Mit Justin Zimmerman von Salesmsg [AMP 245] redaktionelle Workflows und Content-Erstellungsprozesse entwickeln, die großartige Inhalte ermöglichen

Großartige Inhalte entstehen nicht zufällig. Es ist normalerweise ein Nebenprodukt ausgefeilter Prozesse, die Teams dabei helfen, effizient und effektiv zusammenzuarbeiten. Die Planung redaktioneller Arbeitsabläufe und die Implementierung von Inhaltserstellungsprozessen können jedoch eine Herausforderung darstellen. Der heutige Gast ist Justin Zimmerman von Salesmsg. Justin spricht darüber, wie Marketingteams redaktionelle Workflows und Content-Erstellungsprozesse entwickeln und implementieren können, um bessere Inhalte zu erstellen. Einige der Highlights der Show sind:

• Creative Control: Warum Vermarkter redaktionelle Workflows für Inhalte erstellen sollten
• Vier Cs: Zusammenarbeit, Verbindung, kreative Kontrolle und Vergütung
• Flow State: Konzentrieren Sie sich auf den Prozess und die Ergebnisse werden sichtbar
• Neurologische Karte: Ziel in der Welt des Workflows ist es, Teams für höhere Zwecke auszurichten
• Zustand der Freude: Du hast 3 Orte, an denen du lebst – Arbeit, Zuhause und in dir selbst
• Beginnen Sie richtig: Vermeiden Sie potenzielle Fallstricke und Schmerzen, indem Sie einen Workflow-Prozess für Ergebnisse haben
• Gelernte Lektionen: Hören Sie zu und tun Sie etwas, um dieselben Fehler nicht zu wiederholen
• Kontinuierliche Verbesserung: Ohne einen Prozess gibt es kein Fortschrittsgefühl
• Rollen des Inhaltsteams: Mindestens ein Autor, Designer und Projektmanager
• CoSchedule: Tool, das Chaos von Klarheit trennt
• Person am Ruder: Stellen Sie sicher, dass die Arbeit erledigt wird, aber das bedeutet nicht, dass Sie es tun
• Vier Ps: Zweck, Menschen, Prozess und Produkt
• Kontextwechsel: Zu viele Tools, Kanäle und Benachrichtigungen führen zu Ablenkung
• Kompliziert vs. einfach: Grundelemente des Workflow-/Arbeitsmanagementprozesses
• Fehler gemacht: Fangen Sie klein an, gehen Sie es langsam an; Arbeitsabläufe sind Veränderungen und erfordern ein Änderungsmanagement

Wenn Ihnen die heutige Show gefallen hat, abonnieren Sie bitte auf iTunes den Actionable Content Marketing Podcast! Der Podcast ist auch auf SoundCloud, Stitcher und Google Play verfügbar. Transkript: Ben: Hey, Justin. Wie läuft es heute Nachmittag? Justin: Ich fühle mich fantastisch. Vielen Dank. Ich schätze es, hier bei Ihnen und allen in der CoSchedule-Familie und -Community zu sein. Ben: Ja, absolut. Ich bin super, super aufgeregt, Sie in der Show zu haben und über redaktionelle Arbeitsabläufe und Content-Management zu sprechen, Themen, die mir sehr am Herzen liegen. Ich glaube, sie sind auch deine. Super, super aufgeregt, dich dabei zu haben. Bevor wir zu weit ausholen, zunächst einmal, warum sollten Marketingspezialisten sich darum kümmern, redaktionelle Workflows für Inhalte zu haben? Ich habe das Gefühl, wenn wir über Workflows sprechen, sprechen wir über Prozesse, und ich denke, manchmal wird der Prozess als Bürokratie interpretiert. Ich glaube, Kreative hassen von Natur aus alles, was mit Bürokratie und Bürokratie zu tun hat, wenn es darum geht, ihre Arbeit zu regeln. Warum sollten sie sich darum kümmern? Wie können sie das besser betrachten? Justin: Ich habe einige wirklich tiefe Erfahrung darin, auf beiden Seiten des Zauns mit dem Prozess, der kreativen Kontrolle, zu sein. Tatsächlich habe ich, nur kurz vorher, für jeden Job und jedes Unternehmen, für das ich gearbeitet habe, einen Lackmustest durchgeführt, um zu entscheiden, ob dies der richtige Ort für mich ist. Diese stehen in einer ganz bestimmten Reihenfolge. Einer von ihnen spricht dies sehr deutlich an. Es ist Zusammenarbeit, Verbindung, kreative Kontrolle und dann Kompensation – vier Cs, wie ich sage. Kreative Kontrolle ist für mich ein großer Teil davon. Ich verstehe, wie es ist, wenn andere Leute versuchen, ihnen aufzuzwingen, wie sie Dinge tun wollen, ohne wirklich zu verstehen, wie die Dinge erledigt werden. Auf der anderen Seite zu sein und (ich würde sagen) ein übervorschreibender Kontrollfreak zu sein, wo ich dann in meinen 360-Grad-Bewertungen als Manager einige sehr kritische Rückmeldungen darüber erhalten habe, wie ich auftrete. Ich war auf beiden Seiten der Gleichung. Diese Selbstreflexion und Erfahrung erlauben es mir wirklich, den Wortprozess nicht als Schimpfwort zu betrachten, sondern als eine Möglichkeit, Teams aufeinander abzustimmen. Der Bedarf an Workflows ist sehr ähnlich – stellen Sie sich zwei Städte auf der Welt vor. Eine dieser Städte hat Fahrspuren, fünfspurige Highways, nennen wir sie einfach Florida I-95 – fließend und schnell. Denken wir an eine andere Stadt auf der Welt. Nennen wir es Bangalore, Indien. Es gibt keine Straßen, keine Ampeln, alle fahren durch die Gegend. Aber in beiden Fällen versuchen Menschen, von A nach B zu gelangen. Sie versuchen, an ein Ziel zu gelangen. In einem dieser Fälle haben Sie einige bewährte Vorgehensweisen, wie Sie sich auf der Autobahn bewegen, und dann haben Sie 100.000 bewährte Vorgehensweisen, wie Sie sich auf der Autobahn bewegen. Der Unterschied besteht wirklich darin, dass Sie ein Gefühl des Flows bekommen, wenn Sie ein System haben, dem alle implizit zustimmen und das sie erstellen. Für mich ist ein Gefühl von Flow, Workflow – Arbeit und Flow – wirklich auch mit jenem psychologischen Flow-Prinzip des Psychologen verbunden, [...] der davon spricht, in Flow-Zuständen zu sein. Der Flow-Zustand ist meiner Meinung nach das ultimative Ergebnis von Teams, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten und dieses Gefühl eines höheren Zwecks verspüren. Ob es nun um Inhalte, Sport oder Verkauf geht, wenn Sie ein Team haben, ist für mich das ultimative Ziel, wie man so sagt, sich auf den Prozess zu konzentrieren. Konzentrieren Sie sich auf den Prozess und die Ergebnisse werden angezeigt. Wenn Sie die Leute dazu bringen können, diese Klarheit darüber zu bekommen, wie wir diese Arbeit ablaufen lassen wollen, verarbeiten Sie sie dann Schritt für Schritt, iterativ – manche Leute nennen es Agilität, agil im Prozess – als Produkt. Wenn Sie den Prozess wie ein Produkt behandeln und versuchen, bessere Versionen davon zu erstellen, und es nicht nur das Diktat einer Person ist, dann erreichen Sie eine Ausrichtung darauf, dass der Prozess kein schmutziges Wort ist, bei dem Sie die eine oder andere Person überkontrollieren Leute, die das Gefühl haben, dass sie das überhaupt nicht handhaben wollen. Für mich besteht das höchste Ziel in der Welt des Workflows darin, Teams zusammenzubringen, die das Gefühl haben, für ein höheres Ziel zusammenzukommen. Das können Sie neurologisch abbilden. Sie können Serotonin abbauen und all diese Neurochemikalien ausschalten. Für mich ist es ein Zustand, in dem ich meine Arbeit und die Menschen, mit denen ich arbeite, genieße, weil es drei Orte auf der Welt gibt, an denen man lebt. Du hast Arbeit, du bist nach Hause gekommen, und du bist in dich hineingekommen. Manche Leute, das Leben zu Hause ist nicht so toll. Bei manchen Leuten ist das Arbeitsleben nicht so toll. Einige Leute, Innenleben. Wenn alle drei schrecklich sind, lebst du nicht in einem großartigen Zustand. Du lebst in einer Welt des Schmerzes, wie sie in The Big Lebowski sagten. Ich hatte die Chance, das einzubringen. Für mich war eines meiner Ziele für meine Teams, mindestens einen Bereich auf der Welt zu identifizieren und dazu beizutragen, dass Menschen, mit denen ich zusammenarbeite, einen soliden, großartigen stabilen Boden in Maslows Hierarchie haben könnten Bedürfnisse, Klarheit Ausrichtung. Workflow ist für mich der Punkt, an dem alles zusammenkommt. Ben: Das ist eine hervorragende Antwort auf diese Frage. Ich würde jeden, der zuhört, herausfordern, zu versuchen, irgendetwas davon zu widerlegen. Das ist großartig. Da hast du das ein wenig angesprochen. Lassen Sie uns tiefer in die Frage eintauchen, was einige der potenziellen Fallstricke sind, denen Content-Teams aufgrund fehlender solider Prozesse begegnen könnten. Was ist der Schmerz, den Sie erleben werden, wenn Sie glauben, Sie könnten damit davonkommen? Justin: Ich war dort. Ich habe ein Konzept namens Start Right. Es ist genau das, wonach es klingt. Es steht im Gegensatz oder im Gegensatz (ist ein besserer Weg) zum Konzept eines Kickoffs. Ich denke, Worte sind wichtig, weil sie einen Hinweis auf die Handlungen geben, die ihnen folgen. Viele Unternehmen hätten ein Kickoff-Meeting. Sie haben es schon einmal gehört. Woher kommt das Wort Anstoß? Klingt für mich nach Football – American Football, wenn man das international hört. Was passiert, wenn Sie einen Kickoff haben? Sie haben eine Mannschaft auf der einen Seite, Sie haben eine andere Mannschaft auf der anderen Seite, und Sie treten den Ball, und der Ball ist länglich. Wenn Sie es hineintreten und es springt, macht es doink, doink, doink, doink. Es ist überall, es ist ein großes altes Durcheinander, und man weiß nicht wirklich, was passieren wird. Das ist in Ordnung, wenn Sie zum ersten Mal neue Dinge tun. Es ist ein Auftakt. Du weißt nicht wirklich, was passieren wird. Sie haben keinen Prozess eingerichtet. Du warst noch nie auf diesem Weg. Sie haben nichts dokumentiert, wie es weitergehen wird. Von Natur aus ist alles Neue im Wesentlichen ein Kickoff. Aber sobald Sie Ihren ersten Blog-Beitrag, Ihr erstes Webinar, Ihre Co-Promotion mit einem anderen Unternehmen oder was auch immer für ein Projekt oder eine Kampagne gemacht haben, das erste Mal, dass Sie so etwas gemacht haben, sollten Sie das nicht tun müssen diese Lektionen immer und immer wieder neu lernen. Für mich ist es Teil dieses Ergebnisses, keinen Workflow und Prozess oder zumindest die Denkweise zu haben, dies zu erstellen und das zu einem Produkt zu machen – denn Sie erstellen niemals nur Kampagnen. Sie erstellen niemals nur Blogbeiträge, Sie erstellen tatsächlich die Struktur, in der die Arbeit erledigt wird. Wenn Sie so darüber nachdenken, reduzieren Sie den Schmerz, der damit verbunden ist, was passiert, wenn Sie keinen Workflow haben. Sie machen das nicht zu einer obersten Priorität, die Teil der Erstellung der Kampagne, des Produkts, des Programms, der Abteilung oder was auch immer ist, das Ergebnis sind gewonnene Erkenntnisse. Wie viele Leute gehen nach einem Meeting, nach einem Quartal, nach einem Projekt zu einem Meeting und sprechen über die gewonnenen Erkenntnisse. Das ist ein weiterer sehr gebräuchlicher Begriff. Und ich werde gleich etwas Kontrast zu Lessons Learned und Kickoffs setzen. Lektionen gelernt, oh, wir haben das falsch gemacht, das ist passiert, das ist wieder passiert, das ist wieder passiert. Was passiert dann? Sie durchlaufen eine weitere Iteration und einen weiteren Zyklus, Sie haben die gleichen Lektionen gelernt, den gleichen Schmerz und die gleichen verpassten Gelegenheiten. Indem Sie Kickoffs haben und keine gute Möglichkeit haben, die gelernten Lektionen zu verwalten, wiederholen Sie immer wieder dieselben Fehler. Das wissen die Leute, das spüren sie. Wenn Sie ein Manager sind und diesen Dingen nicht zuhören und ihnen nicht helfen, etwas dagegen zu unternehmen, wird Ihr Team anfangen, an Ihrer Fähigkeit zu zweifeln, ein effektiver Manager zu sein, oder ihm helfen, dies zu erkennen. Eigentlich kann ich hier nicht direkt darauf eingehen, aber ich habe mich mit IBMs Chief Agile Strategist und Trainer getroffen. Er zeigte mir eines der schönsten Beispiele von oben nach unten, wie man diese Informationen weitergeben kann, diese Lektionen, die man gelernt hat, Teil des Prozesses, klüger, besser und besser ausgerichtet zu werden. Wirklich, es gibt drei Bereiche, in denen er es mir gezeigt hat. Er meinte, es gibt den Einzelnen, der die Lektion lernt, das Management und der Teammanager, der die Lektion lernt, und es gibt die Lektionen, die an die oberen Ebenen weitergegeben werden müssen. Es ist einfach eine schöne Sache und es ist alles super vertraulich. Ich kann es nicht zeigen, aber es ist einfach fantastisches Zeug. Ohne Workflow, und das ist es, was wir schaffen müssen, schaffen Sie eine Umgebung, in der Sie immer wieder dieselben Lektionen lernen. Die Leute beginnen, an der Fähigkeit des Managements zu zweifeln, sie entweder zu befähigen, die Veränderung mitzugestalten, oder selbst etwas dagegen zu unternehmen. Im Gegensatz zu Lessons Learned oder einige der Lessons Learned zu tun, die nicht immer und immer wieder zu gemeinsamen Kickoffs führen, habe ich dieses Konzept als den richtigen Start bezeichnet. Das Startrecht ist wirklich für alles. Für den Beginn eines Blogs oder für den Beginn einer Kampagne, die auf einem bestimmten Kundentyp erscheinen soll, Landing Pages – die gesamte Sammlung von Assets. Richtig anfangen ist genau so, wie es heißt. Sie durchlaufen eine Iteration eines bestimmten Rollouts oder Projekts, erfassen alle Dinge, die Sie fragen würden und die Sie am Anfang erneut sammeln möchten, und dokumentieren dies in dieser kleinen Aufgabe, die als richtiger Start bezeichnet wird. Bevor Sie beginnen, haben Sie ein Meeting, anstatt loszulegen und alle herumzurennen, und es ist Teil des Projekts, es ist Teil des Arbeitsablaufs. Sie schließen das Projekt nicht ab, Sie beginnen das Projekt nicht, bis Sie das Startrecht haben. Wenn Sie mehr und mehr dieser Blogposts oder dieser Kampagnentypen ausführen, lernen Sie immer mehr Lektionen, bis Sie so ziemlich an dem Punkt angelangt sind, an dem Sie diese Lektionen nicht immer und immer wieder lernen müssen. Tatsächlich hat es mir ermöglicht, aus meinem Job, aus Abteilungen und sogar aus Unternehmen heraus zu skalieren, weil ich diese kleinen Lektionen schrittweise und iterativ erfasst und sie als kleinen Aufzählungspunkt in das Start-Recht-Dokument eingefügt habe oder innerhalb des Blogs und konnten das dann an die Teams weitergeben. Dann fingen die Teams an. Tatsächlich bin ich vor ein paar Tagen zu meiner letzten Firma zurückgekehrt, weil sie eine große Wiedereröffnungsparty hatten. Sie luden mich ein, zurückzukommen, ich bin kein Angestellter mehr. Ich bin derzeit bei Salesmsg, ein neuer Mitarbeiter – SMS, SMS für Unternehmen. Sie sagen, weißt du was, wir betreiben immer noch dein System. Wir verfolgen immer noch diesen Ansatz, was bedeutet, dass die Menschen bei der Arbeit glücklich sind. Sie gehen nachts nicht nach Hause und fragen sich, wurde dies erledigt oder wurde das erledigt? Weiß mein Chef, was sichtbar ist und was nicht? Werde ich geschätzt? Es gibt nur ein Gefühl der Übereinstimmung zwischen den Zielen, dem Alltag und dann dem Langfristigen, weil Sie die Möglichkeit haben, sich kontinuierlich zu verbessern. Das ist im Wesentlichen das, was die Leute wollen. Sie können kein Gefühl für Fortschritt ohne ein Gefühl für den Prozess haben. Workflow ist der Weg, der unseren heutigen Stand mit dem Fortschritt und den gewünschten Ergebnissen verbindet. CoSchedule, Wrike, Ihr Projektmanagementsystem, wie auch immer Sie es tun, stellen Sie sicher, dass Sie Prioritäten setzen, um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Team iterativ in Mikrodosen zufrieden sind, egal wie lange Sie das ausführen. Ben: Manchmal behaupten Kreative und Vermarkter, dass der Prozess ihre Fähigkeit, ihre Arbeit zu erledigen, übermäßig einschränkt. Aber in Wirklichkeit ist das Gegenteil viel häufiger der Fall. Bei richtiger Implementierung wird ein definierter Prozess zur Erstellung von Inhalten genau klarstellen, wer was wann tun wird, sodass kreative Vermarkter ihre gesamte mentale Energie auf das konzentrieren können, was sie am besten können, anstatt sich um die Verwaltung von Übergaben für Projekte oder Aufträge zu kümmern. Alle anderen Dinge können einfach schwieriger werden, als sie sein sollten, wenn es keinen tatsächlichen Prozess gibt. Wenn Sie auf einen Widerstand stoßen, wird es jedes Mal, wenn Sie versuchen, etwas zu ändern, einen gewissen Widerstand geben. Es ist einfach die menschliche Natur. Zeigen Sie einfach auf die Ergebnisse, die Sie erzielen können, nachdem Sie eine kleine Änderung vorgenommen haben, und vergleichen Sie dies mit dem Leben vor diesem Prozess. Wenn Sie das schaffen, wird Ihr Team wahrscheinlich nicht mehr so ​​weitermachen wollen wie zuvor. Denn wenn Sie ohne klar definierte Prozesse oder Arbeitsabläufe arbeiten, hat sich Ihr Team wahrscheinlich gerade daran gewöhnt, mit Chaos umzugehen, ohne unbedingt zu erkennen, wie schmerzhaft sich die Erstellung von Inhalten dadurch wirklich anfühlen kann. Nun zurück zu Justin. Wir haben festgestellt, warum das alles wichtig ist. Warum führen wir überhaupt dieses Gespräch? Nehmen wir an, sie sind von der Idee überzeugt, dass sie mit der Entwicklung redaktioneller Workflows beginnen und Prozesse in ihre Content-Marketing-Operationen einbauen müssen. Dabei handelt es sich nicht unbedingt um Berufsbezeichnungen, sondern eher um Funktionalitäten oder Berufsfunktionen. Welche Rollen sollte das Content-Team idealerweise einnehmen, um erfolgreich zu sein? Justin: Sie haben mir vorhin gesagt, dass Sie hier ein gutes Publikum von Teams und Unternehmen zwischen 20 und 200 haben. Ich gehe einfach davon aus, dass jeder, der jetzt zuhört, in einem Unternehmen von mindestens dieser Größe ist. Denn wenn Sie kleiner sind, funktioniert es möglicherweise nicht für Sie. Je nach Agilität und ob Sie einen dieser Ansätze verfolgen oder nicht, benötigen Sie mindestens drei Personen. Sie brauchen einen Autor, jemanden, der die Produktion von schriftlichen, visuellen und gesprochenen Inhalten versteht. Sie brauchen einen Designer. Dies sind Tischeinsätze. Das fehlende Teil, ich nenne es die Haleys. Du musst deine Haleys oder deine Hannahs finden. Einen Projektmanager zu haben oder in der Welt von Agile, einen Produktmanager zu haben, der den Backlog besitzt – wenn Sie das durch die Linse hören – der den Marketing-Backlog besitzt und sich um die Pflege der Aufgaben kümmert, wird das erledigen Inputs von Stakeholdern außerhalb der Abteilung, das ist ein großes fehlendes Stück. Wenn Sie Ihre Kreativen von der Flugsicherung füttern lassen und Ihre Kreativen nicht unbedingt dazu neigen, diesen Projektmanagement-Kram zu machen, ist das eine super wichtige Rolle. Wenn Sie eine Person finden, die sich mit Marketing und Inhalten auskennt, normalerweise einen gewissen Hintergrund als Sekretärin oder Administratorin hat, aber auch eine Vorliebe für das Schreiben hat, haben wir unsere letzte Haley gefunden, die ihr richtiger Name direkt nach dem College war. Wir haben ihr geholfen, sie buchstäblich zu einer Administratorin, Projektmanagerin und agilen Backlog-Besitzerin zu machen. Es dauerte eine Weile. Sie können wahrscheinlich feststellen, dass diese Leute jetzt besser ausgebildet sind als vor vielleicht fünf Jahren. Das ist eine Schlüsselrolle, denn wenn Sie Kreative haben, die so sind, möchte ich das Projektmanagement nicht berühren, ich möchte nicht wissen, wie die Aufgaben benannt werden, die Reihenfolge, die Arbeitsabläufe und das Tagging. All das Zeug ist manchmal einfach zu umständlich und ich verstehe es. Sag mir einfach, was zu tun ist, sag mir die Reihenfolge, was zu tun ist. Sag mir nicht, wie es geht, denn das ist eine andere große Sache. Sagen Sie mir nicht, wie es geht, aber stellen Sie sicher, dass ich die Prioritäten verstehe, wann sie fällig sind, den Umfang und was erwartet wird, und das gibt der kreativen Seite der Abteilung freien Lauf. Wenn Sie eine agil denkende Person sind, die Scrum verwendet, gibt es einen Grund, warum sie Sprints genannt werden. Denk darüber nach. Du rennst, du kannst es versuchen, aber du kannst nicht rennen, wenn du nicht klar bist. Das ist der richtige Startprozess im Wesentlichen für den Beginn einer wöchentlichen, zweiwöchentlichen, vierteljährlichen, aber Sie planen. Das wird zur Linse dieser Person, die diese Schlüsselrolle hat, nämlich die Schnittstelle zu Stakeholdern, die Schnittstelle zu Führungskräften, die Schnittstelle zu den Prioritäten. All die Nuancen, die sich aus dem Alltag ergeben, können dazu beitragen, das Team vor Ablenkung zu schützen, sich auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren und der Verhandlungsführer zu sein, wenn Dinge auftauchen, die diesen Konflikt verursachen. Das Schlimmste ist der Kontextwechsel. Diese Wache zu haben und ein System und eine Person zu haben, die das für die Kreativen verwaltet, das ist eine Lösung für alle Engpässe, die den Fluss von Inhalten und Ergebnissen aufrechterhalten. Für mich ist das eine Schlüsselsache, über die viele Teams nicht sprechen, viele Unternehmen nicht einmal wissen, wonach sie suchen sollen. Ein Tool wie CoSchedule sitzt genau in der Mitte davon. Es ist das Werkzeug, das Chaos von Klarheit trennt. Ben: Ja, ich liebe es, 100 %. Natürlich bin ich als Inbound Marketing Director bei CoSchedule voreingenommen, aber genau das erreichen wir mit unserer eigenen Software. Ich bin nicht nur ein Vermarkter, ich bin auch ein Kunde des Produkts. Sie glauben genau hier an das, was ich für ideal halte, wie die Kernstruktur Ihres Teams aussehen sollte und wie Sie es effektiv unterstützen. Justin: Du lässt mich jetzt darüber nachdenken, was ich in diesem Gespräch mit dir und den Zuhörern zu erreichen versuche? Wenn ich in irgendeiner Weise durchbrechen kann, denke ich, dass es eine Annahme und Änderung der Denkweise ist. Wenn Sie den Wert nicht sehen können, jemanden für den Marketingprozess, den Marketingrückstand oder die Marketingaufgaben zu haben und diese Firewall zwischen all den Ablenkungen zwischen der Außenwelt und Ihrem Team zu sein, ist das eine große Sache. Es ist schwer, den Wert davon zu verstehen, bis Sie es tatsächlich erlebt haben. Weil du den Schmerz erlebst. Sie wissen, wie es ist, Fristen zu verpassen, Nacharbeiten zu haben. Als wir wieder zum Anstoß zurückkehrten, rannte jemand mit dem Ball davon, und dann machten sie die Hälfte davon, ohne dass die Schlagzeilen fehlten. Sie haben nicht den richtigen Kunden interviewt und dann kommt es zurück, jetzt müssen Sie es zu über 50 % tun, und jetzt verpassen Sie die Frist. Die Person, die die Arbeit gemacht hat, ist jetzt frustriert, weil sie nicht alle Informationen hatte. Niemand ist glücklich. Niemand ist glücklich, also fangen Sie richtig an. Diese Person an der Spitze zu haben – und es muss nicht der Marketingleiter sein, es muss nicht der CMO sein. Es gibt wirklich großartige talentierte Leute, die nur rohe Fähigkeiten haben, die es übernehmen können, wenn Sie ihnen die Chance geben, dies zu besitzen und ihnen eine Richtung zu geben. Denn wenn Sie denken, oh mein Gott, ich muss diese ganze Arbeit machen, ich bin der Regisseur. Nur weil Ihr Titel Chief, Director oder Manager enthält, bedeutet das nicht unbedingt, dass es Ihre Aufgabe ist, diese Arbeit zu erledigen. Es ist Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass diese Arbeit erledigt wird, das bedeutet nicht, dass Sie es tun müssen. Ben: Ich denke, das ist ein extrem, extrem wichtiger Punkt. Ich denke, dass manchmal, zumindest aus Gesprächen, die ich mit anderen Marketingfachleuten geführt habe, Folgendes hervorgeht: Wenn ihre Teams darum kämpfen, das Chaos zu kontrollieren, denke ich, dass einer der ersten Punkte, auf die die Leute zeigen, ist, nun, wir brauchen ein Projektleiter. Wir brauchen einen Betriebsmitarbeiter, was Sie vielleicht brauchen. Besonders in Agenturumgebungen, wo es einfach mehr Inputs und Outputs gibt, die gelenkt werden müssen. Ich denke, es betrifft vor allem interne Teams und leite vielleicht auch einige Agenturteams. Ich denke, du hast vollkommen recht. Sie haben wahrscheinlich die Leute im Team. Justin: Es gibt gerade jemanden in Ihrem Unternehmen und in Ihrem Team, der diesen Job haben möchte, und er liebt dieses Zeug. Es gibt nur einen bestimmten Persönlichkeitstyp, der diese Art von Arbeit liebt und bereit ist, sie anzunehmen und zu gedeihen. Ich habe Leute gesehen, die ihren Job kündigen und woanders hingehen wollen. Wenn sie dann die Gelegenheit bekommen, diese Art von Zeug zu betreiben, sind sie einfach glücklicher als ein Schwein im Schlamm. Ben: Ja, total. Das ist eine andere wichtige Sache, die man vielleicht auch im Hinterkopf behalten sollte. Wenn Sie jemanden in Ihrem Team haben, der hungrig ist, etwas zu nehmen, das ein Chaos ist, und es einfach zu ordnen, möchten Sie lieber, dass diese Person das einfach tut, glücklich ist und bleibt, oder möchten Sie, dass diese Person lieber geht als Sie Stellen Sie eine andere Person für Ihr Projektmanagement ein, und dann müssen Sie auch die Position der Person besetzen, die gegangen ist, was wirklich nur zu weiteren Funktionsstörungen führen wird? Justin: Es muss keine komplette Rolle sein. Abhängig von der Größe Ihres Teams in Ihrem Unternehmen können Sie jemanden finden, der jetzt Teil seiner Verantwortung ist. Sie produzieren immer noch Inhalte. Sie sind nicht so, nun, ich brauche einen dedizierten FTE für das Projektmanagement. Nein, das müssen Sie nicht. Wenn Sie in der Position sind, wo Sie können, fantastisch. Projektmanager, Produktmanager, Backlog-Eigentümer, Marketing-Eigentümer, Sie können alle diese Begriffe nachschlagen und sehen, welcher für Sie sinnvoll ist. Aber es kann ein Teil ihres CoSchedule sein. Ben: Schön. Ich sehe, was du da gemacht hast, und das hat mir Spaß gemacht. Justin: Mir ist etwas eingefallen. Ich weiß nicht, ob viele Unternehmen damit konfrontiert sind, aber ich weiß, dass einige dies tun. Manchmal interessieren sich Chefs nur für die Ergebnisse. Wenn sie sich die Ergebnisse ansehen und nicht sehen, was sie wollen, wenden sie sich direkt an die Person. Aber sie verstehen nicht, dass es welche gibt – und ich habe noch eine andere Alliteration, die ich die ganze Zeit benutze, es sind die vier Ps. Es ist Zweck, Menschen, Prozess und Produkt. Das Produkt ist das Ergebnis, 5 mal 5 ist 25, was ein Produkt von ist – es ist mathematisch. Wenn sich Ihr Chef fragt, wo die Ergebnisse sind, oder wenn Sie sich fragen, wo die Ergebnisse sind, möchten Sie die Situation diagnostizieren und fragen sich, warum ist es so schwer, hier zu arbeiten? Warum können wir die Dinge nicht erledigen? Warum ist es jedes Mal ein Durcheinander und Chaos, wenn wir versuchen, ein Projekt zu machen? Wenn Sie sich denken, wegen diesen Dingen will ich woanders arbeiten, verlieren Sie als Chef jemanden. Oder als Angestellter sagst du, ich muss meine ganze Welt verändern, weil ich nicht hier sein kann. Wenn ich zurückrufe, wie diagnostizieren Sie und arbeiten Sie sich hoch? Wenn Sie sich das Endergebnis ansehen und denken, oh, wir bekommen nicht, was wir wollen, lasst uns einen Schritt in der Kette nach oben gehen. Ist es der Prozess? Ist das der Arbeitsablauf? Ist es die Klarheit? Haben wir zu viele Prioritäten? Gibt es nicht genügend Ressourcen, um dies auszuführen? Dann gehst du hoch oder ist es dann die Person? Sind sie in der Lage, die Arbeit zu erledigen? Ist es ihre Qualifikation? Sind es ihre Fähigkeiten? Gehen Sie dann eine weitere Ebene nach oben. Ist der Zweck klar? Sind wir sicher, dass wir die richtigen Leute anziehen und mit ihnen zusammenarbeiten? Es ist nicht nur, keine Ergebnisse, schlechte Ergebnisse, Hey, du, was ist los? Als Manager oder jemand, der das Management leitet, ist der Workflow ein wichtiger Bestandteil der Diagnose und Schaffung einer besseren Arbeitsumgebung und besserer Ergebnisse. Es ist nicht nur eine Sache, es ist alles. Ein Workflow-Tool sitzt genau in der Mitte zwischen Menschen und Ergebnissen. Das ist ein sehr klarer Ort, an dem man suchen muss. Tatsächlich habe ich bereits gesagt, wenn Sie wissen möchten, wie klar das Denken eines Unternehmens in Bezug auf seine Strategie ist, öffnen Sie sein Projektmanagement-Tool und Sie werden sehen. Wenn Sie dort einen Haufen Müll sehen, ist es wahrscheinlich ein Haufen Müll, der hier oben vor sich geht. Aber wenn Sie saubere und klare und gut definierte Aufgaben und Projekte sehen, haben Sie ein sauberes und klares, gut definiertes Unternehmen, und es ist ein Spiegel. Ben: Ja, 100 %. Wenn ein Content-Team derzeit keine klaren Workflows eingerichtet hat, wenn sie nicht einmal die Grundlagen eines Workflows haben und es vielleicht nur eine Person ist, die Sachen zuweist, und von da an haben Sie Projekte, Sie Haben Sie eine Frist, haben Sie es. Was würden Sie ihnen als erstes empfehlen, um einen Workflow einzurichten und die Dinge ein wenig umzukrempeln? Justin: Meine erste Reaktion auf diese Frage war – und lassen Sie mich wissen, ob Sie das auch gesehen haben – aber ohne einen Workflow und ein Tool werden Vorgesetzte, Kollegen und Kollegen das nächstgelegene Benachrichtigungstool verwenden, um dies mitzuteilen Sie, was als nächstes über das Ding kommt. Manchmal erhalten Sie eine E-Mail zu diesem Teil des Projekts, aber manchmal erhalten Sie eine Einladung zu einem Google-Dokument, dann erhalten Sie manchmal eine Slack-Benachrichtigung und vielleicht manchmal an allen anderen Stellen, die auftauchen. Und dann hast du 16 Kanäle in deinem Slack. Einige von ihnen haben diese. Ich denke, eines der ersten Dinge, die jeder, der das überwältigende Gefühl hat, verloren zu sein, und jedes Mal, wenn ein neues Projekt oder eine neue Aufgabe beginnt, zu bewältigen hat, ist, mit den Menschen zusammenzukommen, mit denen Sie arbeiten oder denen sie zugewiesen werden zu. Und denken Sie sich nur ein einfaches Sprichwort aus: Hey, das ist die Art von Informationen, die wir hier kommunizieren werden, und dies ist die Art von Informationen, die wir hier kommunizieren werden. Auf diese Weise müssen Sie nicht nachdenken, wenn Slack erscheint. Der springende Punkt eines Vermarkters ist ein Buch namens Don't Make Me Think. Es ist ein tolles Buch. Lassen Sie uns das in unserem Prozess verwenden. Bringen Sie Ihr Team nicht zum Nachdenken. Je weniger sie darüber nachdenken müssen, ob dies der richtige Ort ist, ich muss dieses Teil bauen und zusammensetzen, desto mehr Energie wird darauf verwendet, das Puzzle zusammenzusetzen, anstatt die Arbeit zu erledigen. Ich würde zuerst sagen und ich beschäftige mich immer noch damit, wenn Sie ein Projektmanagementsystem oder drei Projektmanagementsysteme haben – es tut mir leid für Sie, wenn das Ihre Welt ist –, haben Sie Ihre Benachrichtigungssysteme drin. Schritt eins, um das Chaos in einem Workflow zu zähmen, besteht darin, sich darüber im Klaren zu sein, welche Art von Arbeit, welche Art von System und welche Art von Kommunikation darin enthalten sein wird. Auf diese Weise hat jeder im Team eine vernünftige Erwartung zu wissen, dass ich, wenn ich eine Jira-Benachrichtigung über etwas erhalte, weiß, dass es nicht in Slack angezeigt wird, und jetzt muss ich diese Jira-Aufgabe finden, übernehmen dieser Link, nimm das Ding. Verwenden Sie einfach den Kommentarbereich oder fügen Sie den Link dort ein. Erledigen Sie die Arbeit für Ihre Teamkollegen oder Ihre Mitarbeiter und machen Sie diesen Kontext, wie, hey, ich habe eine tolle Idee für eine neue Anzeige. Ich habe diese Screenshots gefunden. Slack sie nicht mitten am Tag, zum Beispiel, um zu sagen, oh, hey, ich habe das gefunden. Oh, ja, ich habe etwas anderes gemacht – Kontextwechsel. Suchen Sie die relevante Aufgabe, wo sich diese Screenshots befinden könnten, fügen Sie sie dort ein und markieren Sie sie für diese Person. Auf diese Weise zementieren Sie, wohin diese Aufmerksamkeit aus diesem bestimmten Grund geht. Für mich ist das das Beispiel dafür, wie man klar wird, wie man einfach den Lärm und das Chaos bändigt, wo die Aufmerksamkeit der Menschen die Ablenkung beseitigen wird, um die mentale Energie freizusetzen, um die Arbeit zu erledigen. Dann können Sie sich mit Workflows befassen, Aufgaben benennen und wissen, welche Ordner dies bedeuten. Es gibt noch eine ganze Reihe anderer Sachen. Aber ich würde sagen, es ist wirklich schwer, sich in einem System zurechtzufinden, wenn Sie 10 Systeme haben, die Sie auf 10 verschiedene Arten und auf andere Weise anweisen, es zu tun. Ben: Ja, absolut. Wenn sie so weit gekommen sind, was ist der nächste Schritt? Wir haben die Grundelemente dessen, was man vielleicht als die Anfänge eines Workflows oder einer Art Arbeitsverwaltungsprozess bezeichnen könnte. Justin: Menschen verkomplizieren die Dinge und ich war früher so eine Person. Mir ist klar geworden, dass man bei mehr als drei Ebenen Leute verliert und es schwierig wird, damit umzugehen. Unabhängig davon, welches System Sie verwenden, gibt es normalerweise (in jedem Projektmanagementsystem) einen Stammordner, unabhängig davon, ob es sich um eine Abteilung oder ein Projekt handelt, und dann haben Sie Aufgaben und Unteraufgaben. Bei jedem von ihnen müssen Sie entscheiden, okay, wenn wir mehr als drei Ebenen in die Tiefe gehen, wie wir unsere Arbeit organisieren, machen Sie es für die Leute zu kompliziert, ihnen zu folgen. In Jira haben Sie zum Beispiel Projekte. In unserem Fall verwenden wir ein Projekt als Abteilung. Wir verwenden Epics, die im Wesentlichen nur Ordner für unsere Projekte sind. Ich habe vielleicht einen Podcast mit dem Namen Epic, CoSchedule. Ich habe vielleicht ein anderes Webinar-CoSchedule namens Epic. Ich mache es einfach wirklich super einfach und dann habe ich diese Stange. Dann habe ich eine andere Ebene tiefer, nicht eine andere. Das sind die einzelnen Aufgaben. Es ist wie E-Mail-Einladung, Aufnahme. Auf diese Weise habe ich den Hauptkontext. Hier dreht sich alles um Partnerschaften. Dann habe ich das Produkt, das wir zu erstellen versuchen, nämlich Podcasts und Webinare. Dann habe ich die Aufgaben oder, wie ich sie sehe, die Ergebnisse, die es zu erstellen gilt, um dann die Ergebnisse zu erzielen, die dieser Podcast benötigt. Dann wenden Sie einfach den Workflow darauf an. Die einfachste ist wie, nicht angefangen, angefangen, fertig. Da gibt es definitiv bessere Wege. Das ist so kompliziert, wie Sie es wirklich brauchen. Dann sagst du, nun, dieser Podcast, dieses Epic, jetzt oder der nächste Sprint? Dann spielen Sie wirklich nur mit einer minimalen Anzahl von Variablen. Sie haben Ihre Abteilung, Sie haben Ihre Projekte, Sie haben Ihre Aufgaben innerhalb dieser Projekte, und dann haben Sie einen Arbeitsablauf, der wie gestartet, nicht gestartet, erledigt ist. Dann entscheidest du dich wirklich, machen wir das jetzt? Machen wir das im nächsten Sprint oder im nächsten Zyklus – wie auch immer Sie arbeiten – oder behalten wir es für später im Backlog? Es ist nicht komplizierter als das. Wenn Sie es komplizierter machen, verlieren Sie Leute. Ben: Ja, absolut. Ich denke, dass dies eine Menge Informationen zu verdauen war. Ich liebe es, dies einfach bei dem Gedanken belassen zu können, dass Sie die Dinge nicht komplizierter machen müssen, als sie sein müssen, nur um Dinge zu erledigen. Sehr oft ist einfacher besser. Justin: WE Deming, grandfather of modern industrial post World War II, helped rebuild Japan, and helped them get their economy back. I think he said, “If you can't describe what you're doing as a process, you have no idea what you're doing.” Ben: It's absolutely true. Justin, this is awesome stuff. This went way, way, way deeper, I think, philosophically and practically the process and the benefits that workflows really offer us as marketers and content creators. I really appreciate your time coming to the show. Before I let you go, do you have any parting thoughts or anything that you would like to leave our listeners with that we maybe haven't touched on yet? Justin: Yeah, start small. My success with making changes always started with finding one person who's vibing with the idea. Like I said, treat the process like a product. If you've got CoSchedule and you're trying to think about I want to try this new idea out, iterate or do something new, two things. One, don't ask for permission, just go do it. But then once you get clear on what you want to do, find one other person in a side project or a side task to iterate how that works, get clear on its success, and then start to apply that to other places. Because the mistake I think people make is they get a new tool, they change everything, everyone's on different pages, and it's not a good start right. It creates a bad experience for people. Change takes steps. Workflows are change and require change management. When you find inspiration, if you're listening to this, and want to make some changes in how your workflows because honestly, if you're not the type of person who likes workflows, everything I said to you right now is not really as exciting for those who are like, oh, I love process, I love management. If you love process, you love management, just make sure you take it slow. Find your ally, find that one person, treat the process like a product, do it one step at a time, and then iteratively, in small doses roll that out. In fact, actually use that person who's your ally as the person who deploys it. I actually would take a step back and not try to be the one who came up with the ideas. Give the other people credit, even if you came up with the idea. Give them credit, step back, and watch people succeed. Ben: Love it. Yeah, I think that's a great thought to leave this conversation on. Thanks once again, Justin, for taking the time. I feel like we could probably talk about this stuff all day. Justin: Yeah, if we have visuals. I had to describe everything verbally. I was trying to imagine all my stuff. The visual side of this obviously delivers a lot more. Ben: Yeah, it's a good thought. We'll definitely have to schedule a part two and keep this conversation going in the future. Justin: Thank you for having me and allowing me just to unpack a bunch of stuff. Hopefully, everyone got a little something out of this, if not just feeling better about the world we live in.