Jak zarządzać zdalnym zespołem (oraz narzędzia, które Ci w tym pomogą)
Opublikowany: 2022-11-29Pandemia zmieniła sposób pracy ludzi i funkcjonowania firm – zasłużyła sobie na miano „wielkiej rezygnacji”. Doprowadziło to do tego, że firmy z różnych branż oferują pracę hybrydową i zdalną, aby zapewnić zdrową równowagę między pracą a życiem prywatnym, która zatrzymuje i przyciąga talenty.
W Stanach Zjednoczonych około jedna trzecia pracowników biurowych wróciła do pracy w pełni osobiście, zgodnie z danymi Future Forum, podczas gdy odsetek ten wynosi tylko 26 procent w Wielkiej Brytanii i 28 procent w Australii. Ludzie najwyraźniej nie spieszą się z powrotem do biura, a wielu pracowników uważa, że dobrze spisali się w domu, więc nie widzą potrzeby rezygnowania z tej elastyczności.
Istnieją jednak wyzwania dla menedżerów i innych osób w zarządzaniu zdalnym zespołem. W przypadku braku bezpośrednich spotkań może dojść do rozłączenia między pracownikami a pracodawcami, jeśli nie ma planu i odpowiednich narzędzi, które pomogą Ci pozostać w kontakcie.
Przyjrzyjmy się prostym, ale skutecznym sposobom zarządzania zdalnym zespołem dowolnej wielkości w celu stymulowania współpracy i zaangażowania.
1. Określ oczekiwania
Jeśli masz pracowników, którzy są głównie zdalni lub hybrydowi, musisz określić oczekiwania. Poinformuj swoich pracowników, czego się od nich oczekuje, i zapewnij im wyniki, za które są odpowiedzialni, aby wiedzieli, co jest wymagane codziennie i co tydzień.
Oczekiwania te powinny być realistyczne i osiągalne, wraz z dołączonymi terminami. Jednak, jak w przypadku każdego projektu lub zadania, elastyczność powinna być wbudowana, zwłaszcza gdy ludzie polegają na innych w dostarczaniu danych lub informacji.
Powinieneś także skupić się na wymiernych wynikach, na przykład Twój menedżer ds. mediów społecznościowych ma za cel zapewnienie 2-procentowego wzrostu zaangażowania na Facebooku w ciągu miesiąca w oparciu o kampanię generowania leadów.
Aby to osiągnąć, wszyscy pracownicy powinni mieć dostęp do swojego zespołu lub odpowiednich członków personelu, którzy mogą im pomóc. Jako menedżer powinieneś również być dostępny i planować regularne kontrole lub spotkania w celu omówienia projektu i wszelkich przeszkód lub przeszkód w osiągnięciu wyników.
Upewnij się, że wyznaczyłeś granice godzin pracy, aby ludzie kończyli pracę na czas i nie pracowali w nadgodzinach.
2. Buduj kulturę zaufania
Może to być trudne, gdy nie widzisz swoich pracowników codziennie, ponieważ nie masz pewności, co i kiedy robią. Ale zaufanie jest kluczowe w tym nowym środowisku pracy.
W przypadku obecnych pracowników powinieneś już wiedzieć, do czego są zdolni i jaki poziom pracy mogą wykonać. Jeśli dopiero zaczynasz pracę jako menedżer, porozmawiaj ze swoim kierownikiem lub zespołem HR, aby dowiedzieć się więcej o swoim zespole, poznać jego mocne i słabe strony oraz poziom zarządzania, który może być wymagany.
W przypadku nowych pracowników mogłeś być zaangażowany w proces rozmowy kwalifikacyjnej lub możesz uzyskać dostęp do ich CV. Na początek dobrze byłoby mieć codzienne meldunki, abyś mógł przedstawić ich firmie i zespołowi. Chcesz, aby nikt nie czuł się odizolowany lub pozostawiony w tyle.
Jednak w przypadku obu stron należy uważać, aby nie kierować się mikrozarządzaniem i ufać swoim pracownikom, że przyjdą do Ciebie, gdy będą potrzebować wskazówek lub będą chcieli o czymś porozmawiać. Rzadko docenia się mikrozarządzanie!
„Praca zdalna może naprawdę pomóc ludziom, którzy mogą poświęcić ten czas między pracą a odświeżeniem i robić rzeczy, które zapewniają im znacznie solidniejsze i trójwymiarowe życie, które umożliwiają im również wykonywanie znacznie lepszej pracy” – powiedział Anne Helen Petersen, pisarka zajmująca się kulturą i autorka programu Ezra Klein Show (podcast New York Times).
3. Regularnie melduj się
Regularność twoich meldunków i spotkań będzie zależała od twojego zespołu. Będą chwile – takie jak nowa kampania marketingowa – kiedy potrzebnych będzie więcej spotkań i dyskusji.
Ale będą też chwile, kiedy ludzie będą wiedzieć, co jest wymagane, mają ustalony harmonogram i muszą to zrobić. Może to oznaczać, że Zoom wymaga mniej czasu, a rzeczy można załatwić za pośrednictwem poczty elektronicznej lub innych narzędzi komunikacyjnych.
Regularność będzie również zależała od pracownika. Niektórzy potrzebują więcej zarządzania i wskazówek niż inni - pomyśl o nowych starterach - więc odpowiednio dostosuj swoje zameldowania. Korzystne jest również organizowanie regularnych spotkań zespołu, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie.
Pamiętaj, że zawsze możesz zapytać członków zespołu, czego od Ciebie oczekują i chcą, abyś mógł spełnić ich potrzeby. Informacje zwrotne mogą być najlepszym sposobem, aby dowiedzieć się, co jest wymagane.
„Prawie 46 procent respondentów stwierdziło, że brak komunikacji jest największym wyzwaniem w zarządzaniu pracą zdalną” Ankieta HubStaff
4. Ofiaruj zachętę i wsparcie emocjonalne
W scenariuszu pracy zdalnej istnieje ryzyko, że ludzie mogą czuć się odizolowani lub zestresowani. Niektórzy ludzie dobrze radzą sobie sami i na własną rękę, podczas gdy inni wymagają większego wsparcia.
Upewnij się, że sprawdzasz wszystkich pracowników. Nawet zadawanie prostego pytania typu „jak ci się podoba praca zdalna?” może pomóc Ci zrozumieć, jak radzi sobie każdy członek zespołu.
Inteligencja emocjonalna jest ważną umiejętnością przywódczą. Może pomóc w poprawie relacji na wszystkich poziomach i powinieneś dążyć do tego, aby ćwiczyć to codziennie w miejscu pracy. Wiąże się to również z coachingiem i mentoringiem, które pomogą Ci wydobyć to, co najlepsze w Twoich pracownikach.
„Było jasne, że po wybuchu pandemii było wiele wyzwań, ale były też pewne korzyści, takie jak elastyczność pracy z dowolnego miejsca, i wszyscy byliśmy zaskoczeni stopniem, w jakim można załatwić sprawy przez Zoom, Dropbox i inne narzędzia. Zastanawialiśmy się, jak uzyskać to, co najlepsze z obu światów. Tak więc najpierw jesteśmy wirtualni, ale nie tylko wirtualni” — powiedział dyrektor generalny i założyciel Dropbox, Drew Houston w podcaście Big Tech Show (Irish Independent).
5. Doskonal umiejętności zdalne
Podczas pracy zdalnej istnieją pewne umiejętności, których mogą potrzebować się nauczyć lub odświeżyć, takie jak zarządzanie czasem. Szlifowanie tej wiecznie przydatnej umiejętności pomoże pracownikom zarządzać czasem, aby dopasować się do spotkań i wykonać pracę w ustalonych ramach czasowych.
Inne umiejętności, które mogą być wymagane jako pracownik zdalny (umiejętności praktyczne i miękkie) to:
- Zarządzanie projektami
- Organizacja i planowanie
- Komunikacja przez Internet
- Współpraca
- Mapowanie myśli
- Wideokonferencje
- Wizualizacja danych
- Zdolność adaptacji
- Automotywacja
- Organizacja i planowanie
- Prezentacja
- Oprogramowanie (np. Dokumenty Google, Gmail itp.)
Istnieje szereg umiejętności, które należy doskonalić, aby skutecznie pracować zdalnie. To od Ciebie jako menedżera i firmy zależy zapewnienie narzędzi i szkoleń wymaganych do ułatwienia tego nowego sposobu pracy.
Praca zdalna: odpowiednie narzędzia dla Twoich pracowników
Rozpowszechnienie wideokonferencji w ostatnich latach pokazało, jak szybko ludzie potrafią przystosować się do nowej technologii w razie potrzeby. Obecnie dostępnych jest wiele narzędzi online, które ułatwiają pracę zdalną i czynią ją bardziej interaktywną.
Należy jednak zauważyć, że wielu pracowników zdalnych zgłosiło obawy związane z nadmierną kontrolą policji pod względem czasu i oczekiwaniem, że będą dostępni 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu – ukute jako stronniczość dotycząca stref czasowych. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku osób pracujących w różnych strefach czasowych, które działają w różnych godzinach, np. w USA iw Europie.
Dlatego ważne jest, aby rozpoznać różnice czasowe, jeśli chodzi o pracowników zdalnych, zwłaszcza tych pracujących dla globalnych zespołów lub korporacji. Ponadto jest to również czynnik dla pracowników, gdy rozważają swoją pracę lub przyszłość w firmie.
Mając to na uwadze, oto kilka przykładów narzędzi, których możesz użyć dla swojego zespołu w różnych kategoriach, w zależności od potrzeb.
Narzędzia spotkań
- Zoom — platforma do wideokonferencji, której możesz używać do organizowania spotkań i pokojów podgrup na potrzeby projektów lub burzy mózgów
- Google Meet – zamiennik Google Hangouts, pracownicy mogą łatwo komunikować się za pośrednictwem dowolnego urządzenia za pośrednictwem wideo
- Microsoft Teams — miejsce do spotkań, rozmów, rozmów i współpracy w jednym miejscu, zwłaszcza jeśli korzystasz już z Microsoft
Narzędzia do zarządzania projektami
- Poniedziałek — narzędzie do zarządzania projektami, które wykorzystuje przepływy pracy do podziału projektów i przydzielania terminów w różnych działach
- Asana - pomaga zespołom organizować, śledzić i zarządzać pracą poprzez dodawanie współpracowników
- Trello — to narzędzie do zarządzania projektami i produktywności, które wykorzystuje „tablice” do organizowania zadań z kolumnami zawierającymi zadania
- ClickUp — osobiste narzędzie produktywności, którego zespoły mogą używać do tworzenia list lub tablic pełnych różnych projektów, które właśnie nawiązały współpracę z HubSpot
Narzędzia współpracy
- Miro - oferuje wirtualną tablicę do burzy mózgów projektów z możliwością dodawania plików i obrazów
- Scribe — automatycznie tworzy poradnik, wraz ze zrzutami ekranu, instrukcjami i kliknięciami, które można dostosować
- Weje - posiada funkcję karteczek samoprzylepnych do zapisywania i udostępniania pomysłów wraz z kreatorem map myśli
Narzędzia komunikacyjne
- Slack – dobre narzędzie do komunikacji na czacie jeden na jednego lub w „pokojach” grupowych, które jest zintegrowane z Dokumentami Google, Trello i innymi narzędziami. Przeczytaj więcej o marce Slack w naszym studium przypadku.
- Chanty — aplikacja do czatowania zespołowego, która wymaga niewielkiego lub żadnego szkolenia w zakresie wymiany wiadomości za pośrednictwem połączeń wideo, wiadomości audio lub głosowych oraz wiadomości, które można przekształcić w zadania
Narzędzia do udostępniania dokumentów
- Dropbox — usługa hostingu plików, która umożliwia Twojemu zespołowi przechowywanie i udostępnianie dokumentów z dowolnego miejsca
- Dysk Google — umożliwia Twojemu zespołowi dostęp do plików i udostępnianie ich w ramach pakietu oprogramowania firmy Microsoft
Narzędzia do śledzenia czasu
- TimeDoctor - śledzi czas i produktywność w zespołach i jest przydatny dla agencji i zespołów programistycznych
Narzędzia do budowania zespołu i kultury
- Crystal - oferuje bezpłatny test osobowości, aby dowiedzieć się więcej o swoim zespole i jego preferencjach, aby zbudować obraz jego potrzeb
- Compt - pomaga oferować pracownikom dostosowane dodatki, pozwalając im wybrać te, które im się podobają
- PizzaTime - łączy Twój zdalny zespół, aby dzielić się jedzeniem (śniadaniem, lunchem lub pizzą) w wirtualnej przestrzeni
Możesz także przeczytać „Wizualizacja danych: narzędzia i porady dla marketerów”, aby dowiedzieć się więcej o narzędziach w tym obszarze.
Udoskonal swoją strategię i umiejętności planowania
Zarządzanie zespołem, zwłaszcza zdalnym lub hybrydowym, może być trudne. Kurs strategii i planowania DMI obejmuje tematy z zakresu komunikacji cyfrowej, automatyzacji, analiz, budżetowania i strategii, aby zapewnić wiedzę i umiejętności niezbędne do kierowania. Zacznij dziś!