Opracowywanie przepływów pracy redakcyjnej i procesów tworzenia treści, które umożliwiają tworzenie niesamowitych treści dzięki Justinowi Zimmermanowi z Salesmsg [AMP 245]

Świetne treści nie są przypadkowe. Zwykle jest to produkt uboczny udoskonalonych procesów, które pomagają zespołom współpracować wydajnie i efektywnie. Jednak planowanie przepływów pracy redakcyjnej i wdrażanie procesów tworzenia treści może być wyzwaniem. Dzisiejszym gościem jest Justin Zimmerman z Salesmsg. Justin opowiada o tym, jak zespoły marketingowe mogą opracowywać i wdrażać przepływy pracy redakcyjnej i procesy tworzenia treści, aby tworzyć lepsze treści. Niektóre z najważniejszych wydarzeń programu to:

• Kreatywna kontrola: dlaczego marketerzy powinni tworzyć redakcyjne przepływy pracy dla treści
• Cztery C: współpraca, połączenie, kreatywna kontrola i wynagrodzenie
• Stan przepływu: skup się na procesie, a wyniki pojawią się
• Mapa neurologiczna: celem w świecie przepływu pracy jest dostosowanie zespołów do wyższych celów
• Stan zadowolenia: masz 3 miejsca, w których mieszkasz — pracę, dom i wnętrze siebie
• Zacznij dobrze: Unikaj potencjalnych pułapek i bólu dzięki procesowi przepływu pracy dla wyników
• Wyciągnięte wnioski: Słuchaj i rób coś, aby nie powtarzać tych samych błędów
• Ciągłe doskonalenie: nie możesz mieć poczucia postępu bez procesu
• Role zespołu ds. treści: co najmniej — pisarz, projektant i kierownik projektu
• CoSchedule: narzędzie, które oddziela chaos od przejrzystości
• Osoba u steru: Upewnij się, że praca jest wykonywana, ale to nie znaczy, że to robisz
• Cztery Ps: cel, ludzie, proces i produkt
• Przełączanie kontekstu: zbyt wiele narzędzi, kanałów i powiadomień prowadzi do rozpraszania uwagi
• Skomplikowane kontra proste: Podstawowe elementy przepływu pracy/procesu zarządzania pracą
• Popełnione błędy: Zacznij od małych rzeczy, powoli; przepływy pracy ulegają zmianie i wymagają zarządzania zmianą

Jeśli podobał Ci się dzisiejszy program, zasubskrybuj w iTunes podcast The Actionable Content Marketing! Podcast jest również dostępny w SoundCloud, Stitcher i Google Play. Zapis: Ben: Hej, Justin. Jak leci po południu? Justin: Czuję się fantastycznie. Dziękuję Ci. Doceniam to, że jestem tu z tobą i wszystkimi członkami rodziny i społeczności CoSchedule. Ben: Tak, absolutnie. Jestem bardzo, bardzo podekscytowany tym, że masz Cię w programie i rozmawiam o przepływach pracy redakcyjnej i zarządzaniu treścią, które są tematami bliskimi i bliskimi mojemu sercu. Wierzę, że oni również należą do Ciebie. Super, bardzo podekscytowany, że jesteś. Zanim przejdziemy za daleko, po pierwsze, dlaczego marketerzy mieliby dbać o zdefiniowanie redakcyjnych przepływów pracy dla treści? Mam wrażenie, że kiedy mówimy o przepływach pracy, mówimy o procesach i wydaje mi się, że czasami proces jest interpretowany jako biurokracja. Myślę, że twórcy z natury nienawidzą wszystkiego, co ma związek z biurokracją i biurokracją, jeśli chodzi o zarządzanie ich pracą. Dlaczego mieliby się tym przejmować? Jaki jest dla nich lepszy sposób, aby na to spojrzeć? Justin: Mam naprawdę głębokie doświadczenie bycia po obu stronach ogrodzenia z procesem, twórczą kontrolą. Właściwie, po prostu krótki brief przed każdą pracą i firmą, w której pracowałem, użyłem papierka lakmusowego, aby podjąć decyzję, czy jest to miejsce, które jest dla mnie odpowiednie. Są one w bardzo szczególnej kolejności. Jeden z nich mówi o tym bardzo wyraźnie. To współpraca, połączenie, twórcza kontrola, a potem kompensacja – cztery C, jak mówię. Kreatywna kontrola jest dla mnie dużą częścią tego. Rozumiem, jak to jest, gdy inni ludzie próbują narzucić, jak chcą robić rzeczy, nie naprawdę rozumiejąc, jak to się robi. Będąc po drugiej stronie i będąc (powiedziałbym) nadmiernie nakazowym maniakiem kontroli, w moich 360 recenzjach jako menedżer otrzymałem bardzo krytyczne opinie na temat tego, jak się prezentuję. Byłem po obu stronach równania. Ta autorefleksja i doświadczenie naprawdę pozwalają mi spojrzeć na proces tekstowy nie jak na brzydkie słowo, ale jako sposób na wyrównanie zespołów. Potrzeba przepływu pracy jest bardzo podobna do — wyobraź sobie dwa miasta na świecie. Jedno z tych miast ma pasy, pięciopasmowe autostrady, nazwijmy je po prostu I-95 na Florydzie – płynie i jedzie na żużlu. Pomyślmy o innym mieście na świecie. Nazwijmy to Bangalore w Indiach. Nie ma ulic, nie ma sygnalizacji świetlnej, wszyscy chodzą wszędzie. Ale w obu przypadkach ludzie próbują przejść z punktu A do punktu B. Próbują dotrzeć do celu. W jednej z tych sytuacji masz kilka dobrych praktyk dotyczących poruszania się po autostradzie, a następnie masz 100 000 najlepszych praktyk dotyczących poruszania się po autostradzie. Tak naprawdę różnica polega na tym, że kiedy masz system, na który wszyscy w sposób dorozumiany się zgadzają i który tworzą, masz poczucie przepływu. Dla mnie poczucie przepływu, przepływu pracy – pracy i przepływu – jest tak naprawdę również powiązane z psychologiczną zasadą przepływu przez psychologa [...], który mówi o byciu w stanach przepływu. Myślę, że stan przepływu jest ostatecznym rezultatem współpracy zespołów w celu osiągnięcia wspólnego celu i poczucia wyższego celu. Dla mnie, niezależnie od tego, czy chodzi o treść, sport czy sprzedaż, kiedy masz zespół, ostatecznym celem, jak mówią, jest skupienie się na (znowu to brzydkie słowo) procesie. Skoncentruj się na procesie, a wyniki pojawią się. Kiedy możesz sprawić, by ludzie mieli jasność co do tego, jak chcemy, aby ta praca przebiegała, następnie krok po kroku, iteracyjnie – niektórzy nazywają to zwinnością, zwinnością w procesie – proces jako produkt. Jeśli traktujesz proces jak produkt, próbując stworzyć jego lepsze wersje, i nie jest to tylko dyktando jednej osoby, wtedy otrzymujesz wyrównanie wokół procesu, który nie jest jakimś rodzajem brudnego słowa, w którym jedna osoba nadmiernie kontroluje lub inna ludzie czują, że w ogóle nie chcą się tym zająć. Dla mnie najwyższym celem w świecie przepływu pracy jest dopasowanie zespołów, które czują, że spotykają się w wyższym celu. Możesz to zmapować neurologicznie. Możesz rozłożyć serotoninę i pozbyć się tych wszystkich neurochemikaliów. Dla mnie to stan cieszenia się moją pracą i ludźmi, z którymi pracuję, ponieważ masz trzy miejsca na świecie, w których żyjesz. Masz pracę, wróciłeś do domu i masz w sobie wnętrze. Niektórzy ludzie, życie domowe nie jest wspaniałe. Niektórzy ludzie, życie zawodowe nie jest wspaniałe. Niektórzy ludzie, życie wewnętrzne. Kiedy wszystkie te trzy rzeczy są okropne, nie żyjesz w dobrym stanie. Żyjesz w świecie bólu, jak powiedzieli w The Big Lebowski. Miałem okazję to dorzucić. Dla mnie jednym z moich celów dla moich zespołów było zidentyfikowanie i pomoc w stworzeniu przynajmniej jednego obszaru na świecie, w którym ludzie, z którymi pracuję, mogliby mieć solidne, świetne, stabilne dno hierarchii Maslowa. potrzeby, dostosowanie jasności. Dla mnie przepływ pracy to miejsce, w którym wszystko się łączy. Ben: To doskonała odpowiedź na to pytanie. Sprzeciwiłbym się każdemu, kto słucha, aby spróbować obalić to wszystko. To cudownie. Dotknąłeś tego trochę tam. Zagłębmy się głębiej, jakie są potencjalne pułapki, z którymi mogą się zmierzyć zespoły zajmujące się treścią w wyniku braku procesów dźwiękowych? Jakiego bólu doświadczysz, jeśli myślisz, że ujdzie ci to na sucho? Justin: Byłem tam. Mam koncepcję nazwaną dobrym startem. Dokładnie tak to brzmi. Jest w opozycji lub w kontraście (jest to lepszy sposób) do koncepcji kick-off. Myślę, że słowa mają znaczenie, ponieważ wskazują na działania, które za nimi podążają. Wiele firm zorganizowałoby spotkanie inauguracyjne. Słyszałeś to wcześniej. Skąd pochodzi słowo kickoff? Brzmi dla mnie jak futbol – futbol amerykański, jeśli słuchasz tego na arenie międzynarodowej. Co się dzieje, gdy masz kickoff? Masz jedną drużynę po jednej stronie, masz drugą po drugiej i kopiesz piłkę, a piłka jest podłużna. Kiedy go kopniesz i odbije się, zaczyna chrząkać, stukać, stukać, stukać. To jest wszędzie, to wielka, stara szamotanina, a tak naprawdę nie wiesz, co się wydarzy. To w porządku, kiedy po raz pierwszy robisz nowe rzeczy. To jest początek. Naprawdę nie wiesz, co się wydarzy. Nie masz odpowiedniego procesu. Nigdy nie byłeś na tej drodze. Nie masz niczego udokumentowanego, jak to się potoczy. Ze swej natury wszystko, co nowe, jest w gruncie rzeczy początkiem. Ale kiedy już napiszesz swój pierwszy post na blogu, pierwszy webinar, wymuszoną wspólną promocję z inną firmą, czy cokolwiek to jest ten projekt lub kampania, po raz pierwszy zrobiłeś coś takiego, nie powinieneś uczyć się tych lekcji na nowo. Dla mnie, nie mając przepływu pracy i procesu, a przynajmniej sposobu myślenia, stwórzmy to i stwórzmy ten produkt jako część tego wyniku — ponieważ nigdy nie tworzysz tylko kampanii. Nigdy nie tworzysz po prostu postów na blogu, w rzeczywistości tworzysz strukturę, w której wykonuje się pracę. Jeśli myślisz o tym w ten sposób, zmniejszasz ból związany z tym, co dzieje się, gdy nie masz przepływu pracy. Nie czynisz tego najwyższym priorytetem, który jest częścią tworzenia czegoś, co jest kampanią, produktem, programem, działem, jak to nazwiesz, rezultat to wyciągnięte wnioski. Ile osób po spotkaniu, po kwadransie, po projekcie – idziesz na spotkanie i mówisz o wyciągniętych lekcjach. To kolejny bardzo powszechny termin. I zamierzam skontrastować wyciągnięte wnioski i za chwilę. Wyciągnięte wnioski, och, zrobiliśmy to źle, to się zdarzyło, to się powtórzyło, to się powtórzyło. Co się wtedy stanie? Przechodzisz przez kolejną iterację i cykl, dostajesz te same lekcje, ten sam ból i te same stracone okazje. Mając kickoffy i nie mając świetnego sposobu na zarządzanie wyciągniętymi lekcjami, nadal powtarzasz te same błędy w kółko. Ludzie to wiedzą, mogą to poczuć. Jeśli jesteś menedżerem i nie słuchasz tych rzeczy i nie pomagasz im coś z tym zrobić, twój zespół zacznie wątpić w twoją zdolność do bycia skutecznym menedżerem lub pomagania im to dostrzec. Właściwie to nie mogę się teraz w to zagłębić, ale spotkałem się z głównym strategiem i trenerem sprawnym IBM. Pokazał mi jeden z najpiękniejszych od góry do dołu przykładów, jak przekazać te informacje, te wnioski, część procesu stawania się mądrzejszym, lepszym i bardziej wyrównanym. Tak naprawdę są trzy obszary, w których mi to pokazał. Był taki, że jest osoba, która uczy się lekcji, jest zarząd i kierownik zespołu, który uczy się tej lekcji, i są lekcje, które trzeba było wysłać na wyższe poziomy. To po prostu piękna rzecz i wszystko jest super poufne. Nie mogę tego pokazać, ale to po prostu fantastyczne rzeczy. Bez przepływu pracy i tego, co jest ukryte w tym, co musimy stworzyć, tworzysz środowisko, w którym uczysz się tych samych lekcji w kółko. Ludzie zaczynają wątpić w to, czy kierownictwo jest w stanie albo dać im możliwość pomocy w tworzeniu zmiany, albo samemu coś z tym zrobić. W przeciwieństwie do wyciągniętych wniosków lub odrobienia niektórych z tych lekcji, które nie prowadzą do wspólnych startów w kółko, mam tę koncepcję nazwaną właściwym startem. Właściwy początek naprawdę jest do wszystkiego. Na początek bloga lub na początek kampanii, która będzie wydawana na stronach docelowych określonego typu klienta — cały zbiór zasobów. Zacznij dobrze jest dokładnie tak, jak mówi. Przechodzisz przez jedną iterację konkretnego wdrożenia lub projektu, rejestrujesz wszystkie rzeczy, o które prosisz i chcesz zebrać ponownie na początku, i dokumentujesz to w tym małym zadaniu zwanym dobrym startem. Następnie, zanim zaczniesz, zamiast zaczynać i wszyscy po prostu biegają, masz spotkanie i jest to część projektu, część przepływu pracy. Nie kończysz projektu, nie zaczynasz projektu, dopóki nie masz odpowiedniego startu. W miarę publikowania coraz większej liczby wpisów na blogu lub tego typu kampanii, wyciągasz coraz więcej lekcji do punktu, w którym dochodzisz do tego, że nie musisz uczyć się tych lekcji w kółko. W rzeczywistości pozwoliło mi to wyjść z mojej pracy, z działów, a nawet z firm, ponieważ stopniowo i iteracyjnie po prostu uchwyciłem te małe wnioski i umieściłem je jako mały punktor w odpowiednim dokumencie początkowym lub na blogu, a następnie mogli przekazać to zespołom. Potem zespoły zaczęły to robić. Właściwie wróciłem do mojej ostatniej firmy kilka dni temu, ponieważ urządzili tam wielkie przyjęcie z okazji ponownego otwarcia. Zaprosili mnie do powrotu, nie jestem już pracownikiem. Obecnie jestem w Salesmsg, nowy pracownik – SMS, SMS dla firm. Oni są jak, wiesz co, nadal działamy w twoim systemie. Wciąż stosujemy takie podejście, co oznacza, że ​​ludzie są szczęśliwi w pracy. Nie wracają do domu na noc, zastanawiając się, czy to zostało zrobione, czy tamto? Czy mój szef wie, co jest widoczne, a co nie? Czy jestem doceniany? Daje to tylko poczucie zgodności między celami, codziennymi, a następnie długoterminowymi, ponieważ masz możliwość ciągłego doskonalenia. Zasadniczo tego chcą ludzie. Nie możesz mieć poczucia postępu bez poczucia procesu. Workflow to sposób, który łączy miejsce, w którym jesteśmy dzisiaj, z postępem i wynikami, których oczekujemy. CoSchedule, Wrike, Twój system zarządzania projektami, niezależnie od tego, jak to robisz, upewniając się, że priorytet jest sposobem, aby zapewnić Tobie i Twojemu zespołowi iteracyjnie zadowolenie w mikrodawkach na zawsze, jak długo to prowadzisz. Ben: Czasami twórcy i marketerzy twierdzą, że proces nakłada nadmierne ograniczenia na ich zdolność do wykonania pracy. Ale w rzeczywistości znacznie częściej jest odwrotnie. Po prawidłowym wdrożeniu zdefiniowany proces tworzenia treści jasno pokaże, kto i kiedy będzie robił co i kiedy, dzięki czemu kreatywni marketerzy mogą skupić całą swoją energię umysłową na tym, co robią najlepiej, zamiast martwić się zarządzaniem przekazywaniem projektów lub zamówień. Każda z innych rzeczy może po prostu stać się trudniejsza niż powinna, gdy nie ma rzeczywistego procesu. Jeśli spotkasz się z jakimś odepchnięciem, za każdym razem, gdy spróbujesz coś zmienić, pojawi się pewien opór. To tylko ludzka natura. Po prostu wskaż wyniki, które możesz uzyskać po wprowadzeniu małej zmiany i porównaj je z tym, jak wyglądało życie przed tym procesem. Jeśli możesz to zrobić, są szanse, że Twój zespół nie będzie chciał wrócić do robienia rzeczy tak, jak wcześniej. Ponieważ jeśli pracujesz bez jasno zdefiniowanych procesów lub przepływów pracy, szanse są takie, że Twój zespół prawdopodobnie właśnie przyzwyczaił się do radzenia sobie z chaosem, niekoniecznie zdając sobie sprawę z tego, jak bolesny może być fakt tworzenia treści. Wróćmy do Justina. Ustaliliśmy, dlaczego to wszystko ma znaczenie. Dlaczego w ogóle prowadzimy tę rozmowę? Załóżmy, że są przekonani, że muszą rozpocząć opracowywanie przepływów pracy redakcyjnej i muszą wbudować procesy w działania związane z marketingiem treści. Niekoniecznie są to tytuły stanowisk, ale bardziej funkcje lub funkcje. Idealnie, jakie role powinien pełnić zespół ds. treści, aby odnieść sukces? Justin: Powiedziałeś mi wcześniej, że masz tu dobrą publiczność, składającą się z zespołów i firm między 20 a 200. Założę po prostu, że wszyscy słuchający teraz są w firmie przynajmniej tej wielkości. Bo jeśli jesteś mniejszy, to może ci się to nie udać. W zależności od zwinności i tego, czy stosujesz którekolwiek z tych podejść, czy nie, potrzebujesz co najmniej trzech osób. Potrzebujesz pisarza, kogoś, kto rozumie tworzenie treści pisanych, wizualnych i mówionych. Potrzebujesz projektanta. To są stawki stołowe. Brakujący kawałek, nazywam go Haleyami. Musisz znaleźć swoje Haley lub Hannah. Posiadanie kierownika projektu lub w świecie zwinności, posiadanie menedżera produktu, który jest właścicielem zaległości – jeśli słuchasz tego przez pryzmat tamtego – który jest właścicielem zaległości marketingowych i zajmie się przygotowaniem zadań, zajmie się wkłady przychodzące do nich od interesariuszy spoza działu, to duży brakujący element. Kiedy masz kontrolę ruchu lotniczego, która karmi swoich twórców, a twoi twórcy niekoniecznie są skłonni do zarządzania projektami, to jest to bardzo ważna rola. Jeśli uda Ci się znaleźć osobę, która rozumie marketing i treść, zwykle ma jakieś doświadczenie w sekretariacie lub administracji, ale ma też zamiłowanie do pisania — znaleźliśmy naszą ostatnią Haley, która tak naprawdę nazywała się zaraz po studiach. Pomogliśmy jej dosłownie przygotować ją do roli administratora, kierownika projektu, właściciela sprawnego backloga. Zajęło to trochę czasu. Prawdopodobnie można zauważyć, że ci ludzie mogą być teraz lepiej wyszkoleni niż może pięć lat temu. To kluczowa rola, ponieważ jeśli masz twórców, którzy są tacy, nie chcę dotykać zarządzania projektem, nie chcę wiedzieć, jak nazwać zadania, kolejność, przepływy pracy i tagowanie. Wszystkie te rzeczy są czasami zbyt nieporęczne i rozumiem to. Po prostu powiedz mi, co mam robić, powiedz mi kolejność, co należy zrobić. Nie mów mi, jak to zrobić, bo to kolejna wielka rzecz. Nie mów mi, jak to zrobić, ale upewnij się, że rozumiem priorytety, terminy, zakres i oczekiwania, a to uwalnia kreatywną stronę działu. Ponownie, jeśli jesteś osobą zwinną używającą Scruma, istnieje powód, dla którego nazywają je sprintami. Pomyśl o tym. Biegasz, możesz iść do tego, ale nie możesz biec, jeśli nie masz jasności. Jest to właściwy proces na początek, być może na początek tygodnia, co dwa tygodnie, kwartalnie, jednak robisz swoje planowanie. Staje się to soczewką, w której ta osoba, która pełni kluczową rolę, łączy się z interesariuszami, kontaktuje się z kadrą kierowniczą, wchodzi w interakcje z priorytetami. Wszystkie niuanse, które pojawiają się z dnia na dzień, mogą pomóc chronić zespół przed rozproszeniem uwagi, pomagając mu skoncentrować się na najważniejszych rzeczach i być negocjatorem, gdy pojawią się rzeczy, które powodują ten konflikt. Najgorsze jest przełączanie kontekstu. Posiadanie tego strażnika i posiadanie systemu na miejscu oraz osoby, która będzie tym zarządzać dla kreacji, to odblokowanie każdego wąskiego gardła, które utrzyma przepływ treści i wyników. Dla mnie to kluczowa rzecz, o której wiele zespołów nie mówi, wiele firm nawet nie wie, czego szukać. Narzędzie takie jak CoSchedule znajduje się w samym środku tego właśnie tam. To narzędzie, które oddziela chaos od przejrzystości. Ben: Tak, uwielbiam to w 100%. Oczywiście jestem stronniczy jako dyrektor ds. marketingu przychodzącego w CoSchedule, ale to jest dokładnie to, do czego używamy naszego własnego oprogramowania. Jestem nie tylko marketerem, jestem również klientem produktu. Masz tu wyznawcę, który naprawdę wierzy w tę istotę, myślę, że idealnie, jak powinna wyglądać podstawowa struktura twojego zespołu i jak skutecznie go wspierać. Justin: Każesz mi teraz zastanowić się nad tym, co próbuję osiągnąć w tej rozmowie z tobą i słuchającymi ludźmi? Jeśli mogę się przebić w jakikolwiek sposób, myślę, że jest to przyjęcie i zmiana sposobu myślenia. Jeśli nie widzisz wartości posiadania kogoś, kto jest właścicielem procesu marketingowego, zaległości marketingowych lub zadań marketingowych i bycia zaporą ogniową między wszystkimi zakłóceniami między światem zewnętrznym a twoim zespołem, to jest to wielka rzecz. Trudno jest zrozumieć jego wartość, dopóki tego nie doświadczysz. Ponieważ doświadczasz bólu. Wiesz, jak to jest nie dotrzymywać terminów, mieć poprawki. Ponownie, wracając do kickoffu, ktoś uciekł z piłką, a potem zrobili połowę tego bez nagłówków. Nie przeprowadzili wywiadu z właściwym klientem, a potem wraca, teraz musisz to zrobić w ponad 50%, a teraz nie dotrzymujesz terminu. Osoba, która wykonała pracę, jest teraz sfrustrowana, ponieważ nie miała wszystkich informacji. Nikt nie jest szczęśliwy. Nikt nie jest szczęśliwy, więc zacznij dobrze. Mając tę ​​osobę na czele – i nie musi to być dyrektor marketingu, nie musi to być CMO. Są naprawdę wspaniali utalentowani ludzie, którzy mają po prostu surowe umiejętności, że jeśli dasz im szansę na posiadanie tego i nadasz im jakiś kierunek, mogą się tym zająć. Bo jeśli myślisz, o mój Boże, muszę wykonać całą tę pracę, jestem reżyserem. To, że w twoim tytule jest szef, dyrektor lub kierownik, niekoniecznie oznacza, że ​​to twoja praca. Twoim zadaniem jest upewnić się, że ta praca zostanie wykonana, nie oznacza to, że musisz to zrobić. Ben: Myślę, że to niezwykle, niezwykle ważny punkt. Myślę, że czasami, przynajmniej z czegoś, co zebrałem z rozmów, które odbyłem z innymi marketerami, jest to, że gdy ich zespoły walczą o kontrolę nad chaosem, myślę, że jednym z pierwszych miejsc, na które ludzie wskazują jest, cóż, potrzebujemy kierownik projektu. Potrzebujemy osoby z operacji, co może ty, może ty. Szczególnie w otoczeniu agencji, gdzie jest po prostu więcej wejść i wyjść, które trzeba ukierunkować. Myślę, że dotyczy to szczególnie zespołów wewnętrznych i być może również prowadzenia niektórych zespołów agencji. Myślę, że masz absolutną rację. Prawdopodobnie masz ludzi w zespole Justin: Jest teraz ktoś w Twojej firmie i zespole, kto chce tej pracy i kocha to. Jest po prostu pewien typ osobowości, który uwielbia ten rodzaj pracy i jest chętny do podjęcia go i rozkwitu. Widziałem ludzi, którzy chcą rzucić pracę i iść gdzie indziej. Mając wtedy możliwość prowadzenia tego typu rzeczy, są po prostu szczęśliwsi niż świnia w błocie. Ben: Tak, całkowicie. To kolejna ważna rzecz, o której być może też należy pamiętać. Jeśli masz w swoim zespole kogoś, kto jest głodny wziąć coś, co jest bałaganem i po prostu wydać to polecenie, czy wolałbyś, aby ta osoba po prostu to zrobiła, była szczęśliwa i została, czy wolisz, aby ta osoba odeszła, wtedy ty zatrudnisz inną osobę do zarządzania Twoim projektem, a następnie musisz objąć stanowisko osoby, która odeszła, co tak naprawdę tylko doda jeszcze więcej dysfunkcji? Justin: To nie musi być pełna rola. W zależności od wielkości Twojego zespołu w Twojej firmie, możesz znaleźć kogoś, kto jest częścią ich obowiązków. Nadal produkują treści. Nie są jak, cóż, potrzebuję dedykowanego FTE do zarządzania projektami. Nie, nie musisz. Jeśli jesteś w sytuacji, w której możesz, fantastycznie. Kierownik projektu, kierownik produktu, właściciel zaległości, właściciel marketingu, możesz sprawdzić wszystkie te terminy i zobaczyć, który z nich ma dla Ciebie sens. Ale może być częścią ich CoSchedule. Ben: Ładnie. Widzę, co tam zrobiłeś i podobało mi się to. Justin: Coś dla mnie wyszło. Nie wiem, czy wiele firm zmaga się z tym, ale wiem, że niektóre to robią. Czasami szefowie, wszystko, na czym im zależy, to wyniki. Jeśli patrzą na wyniki i nie widzą tego, czego chcą, zwracają się bezpośrednio do osoby. Ale oni nie rozumieją, że istnieją – a ja mam inną aliterację, której używam cały czas, to cztery Ps. To cel, ludzie, proces i produkt. Iloczyn będący wynikiem, 5 razy 5 daje 25, co jest iloczynem – to jest tutaj matematyczne. Jeśli twój szef zastanawia się, gdzie są wyniki lub jeśli ty zastanawiasz się, gdzie są wyniki, chcesz zdiagnozować sytuację i zastanawiasz się, dlaczego tak ciężko tu pracować? Dlaczego nie możemy załatwić sprawy? Dlaczego zawsze jest pomieszany bałagan i chaos za każdym razem, gdy próbujemy zrobić projekt? Jeśli myślisz sobie, chcę iść do pracy gdzie indziej, bo jako szef kogoś stracisz. Albo jako pracownik, jakim jesteś, muszę zmienić cały mój świat, bo nie mogę tu być. Kiedy wybieram go z powrotem, jak diagnozujesz i idziesz w górę? Jeśli spojrzysz na wynik końcowy i myślisz, że nie otrzymujemy tego, czego chcemy, zróbmy jeden krok w górę łańcucha. Czy to proces? Czy to przepływ pracy? Czy to klarowność? Czy mamy zbyt wiele priorytetów? Czy nie ma wystarczających zasobów, aby to wykonać? Potem idziesz w górę, czy to jest osoba? Czy są w stanie wykonać pracę? Czy to ich kwalifikacje? Czy to ich umiejętności? Następnie przejdź o jeden poziom wyżej. Czy cel jest jasny? Czy jesteśmy pewni, że przyciągamy i współpracujemy z właściwymi ludźmi? To nie tylko brak wyników, złe wyniki, Hej, ty, co się dzieje? Jako menedżer lub ktoś, kto zarządza, przepływ pracy jest kluczowym elementem diagnozowania i tworzenia lepszego środowiska pracy i wyników. To nie tylko jedna rzecz, to wszystko. Narzędzie przepływu pracy znajduje się pośrodku między ludźmi a wynikami. To bardzo jasne miejsce, w którym można patrzeć. W rzeczywistości, powiedziałem wcześniej, jeśli chcesz wiedzieć, jak jasne jest myślenie firmy wokół jej strategii, otwórz narzędzie do zarządzania projektami, a zobaczysz. Jeśli widzisz tam kupę śmieci, prawdopodobnie jest to kupa śmieci. Ale jeśli widzisz czyste i jasne i dobrze zdefiniowane zadania i projekty, masz czystą i przejrzystą, dobrze zdefiniowaną firmę, która jest lustrem. Ben: Tak, 100%. Jeśli zespół ds. treści w tej chwili nie ma ustalonych jasnych przepływów pracy, jeśli nie ma nawet podstaw przepływu pracy, a może to po prostu jedna osoba przypisuje rzeczy, a następnie stamtąd masz projekty, ty” Mam termin, miej go. Jaka jest pierwsza rzecz, którą poleciłbyś zrobić, aby wprowadzić przepływ pracy i zacząć trochę odwracać sprawy? Justin: Moją pierwszą reakcją na to pytanie było – i daj mi znać, jeśli to też widziałeś – ale bez przepływu pracy i narzędzia na miejscu szefowie, współpracownicy i koledzy użyją najbliższego narzędzia do powiadamiania co dalej z tą rzeczą. Czasami otrzymasz wiadomość e-mail o tej części projektu, ale czasami otrzymasz zaproszenie do Dokumentu Google, a czasami powiadomienie Slack, a czasami we wszystkich innych miejscach, które się pojawią. A potem masz 16 kanałów w swoim Slacku. Niektórzy z nich to mają. Jedną z pierwszych rzeczy, o których myślę, że każdy, kto czuje i staje w obliczu przytłaczającego poczucia zagubienia, za każdym razem, gdy rozpoczyna się nowy projekt lub zadanie, jest spotkanie się z ludźmi, z którymi pracuje lub są przydzieleni do. I wymyśl tylko podstawowe powiedzenie, hej, to jest rodzaj informacji, które będziemy tutaj przekazywać i to jest rodzaj informacji, które będziemy tutaj przekazywać. W ten sposób, kiedy Slack wyskoczy, nie musisz myśleć. Cały sens marketera to książka zatytułowana Nie zmuszaj mnie do myślenia. To świetna książka. Wykorzystajmy to w naszym procesie. Nie zmuszaj swojego zespołu do myślenia. Im mniej myśląc, że muszą to zrobić, to jest to właściwe miejsce, muszę zbudować ten kawałek i złożyć go w całość, tym więcej energii poświęcę na ułożenie puzzli niż na wykonanie pracy. Powiedziałbym najpierw i nadal się tym zajmuję, jeśli masz system zarządzania projektami lub trzy systemy zarządzania projektami – przepraszam, jeśli to twój świat – masz tam swoje systemy powiadomień. Pierwszym krokiem do oswojenia chaosu w przepływie pracy jest jasne określenie, w jaki rodzaj pracy będzie się składać, jaki rodzaj systemu i jaki rodzaj komunikacji będzie tam miał miejsce. W ten sposób każdy w zespole ma uzasadnione oczekiwanie, że gdy otrzymam powiadomienie w Jira o czymś, o czym wiem, że nie pojawi się w Slacku, a teraz muszę znaleźć to zadanie w Jira, weź ten link, weź tę rzecz. Po prostu przejdź do sekcji komentarzy lub wklej tam link. Wykonaj pracę dla swoich kolegów z zespołu lub pracowników i zrób to w tym kontekście, na przykład, hej, mam świetny pomysł na nową reklamę. Znalazłem te zrzuty ekranu. Nie idź Slack im w środku dnia, na przykład, aby polubić, oh, hej, znalazłem to. O tak, robiłem coś innego – przełączanie kontekstu. Znajdź zadanie, które jest istotne dla miejsca, w którym mogą znajdować się te zrzuty ekranu, umieść je tam i oznacz je dla tej osoby. W ten sposób cementujesz, dokąd zmierza ta uwaga z tego konkretnego powodu. Dla mnie jest to przykład jasnego poskromienia hałasu i chaosu wokół miejsca, w którym uwaga ludzi ma wyeliminować rozproszenie, uwolnić energię mentalną, aby wykonać pracę. Następnie możesz przejść do przepływów pracy, nazywania zadań i znaczenia folderów. Jest cała masa innych rzeczy. Ale powiedziałbym, że naprawdę trudno jest jasno określić wnętrze systemu, gdy masz 10 systemów, które instruują cię, abyś zrobił to na 10 różnych sposobów na inne sposoby. Ben: Tak, absolutnie. Kiedy dotarli już tak daleko, jaki jest następny krok? Mamy podstawowe elementy tego, co można nazwać początkiem przepływu pracy lub pewnego rodzaju procesu zarządzania pracą. Justin: Ludzie nadmiernie komplikują rzeczy i kiedyś byłem taką osobą. Zdałem sobie sprawę, że na więcej niż trzech poziomach tracisz ludzi i trudno jest sobie z tym poradzić. Bez względu na to, jakiego systemu używasz, zazwyczaj (w każdym systemie zarządzania projektami) znajduje się folder główny, niezależnie od tego, czy jest to dział, czy projekt, a następnie masz zadania i podzadania. Każdy z nich musisz zdecydować, okej, jeśli wchodzimy więcej niż trzy poziomy w to, jak organizujemy naszą pracę, sprawiasz, że jest to zbyt skomplikowane, aby ludzie mogli to śledzić. Na przykład w Jira masz projekty. W naszym przypadku projekt wykorzystujemy jako dział. Używamy Epics, które są w zasadzie tylko folderami, które mają być naszymi projektami. Mogę mieć podcast o nazwie Epic, CoSchedule. Mógłbym mieć kolejny CoSchedule Webinar o nazwie Epic. Po prostu robię to naprawdę super proste i wtedy mam ten pasek. Wtedy mam jeszcze jeden poziom niżej, nie kolejny. To są indywidualne zadania. To jak e-mail z zaproszeniem, nagrywanie. W ten sposób mam główny kontekst. Tu chodzi o partnerstwa. Następnie mam produkt, który staramy się stworzyć, czyli podcasty i webinaria. Następnie mam zadania lub myślę o nich jako o rezultatach, których trzeba stworzyć, aby następnie osiągnąć wyniki, których potrzebuje ten podcast. Następnie po prostu stosujesz przepływ pracy. Najprostszy to: nie rozpoczęty, rozpoczęty, skończony. Są zdecydowanie lepsze sposoby. To jest tak skomplikowane, jak naprawdę potrzebujesz. Więc mówisz, no cóż, ten podcast, ten Epic, teraz czy następny sprint? Wtedy naprawdę po prostu bawisz się minimalną liczbą zmiennych. Masz swój dział, masz swoje projekty, masz swoje zadania w tych projektach, a potem masz przepływ pracy, który jest jak rozpoczęty, nie rozpoczęty, skończony. Więc naprawdę decydujesz, czy robimy to teraz? Czy robimy ten następny sprint lub następny cykl – jakkolwiek pracujesz – czy też zostawmy to w backlogu na później? Nie jest to bardziej skomplikowane. Jeśli sprawisz, że będzie to bardziej skomplikowane, stracisz ludzi. Ben: Tak, absolutnie. Myślę, że to dużo informacji do przetrawienia. Uwielbiam to, że mogę zostawić to na myśli, że nie musisz komplikować rzeczy bardziej niż to, czym muszą być, aby coś zrobić. Bardzo często prościej znaczy lepiej. Justin: WE Deming, grandfather of modern industrial post World War II, helped rebuild Japan, and helped them get their economy back. I think he said, “If you can't describe what you're doing as a process, you have no idea what you're doing.” Ben: It's absolutely true. Justin, this is awesome stuff. This went way, way, way deeper, I think, philosophically and practically the process and the benefits that workflows really offer us as marketers and content creators. I really appreciate your time coming to the show. Before I let you go, do you have any parting thoughts or anything that you would like to leave our listeners with that we maybe haven't touched on yet? Justin: Yeah, start small. My success with making changes always started with finding one person who's vibing with the idea. Like I said, treat the process like a product. If you've got CoSchedule and you're trying to think about I want to try this new idea out, iterate or do something new, two things. One, don't ask for permission, just go do it. But then once you get clear on what you want to do, find one other person in a side project or a side task to iterate how that works, get clear on its success, and then start to apply that to other places. Because the mistake I think people make is they get a new tool, they change everything, everyone's on different pages, and it's not a good start right. It creates a bad experience for people. Change takes steps. Workflows are change and require change management. When you find inspiration, if you're listening to this, and want to make some changes in how your workflows because honestly, if you're not the type of person who likes workflows, everything I said to you right now is not really as exciting for those who are like, oh, I love process, I love management. If you love process, you love management, just make sure you take it slow. Find your ally, find that one person, treat the process like a product, do it one step at a time, and then iteratively, in small doses roll that out. In fact, actually use that person who's your ally as the person who deploys it. I actually would take a step back and not try to be the one who came up with the ideas. Give the other people credit, even if you came up with the idea. Give them credit, step back, and watch people succeed. Ben: Love it. Yeah, I think that's a great thought to leave this conversation on. Thanks once again, Justin, for taking the time. I feel like we could probably talk about this stuff all day. Justin: Yeah, if we have visuals. I had to describe everything verbally. I was trying to imagine all my stuff. The visual side of this obviously delivers a lot more. Ben: Yeah, it's a good thought. We'll definitely have to schedule a part two and keep this conversation going in the future. Justin: Thank you for having me and allowing me just to unpack a bunch of stuff. Hopefully, everyone got a little something out of this, if not just feeling better about the world we live in.