Come scrivere un contratto di social media marketing che rispetti il ​​tuo tempo e budget (e sanità mentale)

Hai mai chiesto a un marketer di social media di gestire uno degli account cliente della tua agenzia, ma la persona ti ha fatto un fantasma, lasciandoti con un sacco di lavoro extra e un cliente molto infelice?

O forse hai assunto un libero professionista per creare grafica per social media per la tua azienda, ma c'è stato un enorme malinteso sull'ambito. Sei rimasto bloccato con tonnellate di contenuti che non ti servivano e una bolletta inaspettatamente alta da pagare.

In entrambi i casi, un contratto di social media marketing potrebbe fare una grande differenza. In effetti, che tu sia un CMO che assume un libero professionista per la tua azienda o il proprietario di un'agenzia che contrae un consulente per un cliente, hai bisogno di un contratto di social media marketing.

Creare un accordo scritto non deve essere così difficile come potresti pensare. Scopri come scrivere un semplice contratto di social media marketing che puoi riutilizzare per tutti i liberi professionisti e i consulenti assunti dalla tua organizzazione.

Perché hai bisogno di un accordo di social media marketing?

Hai bisogno di un contratto di social media marketing per evitare malintesi. Con un accordo firmato, puoi assicurarti che tutti conoscano il proprio ruolo, la tempistica, il contributo richiesto e i costi coinvolti.

Nei casi più gravi, potresti anche aver bisogno di un accordo sui social media per motivi legali. Se crei un contratto legalmente vincolante, può fornire un ricorso e aiutarti a recuperare eventuali perdite.

Che cos'è un contratto di social media marketing?

Un contratto di social media marketing è un accordo scritto tra un cliente e un appaltatore. In genere, il cliente è un'agenzia o un'azienda che cerca un appaltatore per fare marketing sui social media per un cliente dell'agenzia o per la propria attività.

In qualità di CMO o proprietario di un'agenzia, probabilmente rappresenterai il lato cliente dell'accordo.

Al contrario, l'appaltatore è la persona o l'organizzazione che esegue il lavoro. L'appaltatore può essere un consulente individuale o un libero professionista o un'agenzia che prevede di assegnare il lavoro al proprio team interno. In qualità di proprietario di un'agenzia, in alcuni casi potresti rappresentare la parte contraente dell'accordo.

Entrambe le parti firmano il contratto per confermare di accettare i termini. Una volta firmato, il contratto ha effetto immediato o alla data di inizio specificata.

Un contratto sui social media può coprire quasi ogni tipo di progetto di marketing. Ad esempio, potrebbe includere una campagna sui social media o una gestione completa dei social media. Inoltre, un contratto sui social media può coprire un'ampia gamma di intervalli di tempo. Ad esempio, potrebbe includere una campagna a pagamento una tantum o sei mesi di gestione organica dei social media.

Vantaggi dell'utilizzo di un accordo di social media marketing

Un contratto di social media marketing può proteggere tutte le parti.

Diamo un'occhiata più da vicino ad alcuni dei modi in cui puoi trarre vantaggio dalla creazione di un accordo scritto.

Comprendi la portata

I piani di social media marketing possono essere incredibilmente complessi, con molte parti mobili. Non è facile tenere traccia di chi è responsabile di ogni singolo aspetto di una campagna di social media marketing, soprattutto quando include tutto, dai calendari dei contenuti dei social media e la produzione creativa alla gestione degli influencer e all'esecuzione della campagna.

Fortunatamente, un contratto di social media marketing chiarisce l'intero ambito dell'accordo. Indica tutti i risultati e le responsabilità. Conferma inoltre quale parte è responsabile di ciascun elemento.

Una volta che tutti hanno firmato e accettato un contratto sui social media, diventa una pratica guida di riferimento quando è necessario ricontrollare chi è responsabile di cosa.

Prima di firmare questo tipo di documento, è una buona idea rivedere l'ambito dell'accordo. Se una responsabilità è errata o manca un deliverable, chiedi chiarimenti o revisione del contratto.

Chiarire la sequenza temporale

Sia che tu stia pianificando una singola campagna o un contratto di gestione mensile, anche le tempistiche possono essere difficili da destreggiarsi. Quando sono dovute le bozze? Il tuo team avrà abbastanza tempo per esaminare e approvare le risorse prima della pubblicazione? Hai pianificato abbastanza tempo per i ritardi di produzione?

Un solido contratto di social media marketing delinea la linea temporale completa per il progetto. Include date di scadenza per bozze, modifiche e versioni finali. Potrebbe anche includere le date per le tappe principali del progetto o i rapporti sulla campagna. Per le conservazioni in corso, la sequenza temporale potrebbe essere riciclata ogni mese.

Con la sequenza temporale del progetto in mano, puoi assicurarti che tutti abbiano le stesse date sul proprio calendario. In questo modo, gli appaltatori possono evitare di perdere le date di consegna. Allo stesso tempo, i clienti possono evitare di richiedere consegne in orari casuali o in base a una pianificazione irragionevole.

Conferma i costi del progetto

Come i risultati finali e le tempistiche, i costi per i progetti di marketing possono diventare complicati. I costi possono aumentare in modo particolarmente rapido quando gli appaltatori applicano tariffe orarie o quando i clienti richiedono servizi aggiuntivi al di fuori dell'ambito del progetto originale.

Un accordo completo di social media marketing stabilisce l'intero costo del progetto. In alcuni casi, può anche includere una ripartizione riga per riga per chiarire i costi dei singoli servizi o forniture. Quando sarà il momento di fatturare, non ci saranno sorprese.

Che tu sia l'appaltatore o il cliente, è anche utile chiarire il costo per i servizi aggiuntivi. Ad esempio, un contratto potrebbe stabilire che l'appaltatore può fornire servizi di social media aggiuntivi per una tariffa oraria specifica. Più dettagli include l'accordo, più incomprensioni puoi evitare.

Proteggere la proprietà intellettuale

Stabilire la proprietà dei contenuti di marketing può essere complicato. È facile per i contraenti presumere di possedere i diritti di proprietà intellettuale (IP) sui contenuti che hanno scritto o sulle risorse creative che hanno prodotto. Dopotutto, sono loro i creatori.

Allo stesso tempo, è facile per i clienti presumere di possedere l'IP o il copyright dei contenuti che pubblicano sui loro canali di marketing. Dopotutto, hanno pagato per il contenuto.

Per evitare confusione, i contratti di social media marketing spesso chiariscono chi possiede qualsiasi IP prodotto nel corso del progetto. Se l'appaltatore trasferisce i diritti d'autore al cliente, l'accordo può anche confermare quando avviene il trasferimento.

Rescindere gli accordi quando necessario

Anche i migliori piani non funzionano ogni volta. Ad esempio, il cliente potrebbe dover terminare il progetto in anticipo per motivi legati al budget. Oppure il contraente può decidere di terminare il progetto per motivi operativi.

In ogni caso, i contratti sui social media in genere includono circostanze per la risoluzione dell'accordo al di fuori della sequenza temporale del progetto. Quando entrambe le parti capiscono quando sono in grado di terminare l'accordo e quanto preavviso devono fornire, tutti possono sentirsi più sicuri del progetto e della partnership.

Risolvi le controversie in modo efficace

Idealmente, sia gli appaltatori che i clienti svolgono la loro parte di un progetto di marketing. Dopotutto, nessuno vuole clienti o appaltatori difficili. Eppure possono ancora sorgere controversie, anche dopo un'attenta pianificazione.

Nel caso in cui una delle parti debba intraprendere un'azione legale, un accordo scritto delinea come e dove risolvere la controversia.

Ad esempio, potrebbe richiedere che le parti risolvano le controversie attraverso la mediazione o l'arbitrato. Nel caso in cui siano necessari procedimenti legali, l'accordo individua anche la giurisdizione per l'accordo.

10 componenti essenziali per un accordo di gestione dei social media

Per ottenere tutti questi vantaggi da un contratto di social media marketing, è fondamentale includere tutte le clausole e i dettagli corretti. Dai un'occhiata a 10 componenti essenziali che ogni modello di contratto di social media marketing dovrebbe includere.

1. Appaltatore e cliente

Elenca sempre le due parti coinvolte nel contratto: l'appaltatore e il cliente. Assicurati di utilizzare il nome legale di ciascuna parte e chiarisci il ruolo di ciascuna.

È possibile specificare ("Appaltatore") dopo aver indicato il nome dell'appaltatore per la prima volta. Puoi anche specificare ("Cliente") dopo aver indicato il nome del cliente per la prima volta. Quindi puoi fare riferimento alle parti come Appaltatore o Cliente per il resto dell'accordo.

2. Durata

Quindi, delinea quando il progetto inizia e finisce. Inizia indicando la data di inizio proposta. A seconda dei termini del contratto, potrebbe essere una data specifica o un certo periodo di tempo dopo che le condizioni iniziali sono state soddisfatte.

Assicurati di definire quando il progetto finisce. Per i progetti una tantum, il contratto potrebbe indicare una data specifica. Per un fermo, l'accordo potrebbe specificare un certo numero di settimane o mesi. Se non è stata stabilita una data di fine, assicurati di chiarire che l'accordo è in corso.

3. Ambito di lavoro

Quindi definire lo scopo del lavoro. È utile iniziare affermando qual è il progetto. Ad esempio, potrebbe essere una campagna a pagamento o una gestione organica dei social media. Quindi discuti dei servizi che l'appaltatore fornirà o dei risultati finali che produrrà.

Cerca di essere il più specifico possibile. Ad esempio, se l'appaltatore pubblicherà post sui social media, indica i canali e il numero di post al giorno, alla settimana o al mese. Se hai discusso di dettagli ancora più specifici, come i formati dei post o la pianificazione, elenca anche questi dettagli.

Ricorda che l'ambito del lavoro non deve concentrarsi completamente su ciò che l'appaltatore consegnerà. Se il cliente è anche responsabile del contributo di informazioni o materiale di partenza, includerlo nell'ambito. Ad esempio, il cliente potrebbe dover fornire dati o risorse creative.

4. Cronologia del progetto

Quindi, delinea la sequenza temporale del progetto. Chiarire le date chiave per il progetto, come le date di consegna per le bozze e le scadenze per le versioni finali. Se alcune parti hanno limiti di tempo per intraprendere un'azione, come richiedere modifiche, specifica questi dettagli qui. In tutta la sequenza temporale, specifica sempre quale parte è responsabile del rispetto di ciascuna scadenza o data cardine.

5. Commissioni

Quindi elenca le tariffe per il progetto. Assicurati di specificare se il cliente deve pagare la tariffa una volta o se si tratta di una tariffa settimanale o mensile ricorrente. È anche importante chiarire se il cliente è responsabile del pagamento di un deposito, ad esempio il 50%, all'inizio del progetto.

Un contratto di social media marketing dovrebbe anche specificare i termini di pagamento. Ad esempio, il pagamento potrebbe essere dovuto 30 giorni dal ricevimento. Se il cliente è responsabile del pagamento delle penali per il ritardo, chiarire l'importo e le tempistiche.

6. Diritto d'autore e IP

Successivamente, conferma se il cliente o l'appaltatore possiede il copyright dell'IP prodotto durante il progetto. Se l'appaltatore mantiene la proprietà, spiegare come e quando il cliente ha la licenza per utilizzare l'opera. Se l'appaltatore trasferisce la proprietà al cliente, spiegare quando accade.

7. Riservatezza

In alcuni casi, le parti potrebbero dover mantenere la riservatezza e astenersi dal discutere pubblicamente alcuni aspetti del lavoro. Se una o entrambe le parti richiedono riservatezza, l'accordo dovrebbe specificare le informazioni esatte che dovrebbero rimanere private.

In altri casi, una delle parti può richiedere un accordo di riservatezza. Questo è in genere un contratto separato. Tuttavia, la firma potrebbe essere richiesta prima di iniziare il progetto.

8. Cessazione

Successivamente, chiarire i requisiti per la risoluzione dell'accordo prima della data di completamento. Indicare quanto tempo una delle parti deve fornire prima di recedere dal contratto. Ad esempio, il contratto di social media marketing potrebbe richiedere una settimana o 30 giorni.

Quindi indica come una delle parti dovrebbe fornire la notifica. Ad esempio, il contratto potrebbe richiedere una comunicazione scritta via e-mail o SMS.

In alcuni casi, la conclusione di un progetto potrebbe comportare un lavoro incompleto. L'accordo dovrebbe discutere il risultato previsto per il lavoro. Ad esempio, se il social media manager a contratto ha prodotto solo la metà dei post richiesti, il cliente ne assume la proprietà?

L'accordo dovrebbe anche indicare se il contratto si risolve automaticamente a determinate condizioni. Ad esempio, se l'appaltatore non rispetta una scadenza chiave per più di una settimana o se il cliente non paga la fattura entro la data di scadenza, il contratto potrebbe scadere.

9. Risoluzione delle controversie

Nel caso in cui sorga un problema relativo al contratto, l'accordo dovrebbe delineare il processo per la risoluzione delle controversie. Dovrebbe discutere i passi che le parti intraprenderanno per risolvere una controversia. Nel caso in cui si renda necessario un procedimento giudiziario, il contratto dovrebbe anche indicare la giurisdizione.

10. Firme

Infine, entrambe le parti dovrebbero firmare l'accordo per renderlo giuridicamente vincolante. Una volta che entrambe le parti hanno firmato l'accordo, puoi iniziare a pianificare o lavorare al progetto di social media marketing.

Situazioni che richiedono un contratto sui social media

Stai pensando di saltare le scartoffie per risparmiare tempo e fatica? Ecco alcune situazioni che illustrano situazioni in cui dovresti assolutamente scrivere un contratto di social media marketing.

Campagna sui social media organica o a pagamento

Le campagne sui social media una tantum richiedono sempre un contratto, indipendentemente dal fatto che tu abbia intenzione di utilizzare canali organici, a pagamento o entrambi. Se gli annunci social fanno parte del mix, assicurati di indicare la spesa pubblicitaria totale, anche se l'inserzionista dovrebbe pagarla direttamente alla piattaforma pubblicitaria.

Gestione continua dei social

Scrivi sempre accordi per fermi mensili, anche se intendi che siano in corso. Se il tuo contratto di conservazione include una data di fine definitiva, assicurati che chiarisca come e quando una delle parti può rescindere il contratto quando arriva il momento.

Consulenza sui social

Che tu stia assumendo un consulente per un determinato progetto o per un numero di ore prestabilito, è importante ottenere l'accordo per iscritto. È probabile che l'ambito di applicazione sia particolarmente importante in questa situazione. Assicurati che indichi se le chiamate e le e-mail sono incluse nel costo del progetto o se vengono addebitate una tariffa oraria.

Gestione dell'influencer marketing

Quando assumi un influencer marketing manager, hai bisogno di un contratto per delineare i servizi inclusi e i risultati finali. Assicurati di delineare anche il processo per controllare e contrarre gli influencer per rappresentare il tuo marchio.

Collaborazione con influencer

La collaborazione con un singolo influencer richiede anche un contratto. Assicurati di chiarire il tipo di contenuto che l'influencer creerà, dove verrà pubblicato e la sequenza temporale del progetto. Se hai intenzione di includere un omaggio, chiarisci i termini e il numero di articoli o anche il valore totale.

Produzione di risorse creative

Quando assumi un creatore per produrre foto, video o grafica per le tue campagne di social media marketing, hai bisogno di un contratto. È una buona idea specificare il numero di risultati finali che il creatore consegnerà e chiarire i termini del trasferimento del copyright.

Cosa abbiamo imparato sui contratti di social media marketing

Ora che sai come stipulare un contratto di social media marketing per un cliente o un appaltatore, e perché è così importante ottenere tutto per iscritto, puoi iniziare a delineare un accordo per la tua azienda o agenzia. Prendi in considerazione la possibilità di collaborare con un consulente legale per scrivere modelli di contratto che puoi riutilizzare per ogni appaltatore, libero professionista o agenzia che assumi.