Cara Menulis Kontrak Pemasaran Media Sosial yang Menghargai Waktu dan Anggaran Anda (dan Kewarasan)

Pernah meminta pemasar media sosial untuk menangani salah satu akun klien agensi Anda—tetapi orang tersebut membuat Anda takut, meninggalkan Anda dengan banyak pekerjaan ekstra dan klien yang sangat tidak bahagia?

Atau mungkin Anda mengontrak pekerja lepas untuk membuat grafik media sosial untuk perusahaan Anda—tetapi ada kesalahpahaman besar tentang ruang lingkupnya. Anda terjebak dengan banyak konten yang tidak Anda butuhkan dan tagihan yang harus dibayar tinggi secara tak terduga.

Dalam kedua kasus tersebut, kontrak pemasaran media sosial dapat membuat perbedaan besar. Faktanya, apakah Anda seorang CMO yang mempekerjakan pekerja lepas untuk perusahaan Anda atau Anda adalah pemilik agensi yang mengontrak konsultan untuk klien—Anda memerlukan kontrak pemasaran media sosial.

Membuat perjanjian tertulis tidak harus sesulit yang Anda bayangkan. Cari tahu cara menulis kontrak pemasaran media sosial sederhana yang dapat Anda gunakan kembali untuk semua pekerja lepas dan konsultan yang disewa organisasi Anda.

Mengapa Anda Membutuhkan Perjanjian Pemasaran Media Sosial?

Anda memerlukan kontrak pemasaran media sosial untuk menghindari kesalahpahaman. Dengan perjanjian yang ditandatangani, Anda dapat memastikan bahwa semua orang mengetahui peran mereka, garis waktu, kontribusi yang diperlukan, dan biaya yang terlibat.

Dalam kasus yang lebih serius, Anda mungkin juga memerlukan perjanjian media sosial untuk alasan hukum. Jika Anda membuat kontrak yang mengikat secara hukum, maka itu dapat memberikan jalan lain dan membantu Anda memulihkan kerugian apa pun.

Apa itu Kontrak Pemasaran Media Sosial?

Kontrak pemasaran media sosial adalah perjanjian tertulis antara klien dan kontraktor. Biasanya, klien adalah agensi atau bisnis yang mencari kontraktor untuk melakukan pemasaran media sosial untuk klien agensi atau untuk bisnis mereka sendiri.

Sebagai CMO atau pemilik agensi, Anda kemungkinan akan mewakili sisi klien dari perjanjian tersebut.

Sebaliknya, kontraktor adalah orang atau organisasi yang melaksanakan pekerjaan. Kontraktor dapat berupa konsultan individu atau pekerja lepas—atau agen yang berencana untuk menugaskan pekerjaan tersebut ke tim internalnya. Sebagai pemilik agensi, Anda dapat mewakili pihak kontraktor dari perjanjian dalam beberapa kasus.

Kedua belah pihak menandatangani kontrak untuk mengkonfirmasi bahwa mereka menyetujui persyaratan. Setelah kontrak ditandatangani, itu berlaku segera atau pada tanggal mulai yang ditentukan.

Kontrak media sosial dapat mencakup hampir semua jenis proyek pemasaran. Misalnya, itu mungkin termasuk kampanye media sosial atau manajemen media sosial yang lengkap. Selain itu, kontrak media sosial dapat mencakup rentang waktu yang luas. Misalnya, itu mungkin termasuk kampanye berbayar satu kali atau enam bulan pengelolaan media sosial organik.

Manfaat Menggunakan Perjanjian Pemasaran Media Sosial

Kontrak pemasaran media sosial dapat melindungi semua pihak.

Mari kita lihat lebih dekat beberapa cara Anda dapat memperoleh manfaat dari membuat perjanjian tertulis.

Pahami ruang lingkupnya

Rencana pemasaran media sosial bisa sangat kompleks, dengan banyak bagian yang bergerak. Tidak mudah untuk melacak siapa yang bertanggung jawab atas setiap aspek dari kampanye pemasaran media sosial—terutama ketika itu mencakup segala sesuatu mulai dari kalender konten media sosial dan produksi kreatif hingga manajemen influencer dan pelaksanaan kampanye.

Untungnya, kontrak pemasaran media sosial menjelaskan seluruh ruang lingkup perjanjian. Ini menyatakan semua kiriman dan tanggung jawab. Ini juga menegaskan pihak mana yang bertanggung jawab untuk setiap elemen.

Setelah semua orang menandatangani dan menyetujui kontrak media sosial, itu menjadi panduan referensi yang berguna ketika Anda perlu memeriksa ulang siapa yang bertanggung jawab atas apa.

Sebelum Anda menandatangani jenis dokumen ini, ada baiknya untuk meninjau ruang lingkup perjanjian. Jika tanggung jawab tidak benar atau jika kiriman hilang, mintalah klarifikasi atau revisi kontrak.

Memperjelas timeline

Baik Anda merencanakan kampanye tunggal atau perjanjian pengelolaan bulanan, jadwal juga bisa jadi sulit diubah. Kapan draft jatuh tempo? Akankah tim Anda memiliki cukup waktu untuk meninjau dan menyetujui aset sebelum dipublikasikan? Sudahkah Anda merencanakan waktu yang cukup untuk penundaan produksi?

Kontrak pemasaran media sosial yang solid menguraikan garis waktu penuh untuk proyek tersebut. Ini termasuk tanggal jatuh tempo untuk draf, suntingan, dan versi final. Ini mungkin juga termasuk tanggal untuk tonggak proyek besar atau laporan kampanye. Untuk pengikut yang sedang berlangsung, garis waktu mungkin didaur ulang setiap bulan.

Dengan timeline proyek di tangan, Anda dapat memastikan setiap orang memiliki tanggal yang sama di kalender mereka. Dengan begitu, kontraktor dapat menghindari tanggal pengiriman yang terlewat. Pada saat yang sama, klien dapat menghindari meminta kiriman secara acak atau pada jadwal yang tidak masuk akal.

Konfirmasi biaya proyek

Seperti kiriman dan jadwal, biaya untuk proyek pemasaran bisa menjadi rumit. Biaya dapat naik sangat cepat ketika kontraktor membebankan tarif per jam atau ketika klien meminta layanan tambahan di luar cakupan proyek asli.

Perjanjian pemasaran media sosial yang komprehensif menyatakan biaya penuh proyek. Dalam beberapa kasus, ini juga dapat mencakup perincian baris demi baris untuk memperjelas biaya layanan individu atau kiriman. Saat tiba waktunya untuk menagih, tidak akan ada kejutan.

Baik Anda kontraktor atau klien, akan sangat membantu jika Anda menjelaskan biaya untuk layanan tambahan. Misalnya, kontrak mungkin menyatakan bahwa kontraktor dapat menyediakan layanan media sosial tambahan dengan tarif per jam tertentu. Semakin detail kesepakatan tersebut, semakin banyak kesalahpahaman yang dapat Anda hindari.

Lindungi kekayaan intelektual

Menetapkan kepemilikan konten pemasaran bisa jadi rumit. Sangat mudah bagi kontraktor untuk berasumsi bahwa mereka memiliki hak kekayaan intelektual (HAKI) atas konten yang mereka tulis atau aset kreatif yang mereka hasilkan. Bagaimanapun, mereka adalah pencipta.

Pada saat yang sama, mudah bagi klien untuk berasumsi bahwa mereka memiliki IP atau hak cipta atas konten yang mereka publikasikan di saluran pemasaran mereka. Lagi pula, mereka telah membayar kontennya.

Untuk menghindari kebingungan, kontrak pemasaran media sosial sering kali mengklarifikasi siapa yang memiliki IP yang dihasilkan selama proyek berlangsung. Jika kontraktor mentransfer hak cipta kepada klien, perjanjian juga dapat mengkonfirmasi kapan transfer terjadi.

Mengakhiri perjanjian bila perlu

Bahkan rencana terbaik pun tidak selalu berhasil. Misalnya, klien mungkin perlu mengakhiri proyek lebih awal karena alasan terkait anggaran. Atau kontraktor dapat memilih untuk mengakhiri proyek karena alasan operasional.

Either way, kontrak media sosial biasanya mencakup keadaan untuk mengakhiri perjanjian di luar timeline proyek. Ketika kedua belah pihak memahami kapan mereka dapat mengakhiri perjanjian dan berapa banyak pemberitahuan sebelumnya yang harus mereka berikan, semua orang dapat merasa lebih percaya diri tentang proyek dan kemitraan.

Menyelesaikan perselisihan secara efektif

Idealnya, baik kontraktor maupun klien melaksanakan bagian mereka dalam proyek pemasaran. Lagi pula, tidak ada yang menginginkan klien atau kontraktor yang sulit. Namun perselisihan masih bisa muncul, bahkan setelah perencanaan yang matang.

Dalam hal salah satu pihak perlu menempuh jalur hukum, perjanjian tertulis menguraikan bagaimana dan di mana menyelesaikan sengketa.

Misalnya, mungkin mengharuskan para pihak menyelesaikan perselisihan melalui mediasi atau arbitrase. Dalam hal proses hukum diperlukan, perjanjian tersebut juga mengidentifikasi yurisdiksi untuk perjanjian tersebut.

10 Komponen Penting untuk Perjanjian Pengelolaan Media Sosial

Untuk mendapatkan semua manfaat ini dari kontrak pemasaran media sosial, penting untuk menyertakan semua klausa dan detail yang tepat. Lihatlah 10 komponen penting yang harus disertakan oleh setiap templat kontrak pemasaran media sosial.

1. Kontraktor dan klien

Selalu buat daftar dua pihak yang terlibat dalam kontrak: kontraktor dan klien. Pastikan untuk menggunakan nama resmi untuk masing-masing pihak dan jelaskan peran masing-masing.

Anda dapat menentukan (“Kontraktor”) setelah menyebutkan nama kontraktor untuk pertama kalinya. Anda juga dapat menentukan (“Klien”) setelah menyebutkan nama klien untuk pertama kalinya. Kemudian Anda dapat merujuk para pihak sebagai Kontraktor atau Klien untuk sisa perjanjian.

2. Istilah

Selanjutnya, garis besar kapan proyek dimulai dan berakhir. Mulailah dengan menyatakan tanggal mulai yang diusulkan. Tergantung pada ketentuan kontrak, mungkin tanggal tertentu atau jangka waktu tertentu setelah kondisi awal terpenuhi.

Pastikan untuk menentukan kapan proyek berakhir. Untuk proyek satu kali, kontrak mungkin mencantumkan tanggal tertentu. Untuk punggawa, perjanjian mungkin menentukan jumlah minggu atau bulan tertentu. Jika tidak ada tanggal akhir yang ditetapkan, pastikan untuk mengklarifikasi bahwa perjanjian sedang berlangsung.

3. Lingkup pekerjaan

Kemudian tentukan ruang lingkup pekerjaan. Sangat membantu untuk memulai dengan menyatakan apa proyeknya. Misalnya, itu mungkin kampanye berbayar atau manajemen media sosial organik. Kemudian diskusikan layanan yang akan diberikan kontraktor atau hasil yang akan mereka hasilkan.

Bertujuan untuk menjadi sespesifik mungkin. Misalnya, jika kontraktor akan menerbitkan posting media sosial, sebutkan saluran dan jumlah posting per hari, minggu, atau bulan. Jika Anda telah membahas lebih spesifik—seperti format posting atau penjadwalan—cantumkan juga detail tersebut.

Ingatlah bahwa ruang lingkup pekerjaan tidak harus sepenuhnya berfokus pada apa yang akan diberikan oleh kontraktor. Jika klien juga bertanggung jawab untuk menyumbangkan informasi atau materi sumber, sertakan dalam ruang lingkup. Misalnya, klien mungkin perlu memberikan data atau aset materi iklan.

4. Garis waktu proyek

Selanjutnya, buat garis waktu untuk proyek tersebut. Perjelas tanggal-tanggal penting untuk proyek—seperti tanggal pengiriman untuk draf dan tenggat waktu untuk versi final. Jika pihak tertentu memiliki batas waktu untuk mengambil tindakan—seperti meminta pengeditan—tentukan detailnya di sini. Sepanjang garis waktu, selalu tentukan pihak mana yang bertanggung jawab untuk memenuhi setiap tenggat waktu atau tanggal pencapaian.

5. Biaya

Kemudian daftar biaya untuk proyek tersebut. Pastikan untuk menentukan apakah klien harus membayar biaya sekali atau apakah itu biaya mingguan atau bulanan berulang. Penting juga untuk mengklarifikasi apakah klien bertanggung jawab untuk membayar deposit—seperti 50%—di awal proyek.

Kontrak pemasaran media sosial juga harus menentukan persyaratan pembayaran. Misalnya, pembayaran mungkin jatuh tempo 30 hari sejak diterimanya. Jika klien bertanggung jawab untuk membayar biaya keterlambatan, jelaskan jumlah dan waktunya.

6. Hak Cipta dan IP

Selanjutnya, konfirmasikan apakah klien atau kontraktor memiliki hak cipta atas IP yang dihasilkan selama proyek berlangsung. Jika kontraktor mempertahankan kepemilikan, jelaskan bagaimana dan kapan klien memiliki lisensi untuk menggunakan pekerjaan tersebut. Jika kontraktor mengalihkan kepemilikan kepada klien, jelaskan kapan itu terjadi.

7. Kerahasiaan

Dalam beberapa kasus, para pihak mungkin perlu menjaga kerahasiaan dan menahan diri dari mendiskusikan secara terbuka beberapa aspek pekerjaan. Jika salah satu atau kedua belah pihak memerlukan kerahasiaan, perjanjian tersebut harus menentukan informasi pasti yang harus tetap rahasia.

Dalam kasus lain, salah satu pihak mungkin memerlukan perjanjian kerahasiaan. Ini biasanya merupakan kontrak terpisah. Namun, penandatanganan mungkin diperlukan sebelum memulai proyek.

8. Pemutusan

Selanjutnya, klarifikasi persyaratan untuk mengakhiri perjanjian sebelum tanggal penyelesaian. Nyatakan berapa banyak waktu yang harus disediakan oleh salah satu pihak sebelum mengakhiri perjanjian. Misalnya, kontrak pemasaran media sosial mungkin memerlukan satu minggu atau 30 hari.

Kemudian nyatakan bagaimana salah satu pihak harus memberikan pemberitahuan. Misalnya, kontrak mungkin memerlukan pemberitahuan tertulis melalui email atau teks.

Dalam beberapa kasus, penghentian proyek dapat mengakibatkan pekerjaan tidak selesai. Perjanjian tersebut harus membahas hasil yang diinginkan untuk pekerjaan tersebut. Misalnya, jika manajer media sosial yang dikontrak hanya menghasilkan setengah dari posting yang diperlukan, apakah klien mengambil alih kepemilikan?

Perjanjian juga harus menyebutkan apakah kontrak secara otomatis berakhir dalam kondisi tertentu. Misalnya, jika kontraktor melewatkan tenggat waktu utama lebih dari seminggu atau jika klien gagal membayar faktur pada tanggal jatuh tempo, perjanjian dapat berakhir.

9. Penyelesaian sengketa

Jika masalah terkait kontrak muncul, perjanjian harus menguraikan proses penyelesaian sengketa. Ini harus membahas langkah-langkah yang akan diambil para pihak untuk menyelesaikan perselisihan. Dalam hal proses hukum menjadi diperlukan, kontrak juga harus menyatakan yurisdiksi.

10. Tanda tangan

Akhirnya, kedua belah pihak harus menandatangani perjanjian untuk membuatnya mengikat secara hukum. Setelah kedua belah pihak menandatangani perjanjian, Anda dapat mulai merencanakan atau mengerjakan proyek pemasaran media sosial.

Situasi yang Memerlukan Kontrak Media Sosial

Apakah Anda berpikir untuk melewatkan dokumen untuk menghemat waktu dan kerumitan? Berikut adalah beberapa situasi yang menggambarkan situasi di mana Anda harus benar- benar menulis kontrak pemasaran media sosial.

Kampanye media sosial organik atau berbayar

Kampanye media sosial satu kali selalu membutuhkan kontrak—apakah Anda berencana menggunakan saluran organik, berbayar, atau kedua jenis saluran tersebut. Jika iklan sosial adalah bagian dari campuran, pastikan untuk menyatakan total pengeluaran iklan, meskipun pengiklan harus membayarnya langsung ke platform iklan.

Manajemen media sosial yang sedang berlangsung

Selalu tulis perjanjian untuk retainer bulanan, bahkan jika Anda ingin agar perjanjian tersebut berlangsung terus menerus. Apakah perjanjian retainer Anda mencakup tanggal akhir yang pasti, pastikan itu menjelaskan bagaimana dan kapan salah satu pihak dapat mengakhiri kontrak ketika saatnya tiba.

Konsultasi media sosial

Baik Anda menyewa konsultan untuk proyek tertentu atau untuk beberapa jam yang telah ditentukan, penting untuk mendapatkan persetujuan secara tertulis. Lingkup mungkin menjadi sangat penting dalam situasi ini. Pastikan itu menyatakan apakah panggilan dan email termasuk dalam biaya proyek atau apakah mereka dikenakan tarif per jam.

Manajemen pemasaran influencer

Saat Anda menyewa manajer pemasaran influencer, Anda memerlukan kontrak untuk menguraikan layanan dan hasil yang disertakan. Pastikan Anda juga menguraikan proses untuk memeriksa dan mengontrak influencer untuk mewakili merek Anda.

Kemitraan influencer

Bermitra dengan satu influencer juga membutuhkan kontrak. Pastikan untuk mengklarifikasi jenis konten yang akan dibuat oleh influencer, di mana akan dipublikasikan, dan garis waktu untuk proyek tersebut. Jika Anda berencana untuk memberikan hadiah, jelaskan persyaratan dan jumlah item atau nilai totalnya juga.

Produksi aset kreatif

Saat Anda menyewa pembuat konten untuk menghasilkan foto, video, atau grafik untuk kampanye pemasaran media sosial Anda, Anda memerlukan kontrak. Sebaiknya tentukan jumlah kiriman yang akan dikirimkan oleh pembuatnya dan klarifikasi persyaratan transfer hak cipta.

Apa yang Kami Pelajari Tentang Kontrak Pemasaran Media Sosial

Sekarang setelah Anda mengetahui cara membuat kontrak pemasaran media sosial untuk klien atau kontraktor—dan mengapa sangat penting untuk membuat semuanya tertulis—Anda dapat mulai menguraikan kesepakatan untuk bisnis atau agensi Anda. Pertimbangkan untuk bekerja dengan penasihat hukum untuk menulis templat kontrak yang dapat Anda gunakan kembali untuk setiap kontraktor, pekerja lepas, atau agensi yang Anda pekerjakan.