Jak napisać umowę marketingową w mediach społecznościowych, która szanuje Twój czas i budżet (i zdrowie psychiczne)

Czy kiedykolwiek poprosiłeś specjalistę od marketingu w mediach społecznościowych o obsługę jednego z kont klientów Twojej agencji — ale ta osoba przeszła przez ducha, zostawiając cię z mnóstwem dodatkowej pracy i bardzo niezadowolonym klientem?

A może zatrudniłeś freelancera do stworzenia grafiki w mediach społecznościowych dla swojej firmy – ale było ogromne nieporozumienie co do zakresu. Utknąłeś z mnóstwem niepotrzebnych treści i nieoczekiwanie wysokim rachunkiem do zapłacenia.

W obu przypadkach umowa marketingowa w mediach społecznościowych może mieć duże znaczenie. W rzeczywistości, niezależnie od tego, czy jesteś CMO zatrudniającym freelancera dla swojej firmy, czy jesteś właścicielem agencji zatrudniającym konsultanta dla klienta – potrzebujesz umowy na marketing w mediach społecznościowych.

Stworzenie pisemnej umowy nie musi być tak trudne, jak mogłoby się wydawać. Dowiedz się, jak napisać prostą umowę marketingową w mediach społecznościowych, którą możesz wykorzystać dla wszystkich freelancerów i konsultantów zatrudnianych przez Twoją organizację.

Dlaczego potrzebujesz umowy marketingowej w mediach społecznościowych?

Potrzebujesz umowy marketingowej w mediach społecznościowych, aby uniknąć nieporozumień. Dzięki podpisanej umowie możesz upewnić się, że wszyscy znają swoją rolę, harmonogram, wymagany wkład i związane z tym koszty.

W poważniejszych przypadkach ze względów prawnych może być również potrzebna umowa dotycząca mediów społecznościowych. Jeśli stworzysz prawnie wiążącą umowę, może ona zapewnić regres i pomóc odzyskać wszelkie straty.

Co to jest umowa marketingowa w mediach społecznościowych?

Umowa marketingowa w mediach społecznościowych to pisemna umowa między klientem a wykonawcą. Zazwyczaj klientem jest agencja lub firma poszukująca kontrahenta do prowadzenia marketingu w mediach społecznościowych dla klienta agencji lub dla własnej firmy.

Jako dyrektor ds. marketingu lub właściciel agencji prawdopodobnie będziesz reprezentować stronę umowy z klientem.

Natomiast wykonawcą jest osoba lub organizacja wykonująca pracę. Wykonawcą może być indywidualny konsultant lub freelancer – lub agencja, która planuje powierzyć pracę swojemu wewnętrznemu zespołowi. Jako właściciel agencji możesz w niektórych przypadkach reprezentować stronę wykonawcy umowy.

Obie strony podpisują umowę, aby potwierdzić, że zgadzają się na warunki. Po podpisaniu umowa zaczyna obowiązywać natychmiast lub w określonym dniu rozpoczęcia.

Umowa w mediach społecznościowych może obejmować prawie każdy rodzaj projektu marketingowego. Na przykład może obejmować kampanię w mediach społecznościowych lub pełne zarządzanie mediami społecznościowymi. Ponadto umowa w mediach społecznościowych może obejmować szeroki zakres ram czasowych. Na przykład może obejmować jednorazową płatną kampanię lub sześć miesięcy organicznego zarządzania mediami społecznościowymi.

Korzyści z korzystania z umowy marketingowej w mediach społecznościowych

Umowa marketingowa w mediach społecznościowych może chronić wszystkie strony.

Przyjrzyjmy się bliżej niektórym sposobom, w jakie możesz skorzystać z tworzenia pisemnej umowy.

Zrozum zakres

Plany marketingowe w mediach społecznościowych mogą być niezwykle złożone i zawierać wiele ruchomych części. Nie jest łatwo śledzić, kto jest odpowiedzialny za każdy aspekt kampanii marketingowej w mediach społecznościowych — zwłaszcza, gdy obejmuje ona wszystko, od kalendarzy treści w mediach społecznościowych i kreatywnej produkcji po zarządzanie influencerami i realizację kampanii.

Na szczęście umowa marketingowa w mediach społecznościowych wyjaśnia cały zakres umowy. Określa wszystkie rezultaty i obowiązki. Potwierdza również, która strona odpowiada za każdy element.

Gdy wszyscy podpiszą i wyrażą zgodę na umowę z mediami społecznościowymi, staje się ona przydatnym przewodnikiem, gdy trzeba dokładnie sprawdzić, kto za co odpowiada.

Przed podpisaniem tego typu dokumentu warto zapoznać się z zakresem umowy. Jeśli odpowiedzialność jest nieprawidłowa lub jeśli brakuje elementu dostawy, poproś o wyjaśnienie lub zmianę umowy.

Wyjaśnij oś czasu

Niezależnie od tego, czy planujesz pojedynczą kampanię, czy miesięczną umowę o zarządzanie, żonglowanie terminami może być trudne. Kiedy są szkice? Czy Twój zespół będzie miał wystarczająco dużo czasu na sprawdzenie i zatwierdzenie zasobów przed publikacją? Czy zaplanowałeś wystarczająco dużo czasu na opóźnienia w produkcji?

Solidna umowa marketingowa w mediach społecznościowych określa pełny harmonogram projektu. Zawiera terminy dla wersji roboczych, edycji i wersji ostatecznych. Może również zawierać daty głównych etapów projektu lub raportów z kampanii. W przypadku stałych pracowników, oś czasu może być odnawiana co miesiąc.

Mając pod ręką oś czasu projektu, możesz upewnić się, że wszyscy mają te same daty w swoim kalendarzu. W ten sposób kontrahenci mogą uniknąć przeoczenia terminów dostaw. Jednocześnie klienci mogą uniknąć żądania wyników w losowych momentach lub w nierozsądnym harmonogramie.

Potwierdź koszty projektu

Podobnie jak rezultaty i terminy, koszty projektów marketingowych mogą się komplikować. Koszty mogą wzrosnąć szczególnie szybko, gdy wykonawcy pobierają stawki godzinowe lub gdy klienci żądają dodatkowych usług wykraczających poza zakres pierwotnego projektu.

Kompleksowa umowa marketingowa w mediach społecznościowych określa pełny koszt projektu. W niektórych przypadkach może również obejmować podział linia po linii w celu wyjaśnienia kosztów poszczególnych usług lub wyników. Gdy przyjdzie czas na fakturę, nie będzie żadnych niespodzianek.

Niezależnie od tego, czy jesteś wykonawcą, czy klientem, pomocne jest również wyjaśnienie kosztów usług dodatkowych. Na przykład umowa może określać, że wykonawca może świadczyć dodatkowe usługi w mediach społecznościowych za określoną stawkę godzinową. Im więcej szczegółów zawiera umowa, tym więcej nieporozumień można uniknąć.

Chroń własność intelektualną

Ustalenie własności treści marketingowych może być trudne. Wykonawcom łatwo jest założyć, że są właścicielami praw własności intelektualnej (IP) do napisanych przez siebie treści lub wytworzonych zasobów kreatywnych. W końcu to oni są twórcami.

Jednocześnie łatwo jest założyć, że klienci są właścicielami własności intelektualnej lub praw autorskich do treści, które publikują w swoich kanałach marketingowych. W końcu zapłacili za treść.

Aby uniknąć nieporozumień, umowy marketingowe w mediach społecznościowych często wyjaśniają, kto jest właścicielem IP wyprodukowanego w trakcie projektu. Jeżeli wykonawca przenosi prawa autorskie na klienta, umowa może również potwierdzać, kiedy nastąpi przeniesienie.

W razie potrzeby zerwać umowy

Nawet najlepsze plany nie działają za każdym razem. Na przykład klient może być zmuszony do wcześniejszego zakończenia projektu z powodów związanych z budżetem. Wykonawca może też zdecydować się na zakończenie projektu z przyczyn operacyjnych.

Tak czy inaczej, umowy w mediach społecznościowych zazwyczaj zawierają okoliczności do rozwiązania umowy poza harmonogramem projektu. Kiedy obie strony zrozumieją, kiedy są w stanie rozwiązać umowę i z jakim wyprzedzeniem muszą ją powiadomić, wszyscy mogą czuć się pewniej co do projektu i partnerstwa.

Skuteczne rozwiązywanie sporów

Idealnie, zarówno wykonawcy, jak i klienci realizują swoją część projektu marketingowego. W końcu nikt nie chce trudnych klientów czy wykonawców. Jednak nawet po starannym zaplanowaniu mogą pojawić się spory.

W przypadku, gdy którakolwiek ze stron musi podjąć kroki prawne, pisemna umowa określa, jak i gdzie rozwiązać spór.

Na przykład może wymagać, aby strony rozstrzygały spory w drodze mediacji lub arbitrażu. W przypadku, gdy konieczne jest postępowanie sądowe, umowa określa również jurysdykcję dla umowy.

10 podstawowych elementów umowy o zarządzanie mediami społecznościowymi

Aby uzyskać wszystkie te korzyści z umowy marketingowej w mediach społecznościowych, ważne jest, aby uwzględnić wszystkie właściwe klauzule i szczegóły. Przyjrzyj się 10 podstawowym elementom, które powinien zawierać każdy szablon umowy marketingowej w mediach społecznościowych.

1. Wykonawca i klient

Zawsze wymieniaj dwie strony zaangażowane w kontrakt: wykonawcę i klienta. Upewnij się, że używasz nazwy prawnej dla każdej ze stron i wyjaśnij rolę każdej z nich.

Możesz określić („Kontrahent”) po podaniu nazwy kontrahenta po raz pierwszy. Możesz również określić („Klient”) po pierwszym podaniu nazwy klienta. Następnie możesz odwoływać się do stron jako Wykonawca lub Klient przez resztę umowy.

2. Termin

Następnie określ, kiedy projekt się zaczyna i kończy. Rozpocznij od podania proponowanej daty rozpoczęcia. W zależności od warunków umowy może to być konkretna data lub określony czas po spełnieniu warunków wstępnych.

Pamiętaj, aby określić, kiedy projekt się kończy. W przypadku projektów jednorazowych umowa może zawierać konkretną datę. W przypadku honorarium umowa może określać określoną liczbę tygodni lub miesięcy. Jeśli nie ma ustalonej daty zakończenia, wyjaśnij, że umowa jest w toku.

3. Zakres prac

Następnie określ zakres prac. Warto zacząć od określenia, czym jest projekt. Na przykład może to być płatna kampania lub organiczne zarządzanie mediami społecznościowymi. Następnie porozmawiaj o usługach, które wykona wykonawca lub o produktach, które wyprodukuje.

Staraj się być jak najbardziej konkretny. Na przykład, jeśli wykonawca będzie publikował posty w mediach społecznościowych, podaj kanały i liczbę postów na dzień, tydzień lub miesiąc. Jeśli omówiłeś jeszcze więcej szczegółów — takich jak formaty postów lub harmonogram — wymień również te szczegóły.

Pamiętaj, że zakres prac nie musi skupiać się całkowicie na tym, co dostarczy wykonawca. Jeżeli klient jest również odpowiedzialny za dostarczenie informacji lub materiałów źródłowych, należy je uwzględnić w zakresie. Na przykład klient może być zmuszony do dostarczenia danych lub zasobów kreatywnych.

4. Harmonogram projektu

Następnie nakreśl harmonogram projektu. Wyjaśnij kluczowe daty projektu — takie jak daty dostarczenia wersji roboczych i ostatecznych wersji. Jeśli określone strony mają limity czasowe na podjęcie działań – takich jak żądanie zmian – podaj te szczegóły tutaj. Na całej osi czasu zawsze określaj, która strona jest odpowiedzialna za dotrzymanie każdego terminu lub daty kamienia milowego.

5. Opłaty

Następnie wymień opłaty za projekt. Pamiętaj, aby określić, czy klient musi uiścić opłatę raz, czy jest to opłata cykliczna tygodniowa lub miesięczna. Ważne jest również, aby wyjaśnić, czy klient jest odpowiedzialny za wpłatę kaucji — na przykład 50% — na początku projektu.

Umowa marketingowa w mediach społecznościowych powinna również określać warunki płatności. Na przykład płatność może być wymagalna 30 dni od otrzymania. Jeśli klient jest odpowiedzialny za uiszczenie opłat za zwłokę, wyjaśnij kwotę i termin.

6. Prawa autorskie i IP

Następnie potwierdź, czy klient lub wykonawca posiada prawa autorskie do własności intelektualnej wytworzonej w ramach projektu. Jeśli wykonawca zachowuje prawo własności, wyjaśnij, w jaki sposób i kiedy klient ma licencję na korzystanie z utworu. Jeśli wykonawca przenosi własność na klienta, wyjaśnij, kiedy to nastąpi.

7. Poufność

W niektórych przypadkach strony mogą być zmuszone do zachowania poufności i powstrzymania się od publicznego omawiania niektórych aspektów pracy. Jeżeli jedna lub obie strony wymagają poufności, umowa powinna dokładnie określać informacje, które powinny pozostać poufne.

W innych przypadkach jedna ze stron może wymagać umowy o zachowaniu poufności. Jest to zazwyczaj osobna umowa. Jednak podpisanie go może być wymagane przed rozpoczęciem projektu.

8. Wypowiedzenie

Następnie doprecyzuj wymagania dotyczące rozwiązania umowy przed terminem zakończenia. Określ, ile czasu każda ze stron musi zapewnić przed rozwiązaniem umowy. Na przykład umowa marketingowa w mediach społecznościowych może wymagać tygodnia lub 30 dni.

Następnie określ, w jaki sposób każda ze stron powinna przekazać powiadomienie. Na przykład umowa może wymagać pisemnego powiadomienia za pośrednictwem poczty elektronicznej lub SMS-a.

W niektórych przypadkach zakończenie projektu może skutkować niekompletną pracą. Umowa powinna omówić zamierzony wynik pracy. Na przykład, jeśli zakontraktowany menedżer mediów społecznościowych wyprodukował tylko połowę wymaganych postów, czy klient przejmuje własność?

Umowa powinna również zawierać informację, czy umowa automatycznie wygasa pod pewnymi warunkami. Na przykład, jeśli wykonawca spóźni się na kluczowy termin o więcej niż tydzień lub jeśli klient nie zapłaci faktury w terminie, umowa może zostać rozwiązana.

9. Rozwiązywanie sporów

W przypadku pojawienia się problemu związanego z umową, umowa powinna określać proces rozstrzygania sporów. Powinna omówić kroki, jakie strony podejmą w celu rozwiązania sporu. W przypadku, gdy konieczne jest postępowanie sądowe, umowa powinna również określać jurysdykcję.

10. Podpisy

Wreszcie obie strony powinny podpisać umowę, aby była prawnie wiążąca. Po podpisaniu umowy przez obie strony możesz rozpocząć planowanie lub pracę nad projektem marketingu w mediach społecznościowych.

Sytuacje, które wymagają umowy z mediami społecznościowymi

Czy myślisz o pominięciu papierkowej roboty, aby zaoszczędzić sobie trochę czasu i kłopotów? Oto kilka sytuacji, które ilustrują sytuacje, w których zdecydowanie powinieneś napisać umowę marketingową w mediach społecznościowych.

Organiczna lub płatna kampania w mediach społecznościowych

Jednorazowe kampanie w mediach społecznościowych zawsze wymagają zawarcia umowy — niezależnie od tego, czy planujesz korzystać z kanałów organicznych, płatnych, czy z obu rodzajów kanałów. Jeśli reklamy społecznościowe są częścią zestawu, pamiętaj, aby podać łączne wydatki na reklamę, nawet jeśli reklamodawca powinien zapłacić je bezpośrednio na platformie reklamowej.

Bieżące zarządzanie mediami społecznościowymi

Zawsze spisuj umowy dotyczące miesięcznych honorariów, nawet jeśli zamierzasz je utrzymywać. Niezależnie od tego, czy Twoja umowa zaliczkowa zawiera wiążącą datę zakończenia, upewnij się, że wyjaśnia, w jaki sposób i kiedy każda ze stron może rozwiązać umowę, gdy nadejdzie czas.

Doradztwo w zakresie mediów społecznościowych

Niezależnie od tego, czy zatrudniasz konsultanta do konkretnego projektu, czy na ustaloną liczbę godzin, ważne jest, aby uzyskać umowę na piśmie. W tej sytuacji zakres będzie prawdopodobnie szczególnie ważny. Upewnij się, że zawiera informację, czy połączenia telefoniczne i e-maile są wliczone w koszt projektu, czy też są naliczane według stawki godzinowej.

Zarządzanie influencerami

Kiedy zatrudniasz menedżera ds. influencer marketingu, potrzebujesz umowy, w której określisz dołączone usługi i elementy dostarczane. Upewnij się, że opisałeś również proces weryfikacji i zawierania umów z influencerami, którzy będą reprezentować Twoją markę.

Współpraca z influencerami

Współpraca z jednym influencerem również wymaga kontraktu. Upewnij się, że wyjaśniłeś rodzaj treści, które stworzy influencer, gdzie będzie ona publikowana i harmonogram projektu. Jeśli planujesz dołączyć prezent, wyjaśnij warunki oraz liczbę przedmiotów lub łączną wartość.

Produkcja zasobów kreatywnych

Kiedy zatrudniasz twórcę do tworzenia zdjęć, filmów lub grafik na potrzeby kampanii marketingowych w mediach społecznościowych, potrzebujesz umowy. Dobrym pomysłem jest określenie liczby materiałów dostarczanych przez twórcę i wyjaśnienie warunków przeniesienia praw autorskich.

Czego dowiedzieliśmy się o umowach marketingowych w mediach społecznościowych

Teraz, gdy wiesz, jak zawrzeć umowę marketingową w mediach społecznościowych dla klienta lub wykonawcy – i dlaczego tak ważne jest, aby wszystko było na piśmie – możesz zacząć nakreślać umowę dla swojej firmy lub agencji. Rozważ współpracę z doradcą prawnym w celu napisania szablonów umów, które możesz wykorzystać dla każdego wynajętego wykonawcy, freelancera lub agencji.