alguma direção, elas podem assumir isso. Porque se você está pensando, meu Deus, eu tenho que fazer todo esse trabalho, eu sou o diretor. Só porque seu título tem chefe, diretor ou gerente não significa necessariamente que é seu trabalho fazer esse trabalho. É seu trabalho garantir que esse trabalho seja feito, não significa que você tenha que fazê-lo. Ben: Eu acho que é um ponto extremamente, extremamente importante. Acho que às vezes, pelo menos de algo que aprendi em conversas que tive com outros profissionais de marketing, é que quando suas equipes estão lutando para controlar o caos, acho que um dos primeiros lugares para os quais as pessoas apontam é, bem, precisamos um gerente de projeto. Precisamos de uma pessoa de operações, o que talvez você precise, talvez. Particularmente em ambientes de agências onde há apenas mais entradas e saídas que precisam ser direcionadas. Eu acho que é particularmente em equipes internas e talvez administre algumas equipes de agências também. Acho que você está absolutamente certo. Você provavelmente tem as pessoas na equipe Justin: Há alguém agora em sua empresa e em sua equipe que quer esse trabalho e eles adoram essas coisas. Há apenas um certo tipo de personalidade que adora esse tipo de trabalho e está disposto a assumir e florescer. Já vi pessoas que querem largar o emprego e ir para outro lugar. Então, dada a oportunidade de administrar esse tipo de coisa, eles ficam mais felizes do que um porco na lama. Ben: Sim, totalmente. Essa é outra coisa importante para talvez ter em mente também. Se você tem alguém em sua equipe que está com fome de pegar algo que está uma bagunça e apenas dar ordem, você prefere que essa pessoa faça isso, seja feliz e fique, ou você prefere que essa pessoa vá embora, então você contratar outra pessoa para fazer o gerenciamento do seu projeto, e então você também tem que preencher a posição da pessoa que saiu, o que realmente só vai adicionar mais disfunção? Justin: Não precisa ser um papel completo. Dependendo do tamanho da sua equipe em sua empresa, você pode encontrar alguém que faz parte de suas responsabilidades agora. Eles ainda estão produzindo conteúdo. Eles não são como, bem, eu preciso de um FTE dedicado para gerenciamento de projetos. Não, você não precisa. Se você está na posição em que pode, fantástico. Gerente de projeto, gerente de produto, proprietário de backlog, proprietário de marketing, você pode pesquisar todos esses termos e ver qual deles faz sentido para você. Mas pode ser uma parte de seu CoSchedule. Ben: Legal. Eu vejo o que você fez lá e eu gostei disso. Justin: Algo aconteceu para mim. Não sei se muitas empresas enfrentam isso, mas sei que algumas sim. Às vezes, chefes, tudo o que importa são os resultados. Se estão olhando para os resultados e não vendo o que querem, vão direto para a pessoa. Mas eles não entendem que existem – e eu tenho outra aliteração que uso o tempo todo, são os quatro Ps. É propósito, pessoas, processo e produto. O produto sendo o resultado, 5 vezes 5 é 25, que é produto de – é matemático aí. Se o seu chefe está se perguntando onde estão os resultados ou se você está se perguntando onde estão os resultados, você quer diagnosticar a situação e pensa: por que é tão difícil trabalhar aqui? Por que não podemos fazer as coisas? Por que é sempre uma bagunça e caos toda vez que tentamos fazer um projeto? Se você está pensando consigo mesmo, quero ir trabalhar em outro lugar por causa dessas coisas, como chefe, você vai perder alguém. Ou como funcionário, você é como, eu tenho que mudar meu mundo inteiro porque não posso estar aqui. Quando eu ligo de volta para, como você diagnostica e você trabalha no seu caminho? Se você olhar para o resultado final e pensar, ah, não estamos conseguindo o que queremos, vamos dar um passo adiante na cadeia. É o processo? Esse é o fluxo de trabalho? É a clareza? Temos muitas prioridades? Não há recursos suficientes para executar isso? Então você sobe ou então é a pessoa? Eles são capazes de fazer o trabalho? São suas qualificações? São suas habilidades? Em seguida, suba mais um nível. Está claro o objetivo? Temos certeza de que estamos atraindo e trabalhando com as pessoas certas? Não é apenas, sem resultados, maus resultados, Ei, você, o que está acontecendo? Como gerente ou alguém que gerencia, o fluxo de trabalho é uma parte fundamental do diagnóstico e da criação de um melhor ambiente de trabalho e resultados. Não é apenas uma coisa, é tudo. Uma ferramenta de fluxo de trabalho fica bem no meio entre as pessoas e os resultados. Esse é um lugar muito claro para olhar. Na verdade, eu já disse antes, se você quer saber quão claro é o pensamento de uma empresa em torno de sua estratégia, abra sua ferramenta de gerenciamento de projetos e você verá. Se você vir um monte de lixo lá, provavelmente é um monte de lixo acontecendo aqui. Mas se você vê tarefas e projetos limpos, claros e bem definidos, você tem uma empresa limpa e clara, bem definida, e é um espelho. Ben: Sim, 100%. Se uma equipe de conteúdo agora não tem fluxos de trabalho claros estabelecidos, se eles nem têm os rudimentos de um fluxo de trabalho, e talvez seja apenas uma pessoa atribuindo coisas e daí você tem projetos, você tem um prazo, tem que fazer. Qual é a primeira coisa que você recomendaria que eles fizessem para implementar um fluxo de trabalho e começar a mudar um pouco as coisas? Justin: Minha primeira reação a essa pergunta foi—e deixe-me saber se isso é algo que você já viu—mas sem um fluxo de trabalho e uma ferramenta no lugar, chefes, colegas de trabalho e colegas usarão a ferramenta de notificação mais próxima para dizer você o que vem a seguir sobre essa coisa. Às vezes, você recebe um e-mail sobre essa parte do projeto, mas às vezes recebe um convite para um Google Doc, às vezes recebe uma notificação do Slack e, às vezes, em todos os outros lugares que aparecem. E então você tem 16 canais dentro do seu Slack. Alguns deles têm isso. Uma das primeiras coisas que eu acho que qualquer pessoa que sente e enfrenta a sensação avassaladora de estar perdido, e toda vez que um novo projeto ou tarefa começa, é se reunir com as pessoas com quem você está trabalhando ou estão sendo designadas para. E venha com apenas um ditado básico, ei, esse é o tipo de informação que vamos comunicar aqui e esse é o tipo de informação que vamos comunicar aqui. Dessa forma, quando o Slack sair, você não precisará pensar. O objetivo de um profissional de marketing é um livro chamado Don't Make Me Think. É um ótimo livro. Vamos usar isso em nosso processo. Não faça sua equipe pensar. Quanto menos pensarem que este é o lugar certo, eu tenho que construir esta peça e juntá-la, mais energia será gasta tentando montar o quebra-cabeça versus fazer o trabalho. Eu diria primeiro e ainda lido com isso, se você tem um sistema de gerenciamento de projetos ou três sistemas de gerenciamento de projetos - sinto muito por você se esse é o seu mundo - você tem seus sistemas de notificação lá. O primeiro passo para domar o caos em um fluxo de trabalho é deixar claro que tipo de trabalho será realizado, que tipo de sistema e que tipo de comunicação haverá. Dessa forma, todos na equipe têm uma expectativa razoável de saber que quando eu receber uma notificação do Jira sobre algo que eu sei que não vai aparecer no Slack, e agora eu tenho que encontrar aquela tarefa do Jira, pegar esse link, pegue essa coisa. Basta ir usar a seção de comentários ou colar o link lá. Faça o trabalho para seus colegas de equipe ou seus funcionários e faça esse contexto, tipo, ei, tenho uma ótima ideia para um novo anúncio. Encontrei essas capturas de tela. Não vá Slack no meio do dia, por exemplo, para gostar, oh, ei, eu encontrei isso. Ah, sim, eu estava fazendo outra coisa – troca de contexto. Vá encontrar a tarefa que é relevante para onde essas capturas de tela podem estar, coloque-as lá e marque-as para essa pessoa. Dessa forma, você está cimentando onde essa atenção vai por esse motivo específico. Para mim, esse é o exemplo de ficar claro em apenas domar o barulho e o caos em torno de onde a atenção das pessoas vai eliminar a distração, liberar a energia mental, fazer o trabalho. Em seguida, você pode entrar em fluxos de trabalho, nomear tarefas e quais pastas significam isso. Tem um monte de outras coisas. Mas eu diria que é muito difícil ficar claro dentro de um sistema quando você tem 10 sistemas que estão instruindo você a fazer 10 maneiras diferentes de outras maneiras. Ben: Sim, absolutamente. Uma vez que tenham chegado tão longe, qual é o próximo passo? Temos os elementos básicos do que você poderia chamar de início de um fluxo de trabalho ou algum tipo de processo de gerenciamento de trabalho. Justin: As pessoas complicam demais as coisas e eu costumava ser essa pessoa. Percebi que mais de três níveis, você perde pessoas e fica difícil de gerenciar. Não importa qual sistema você esteja usando, normalmente há (em qualquer sistema de gerenciamento de projetos) uma pasta raiz, seja um departamento ou um projeto, e então você tem tarefas e subtarefas. Cada um deles, você precisa decidir, ok, se estamos indo mais de três níveis em como organizamos nosso trabalho, você está tornando muito complicado para as pessoas seguirem. No Jira, por exemplo, você tem projetos. No nosso caso, usamos um projeto como um departamento. Usamos Epics, que são essencialmente apenas pastas para serem nossos projetos. Eu posso ter um podcast chamado Epic, CoSchedule. Eu posso ter outro Webinar CoSchedule chamado Epic. Eu apenas faço super simples e então dessa forma, eu tenho aquela barra. Então eu tenho um outro nível abaixo, não outro. Essas são as tarefas individuais. É como convite por e-mail, gravação. Dessa forma, eu tenho o contexto principal. Isso é tudo sobre parcerias. Então eu tenho o produto que estamos tentando criar, que são podcasts e webinars. Então eu tenho as tarefas ou como eu penso nelas como as entregas necessárias para criar para então alcançar os resultados que aquele podcast precisa. Então você apenas aplica o fluxo de trabalho em cima disso. O mais simples é tipo, não iniciado, iniciado, concluído. Definitivamente, existem maneiras melhores do que isso. Isso é tão complicado quanto você realmente precisa. Então você está dizendo, bem, esse podcast, esse épico, agora ou no próximo sprint? Então você está realmente apenas jogando com um número mínimo de variáveis. Você tem seu departamento, seus projetos, suas tarefas dentro desses projetos, e então você tem um fluxo de trabalho que é como iniciado, não iniciado, concluído. Então você está realmente decidindo, vamos fazer isso agora? Fazemos isso no próximo sprint ou no próximo ciclo – como quer que você trabalhe – ou vamos mantê-lo na lista de pendências para mais tarde? Não é mais complicado do que isso. Se você complicar mais do que isso, você perderá pessoas. Ben: Sim, absolutamente. Eu acho que isso tem sido um monte de informação para digerir. Eu amo apenas ser capaz de deixar isso pensando que você não precisa tornar as coisas mais complicadas do que elas precisam ser apenas para fazer as coisas. Muitas vezes, mais simples é melhor. Justin: WE Deming, grandfather of modern industrial post World War II, helped rebuild Japan, and helped them get their economy back. I think he said, “If you can't describe what you're doing as a process, you have no idea what you're doing.” Ben: It's absolutely true. Justin, this is awesome stuff. This went way, way, way deeper, I think, philosophically and practically the process and the benefits that workflows really offer us as marketers and content creators. I really appreciate your time coming to the show. Before I let you go, do you have any parting thoughts or anything that you would like to leave our listeners with that we maybe haven't touched on yet? Justin: Yeah, start small. My success with making changes always started with finding one person who's vibing with the idea. Like I said, treat the process like a product. If you've got CoSchedule and you're trying to think about I want to try this new idea out, iterate or do something new, two things. One, don't ask for permission, just go do it. But then once you get clear on what you want to do, find one other person in a side project or a side task to iterate how that works, get clear on its success, and then start to apply that to other places. Because the mistake I think people make is they get a new tool, they change everything, everyone's on different pages, and it's not a good start right. It creates a bad experience for people. Change takes steps. Workflows are change and require change management. When you find inspiration, if you're listening to this, and want to make some changes in how your workflows because honestly, if you're not the type of person who likes workflows, everything I said to you right now is not really as exciting for those who are like, oh, I love process, I love management. If you love process, you love management, just make sure you take it slow. Find your ally, find that one person, treat the process like a product, do it one step at a time, and then iteratively, in small doses roll that out. In fact, actually use that person who's your ally as the person who deploys it. I actually would take a step back and not try to be the one who came up with the ideas. Give the other people credit, even if you came up with the idea. Give them credit, step back, and watch people succeed. Ben: Love it. Yeah, I think that's a great thought to leave this conversation on. Thanks once again, Justin, for taking the time. I feel like we could probably talk about this stuff all day. Justin: Yeah, if we have visuals. I had to describe everything verbally. I was trying to imagine all my stuff. The visual side of this obviously delivers a lot more. Ben: Yeah, it's a good thought. We'll definitely have to schedule a part two and keep this conversation going in the future. Justin: Thank you for having me and allowing me just to unpack a bunch of stuff. Hopefully, everyone got a little something out of this, if not just feeling better about the world we live in.