Jak zatrzymać wiadomości e-mail ze spamem i zachować czystość skrzynki odbiorczej?

Sugerują podejrzane 100% rabaty, nowych obserwujących na Instagramie, niezachwiane zdrowie i 500 000 dolarów spadku po krewnym, o którym nigdy nie słyszałeś. Są nachalne, denerwujące, szkodliwe i zawsze niechciane.

Dlaczego w 2020 roku wciąż jesteśmy bombardowani wiadomościami spamowymi? A co możemy z tym zrobić? Dowiedzmy się, skąd pochodzą i jak zatrzymać wiadomości spamowe raz na zawsze.

Dlaczego zawsze powinieneś pozbyć się spamu

Wiadomości spamowe i phishingowe stanowią 50–54% globalnego ruchu e-mail. Epidemia COVID-19 nasiliła oszustwa — cyberprzestępcy zaczęli naśladować powiadomienia i oferty związane z pandemią. Największy udział spamu (51%) w 2020 r. odnotowano w kwietniu. Wiele skrzynek odbiorczych tonie w tym strumieniu niechcianej poczty, co może mieć wpływ również na Twoją.

Ale spam jest znacznie gorszy niż tylko niechciane wiadomości e-mail. Twoja skrzynka odbiorcza staje się ciasna i niemożliwa do zarządzania. Coraz trudniej jest poruszać się po bałaganie; ważne e-maile mogą zginąć w otchłani. Na przykład możesz przegapić powiadomienie z banku lub przypadkowo kliknąć złośliwy link podczas wyszukiwania starej wiadomości od współpracownika.

Dlatego nie pozwól, aby nagromadziły się wiadomości spamowe — potencjalnie szkodliwy nawyk pod każdym względem. W końcu przechowywanie danych jest tanie, ale wszystkie te dodatkowe terabajty cyfrowych śmieci zapewniają działanie centrów danych i niewłaściwe wykorzystanie energii.

Skąd pochodzą wiadomości spamowe?

Tak zwane bot-crawlery (zbieracze e-maili lub pająki) skanują strony internetowe i zbierają dane kontaktowe. Szukają określonych symboli, takich jak „@” lub formatu, np. „nazwa_użytkownika1993[at]domena.com”. Nie ma znaczenia, gdzie dokładnie znajduje się Twój adres — bot znajdzie go nawet w stopce strony. Jest to jeden ze sposobów, w jaki spam może przedostać się do Twojej skrzynki odbiorczej.

Innym sposobem jest to, że bot przegląda wszystkie możliwe kombinacje liter i „zgaduje” Twój adres e-mail. Jest to bardziej prawdopodobne, jeśli masz unikalną domenę firmową. Istnieją również wirusy, które skanują pliki na zainfekowanych komputerach i wydobywają również informacje osobiste. Gdy Twój adres trafi do jednej bazy danych spamerów, rozprzestrzeni się na inne.

Twój adres e-mail można również sprzedać lub po prostu udostępnić. Chociaż przepisy antyspamowe zabraniają operatorom witryn bezpośredniego pozyskiwania lub sprzedaży list mailingowych, konkretne zasady są niejasne. W rezultacie wiele witryn udostępnia Twoje dane osobowe zewnętrznym dostawcom usług w „celach biznesowych”. Następnym razem, przed rejestracją, otwórz politykę prywatności lub warunki korzystania z witryny i poszukaj słów kluczowych, takich jak „podmioty stowarzyszone”, „partnerzy” i „firmy partnerskie”. W ten sposób dowiesz się dokładnie, w jaki sposób Twój adres e-mail może zostać udostępniony.

Jak zapobiegać wiadomościom spamowym

Oto kilka sprawdzonych metod stłumienia wszystkich prób oszustów w zarodku.

Utwórz inny adres e-mail

Biznes z przodu, spam z tyłu. Używaj jednego adresu wyłącznie do komunikacji ze współpracownikami, partnerami i organizacjami, podczas gdy drugi adres służy do zbierania promocyjnych wiadomości e-mail, ofert, e-maili potwierdzających i tak dalej. Te ostatnie przydadzą się do rejestracji i subskrypcji, zakupów online. Ta metoda zapewnia, że ​​e-maile promocyjne są oddzielone od rozmów biznesowych.

Pomóż algorytmom, zgłaszając spam i wskazując legalne e-maile

Sprawdzaj folder ze spamem przynajmniej raz w tygodniu. Narzędzia antyspamowe nie są jeszcze doskonałe, więc czasami trafiają tam nawet prawdziwe e-maile. Większość narzędzi antyspamowych do rozpoznawania spamu wykorzystuje uczenie maszynowe. Pomagasz im uczyć się, kiedy oznaczasz spam jako spam i wskazujesz prawdziwe wiadomości e-mail wysłane przez pomyłkę do folderu ze spamem.

Nie ujawniaj swojego adresu e-mail w mediach społecznościowych

…chyba że jest to konieczne.

Wszyscy korzystamy z mediów społecznościowych i witryn promocyjnych, aby komunikować się ze znajomymi i klientami oraz zwracać uwagę na naszą pracę, więc nie ma sensu trzymać kontaktów całkowicie poza zasięgiem wzroku. Ale jeśli są dostępne inne sposoby skontaktowania się z Tobą, takie jak DM na Instagramie, możesz chcieć podać swój adres e-mail tylko wąskiemu kręgowi osób.

Dowiedz się, kto udostępnia lub sprzedaje Twój adres e-mail

Gmail umożliwia otrzymywanie wiadomości e-mail zaadresowanych na dowolną odmianę Twojego adresu e-mail po znaku plus za nazwą użytkownika. Na przykład nazwa uż[email protected], gdzie „witryna” to nazwa dowolnej witryny, w której się rejestrujesz. To wygląda tak:

Tekst następujący po Twoim adresie przypomni Ci, skąd pochodzą te e-maile. Niestety, nie każda strona internetowa rozpozna znak plus jako poprawny znak.

Nigdy nie wchodź w interakcję z wiadomościami spamowymi

Nie odpowiadaj, nie klikaj żadnych linków ani nie otwieraj żadnych treści w niechcianej wiadomości e-mail. Najlepiej nawet nie otwieraj wiadomości e-mail. Mogą zawierać piksel śledzący, który powiadomi oszustów, że Twój adres jest zarówno aktywny, jak i monitorowany. Na szczęście dla nas większość klientów poczty e-mail domyślnie blokuje obrazy w wiadomościach spamowych.

Spam można rozpoznać na pierwszy rzut oka: pochodzi z podejrzanych adresów, ma tandetne tematy i zawiera mnóstwo zbędnych wykrzykników.

Jak przestać otrzymywać spam i odzyskać kontrolę nad skrzynką odbiorczą

Klienci poczty e-mail stali się mądrzejsi. W rzeczywistości w większości przypadków w ogóle nie potrzebujesz specjalnego programu do blokowania spamu. Google twierdzi, że dzięki algorytmom opartym na sztucznej inteligencji jest w stanie zatrzymać 99,9% wiadomości spamowych i błędnie zaklasyfikować tylko 0,05% poczty przychodzącej jako spam.

Być może zauważyłeś, że technologia nadal ma pewne wady: czasami Twoje ważne wiadomości kończą się w 0,05%. A czasami komercyjne e-maile przerywają rozmowy związane z pracą. Dostępne są filtry, etykiety i inne ustawienia, które pozwalają kontrolować i kategoryzować strumień otrzymywanych e-maili.

Filtry Gmaila pozostają najskuteczniejszym sposobem organizowania stale powiększającej się skrzynki odbiorczej Gmaila:

1. Otwórz wiadomość z usługi lub sklepu internetowego, który szczególnie chętnie wysyła wiadomości e-mail.
2. Kliknij ikonę z trzema kropkami na pasku narzędzi i wybierz „Filtruj wiadomości takie jak te”.
3. Wybierz słowa kluczowe lub inne kryteria dla tego konkretnego filtra.
4. Utwórz specjalną etykietę dla tych wiadomości, aby nie zaśmiecały Twojej skrzynki odbiorczej, nie usuwały ich od razu ani nie chroniły przed lądowaniem w folderze spamu, jeśli nadal chcesz je przeczytać.

Gmail sugeruje różne opcje radzenia sobie z dużą ilością e-maili:

W nagłówku każdej wiadomości e-mail znajduje się kolejna ikona z trzema kropkami. Oferuje więcej opcji: możesz zablokować nadawcę lub zgłosić spam lub phishing. W ten sposób pomożesz algorytmom dokładniej wykrywać spam.

Jak radzić sobie z mnóstwem promocyjnych e-maili

Wiele marek rozkręciło swoje kampanie e-mailowe na pełnych obrotach i wysyła co najmniej jeden e-mail dziennie. Podczas gdy niektórzy ludzie lubią otrzymywać wszystkie oferty specjalne, inni wolą ograniczyć liczbę otrzymywanych komercyjnych wiadomości e-mail.

Jeśli czujesz się przytłoczony liczbą e-maili promocyjnych, które otrzymujesz, pamiętaj o ogólnej zasadzie: to nie jest spam, więc nie traktuj tego tak, jakby to był spam. Naciskając „To spam” utrudniasz marce dotarcie do klientów. Z powodu Twojej niecierpliwości ktoś inny może nie otrzymać ważnego powiadomienia lub miłej zniżki z tej witryny. Marketerzy spędzili czas uważnie pisząc swoje treści — nie traktuj ich wysiłków bez znaczenia.

Po prostu kliknij „Anuluj subskrypcję” w stopce dowolnego e-maila, aby zarządzać swoją subskrypcją. W skrzynce odbiorczej Gmaila znajdziesz również ten przycisk obok adresu nadawcy. Zawsze można zrezygnować z subskrypcji, nawet jeśli nie możesz już zalogować się na stronie.

Jak chronić swój adres e-mail przed spamerami

Wspomnieliśmy o robotach indeksujących witryny, które zbierają wiadomości e-mail — istnieje kilka sposobów na ukrycie przed nimi adresu e-mail. Nazywa się to zaciemnianiem wiadomości e-mail i możesz go używać na swojej osobistej stronie internetowej.

Na przykład wyobraź sobie, że jesteś projektantem ruchu i masz witrynę z portfolio. Nadal chcesz, aby Twoi potencjalni klienci mogli się z Tobą skontaktować, ale nie chcesz stracić tych cennych ofert i połączeń w stercie wiadomości spamowych. Rozwiązaniem jest sprawienie, by Twój adres e-mail był nieco mniej widoczny dla botów.

Korzyści z tego procesu nie zawsze są zauważalne, ponieważ coraz trudniej jest przechytrzyć wszystkie istniejące roboty. Ale jeśli istnieje realna szansa na zminimalizowanie liczby wiadomości spamowych, dlaczego z niej nie skorzystać?

Oto kilka niezawodnych sposobów zabezpieczenia adresu e-mail bez wpływu na wygodę użytkownika:

1. Dodanie reCAPTCHA na stronie internetowej. Na szczęście użytkownicy nie muszą już szukać samochodów i znaków drogowych na rozmytych zdjęciach. Nowa technologia reCAPTCHA to tylko klikalny przycisk potwierdzający, że użytkownik jest prawdziwą osobą. Ładuje się w dwie sekundy, więc prawie nie ma opóźnienia.
2. Korzystanie z formularzy kontaktowych. Jest to elegancki sposób komunikowania się z użytkownikami i klientami oraz powstrzymywania spamu. Minusem jest to, że nie każdy lubi wypełniać te formularze, również zazwyczaj nie jest możliwe sprawdzenie zawartości tego formularza po jego wysłaniu.
3. Zaciemnianie JavaScriptu. Metoda ta zakłada utworzenie klikalnego linku e-mail dla użytkowników, jednocześnie ukrywając adres przed robotami. W kodzie źródłowym widzianym przez harwestery adres jest zaszyfrowany, zakodowany lub w inny sposób ukryty. Ale ta metoda może wpaść w pułapkę niedoświadczonego użytkownika, który nie zna Javy.

Formularze opinii i formularze kontaktowe wydają się najlepszym wyborem: są całkowicie przyjazne dla użytkownika i wygodne, a do wyboru jest wiele szablonów dostarczanych przez różne kreatory formularzy online. Formularze kontaktowe sprawiają również, że Twoja osobista strona internetowa wygląda o wiele bardziej profesjonalnie, co jest kluczowe dla zrobienia dobrego pierwszego wrażenia w sieci.

A oto kilka przestarzałych metod zaciemniania wiadomości e-mail, których powinieneś unikać:

1. Umieszczenie na obrazku adresu e-mail i umieszczenie go w stopce. Istnieją roboty spamujące, które potrafią konwertować elementy obrazu na tekst za pomocą optycznego rozpoznawania znaków. Tak więc takie podejście po prostu zabija chęć skontaktowania się z tobą, ponieważ celowo im to utrudniłeś. Ponadto ta metoda wyklucza użytkowników z wadami wzroku i każdego, kto korzysta z czytnika ekranu.
2. Przeliterowanie adresu. Nie poświęcaj swoich potencjalnych klientów w celu powstrzymania spamu. Boty mogą łatwo rozszyfrować „nazwę użytkownika w domenie kropka com”. To po prostu sprawi, że kontakty będą wyglądać na niechlujne i mniej czytelne.
3. Zastąpienie @ przez [at]. Zbieracze poczty e-mail znają tę sztuczkę od co najmniej 10 lat. Bardziej wyrafinowane roboty spamujące mogą nawet wyszukiwać alternatywną pisownię, taką jak „(at)”. A zwykli użytkownicy tracą wygodę kliknięcia adresu, aby automatycznie wysłać wiadomość e-mail.
4. Tworzenie bardzo długiego adresu zawierającego różne liczby. Jeśli używasz e-maili do komunikowania się z ludźmi, zadbaj o to, by były przyjazne dla użytkownika. Nie ma potrzeby, aby wyglądał jak hasło i zmuszał użytkowników do odgadnięcia, co kryje się za tym skomplikowanym adresem — powinien być łatwy do przeliterowania i zapamiętania.

Chroń swoje e-maile przed oznaczeniem jako spam

Nie jesteśmy skazani na otrzymywanie spamu w nieskończoność. Ale algorytmy dążą tylko do perfekcji, więc wciąż jest miejsce na ulepszenia. Upewnij się, że twoje własne e-maile nie wpadną do tego samego bezdennego dołu spamu.

Stwórz swoją kampanię e-mailową za pomocą SendPulse i pozwól wbudowanemu inteligentnemu sprawdzaniu spamu zrobić resztę. To nowe narzędzie analizuje Twoją kampanię i podaje wskazówki, które elementy należy ulepszyć. Ostrzega również, jeśli istnieje prawdopodobieństwo, że Twój e-mail jest przeznaczony do folderu ze spamem. Ten tester jest dostępny w abonamencie darmowym — wypróbuj!