Sviluppo di flussi di lavoro editoriali e processi di creazione di contenuti che rendono possibili contenuti straordinari con Justin Zimmerman di Salesmsg [AMP 245]

I grandi contenuti non accadono per caso. Di solito è un sottoprodotto di processi raffinati che aiutano i team a lavorare insieme in modo efficiente ed efficace. Tuttavia, la pianificazione dei flussi di lavoro editoriali e l'implementazione dei processi di creazione dei contenuti possono essere impegnativi. L'ospite di oggi è Justin Zimmerman di Salesmsg. Justin parla di come i team di marketing possono sviluppare e implementare flussi di lavoro editoriali e processi di creazione di contenuti per creare contenuti migliori. Alcuni dei momenti salienti dello spettacolo includono:

• Controllo creativo: perché i professionisti del marketing dovrebbero creare flussi di lavoro editoriali per i contenuti
• Quattro C: collaborazione, connessione, controllo creativo e compensazione
• Stato del flusso: concentrati sul processo e i risultati verranno visualizzati
• Mappa neurologica: l'obiettivo nel mondo del flusso di lavoro è allineare i team per scopi più elevati
• Stato di godimento: hai 3 posti in cui vivi: lavoro, casa e dentro di te
• Inizia bene: evita potenziali insidie ​​e dolori avendo un processo di flusso di lavoro per i risultati
• Lezioni apprese: ascolta e fai qualcosa per non ripetere gli stessi errori
• Migliora continuamente: non puoi avere un senso di progresso senza un processo
• Ruoli del team di contenuti: almeno: scrittore, designer e project manager
• CoSchedule: strumento che separa il caos dalla chiarezza
• Persona al timone: assicurati che il lavoro venga svolto, ma non significa che lo fai
• Quattro P: scopo, persone, processo e prodotto
• Cambio di contesto: troppi strumenti, canali e notifiche creano distrazione
• Complicato vs. Semplice: elementi di base del flusso di lavoro/processo di gestione del lavoro
• Errori commessi: inizia in piccolo, vai piano; i flussi di lavoro sono cambiamenti e richiedono una gestione del cambiamento

Se ti è piaciuto lo spettacolo di oggi, iscriviti su iTunes a The Actionable Content Marketing Podcast! Il podcast è disponibile anche su SoundCloud, Stitcher e Google Play. Trascrizione: Ben: Ehi, Justin. Come va questo pomeriggio? Justin: Mi sento fantastico. Grazie. Apprezzo essere qui con te e tutti nella famiglia e nella comunità di CoSchedule. Ben: Sì, assolutamente. Sono super, super entusiasta di averti nello show e di parlare di flussi di lavoro editoriali e gestione dei contenuti, che sono argomenti che mi stanno a cuore. Credo che siano anche i tuoi. Super, super entusiasta di averti addosso. Prima di andare troppo avanti, prima di tutto, perché i professionisti del marketing dovrebbero preoccuparsi di definire flussi di lavoro editoriali per i contenuti? Mi sento come se quando parliamo di flussi di lavoro, parliamo di processi e penso che a volte il processo venga interpretato come burocrazia. I creativi, penso, odiano intrinsecamente qualsiasi cosa abbia a che fare con la burocrazia e la burocrazia quando si tratta di governare il loro lavoro. Perché dovrebbero interessarsi? Qual è un modo migliore per loro di guardare a questo? Justin: Ho un'esperienza davvero profonda essendo su entrambi i lati della recinzione con il processo, il controllo creativo. In effetti, in realtà, solo un breve riassunto prima che sia ogni lavoro e azienda per cui ho lavorato, ho usato una cartina di tornasole per aiutare a decidere se questo è il posto giusto per me. Questi sono in un ordine molto particolare. Uno di loro ne parla molto chiaramente. È collaborazione, connessione, controllo creativo e poi compensazione: quattro C come ho detto. Il controllo creativo è una parte importante per me. Capisco com'è quando altre persone cercano di imporre come vogliono fare le cose senza capire davvero come vengono fatte le cose. Essere dall'altra parte ed essere (direi) un maniaco del controllo eccessivamente prescrittivo in cui poi nelle mie 360 ​​recensioni come manager ho ricevuto alcuni feedback molto critici su come mi presento. Sono stato su entrambi i lati dell'equazione. Quell'autoriflessione e l'esperienza mi permettono davvero di guardare al processo verbale non come una parolaccia, ma come un modo per allineare i team. La necessità di flussi di lavoro è molto simile a: immagina due città nel mondo. Una di quelle città ha corsie, autostrade a cinque corsie, chiamiamola semplicemente Florida I-95: flusso e superstrada. Pensiamo a un'altra città del mondo. Chiamiamola Bangalore, India. Non ci sono strade, non ci sono semafori, tutti vanno dappertutto. Ma in entrambi i casi, ci sono persone che cercano di andare da A a B. Stanno cercando di arrivare a una destinazione. In una di queste circostanze, hai alcune best practices su come muoverti lungo l'autostrada, e poi hai 100.000 best practices su come muoverti lungo l'autostrada. In realtà, la differenza è che quando si dispone di un sistema su cui tutti implicitamente concordano e creano, si ottiene un senso di flusso. Per me, il senso del flusso, del flusso di lavoro - lavoro e flusso - è davvero anche legato a quel principio psicologico del flusso dello psicologo [...] che parla di essere in stati di flusso. Lo stato di flusso è, penso, il risultato finale dei team che lavorano insieme verso un obiettivo comune e sentono quel senso di scopo superiore. Per me, che si tratti di contenuti, sport o vendite, quando hai una squadra, l'obiettivo finale, come si suol dire, è concentrarsi sul processo (c'è di nuovo quella parolaccia). Concentrati sul processo e i risultati verranno visualizzati. Quando puoi convincere le persone ad avere quella chiarezza su come vogliamo che questo lavoro fluisca, allora passo dopo passo, in modo iterativo - alcune persone lo chiamano agilità, agile sul processo - processo come prodotto. Se tratti il ​​processo come un prodotto, cercando di crearne versioni migliori, e non è solo il dettato di una persona, allora ottieni l'allineamento attorno al processo non essendo una sorta di parolaccia in cui hai una persona che controlla eccessivamente o altro le persone si sentono come se non volessero gestire tutto questo. Per me, l'obiettivo più alto nel mondo del flusso di lavoro è allineare i team che si sentono come se si stessero unendo per uno scopo più alto. Puoi mapparlo neurologicamente. Puoi abbattere la serotonina e eliminare tutte quelle sostanze neurochimiche. Per me, è uno stato di godimento del mio lavoro e delle persone con cui lavoro perché hai tre posti nel mondo in cui vivi. Hai lavoro, sei a casa e sei dentro di te. Alcune persone, la vita familiare non è eccezionale. Alcune persone, la vita lavorativa non è eccezionale. Alcune persone, la vita interiore. Quando tutti e tre sono terribili, non stai vivendo in un grande stato. Stai vivendo in un mondo di dolore, come si diceva ne Il grande Lebowski. Ho avuto la possibilità di metterlo in gioco. Per me, uno dei miei obiettivi per i miei team era identificare e aiutare a creare almeno un'area nel mondo in cui le persone con cui lavoro potessero avere un fondo solido e stabile nella gerarchia di Maslow di esigenze, chiarezza allineamento. Per me, il flusso di lavoro è il punto in cui tutto ciò si unisce. Ben: Questa è un'ottima risposta a questa domanda. Sfiderei chiunque ascolti per cercare di confutare tutto ciò. È fantastico. L'hai toccato un po'. Immergiamoci più a fondo, quali sono alcune delle potenziali insidie ​​che i team di contenuti potrebbero dover affrontare a causa della mancanza di processi audio? Qual è il dolore che sperimenterai se pensi di poter farla franca eliminando tutto questo? Justin: Ci sono stato. Ho un concetto chiamato l'inizio giusto. È esattamente quello che sembra. È in opposizione o in contrasto (è un modo migliore) al concetto di calcio d'inizio. Penso che le parole contino perché danno un'indicazione delle azioni che le seguono. Molte aziende avrebbero una riunione di avvio. L'hai già sentito. Da dove viene la parola kickoff? Suona come il football per me, il football americano, se lo ascolti a livello internazionale. Cosa succede quando hai un calcio d'inizio? Hai una squadra da una parte, hai un'altra squadra dall'altra e calci la palla e la palla è oblunga. Quando lo calci dentro e rimbalza, va doink, doink, doink, doink. È dappertutto, è una grande, vecchia corsa, e non sai davvero cosa accadrà. Va bene quando fai cose nuove per la prima volta. È un calcio d'inizio. Non sai davvero cosa accadrà. Non hai un processo in atto. Non sei mai stato su questa strada. Non hai nulla di documentato su come andrà. Per la sua natura, qualsiasi cosa nuova è essenzialmente un calcio d'inizio. Ma una volta che hai pubblicato il tuo primo post sul blog, il tuo primo webinar, la tua co-promozione forzata con un'altra azienda, o qualunque sia il progetto o la campagna, la prima volta che hai fatto qualcosa del genere, non dovresti riapprendere quelle lezioni più e più volte. Per me, non avere flusso di lavoro e processo in atto o almeno la mentalità di andiamo a creare questo e renderlo un prodotto come parte di questo risultato, perché non crei mai solo campagne. Non crei mai solo post sul blog, in realtà stai creando la struttura in cui viene svolto il lavoro. Se ci pensi in questo modo, riduci il dolore associato a questo è ciò che accade quando non hai un flusso di lavoro in atto. Non lo rendi una priorità assoluta che fa parte della creazione di qualunque sia la campagna, il prodotto, il programma, il dipartimento, lo chiami, il risultato finale sono le lezioni apprese. Quante persone dopo una riunione, dopo un trimestre, dopo un progetto, vai a una riunione e parli delle lezioni apprese. Questo è un altro termine molto comune. E tra un secondo metterò un po' di contrasto con le lezioni apprese e i kickoff. Lezioni imparate, oh, abbiamo sbagliato, è successo, è successo di nuovo, è successo di nuovo. Allora cosa succede? Passi attraverso un'altra iterazione e ciclo, hai le stesse lezioni apprese, lo stesso dolore e le stesse opportunità perse. Avendo kickoff e non avendo un ottimo modo per gestire le lezioni apprese, continui a ripetere gli stessi errori più e più volte. Le persone lo sanno, possono sentirlo. Se sei un manager e non ascolti queste cose e non li aiuti a fare qualcosa al riguardo, la tua squadra inizierà a dubitare della tua capacità di essere un manager efficace o di aiutarli a capirlo. In effetti, in realtà, non posso entrare nel merito qui, ma ho incontrato il capo stratega agile e formatore di IBM. Mi ha mostrato uno degli esempi più belli da cima a fondo di come trasmettere queste informazioni, queste lezioni apprese, parte del processo per diventare più intelligenti, migliori e più allineati. In realtà, ci sono tre aree in cui me l'ha mostrato. Era tipo, c'è l'individuo che impara la lezione, c'è la dirigenza e il team manager che impara la lezione, e ci sono le lezioni che dovevano essere inviate ai livelli superiori. È solo una cosa bellissima ed è tutto super confidenziale. Non posso mostrarlo, ma è semplicemente roba fantastica. Senza flusso di lavoro e che è implicito in questo è ciò che dobbiamo creare, crei un ambiente in cui stai imparando le stesse lezioni più e più volte. Le persone iniziano a dubitare della capacità del management di autorizzarli ad aiutare a creare il cambiamento o di fare qualcosa da soli. In contrasto con le lezioni apprese o per fare alcune delle lezioni apprese che non si traducono in kickoff comuni più e più volte, ho questo concetto chiamato l'inizio giusto. L'inizio giusto è davvero per qualsiasi cosa. Per l'inizio di un blog o per l'inizio di una campagna che verrà pubblicata su uno specifico tipo di cliente, pagine di destinazione: tutta la raccolta di risorse. Inizia bene è esattamente come dice. Passi attraverso un'iterazione di un particolare rollout o progetto, catturi tutte le cose che chiederesti e vorresti raccogliere di nuovo all'inizio e lo documenti in quella piccola attività chiamata l'inizio giusto. Quindi, prima di iniziare, invece di dare il via e tutti corrono in giro, hai una riunione e fa parte del progetto, fa parte del flusso di lavoro. Non completi il ​​progetto, non inizi il progetto finché non hai l'inizio giusto. Man mano che pubblichi sempre più post del blog o questi tipi di campagna, impari sempre più lezioni al punto in cui arrivi praticamente a non dover continuare a imparare quelle lezioni più e più volte. In effetti, mi ha permesso di scalare fuori dal mio lavoro, fuori dai dipartimenti e persino fuori dalle aziende perché ho progressivamente e in modo iterativo appena catturato quelle piccole lezioni apprese, inserirle come un piccolo punto elenco all'interno del documento di destra di inizio o all'interno del blog, e poi sono stati in grado di trasmetterlo ai team. Poi le squadre hanno iniziato a farlo. In effetti, un paio di giorni fa sono tornato nella mia azienda più recente perché avevano una grande festa di riapertura. Mi hanno invitato a tornare, non sono più un dipendente. Attualmente lavoro in Salesmsg, un nuovo dipendente: SMS, SMS per le aziende. Dicono, sai una cosa, stiamo ancora eseguendo il tuo sistema. Stiamo ancora seguendo questo approccio, il che significa che le persone sono felici al lavoro. Non tornano a casa la sera chiedendosi, è stato fatto o è stato fatto quello? Il mio capo sa cosa è visibile o cosa no? Vengo valutato? Dà solo un senso di allineamento tra gli obiettivi, il quotidiano e poi il lungo termine perché hai l'opportunità di migliorare continuamente. Questo è essenzialmente ciò che la gente vuole. Non puoi avere un senso del progresso senza un senso del processo. Il flusso di lavoro è il modo che collega dove siamo oggi con il progresso e i risultati che desideriamo. CoSchedule, Wrike, il tuo sistema di gestione dei progetti, comunque lo fai, assicurandoti che sia una priorità un modo per assicurarti che tu e il tuo team siate felici in modo iterativo in microdosi per tutto il tempo che lo fate. Ben: A volte i creativi e gli esperti di marketing affermano che il processo pone limiti indebiti alla loro capacità di portare a termine il proprio lavoro. Ma in realtà, molto più spesso è vero il contrario. Se implementato correttamente, un processo di creazione di contenuti definito chiarirà esattamente chi farà cosa e quando, quindi i marketer creativi possono concentrare tutte le loro energie mentali su ciò che sanno fare meglio piuttosto che preoccuparsi di gestire gli handoff per progetti o ordini. Qualsiasi altra cosa può semplicemente diventare più difficile di quello che dovrebbe essere quando non c'è un vero processo in atto. Se incontri qualche respingimento, ogni volta che provi a cambiare qualcosa, ci sarà una certa resistenza. È solo la natura umana. Indica solo i risultati che sei in grado di ottenere dopo aver implementato un piccolo cambiamento e confrontalo con com'era la vita prima che quel processo fosse in atto. Se puoi farlo, è probabile che la tua squadra non vorrà tornare a fare le cose come prima. Perché se stai lavorando senza processi o flussi di lavoro chiaramente definiti, è probabile che il tuo team si sia appena abituato a gestire il caos senza necessariamente rendersi conto di quanto possa sembrare doloroso l'atto di creazione di contenuti. Ora, torniamo a Justin. Abbiamo stabilito perché tutto questo è importante. Perché abbiamo anche questa conversazione? Diciamo che sono convinti dell'idea che devono iniziare a sviluppare flussi di lavoro editoriali e che devono creare processi nelle loro operazioni di marketing dei contenuti. Questi non sono necessariamente titoli di lavoro, ma più simili a funzionalità o funzioni lavorative. Idealmente, quali ruoli dovrebbe avere il team dei contenuti per avere successo? Justin: Prima mi avevi detto che qui hai un buon pubblico di squadre e aziende tra i 20 e i 200. Darò solo il presupposto che tutti quelli che ascoltano in questo momento siano in una compagnia almeno di quella dimensione. Perché se sei più piccolo di così, allora potrebbe non funzionare per te. A seconda dell'agile e del fatto che tu stia seguendo uno di questi approcci o meno, come minimo, hai bisogno di tre persone. Hai bisogno di uno scrittore, qualcuno che capisca la produzione di contenuti scritti, visivi e parlati. Hai bisogno di un designer. Queste sono le puntate del tavolo. Il pezzo mancante, lo chiamo gli Haley. Devi trovare le tue Haley o le tue Hannah. Avere un project manager o nel mondo agile, avere il product manager che possiede il backlog, se stai ascoltando questo attraverso la lente di quello, che possiede il marketing backlog e si occuperà della preparazione dei compiti, si occuperà del input provenienti da parti interessate al di fuori del dipartimento, questo è un grosso pezzo mancante. Quando hai il controllo del traffico aereo che alimenta i tuoi creativi e i tuoi creativi non sono necessariamente inclini a voler fare quelle cose essenziali di gestione del progetto, questo è un ruolo estremamente importante. Se riesci a trovare quella persona che capisce il marketing e comprende i contenuti, in genere ha un background di segretariato o amministratore, ma ha anche un debole per la scrittura, abbiamo trovato la nostra ultima Haley, che era il suo vero nome appena uscita dal college. L'abbiamo aiutata a trasformarla letteralmente in amministratore, project manager, agile proprietario del backlog. Ci è voluto un po' di tempo. Probabilmente puoi scoprire che queste persone potrebbero essere più ben addestrate ora rispetto a forse cinque anni fa. Questo è un ruolo chiave perché se hai creativi simili, non voglio toccare la gestione del progetto, non voglio sapere come nominare le attività, l'ordine, i flussi di lavoro e il tagging. Tutta quella roba a volte è semplicemente troppo ingombrante e la capisco. Dimmi solo cosa fare, dimmi l'ordine di ciò che deve essere fatto. Non dirmi come farlo perché è un'altra cosa importante. Non dirmi come farlo, ma assicurati di aver compreso le priorità, quando sono dovute, l'ambito e cosa ci si aspetta, e questo libera il lato creativo del dipartimento per funzionare. Ancora una volta, se sei una persona dalla mente agile che usa Scrum, c'è un motivo per cui li chiamano sprint. Pensaci. Corri, puoi farlo, ma non puoi correre se non sei chiaro. Questo è il giusto processo di inizio essenzialmente per forse l'inizio di un settimanale, bisettimanale, trimestrale, tuttavia, fai la tua pianificazione. Quella diventa la lente di quella persona che ha quel ruolo chiave che si interfaccia con gli stakeholder, si interfaccia con i dirigenti, si interfaccia con le priorità. Tutte le sfumature che emergono dalla vita quotidiana possono aiutare a proteggere il team dalle distrazioni, aiutandolo a concentrarsi sulle cose più importanti e ad essere il negoziatore quando emergono cose che causano quel conflitto. La cosa peggiore è il cambio di contesto. Avere quella protezione e avere un sistema in atto e una persona che lo gestirà per i creativi, è uno sblocco di qualsiasi collo di bottiglia che manterrà il flusso di contenuti e i risultati fluenti. Per me, questa è una cosa fondamentale di cui penso che molti team non parlino, molte aziende non sappiano nemmeno cosa cercare. Uno strumento come CoSchedule si trova proprio nel mezzo di quello proprio lì. È lo strumento che separa il caos dalla chiarezza. Ben: Sì, lo adoro, al 100%. Ovviamente, sono di parte come Direttore Marketing Inbound di CoSchedule, ma questa è esattamente la cosa per cui utilizziamo il nostro software. Non sono solo un marketer, sono anche un cliente del prodotto. Hai un credente proprio qui in termini di ciò che è veramente, penso idealmente, come dovrebbe essere la struttura centrale della tua squadra e come la sostieni in modo efficace. Justin: Mi stai facendo riflettere proprio ora su cosa sto cercando di ottenere in questa conversazione con te e le persone che ascoltano? Se posso sfondare in qualche modo, penso che sia un'adozione e un cambiamento di mentalità. Se non riesci a vedere il valore di avere qualcuno che possiede il processo di marketing, il marketing backlog o le attività di marketing, ed essere quel firewall tra tutte le distrazioni tra il mondo esterno e il tuo team, è una cosa importante da ottenere. È difficile capirne il valore finché non l'hai effettivamente sperimentato. Perché stai provando il dolore. Sai com'è perdere le scadenze, avere rielaborazioni. Ancora una volta, tornando al calcio d'inizio, qualcuno è scappato con la palla, e poi hanno fatto metà di questo con i titoli mancanti. Non hanno intervistato il cliente giusto e poi torna, ora devi farlo oltre il 50% e ora stai perdendo la scadenza. La persona che ha svolto il lavoro ora è frustrata perché non aveva tutte le informazioni. Nessuno è felice. Nessuno è felice, quindi inizia bene. Avere quella persona al timone, e non deve essere il direttore del marketing, non deve essere il CMO. Ci sono persone davvero di grande talento che hanno solo abilità grezze che se dai loro la possibilità di possedere questo e dare loro una direzione, possono farcela. Perché se stai pensando, oh mio Dio, devo fare tutto questo lavoro, sono il regista. Solo perché il tuo titolo contiene capo, direttore o manager non significa necessariamente che è tuo lavoro fare questo lavoro. È tuo compito assicurarti che questo lavoro venga fatto, non significa che tu debba farlo. Ben: Penso che sia un punto estremamente, estremamente importante. Penso che a volte, almeno da qualcosa che ho raccolto dalle conversazioni che ho avuto con altri marketer, è che quando i loro team stanno lottando per controllare il caos, penso che uno dei primi posti a cui le persone puntano sia, beh, abbiamo bisogno un project manager. Abbiamo bisogno di un addetto alle operazioni, cosa che forse hai tu, forse. Soprattutto negli ambienti delle agenzie dove ci sono solo più input e output che devono essere diretti. Penso che sia particolarmente su team interni e forse anche gestire alcuni team di agenzia. Penso che tu abbia assolutamente ragione. Probabilmente hai le persone nel team Justin: C'è qualcuno in questo momento nella tua azienda e nel tuo team che vuole questo lavoro e adora questa roba. C'è solo un certo tipo di personalità che ama questo tipo di lavoro ed è disposto ad affrontarlo e prosperare. Ho visto persone che vogliono lasciare il lavoro e andare da qualche altra parte. Quindi, data l'opportunità di eseguire questo tipo di cose, sono semplicemente più felici di un maiale nel fango. Ben: Sì, totalmente. Forse anche questa è un'altra cosa importante da tenere a mente. Se hai qualcuno nella tua squadra che ha fame di prendere qualcosa che è un pasticcio e di dargli un ordine, preferiresti che quella persona lo facesse, fosse felice e restasse, o preferiresti che quella persona se ne andasse, allora tu assumere un'altra persona per gestire il tuo progetto, e poi devi anche ricoprire la posizione della persona che se n'è andata, il che aggiungerà davvero più disfunzioni? Justin: Non deve essere un ruolo completo. A seconda delle dimensioni del tuo team nella tua azienda, puoi trovare qualcuno che fa parte delle loro responsabilità ora è questo. Stanno ancora producendo contenuti. Non sono tipo, beh, ho bisogno di un FTE dedicato per la gestione dei progetti. No, non devi. Se sei nella posizione in cui puoi, fantastico. Project manager, product manager, proprietario del backlog, proprietario del marketing, puoi cercare tutti questi termini e vedere quale ha senso per te. Ma può far parte della loro CoSchedule. Ben: Bello. Vedo cosa hai fatto lì e mi è piaciuto. Justin: Qualcosa è venuto fuori per me. Non so se molte aziende affrontano questo problema, ma so che alcune lo fanno. A volte i capi, tutto ciò a cui tengono sono i risultati. Se stanno guardando i risultati e non vedono quello che vogliono, vanno direttamente dalla persona. Ma non capiscono che ci sono, e ho un'altra allitterazione che uso sempre, sono le quattro P. È lo scopo, le persone, il processo e il prodotto. Il prodotto è il risultato, 5 per 5 è 25, che è il prodotto di—è matematico lì. Se il tuo capo si sta chiedendo dove sono i risultati o se ti stai chiedendo dove sono i risultati, vuoi diagnosticare la situazione e ti chiedi, perché è così difficile lavorare qui? Perché non possiamo portare a termine le cose? Perché è sempre un caos confuso ogni volta che proviamo a fare un progetto? Se stai pensando a te stesso, voglio andare a lavorare da qualche altra parte perché per queste cose, come capo, perderai qualcuno. O come dipendente, tipo, devo cambiare il mio intero mondo perché non posso essere qui. Quando lo ricompongo a, come fai a diagnosticare e ti fai strada? Se guardi il risultato finale e pensi, oh, non stiamo ottenendo ciò che vogliamo, facciamo un passo avanti nella catena. È il processo? È questo il flusso di lavoro? È la chiarezza? Abbiamo troppe priorità? Non ci sono risorse sufficienti per eseguire questa operazione? Poi sali o poi è la persona? Sono in grado di fare il lavoro? Sono le loro qualifiche? Sono le loro abilità? Quindi salire di un altro livello. È chiaro lo scopo? Siamo sicuri di attrarre e lavorare con le persone giuste? Non è solo, nessun risultato, cattivi risultati, Ehi, tu, cosa sta succedendo? In qualità di manager o di persona che gestisce, il flusso di lavoro è una parte fondamentale della diagnosi e della creazione di un ambiente di lavoro e dei risultati migliori. Non è solo una cosa, è tutto. Uno strumento per il flusso di lavoro si trova proprio nel mezzo tra persone e risultati. Questo è un posto molto chiaro in cui guardare. In effetti, ho detto prima, se vuoi sapere quanto è chiaro il pensiero di un'azienda sulla sua strategia, apri il suo strumento di gestione dei progetti e vedrai. Se vedi un mucchio di immondizia lì dentro, probabilmente è un mucchio di immondizia che sta succedendo quassù. Ma se vedi compiti e progetti puliti, chiari e ben definiti, hai un'azienda pulita, chiara e ben definita, ed è uno specchio. Ben: Sì, al 100%. Se un team di contenuti in questo momento non ha chiari flussi di lavoro stabiliti, se non ha nemmeno i rudimenti di un flusso di lavoro in atto, e forse è solo che una persona sta assegnando cose e poi da lì hai progetti, tu ' ho una scadenza, falla. Qual è la prima cosa che consiglieresti loro di fare per mettere a punto un flusso di lavoro e iniziare a cambiare un po' le cose? Justin: La mia prima reazione a questa domanda è stata, e fammi sapere se questo è qualcosa che hai visto anche tu, ma senza un flusso di lavoro e uno strumento in atto, capi, colleghi e colleghi utilizzeranno lo strumento di notifica più vicino per dirlo tu cosa c'è di nuovo in quella cosa. A volte riceverai un'email su questa parte del progetto, ma a volte riceverai un invito a un documento Google, a volte riceverai una notifica Slack e forse a volte in tutti gli altri posti che compaiono. E poi hai 16 canali all'interno del tuo Slack. Alcuni di loro hanno questi. Una delle prime cose che penso che chiunque senta e affronti il ​​senso opprimente di essere perso, e ogni volta che inizia un nuovo progetto o compito, sia riunirsi con le persone con cui lavori o che gli vengono assegnati a. E trova solo un detto di base, ehi, questo è il tipo di informazioni che comunicheremo qui e questo è il tipo di informazioni che comunicheremo qui. In questo modo, quando Slack salta fuori, non devi pensare. Il punto centrale di un marketer è un libro intitolato Don't Make Me Think. È un grande libro. Usiamolo nel nostro processo. Non far riflettere la tua squadra. Meno pensare che devono fare in giro è che questo è il posto giusto, devo costruire questo pezzo e metterlo insieme, più energia verrà spesa cercando di mettere insieme il puzzle piuttosto che fare il lavoro. Per prima cosa direi e mi occupo ancora di questo, se hai un sistema di gestione dei progetti o tre sistemi di gestione dei progetti - mi dispiace per te se questo è il tuo mondo - hai i tuoi sistemi di notifica lì dentro. Il primo passo per domare il caos in un flusso di lavoro è chiarire quale tipo di lavoro verrà svolto, quale tipo di sistema e quale tipo di comunicazione ci sarà. In questo modo, tutti i membri del team hanno una ragionevole aspettativa di sapere che quando ricevo una notifica a Jira su qualcosa, so che non verrà visualizzato in Slack, e ora devo andare a cercare quel compito di Jira, prendere quel collegamento, prendi quella cosa. Basta usare la sezione commenti o incollare il collegamento lì. Fai il lavoro per i tuoi compagni di squadra o per i tuoi dipendenti e fai quel contesto, tipo, ehi, ho un'ottima idea per un nuovo annuncio. Ho trovato questi screenshot. Non andare a slanciarli a metà giornata, ad esempio, per piacere, oh, ehi, ho trovato questo. Oh, sì, stavo facendo qualcos'altro: cambio di contesto. Trova l'attività pertinente a dove potrebbero essere quegli screenshot, inseriscili lì e taggali per quella persona. In questo modo, stai cementando dove va quell'attenzione per quel motivo particolare. Per me, questo è l'esempio di come chiarire il fatto di domare il rumore e il caos intorno a dove l'attenzione delle persone eliminerà la distrazione, libererà l'energia mentale, per portare a termine il lavoro. Quindi puoi entrare nei flussi di lavoro, assegnare nomi alle attività e quali cartelle significano questo. C'è un sacco di altre cose. Ma direi che è davvero difficile chiarire all'interno di un sistema quando hai 10 sistemi che ti stanno insegnando a farlo in 10 modi diversi in altri modi. Ben: Sì, assolutamente. Una volta che sono arrivati ​​così lontano, qual è il prossimo passo? Abbiamo gli elementi di base di quello che potresti chiamare l'inizio di un flusso di lavoro o una sorta di processo di gestione del lavoro. Justin: Le persone complicano le cose e io ero quella persona. Mi sono reso conto che più di tre livelli perdi persone e diventa difficile da gestire. Indipendentemente dal sistema che stai utilizzando, in genere (in qualsiasi sistema di gestione dei progetti) è presente una cartella principale, che si tratti di un dipartimento o di un progetto, e quindi hai attività e attività secondarie. Ognuno di questi, devi decidere, ok, se andiamo più di tre livelli in profondità su come organizziamo il nostro lavoro, lo stai rendendo troppo complicato da seguire per le persone. In Jira, per esempio, hai dei progetti. Nel nostro caso, utilizziamo un progetto come reparto. Usiamo Epics, che sono essenzialmente solo cartelle per essere i nostri progetti. Potrei avere un podcast dal nome epico, CoSchedule. Potrei avere un altro Webinar CoSchedule dal nome Epic. Lo rendo davvero super semplice e poi in questo modo ho quella barra. Poi ho un altro livello in basso, non un altro. Questi sono i compiti individuali. È come un invito via e-mail, una registrazione. In questo modo, ho il contesto principale. Si tratta di partnership. Poi ho il prodotto che stiamo cercando di creare, che sono podcast e webinar. Quindi ho i compiti o perché li considero come i risultati necessari per creare al fine di ottenere i risultati di ciò di cui quel podcast ha bisogno. Quindi applichi il flusso di lavoro in aggiunta a quello. Il più semplice è come, non iniziato, iniziato, fatto. Ci sono sicuramente modi migliori di quello. È complicato quanto devi davvero ottenere. Quindi stai dicendo, beh, questo podcast, questa Epic, ora o il prossimo sprint? Quindi stai davvero solo giocando con un numero minimo di variabili. Hai il tuo dipartimento, hai i tuoi progetti, hai i tuoi compiti all'interno di quei progetti e poi hai un flusso di lavoro che è come iniziato, non iniziato, finito. Quindi stai davvero decidendo, lo facciamo ora? Facciamo il prossimo sprint o il prossimo ciclo, comunque lavori, o lo teniamo nel backlog per dopo? Non è più complicato di così. Se lo rendi più complicato di così, perderai persone. Ben: Sì, assolutamente. Penso che queste siano state molte informazioni da digerire. Mi piace solo poter lasciare questo sul pensiero che non è necessario rendere le cose più complicate di quello che devono essere solo per fare le cose. Molto spesso, più semplice è meglio. Justin: WE Deming, grandfather of modern industrial post World War II, helped rebuild Japan, and helped them get their economy back. I think he said, “If you can't describe what you're doing as a process, you have no idea what you're doing.” Ben: It's absolutely true. Justin, this is awesome stuff. This went way, way, way deeper, I think, philosophically and practically the process and the benefits that workflows really offer us as marketers and content creators. I really appreciate your time coming to the show. Before I let you go, do you have any parting thoughts or anything that you would like to leave our listeners with that we maybe haven't touched on yet? Justin: Yeah, start small. My success with making changes always started with finding one person who's vibing with the idea. Like I said, treat the process like a product. If you've got CoSchedule and you're trying to think about I want to try this new idea out, iterate or do something new, two things. One, don't ask for permission, just go do it. But then once you get clear on what you want to do, find one other person in a side project or a side task to iterate how that works, get clear on its success, and then start to apply that to other places. Because the mistake I think people make is they get a new tool, they change everything, everyone's on different pages, and it's not a good start right. It creates a bad experience for people. Change takes steps. Workflows are change and require change management. When you find inspiration, if you're listening to this, and want to make some changes in how your workflows because honestly, if you're not the type of person who likes workflows, everything I said to you right now is not really as exciting for those who are like, oh, I love process, I love management. If you love process, you love management, just make sure you take it slow. Find your ally, find that one person, treat the process like a product, do it one step at a time, and then iteratively, in small doses roll that out. In fact, actually use that person who's your ally as the person who deploys it. I actually would take a step back and not try to be the one who came up with the ideas. Give the other people credit, even if you came up with the idea. Give them credit, step back, and watch people succeed. Ben: Love it. Yeah, I think that's a great thought to leave this conversation on. Thanks once again, Justin, for taking the time. I feel like we could probably talk about this stuff all day. Justin: Yeah, if we have visuals. I had to describe everything verbally. I was trying to imagine all my stuff. The visual side of this obviously delivers a lot more. Ben: Yeah, it's a good thought. We'll definitely have to schedule a part two and keep this conversation going in the future. Justin: Thank you for having me and allowing me just to unpack a bunch of stuff. Hopefully, everyone got a little something out of this, if not just feeling better about the world we live in.