Desarrollo de flujos de trabajo editoriales y procesos de creación de contenido que hacen posible contenido increíble con Justin Zimmerman de Salesmsg [AMP 245]

El gran contenido no sucede por accidente. Por lo general, es un subproducto de procesos refinados que ayudan a los equipos a trabajar juntos de manera eficiente y efectiva. Sin embargo, planificar flujos de trabajo editoriales e implementar procesos de creación de contenido puede ser un desafío. El invitado de hoy es Justin Zimmerman de Salesmsg. Justin habla sobre cómo los equipos de marketing pueden desarrollar e implementar flujos de trabajo editoriales y procesos de creación de contenido para crear mejor contenido. Algunos de los aspectos más destacados del espectáculo incluyen:

• Control creativo: por qué los especialistas en marketing deberían crear flujos de trabajo editoriales para el contenido
• Cuatro C: colaboración, conexión, control creativo y compensación
• Estado de flujo: concéntrese en el proceso y los resultados aparecerán
• Mapa neurológico: el objetivo en el mundo del flujo de trabajo es alinear equipos para un propósito superior
• Estado de disfrute: Tienes 3 lugares donde vives: el trabajo, el hogar y dentro de ti mismo.
• Comience bien: evite posibles dificultades y molestias al tener un proceso de flujo de trabajo para obtener resultados
• Lecciones aprendidas: escuchar y hacer algo para no repetir los mismos errores
• Mejorar continuamente: no se puede tener una sensación de progreso sin un proceso
• Funciones del equipo de contenido: como mínimo, un escritor, diseñador y gerente de proyecto
• CoSchedule: herramienta que separa el caos de la claridad
• Persona al mando: asegúrese de que se haga el trabajo, pero eso no significa que lo haga
• Cuatro P: Propósito, personas, proceso y producto
• Cambio de contexto: demasiadas herramientas, canales y notificaciones conducen a la distracción
• Complicado frente a simple: elementos básicos del flujo de trabajo/proceso de gestión del trabajo
• Errores cometidos: Comience poco a poco, tómelo con calma; los flujos de trabajo son cambios y requieren gestión de cambios

Si le gustó el programa de hoy, suscríbase en iTunes al Podcast de marketing de contenido procesable. El podcast también está disponible en SoundCloud, Stitcher y Google Play. Transcripción: Ben: Hola, Justin. ¿Cómo te va esta tarde? Justin: Me siento fantástico. Gracias. Agradezco estar aquí con usted y todos los miembros de la familia y la comunidad de CoSchedule. Ben: Sí, absolutamente. Estoy súper, súper emocionada de tenerte en el programa y de hablar sobre los flujos de trabajo editoriales y la gestión de contenido, que son temas que me son muy queridos. Creo que también son tuyos. Súper, súper emocionado de tenerte. Antes de avanzar demasiado, en primer lugar, ¿por qué los especialistas en marketing deberían preocuparse por tener flujos de trabajo editoriales definidos para el contenido? Siento que cuando hablamos de flujos de trabajo, estamos hablando de procesos y creo que a veces el proceso se interpreta como burocracia. Creo que los creativos odian inherentemente cualquier cosa que tenga que ver con la burocracia y los trámites burocráticos cuando se trata de gobernar su trabajo. ¿Por qué debería importarles? ¿Cuál es una mejor manera para que vean esto? Justin: Tengo una experiencia muy profunda estando en ambos lados de la valla con el proceso, el control creativo. De hecho, en realidad, solo un resumen rápido antes de que cada trabajo y compañía en los que he trabajado, he usado una prueba de fuego para ayudar a tomar la decisión de si este es un lugar adecuado para mí. Estos están en un orden muy particular. Uno de ellos habla de esto muy claramente. Es colaboración, conexión, control creativo y luego compensación, cuatro C como digo. El control creativo es una gran parte de eso para mí. Entiendo lo que es cuando otras personas intentan imponer cómo quieren hacer las cosas sin entender realmente cómo se hacen las cosas. Estar del otro lado y ser (diría) un fanático del control demasiado prescriptivo donde luego, en mis revisiones de 360 ​​como gerente, he recibido comentarios muy críticos sobre cómo me presento. He estado en ambos lados de la ecuación. Esa autorreflexión y experiencia realmente me permiten ver el proceso de palabras no como una mala palabra, sino como una forma de alinear equipos. La necesidad de flujos de trabajo es muy similar a: imagine dos ciudades en el mundo. Una de esas ciudades tiene carriles, autopistas de cinco carriles, llamémosla simplemente Florida I-95: autopista de flujo y velocidad. Pensemos en otra ciudad del mundo. Llamémoslo Bangalore, India. No hay calles, ni semáforos, todo el mundo va por todos lados. Pero en ambos casos, hay personas que intentan ir de A a B. Están tratando de llegar a un destino. En una de esas circunstancias, tiene algunas mejores prácticas observadas sobre cómo moverse por la carretera, y luego tiene 100 000 mejores prácticas sobre cómo moverse por la carretera. En realidad, la diferencia es que cuando tienes un sistema con el que todos implícitamente están de acuerdo y crean, tienes una sensación de flujo. Para mí, una sensación de flujo, flujo de trabajo, trabajo y flujo, también está realmente ligado a ese principio psicológico de flujo del psicólogo [...] que habla de estar en estados de flujo. El estado de flujo es, creo, el resultado final de los equipos que trabajan juntos hacia un objetivo común y sienten esa sensación de propósito superior. Para mí, ya sea contenido, deportes o ventas, cuando tienes un equipo, el objetivo final, como dicen, es enfocarte en (aquí está esa palabrota otra vez) el proceso. Concéntrate en el proceso y los resultados aparecerán. Cuando puede hacer que las personas tengan esa claridad sobre cómo queremos que fluya este trabajo, entonces, paso a paso, de manera iterativa (algunas personas lo llaman agilidad, ágil en el proceso), procesa como un producto. Si trata el proceso como un producto, tratando de crear mejores versiones de él, y no es solo el dictado de una persona, entonces obtiene una alineación en torno al proceso que no es una especie de palabra sucia en la que tiene una persona que controla en exceso u otra. personas que sienten que no quieren manejar esto en absoluto. Para mí, el nivel más alto de objetivo en el mundo del flujo de trabajo es alinear equipos que sientan que se están uniendo para un propósito superior. Puedes mapear esto neurológicamente. Puede descomponer la serotonina y eliminar todos esos neuroquímicos. Para mí, es un estado de disfrutar mi trabajo y la gente con la que trabajo porque tienes tres lugares en los que vives en el mundo. Tienes trabajo, llegas a casa, y tienes dentro de ti mismo. Algunas personas, la vida hogareña no es genial. Algunas personas, la vida laboral no es genial. Algunas personas, la vida interna. Cuando los tres son terribles, no estás viviendo en un gran estado. Estás viviendo en un mundo de dolor como decían en El Gran Lebowski. Tuve la oportunidad de agregar eso. Para mí, uno de mis objetivos para mis equipos era identificar y ayudar a crear al menos un área en el mundo donde las personas con las que trabajo pudieran tener un fondo sólido y estable en la jerarquía de Maslow. necesidades, claridad alineación. Para mí, el flujo de trabajo es donde todo eso se une. Ben: Esa es una excelente respuesta a esa pregunta. Desafiaría a cualquiera que escuche a tratar de refutar algo de eso. Eso es genial. Has tocado esto un poco allí. Profundicemos más, ¿cuáles son algunos de los posibles obstáculos que los equipos de contenido podrían enfrentar como resultado de la falta de procesos sólidos? ¿Cuál es el dolor que vas a experimentar si crees que puedes salirte con la tuya? Justin: He estado allí. Tengo un concepto llamado el comienzo correcto. Es exactamente lo que parece. Está en oposición o en contraste (es una mejor manera) al concepto de patada inicial. Creo que las palabras importan porque dan una indicación de las acciones que las siguen. Muchas empresas tendrían una reunión de lanzamiento. Lo has oído antes. ¿De dónde viene la palabra patada? A mí me suena a fútbol, ​​fútbol americano, si lo escuchas internacionalmente. ¿Qué pasa cuando tienes un saque inicial? Tienes un equipo en un lado, tienes otro equipo en el otro lado, y pateas la pelota, y la pelota es oblonga. Cuando lo pateas y rebota, hace doink, doink, doink, doink. Está por todos lados, es una gran pelea y realmente no sabes lo que va a pasar. Eso está bien cuando estás haciendo cosas nuevas por primera vez. Es un puntapié inicial. Realmente no sabes lo que va a pasar. No tienes un proceso establecido. Nunca has estado en este camino. No tienes nada documentado sobre cómo va a ir. Por su naturaleza, cualquier cosa nueva es esencialmente un puntapié inicial. Pero una vez que haya hecho su primera publicación de blog, su primer seminario web, su fuerza de promoción conjunta con otra empresa, o lo que sea ese proyecto o campaña, la primera vez que haya hecho algo así, entonces no debería tener que hacerlo. volver a aprender esas lecciones una y otra vez. Para mí, no tener un flujo de trabajo y un proceso establecidos o al menos la mentalidad de crear esto y convertirlo en un producto como parte de este resultado, porque nunca solo estás creando campañas. Nunca estás simplemente creando publicaciones de blog, en realidad estás creando la estructura en la que se realiza el trabajo. Si lo piensa de esa manera, reduce el dolor asociado con esto que sucede cuando no tiene un flujo de trabajo establecido. No hace de eso una prioridad principal que sea parte de la creación de lo que sea la campaña, el producto, el programa, el departamento, lo que sea, el resultado son las lecciones aprendidas. Cuántas personas después de una reunión, después de un trimestre, después de un proyecto, van a una reunión y hablan sobre las lecciones aprendidas. Ese es otro término muy común. Y voy a poner un poco de contraste con las lecciones aprendidas y las patadas iniciales en un segundo. Lecciones aprendidas, oh, hicimos esto mal, eso pasó, eso volvió a pasar, esto volvió a pasar. Entonces, ¿qué sucede? Pasas por otra iteración y ciclo, tienes las mismas lecciones aprendidas, el mismo dolor y las mismas oportunidades perdidas. Al tener kickoffs y no tener una gran manera de administrar las lecciones aprendidas, continúas repitiendo los mismos errores una y otra vez. La gente lo sabe, puede sentirlo. Si usted es un gerente y no escucha estas cosas y no les ayuda a hacer algo al respecto, su equipo comenzará a dudar de su capacidad para ser un gerente efectivo o ayudarlos a ver eso. De hecho, en realidad, no puedo entrar en detalles aquí, pero me reuní con el principal estratega y entrenador ágil de IBM. Me mostró uno de los ejemplos más hermosos de arriba a abajo de cómo transmitir esta información, estas lecciones aprendidas, parte del proceso de volverse más inteligente, mejor y más alineado. Realmente, hay tres áreas en las que me lo demostró. Él dijo: está el individuo que aprende la lección, está la gerencia y el gerente del equipo que aprende la lección, y están las lecciones que deben enviarse a los niveles superiores. Es algo hermoso y todo es súper confidencial. No puedo mostrarlo, pero es algo fantástico. Sin flujo de trabajo y que estar implícito en esto es lo que necesitamos crear, creas un entorno en el que estás aprendiendo las mismas lecciones una y otra vez. La gente empieza a dudar de la capacidad de la gerencia para empoderarlos para ayudar a crear el cambio o para hacer algo al respecto ellos mismos. En contraste con las lecciones aprendidas o hacer algunas de las lecciones aprendidas que no dan como resultado patadas de salida comunes una y otra vez, tengo este concepto llamado el comienzo correcto. El comienzo correcto realmente es para cualquier cosa. Para el comienzo de un blog o para el comienzo de una campaña que se publicará en un tipo de cliente específico, páginas de destino: toda la colección de activos. Comenzar bien es exactamente como dice. Pasa por una iteración de un lanzamiento o proyecto en particular, captura todas las cosas que preguntaría y desearía recopilar nuevamente al principio, y documenta eso en esa pequeña tarea llamada el comienzo correcto. Luego, antes de comenzar, en lugar de comenzar y todo el mundo está corriendo, tiene una reunión y es parte del proyecto, es parte del flujo de trabajo. No completas el proyecto, no comienzas el proyecto hasta que tienes el comienzo correcto. A medida que ejecuta más y más de estas publicaciones de blog o estos tipos de campañas, aprende más y más lecciones hasta el punto en que prácticamente no tiene que seguir aprendiendo esas lecciones una y otra vez. De hecho, me ha permitido escalar fuera de mi trabajo, de departamentos e incluso fuera de los negocios porque de manera progresiva e iterativa acabo de capturar esas pequeñas lecciones aprendidas, las puse como una pequeña viñeta dentro del documento de inicio correcto. o dentro del blog, y luego poder pasar eso a los equipos. Entonces los equipos empezaron a hacerlo. De hecho, volví a mi empresa más reciente hace un par de días porque tenían una gran fiesta de reapertura. Me invitaron a volver, ya no soy empleado. Actualmente estoy en Salesmsg, un nuevo empleado: SMS, SMS para empresas. Son como, sabes qué, todavía estamos ejecutando tu sistema. Todavía estamos aplicando ese enfoque, lo que significa que las personas están felices en el trabajo. No se van a casa por la noche preguntándose si se hizo esto o aquello. ¿Mi jefe sabe lo que es visible y lo que no? ¿Estoy siendo valorado? Simplemente da una sensación de alineación entre los objetivos, el día a día y luego el largo plazo porque tienes la oportunidad de mejorar continuamente. Eso es esencialmente lo que la gente quiere. No se puede tener un sentido de progreso sin un sentido de proceso. El flujo de trabajo es la forma que conecta dónde estamos hoy con el progreso y los resultados que queremos. CoSchedule, Wrike, su sistema de gestión de proyectos, sin importar cómo lo haga, asegurarse de que lo convierta en una prioridad es una forma de asegurarse de que usted y su equipo estén contentos iterativamente en microdosis durante el tiempo que lo ejecute. Ben: A veces, los creativos y los especialistas en marketing afirman que el proceso pone restricciones indebidas en su capacidad para realizar su trabajo. Pero en realidad, lo contrario es mucho más cierto. Cuando se implementa correctamente, un proceso de creación de contenido definido dejará en claro exactamente quién hará qué y cuándo, de modo que los especialistas en marketing creativo puedan concentrar toda su energía mental en lo que mejor saben hacer en lugar de preocuparse por administrar las entregas de proyectos o pedidos. Cualquiera de las otras cosas puede volverse más difícil de lo que debería ser cuando no existe un proceso real. Si te encuentras con algún rechazo, cada vez que intentes cambiar algo, habrá algo de resistencia. Es solo la naturaleza humana. Simplemente señale los resultados que puede obtener después de implementar un pequeño cambio y compárelo con cómo era la vida antes de que se implementara ese proceso. Si puede hacer eso, lo más probable es que su equipo no quiera volver a hacer las cosas como antes. Porque si está trabajando sin procesos o flujos de trabajo claramente definidos, lo más probable es que su equipo probablemente se haya acostumbrado a lidiar con el caos sin necesariamente darse cuenta de lo doloroso que puede ser realmente el acto de creación de contenido. Ahora, volvamos a Justin. Hemos establecido por qué todo esto es importante. ¿Por qué estamos teniendo esta conversación? Digamos que están convencidos de que necesitan comenzar a desarrollar flujos de trabajo editoriales y necesitan incorporar procesos en su operación de marketing de contenido. Estos no son necesariamente títulos de trabajo, sino más bien funcionalidades o funciones de trabajo. Idealmente, ¿qué roles debería tener el equipo de contenido para tener éxito? Justin: Antes me dijiste que tienes una buena audiencia aquí de equipos y compañías entre 20 y 200. Voy a suponer que todos los que escuchan ahora están en una compañía de al menos ese tamaño. Porque si eres más pequeño que eso, entonces podría no funcionar para ti. Dependiendo de la agilidad y de si está siguiendo alguno de esos enfoques o no, como mínimo, necesita tres personas. Necesita un escritor, alguien que comprenda la producción de contenido escrito, visual y hablado. Necesitas un diseñador. Estas son apuestas de mesa. La pieza que falta, la llamo Haley. Tienes que encontrar tus Haleys o tus Hannahs. Tener un gerente de proyecto o en el mundo ágil, tener el gerente de producto que es dueño de la cartera de pedidos, si está escuchando esto a través de la lente de eso, que es dueño de la cartera de pedidos de marketing y se encargará de la preparación de las tareas, se encargará de la los aportes que les llegan de las partes interesadas fuera del departamento, esa es una gran pieza que falta. Cuando tienes control de tráfico aéreo alimentando tus creatividades y tus creatividades no están necesariamente inclinadas a querer hacer esas cosas esenciales de gestión de proyectos, ese es un papel muy importante. Si puede encontrar a esa persona que entiende de marketing y de contenido, que por lo general tiene antecedentes administrativos o de secretaría, pero que también tiene una afición por escribir: encontramos a nuestra última Haley, cuyo verdadero nombre era recién egresada de la universidad. La ayudamos a prepararla literalmente para que se convirtiera en administradora, gerente de proyectos y propietaria ágil de la cartera de pedidos. Tomó un poco de tiempo. Probablemente pueda encontrar que estas personas pueden estar mejor capacitadas ahora que hace cinco años. Esa es una función clave porque si tienes creativos que son como, no quiero tocar la gestión de proyectos, no quiero saber cómo nombrar las tareas, el orden, los flujos de trabajo y el etiquetado. Todas esas cosas a veces son demasiado engorrosas y lo entiendo. Sólo dime qué hacer, dime el orden de lo que hay que hacer. No me digas cómo hacerlo porque eso es otra gran cosa. No me diga cómo hacerlo, pero asegúrese de que entiendo las prioridades, cuándo se vencen, el alcance y lo que se espera, y eso libera el lado creativo del departamento para que funcione. Nuevamente, si eres una persona de mente ágil que usa Scrum, hay una razón por la que los llaman sprints. Piénsalo. Corres, puedes hacerlo, pero no puedes correr si no lo tienes claro. Ese es el proceso de inicio correcto esencialmente para tal vez el comienzo de una semana, quincena, trimestral, sin embargo, usted hace su planificación. Eso se convierte en el lente de esa persona que tiene ese papel clave que interactúa con las partes interesadas, interactúa con los ejecutivos, interactúa con las prioridades. Todos los matices que surgen del día a día pueden ayudar a proteger al equipo de la distracción, ayudándolos a concentrarse en las cosas más importantes y ser el negociador cuando surgen cosas que causan ese conflicto. Lo peor es el cambio de contexto. Tener ese guardia y tener un sistema en su lugar y una persona que lo administrará para los creativos, eso es un desbloqueo de cualquier cuello de botella que mantendrá el contenido y los resultados fluyendo. Para mí, eso es algo clave, creo que muchos equipos no hablan, muchas empresas ni siquiera saben qué buscar. Una herramienta como CoSchedule se encuentra justo en el medio de eso. Es la herramienta que separa el caos de la claridad. Ben: Sí, me encanta, 100%. Obviamente, soy parcial como director de marketing entrante en CoSchedule, pero esto es exactamente lo que usamos para lograr con nuestro propio software. No soy solo un comercializador, también soy un cliente del producto. Tienes un creyente aquí en términos de que realmente es, creo que idealmente, cómo debería ser la estructura central de tu equipo y cómo los apoyas de manera efectiva. Justin: ¿Me estás haciendo reflexionar en este momento sobre lo que estoy tratando de lograr en esta conversación contigo y las personas que escuchan? Si puedo abrirme paso de alguna manera, creo que es una adopción y un cambio de mentalidad. Si no puede ver el valor de tener a alguien que se haga cargo del proceso de marketing, la acumulación de marketing o las tareas de marketing, y ser ese cortafuegos entre todas las distracciones entre el mundo exterior y su equipo, eso es algo importante. Es difícil entender el valor de esto hasta que realmente lo hayas experimentado. Porque estás experimentando el dolor. Ya sabes lo que es no cumplir con los plazos, tener que volver a trabajar. Una vez más, volviendo a la patada inicial, alguien salió corriendo con el balón y luego hicieron la mitad de esto sin los titulares. No entrevistaron al cliente correcto y luego regresa, ahora tienes que hacerlo en más del 50% y ahora no cumples con la fecha límite. La persona que hizo el trabajo ahora está frustrada porque no tenía toda la información. Nadie es feliz. Nadie está contento, así que empieza bien. Tener a esa persona al mando, y no tiene que ser el director de marketing, no tiene que ser el CMO. Hay personas realmente geniales que tienen habilidades en bruto que si les das la oportunidad de poseer esto y les das alguna dirección, pueden asumirlo. Porque si estás pensando, Dios mío, tengo que hacer todo este trabajo, soy el director. El hecho de que su título tenga jefe, director o gerente no significa necesariamente que sea su trabajo hacer este trabajo. Es su trabajo asegurarse de que este trabajo se haga, no significa que tenga que hacerlo. Ben: Creo que ese es un punto extremadamente, extremadamente importante. Creo que a veces, al menos por algo que deduje de las conversaciones que tuve con otros especialistas en marketing, es que cuando sus equipos luchan por controlar el caos, creo que uno de los primeros lugares hacia los que la gente apunta es, bueno, necesitamos un director de proyecto. Necesitamos una persona de operaciones, lo cual tal vez usted necesite, tal vez. Particularmente en entornos de agencias donde solo hay más insumos y productos que necesitan ser dirigidos. Creo que es particularmente en equipos internos y tal vez también en algunos equipos de agencias. Creo que tienes toda la razón. Probablemente tengas a la gente en el equipo. Justin: Hay alguien ahora mismo en tu empresa y en tu equipo que quiere este trabajo y le encantan estas cosas. Solo hay un cierto tipo de personalidad que ama este tipo de trabajo y está dispuesto a asumirlo y prosperar. He visto gente que quiere dejar su trabajo e irse a otro lado. Luego, si se les da la oportunidad de ejecutar este tipo de cosas, son más felices que un cerdo en el barro. Ben: Sí, totalmente. Esa es otra cosa importante a tener en cuenta también. Si tienes a alguien en tu equipo que está ansioso por tomar algo que es un desastre y simplemente darle una orden, ¿preferirías que esa persona simplemente hiciera eso, fuera feliz y se quedara, o preferirías que esa persona se fuera? contratar a otra persona para que se encargue de la gestión de su proyecto, y luego también tiene que ocupar el puesto de la persona que se fue, ¿lo que realmente solo va a agregar más disfunción? Justin: No tiene que ser un papel completo. Dependiendo del tamaño de su equipo en su empresa, puede encontrar a alguien que sea parte de sus responsabilidades ahora. Todavía están produciendo contenido. No son como, bueno, necesito un FTE dedicado para la gestión de proyectos. No, no tienes que hacerlo. Si estás en la posición en la que puedes, fantástico. Gerente de proyecto, gerente de producto, propietario de backlog, propietario de marketing, puede buscar todos estos términos y ver cuál tiene sentido para usted. Pero puede ser parte de su CoSchedule. ben: bueno Veo lo que hiciste allí y lo disfruté. Justin: Se me ocurrió algo. No sé si muchas empresas enfrentan esto, pero sé que algunas lo hacen. A veces, a los jefes lo único que les importa son los resultados. Si están mirando los resultados y no ven lo que quieren, van directamente a la persona. Pero ellos no entienden que hay—y tengo otra aliteración que uso todo el tiempo, son las cuatro Ps. Su propósito, personas, procesos y productos. El producto es el resultado, 5 por 5 es 25, que es producto de—es matemático ahí. Si su jefe se pregunta dónde están los resultados o si usted se pregunta dónde están los resultados, quiere diagnosticar la situación y se pregunta, ¿por qué es tan difícil trabajar aquí? ¿Por qué no podemos hacer las cosas? ¿Por qué es siempre un desorden y un caos cada vez que intentamos hacer un proyecto? Si estás pensando, quiero ir a trabajar a otro lado por estas cosas, como jefe, vas a perder a alguien. O como empleado piensas, tengo que ir a cambiar todo mi mundo porque no puedo estar aquí. Cuando vuelvo a marcar, ¿cómo se diagnostica y se abre camino? Si miras el resultado final y piensas, oh, no estamos obteniendo lo que queremos, demos un paso más en la cadena. ¿Es el proceso? ¿Es ese el flujo de trabajo? ¿Es la claridad? ¿Tenemos demasiadas prioridades? ¿No hay suficientes recursos para ejecutar esto? Entonces subes o entonces es la persona? ¿Son capaces de hacer el trabajo? ¿Son sus calificaciones? ¿Son sus habilidades? Luego sube un nivel más. ¿Está claro el propósito? ¿Estamos seguros de que estamos atrayendo y trabajando con las personas adecuadas? No es solo, sin resultados, malos resultados, Oye, tú, ¿qué está pasando? Como gerente o alguien que dirige, el flujo de trabajo es una parte clave para diagnosticar y crear un mejor ambiente de trabajo y mejores resultados. No es solo una cosa, es todo. Una herramienta de flujo de trabajo se encuentra justo en el medio entre las personas y los resultados. Ese es un lugar muy claro para mirar. De hecho, lo he dicho antes, si quieres saber qué tan claro es el pensamiento de una empresa en torno a su estrategia, abre su herramienta de gestión de proyectos y verás. Si ves un montón de basura allí, probablemente sea un montón de basura pasando aquí. Pero si ve tareas y proyectos limpios, claros y bien definidos, tiene una empresa limpia, clara y bien definida, y es un espejo. Ben: Sí, 100%. Si un equipo de contenido en este momento no tiene flujos de trabajo claros establecidos, si ni siquiera tienen los rudimentos de un flujo de trabajo en su lugar, y es solo que tal vez una persona está asignando cosas y luego a partir de ahí tienes proyectos, tú' Tengo una fecha límite, hazlo. ¿Qué es lo primero que recomendaría que hicieran para establecer un flujo de trabajo y comenzar a cambiar un poco las cosas? Justin: Mi primera reacción a esa pregunta fue, y avíseme si esto es algo que usted también ha visto, pero sin un flujo de trabajo y una herramienta en su lugar, los jefes, compañeros de trabajo y compañeros usarán la herramienta de notificación más cercana para avisar. ¿Qué sigue con esa cosa? A veces, recibirá un correo electrónico sobre esta parte del proyecto, pero luego, a veces, recibirá una invitación a un documento de Google, luego, a veces, recibirá una notificación de Slack y, tal vez, a veces en todos los demás lugares que aparecen. Y luego tienes 16 canales dentro de tu Slack. Algunos de ellos tienen estos. Una de las primeras cosas que creo que tiene cualquiera que se siente y enfrenta la abrumadora sensación de estar perdido, y cada vez que comienza un nuevo proyecto o tarea, es reunirse con las personas con las que está trabajando o a las que se les asigna. a. Y proponga un dicho básico, oye, este es el tipo de información que vamos a comunicar aquí y este es el tipo de información que vamos a comunicar aquí. De esa forma, cuando salta Slack, no tienes que pensar. El objetivo de un vendedor es un libro llamado No me hagas pensar. Es un gran libro. Usemos eso en nuestro proceso. No hagas pensar a tu equipo. Cuanto menos tengan que pensar si este es el lugar correcto, tengo que construir esta pieza y unirla, más energía se gastará tratando de armar el rompecabezas en lugar de hacer el trabajo. Primero diría y sigo lidiando con esto, si tiene un sistema de gestión de proyectos o tres sistemas de gestión de proyectos, lo siento por usted si ese es su mundo, tiene sus sistemas de notificación allí. El primer paso para dominar el caos en un flujo de trabajo es tener claro en qué tipo de trabajo se realizará, qué tipo de sistema y qué tipo de comunicación habrá allí. De esa manera, todos en el equipo tienen una expectativa razonable de saber que cuando recibo una notificación de Jira sobre algo que sé que no aparecerá en Slack, y ahora tengo que buscar esa tarea de Jira, tomar ese enlace, toma esa cosa. Simplemente vaya a la sección de comentarios o pegue el enlace allí. Haz el trabajo para tus compañeros de equipo o tus empleados y haz ese contexto, como, hey, tengo una gran idea para un nuevo anuncio. Encontré estas capturas de pantalla. No vayas a Slack en medio del día, como ejemplo, para decir, oh, hey, encontré esto. Ah, sí, estaba haciendo otra cosa: cambio de contexto. Vaya a buscar la tarea que sea relevante para el lugar donde podrían estar esas capturas de pantalla, póngalas allí y etiquételas para esa persona. De esa manera, está cimentando a dónde va esa atención por esa razón en particular. Para mí, ese es el ejemplo de tener claro simplemente dominar el ruido y el caos alrededor de donde la atención de las personas va a eliminar la distracción, liberar la energía mental y hacer el trabajo. Luego puede ingresar a los flujos de trabajo, nombrar tareas y qué carpetas significan esto. Hay un montón de otras cosas. Pero yo diría que es realmente difícil tener claridad dentro de un sistema cuando tienes 10 sistemas que te están indicando que lo hagas de 10 maneras diferentes de otras maneras. Ben: Sí, absolutamente. Una vez que han llegado tan lejos, ¿cuál es el siguiente paso? Tenemos los elementos básicos de lo que podría llamarse el comienzo de un flujo de trabajo o algún tipo de proceso de gestión del trabajo. Justin: La gente complica demasiado las cosas y yo solía ser esa persona. Me he dado cuenta de que más de tres niveles, pierdes gente y se vuelve difícil de manejar. Independientemente del sistema que esté utilizando, normalmente (en cualquier sistema de gestión de proyectos) hay una carpeta raíz, ya sea un departamento o un proyecto, y luego tiene tareas y subtareas. Cada uno de ellos, debe decidir, está bien, si profundizamos más de tres niveles en cómo organizamos nuestro trabajo, lo está haciendo demasiado complicado para que la gente lo siga. En Jira, por ejemplo, tienes proyectos. En nuestro caso, usamos un proyecto como un departamento. Usamos Epics, que son esencialmente solo carpetas para ser nuestros proyectos. Podría tener un podcast con el nombre de Epic, CoSchedule. Podría tener otro Webinar CoSchedule con el nombre de Epic. Simplemente lo hago súper simple y luego de esa manera, tengo esa barra. Entonces tengo otro nivel abajo, no otro. Esas son las tareas individuales. Es como una invitación por correo electrónico, una grabación. De esa manera, tengo el contexto principal. Esto es todo acerca de las asociaciones. Luego tengo el producto que estamos tratando de crear, que son podcasts y seminarios web. Luego tengo las tareas o como pienso en ellas como los entregables que se necesitan para crear para luego lograr los resultados de lo que necesita ese podcast. Luego, simplemente aplica el flujo de trabajo además de eso. El más simple es como, no iniciado, iniciado, hecho. Definitivamente hay mejores maneras que esa. Eso es tan complicado como realmente necesitas conseguir. Entonces estás diciendo, bueno, este podcast, este Epic, ¿ahora o en el próximo sprint? Entonces realmente estás jugando con un número mínimo de variables. Tienes tu departamento, tienes tus proyectos, tienes tus tareas dentro de esos proyectos, y luego tienes un flujo de trabajo que es como iniciado, no iniciado, terminado. Entonces realmente estás decidiendo, ¿hacemos esto ahora? ¿Hacemos este próximo sprint o el próximo ciclo, como sea que trabajes, o lo mantenemos en la cartera de pedidos para más adelante? No es más complicado que eso. Si lo haces más complicado que eso, perderás gente. Ben: Sí, absolutamente. Creo que ha sido mucha información para digerir. Me encanta poder dejar esto con la idea de que no necesitas hacer las cosas más complicadas de lo que deben ser solo para hacer las cosas. Muy a menudo, más simple es mejor. Justin: WE Deming, grandfather of modern industrial post World War II, helped rebuild Japan, and helped them get their economy back. I think he said, “If you can't describe what you're doing as a process, you have no idea what you're doing.” Ben: It's absolutely true. Justin, this is awesome stuff. This went way, way, way deeper, I think, philosophically and practically the process and the benefits that workflows really offer us as marketers and content creators. I really appreciate your time coming to the show. Before I let you go, do you have any parting thoughts or anything that you would like to leave our listeners with that we maybe haven't touched on yet? Justin: Yeah, start small. My success with making changes always started with finding one person who's vibing with the idea. Like I said, treat the process like a product. If you've got CoSchedule and you're trying to think about I want to try this new idea out, iterate or do something new, two things. One, don't ask for permission, just go do it. But then once you get clear on what you want to do, find one other person in a side project or a side task to iterate how that works, get clear on its success, and then start to apply that to other places. Because the mistake I think people make is they get a new tool, they change everything, everyone's on different pages, and it's not a good start right. It creates a bad experience for people. Change takes steps. Workflows are change and require change management. When you find inspiration, if you're listening to this, and want to make some changes in how your workflows because honestly, if you're not the type of person who likes workflows, everything I said to you right now is not really as exciting for those who are like, oh, I love process, I love management. If you love process, you love management, just make sure you take it slow. Find your ally, find that one person, treat the process like a product, do it one step at a time, and then iteratively, in small doses roll that out. In fact, actually use that person who's your ally as the person who deploys it. I actually would take a step back and not try to be the one who came up with the ideas. Give the other people credit, even if you came up with the idea. Give them credit, step back, and watch people succeed. Ben: Love it. Yeah, I think that's a great thought to leave this conversation on. Thanks once again, Justin, for taking the time. I feel like we could probably talk about this stuff all day. Justin: Yeah, if we have visuals. I had to describe everything verbally. I was trying to imagine all my stuff. The visual side of this obviously delivers a lot more. Ben: Yeah, it's a good thought. We'll definitely have to schedule a part two and keep this conversation going in the future. Justin: Thank you for having me and allowing me just to unpack a bunch of stuff. Hopefully, everyone got a little something out of this, if not just feeling better about the world we live in.