Cómo escribir un contrato de marketing en redes sociales que respete su tiempo y presupuesto (y cordura)

¿Alguna vez le pidió a un especialista en marketing de redes sociales que manejara una de las cuentas de clientes de su agencia, pero la persona lo engañó, dejándolo con un montón de trabajo adicional y un cliente muy insatisfecho?

O tal vez contrató a un profesional independiente para crear gráficos de redes sociales para su empresa, pero hubo un gran malentendido sobre el alcance. Te quedaste con toneladas de contenido que no necesitabas y una factura inesperadamente alta que pagar.

En cualquier caso, un contrato de marketing en redes sociales podría marcar una gran diferencia. De hecho, ya sea que sea un CMO que contrate a un profesional independiente para su empresa o que sea el propietario de una agencia que contrate a un consultor para un cliente, necesita un contrato de marketing en redes sociales.

Crear un acuerdo por escrito no tiene por qué ser tan difícil como podría pensar. Descubra cómo escribir un contrato simple de marketing en redes sociales que pueda reutilizar para todos los trabajadores independientes y consultores que contrate su organización.

¿Por qué necesita un acuerdo de marketing en redes sociales?

Necesita un contrato de marketing en redes sociales para evitar malentendidos. Con un acuerdo firmado, puede asegurarse de que todos conozcan su función, el cronograma, la contribución requerida y los costos involucrados.

En casos más graves, es posible que también necesite un acuerdo de redes sociales por motivos legales. Si crea un contrato legalmente vinculante, puede proporcionar un recurso y ayudarlo a recuperar cualquier pérdida.

¿Qué es un contrato de marketing en redes sociales?

Un contrato de marketing en redes sociales es un acuerdo escrito entre un cliente y un contratista. Por lo general, el cliente es una agencia o una empresa que busca un contratista para realizar marketing en las redes sociales para un cliente de la agencia o para su propia empresa.

Como CMO o propietario de una agencia, es probable que represente el lado del cliente del acuerdo.

Por el contrario, el contratista es la persona u organización que ejecuta el trabajo. El contratista puede ser un consultor individual o un trabajador independiente, o una agencia que planee asignar el trabajo a su equipo interno. Como propietario de una agencia, puede representar el lado del contratista del acuerdo en algunos casos.

Ambas partes firman el contrato para confirmar que están de acuerdo con los términos. Una vez que se firma el contrato, entra en vigor de inmediato o en la fecha de inicio especificada.

Un contrato de redes sociales puede cubrir casi cualquier tipo de proyecto de marketing. Por ejemplo, podría incluir una campaña en las redes sociales o una gestión completa de las redes sociales. Además, un contrato de redes sociales puede cubrir una amplia gama de marcos de tiempo. Por ejemplo, podría incluir una campaña paga única o seis meses de gestión orgánica de redes sociales.

Beneficios de usar un acuerdo de marketing en redes sociales

Un contrato de marketing en redes sociales puede proteger a todas las partes.

Echemos un vistazo más de cerca a algunas de las formas en que puede beneficiarse de la creación de un acuerdo por escrito.

Comprender el alcance

Los planes de marketing en redes sociales pueden ser increíblemente complejos, con muchas partes móviles. No es fácil hacer un seguimiento de quién es responsable de cada aspecto de una campaña de marketing en redes sociales, especialmente cuando incluye todo, desde calendarios de contenido de redes sociales y producción creativa hasta gestión de personas influyentes y ejecución de campañas.

Afortunadamente, un contrato de marketing en redes sociales aclara todo el alcance del acuerdo. Establece todos los entregables y responsabilidades. También confirma qué parte es responsable de cada elemento.

Una vez que todos han firmado y aceptado un contrato de redes sociales, se convierte en una guía de referencia útil cuando necesita verificar quién está a cargo de qué.

Antes de firmar este tipo de documento, es una buena idea revisar el alcance del acuerdo. Si una responsabilidad es incorrecta o si falta un entregable, solicite una aclaración o revisión del contrato.

Aclarar la línea de tiempo

Ya sea que esté planeando una sola campaña o un acuerdo de administración mensual, los plazos también pueden ser difíciles de manejar. ¿Cuándo vencen los borradores? ¿Tu equipo tendrá tiempo suficiente para revisar y aprobar los activos antes de su publicación? ¿Ha planeado suficiente tiempo para los retrasos en la producción?

Un sólido contrato de marketing en redes sociales describe el cronograma completo del proyecto. Incluye fechas de vencimiento para borradores, ediciones y versiones finales. También puede incluir fechas para hitos importantes del proyecto o informes de campaña. Para los retenedores continuos, la línea de tiempo podría reciclarse todos los meses.

Con el cronograma del proyecto en la mano, puede asegurarse de que todos tengan las mismas fechas en su calendario. De esa manera, los contratistas pueden evitar perder las fechas de entrega. Al mismo tiempo, los clientes pueden evitar solicitar entregas en momentos aleatorios o en un horario irrazonable.

Confirmar los costos del proyecto

Al igual que los entregables y los cronogramas, los costos de los proyectos de marketing pueden complicarse. Los costos pueden aumentar particularmente rápido cuando los contratistas cobran tarifas por hora o cuando los clientes solicitan servicios adicionales fuera del alcance del proyecto original.

Un acuerdo integral de marketing en redes sociales establece el costo total del proyecto. En algunos casos, también puede incluir un desglose línea por línea para aclarar los costos de servicios o entregables individuales. A la hora de facturar, no habrá sorpresas.

Ya sea que sea el contratista o el cliente, también es útil aclarar el costo de los servicios adicionales. Por ejemplo, un contrato podría establecer que el contratista puede proporcionar servicios de redes sociales adicionales por una tarifa por hora específica. Cuantos más detalles incluya el acuerdo, más malentendidos podrá evitar.

Proteger la propiedad intelectual

Establecer la propiedad del contenido de marketing puede ser complicado. Es fácil para los contratistas suponer que poseen los derechos de propiedad intelectual (IP) del contenido que han escrito o los activos creativos que han producido. Después de todo, ellos son los creadores.

Al mismo tiempo, es fácil para los clientes suponer que poseen la propiedad intelectual o los derechos de autor del contenido que publican en sus canales de marketing. Después de todo, han pagado por el contenido.

Para evitar confusiones, los contratos de marketing en redes sociales a menudo aclaran quién es el propietario de cualquier propiedad intelectual producida en el transcurso del proyecto. Si el contratista transfiere los derechos de autor al cliente, el acuerdo también puede confirmar cuándo ocurre la transferencia.

Terminar los acuerdos cuando sea necesario

Incluso los mejores planes no siempre funcionan. Por ejemplo, es posible que el cliente deba finalizar el proyecto antes de tiempo debido a razones relacionadas con el presupuesto. O el contratista puede optar por finalizar el proyecto por razones operativas.

De cualquier manera, los contratos de redes sociales suelen incluir circunstancias para rescindir el acuerdo fuera del cronograma del proyecto. Cuando ambas partes entienden cuándo pueden finalizar el acuerdo y con cuánto tiempo de antelación deben avisar, todos pueden sentirse más seguros sobre el proyecto y la asociación.

Resolver disputas de manera efectiva

Idealmente, tanto los contratistas como los clientes llevan a cabo su parte de un proyecto de marketing. Después de todo, nadie quiere clientes o contratistas difíciles. Sin embargo, aún pueden surgir disputas, incluso después de una planificación cuidadosa.

En el caso de que cualquiera de las partes necesite emprender acciones legales, un acuerdo escrito describe cómo y dónde resolver la disputa.

Por ejemplo, podría requerir que las partes resuelvan las disputas a través de la mediación o el arbitraje. En el caso de que sean necesarios procedimientos legales, el acuerdo también identifica la jurisdicción para el acuerdo.

10 componentes esenciales para un acuerdo de administración de redes sociales

Para obtener todos estos beneficios de un contrato de marketing en redes sociales, es fundamental incluir todas las cláusulas y detalles correctos. Eche un vistazo a los 10 componentes esenciales que debe incluir toda plantilla de contrato de marketing en redes sociales.

1. Contratista y cliente

Enumere siempre las dos partes involucradas en el contrato: el contratista y el cliente. Asegúrese de utilizar el nombre legal de cada parte y aclare la función de cada una.

Puede especificar (“Contratista”) después de indicar el nombre del contratista por primera vez. También puede especificar (“Cliente”) después de indicar el nombre del cliente por primera vez. Luego puede referirse a las partes como Contratista o Cliente por el resto del acuerdo.

2. Término

A continuación, describa cuándo comienza y termina el proyecto. Comience indicando la fecha de inicio propuesta. Dependiendo de los términos del contrato, puede ser una fecha específica o una cierta cantidad de tiempo después de que se cumplan las condiciones iniciales.

Asegúrese de definir cuándo finaliza el proyecto. Para proyectos de una sola vez, el contrato puede incluir una fecha específica. Para un anticipo, el acuerdo puede especificar un cierto número de semanas o meses. Si no hay una fecha de finalización establecida, asegúrese de aclarar que el acuerdo está en curso.

3. Alcance del trabajo

Luego defina el alcance del trabajo. Es útil comenzar indicando de qué se trata el proyecto. Por ejemplo, podría ser una campaña paga o una gestión orgánica de redes sociales. Luego discuta los servicios que proporcionará el contratista o los entregables que producirá.

Trate de ser lo más específico posible. Por ejemplo, si el contratista publicará publicaciones en las redes sociales, indique los canales y la cantidad de publicaciones por día, semana o mes. Si ha discutido aún más detalles, como los formatos de publicación o la programación, enumere también esos detalles.

Recuerde que el alcance del trabajo no tiene que centrarse completamente en lo que entregará el contratista. Si el cliente también es responsable de aportar información o material fuente, inclúyalo en el alcance. Por ejemplo, es posible que el cliente deba proporcionar datos o activos creativos.

4. Cronograma del proyecto

A continuación, delinee la línea de tiempo para el proyecto. Aclare las fechas clave del proyecto, como las fechas de entrega de los borradores y los plazos para las versiones finales. Si ciertas partes tienen límites de tiempo para tomar medidas, como solicitar modificaciones, especifique esos detalles aquí. A lo largo de la línea de tiempo, siempre especifique qué parte es responsable de cumplir con cada fecha límite o hito.

5. Tarifas

Luego enumere las tarifas para el proyecto. Asegúrese de especificar si el cliente debe pagar la tarifa una vez o si se trata de una tarifa semanal o mensual recurrente. También es importante aclarar si el cliente es responsable de pagar un depósito, como el 50 %, al inicio del proyecto.

Un contrato de marketing en redes sociales también debe especificar las condiciones de pago. Por ejemplo, el pago puede vencer 30 días después de la recepción. Si el cliente es responsable de pagar los cargos por pagos atrasados, aclare la cantidad y el momento.

6. Derechos de autor y propiedad intelectual

Luego, confirme si el cliente o el contratista posee los derechos de autor de la PI producida durante el proyecto. Si el contratista conserva la propiedad, explique cómo y cuándo el cliente tiene licencia para usar el trabajo. Si el contratista transfiere la propiedad al cliente, explique cuándo sucede.

7. Confidencialidad

En algunos casos, las partes pueden necesitar mantener la confidencialidad y abstenerse de discutir públicamente algún aspecto del trabajo. Si una o ambas partes requieren confidencialidad, el acuerdo debe especificar la información exacta que debe permanecer privada.

En otros casos, una de las partes puede exigir un acuerdo de confidencialidad. Esto es típicamente un contrato separado. Sin embargo, es posible que sea necesario firmarlo antes de comenzar el proyecto.

8. Terminación

A continuación, aclare los requisitos para rescindir el contrato antes de la fecha de finalización. Indique cuánto tiempo debe proporcionar cualquiera de las partes antes de rescindir el acuerdo. Por ejemplo, el contrato de marketing en redes sociales puede requerir una semana o 30 días.

Luego indique cómo cualquiera de las partes debe proporcionar la notificación. Por ejemplo, el contrato puede requerir un aviso por escrito por correo electrónico o mensaje de texto.

En algunos casos, la terminación de un proyecto podría resultar en un trabajo incompleto. El acuerdo debe discutir el resultado previsto para el trabajo. Por ejemplo, si el administrador de redes sociales contratado ha producido solo la mitad de las publicaciones requeridas, ¿el cliente asume la propiedad?

El acuerdo también debe mencionar si el contrato termina automáticamente bajo ciertas condiciones. Por ejemplo, si el contratista no cumple con un plazo clave por más de una semana o si el cliente no paga la factura en la fecha de vencimiento, el acuerdo puede terminar.

9. Resolución de disputas

En caso de que surja un problema relacionado con el contrato, el acuerdo debe describir el proceso para la resolución de disputas. Debe discutir los pasos que las partes tomarán para resolver una disputa. En caso de que sea necesario un procedimiento judicial, el contrato también debe establecer la jurisdicción.

10. Firmas

Finalmente, ambas partes deben firmar el acuerdo para que sea legalmente vinculante. Una vez que ambas partes hayan firmado el acuerdo, puede comenzar a planificar o trabajar en el proyecto de marketing en redes sociales.

Situaciones que requieren un contrato de redes sociales

¿Estás pensando en saltarte el papeleo para ahorrarte tiempo y molestias? Aquí hay algunas situaciones que ilustran situaciones en las que definitivamente debería redactar un contrato de marketing en redes sociales.

Campaña orgánica o de pago en redes sociales

Las campañas únicas en las redes sociales siempre requieren un contrato, ya sea que esté planeando usar canales orgánicos, pagos o ambos tipos de canales. Si los anuncios sociales son parte de la combinación, asegúrese de indicar el gasto publicitario total, aunque el anunciante debe pagarlo directamente a la plataforma publicitaria.

Manejo continuo de redes sociales

Siempre escriba acuerdos para retenedores mensuales, incluso si tiene la intención de que sean continuos. Ya sea que su acuerdo de retención incluya una fecha de finalización firme, asegúrese de que aclare cómo y cuándo cualquiera de las partes puede finalizar el contrato cuando llegue el momento.

Consultoría en redes sociales

Ya sea que esté contratando a un consultor para un determinado proyecto o por un número predeterminado de horas, es importante obtener el acuerdo por escrito. Es probable que el alcance sea particularmente importante en esta situación. Asegúrese de que indique si las llamadas y los correos electrónicos están incluidos en el costo del proyecto o si se cobran por hora.

Gestión de marketing de influencers

Cuando contrata a un gerente de marketing de influencers, necesita un contrato para describir los servicios y entregables incluidos. Asegúrese de delinear también el proceso de investigación y contratación de personas influyentes para representar su marca.

Asociación de influenciadores

Asociarse con un solo influencer también requiere un contrato. Asegúrate de aclarar el tipo de contenido que creará el influencer, dónde se publicará y el cronograma del proyecto. Si planea incluir un obsequio, aclare los términos y la cantidad de artículos o el valor total también.

Producción de activos creativos

Cuando contrata a un creador para producir fotos, videos o gráficos para sus campañas de marketing en redes sociales, necesita un contrato. Es una buena idea especificar la cantidad de entregables que entregará el creador y aclarar los términos de la transferencia de derechos de autor.

Lo que aprendimos sobre los contratos de marketing en redes sociales

Ahora que sabe cómo hacer un contrato de marketing en redes sociales para un cliente o contratista, y por qué es tan importante tener todo por escrito, puede comenzar a delinear un acuerdo para su empresa o agencia. Considere trabajar con un asesor legal para escribir plantillas de contrato que pueda reutilizar para cada contratista, trabajador independiente o agencia que contrate.