كيفية إدارة فريق بعيد (والأدوات التي تساعدك على القيام بذلك)

لقد غيّر الوباء طريقة عمل الأشخاص والشركات - مما أدى إلى اكتساب مصطلح "الاستقالة الكبرى". وقد أدى ذلك إلى قيام الشركات عبر الصناعات بتقديم العمل الهجين وعن بعد لتوفير توازن صحي بين العمل والحياة يحافظ على المواهب ويجذبها.

في الولايات المتحدة ، عاد حوالي ثلث العاملين في المكاتب إلى العمل شخصيًا بالكامل وفقًا لبيانات Future Forum بينما هذه النسبة هي 26٪ فقط في المملكة المتحدة و 28٪ في أستراليا. من الواضح أن الناس لا يندفعون إلى المكتب ويشعر العديد من الموظفين أنهم أداؤوا بشكل جيد في المنزل ، لذلك لا ترى ضرورة للتخلي عن هذه المرونة.

ومع ذلك ، هناك تحديات أمام المديرين وغيرهم لإدارة فريق بعيد. في حالة عدم وجود اجتماعات وجهًا لوجه ، يمكن أن يكون هناك انفصال بين الموظفين وأرباب العمل إذا لم تكن هناك خطة موضوعة وأدوات مناسبة لمساعدتك على البقاء على اتصال.

لنلقِ نظرة على طرق بسيطة ولكنها فعالة يمكنك استخدامها لإدارة فريق بعيد من أي حجم لدفع التعاون والمشاركة.

1. ضع التوقعات

إذا كان لديك قوة عاملة بعيدة أو مختلطة بشكل أساسي ، فأنت بحاجة إلى تحديد التوقعات. دع موظفيك يعرفون ما هو متوقع منهم ولديهم مخرجات يتحملون مسؤوليتها حتى يعرفوا ما هو مطلوب يوميًا وأسبوعيًا.

يجب أن تكون هذه التوقعات واقعية وقابلة للتحقيق ، مع إرفاق جداول زمنية. ومع ذلك ، مثل أي مشروع أو مهمة عمل ، يجب أن تكون المرونة مدمجة ، لا سيما عندما يعتمد الناس على الآخرين لتقديم البيانات أو المعلومات.

يجب عليك أيضًا التركيز على النتائج الملموسة ، على سبيل المثال ، يمتلك مدير الوسائط الاجتماعية هدفًا يتمثل في تحقيق زيادة بنسبة 2 في المائة في المشاركة على Facebook على مدار شهر بناءً على حملة لتوليد قوائم العملاء المحتملين.

للتسليم ، يجب أن يكون لجميع الموظفين إمكانية الوصول إلى فريقهم أو الموظفين ذوي الصلة الذين يمكنهم مساعدتهم. بصفتك مديرًا ، يجب أن تكون متاحًا أيضًا وأن تقوم بجدولة عمليات تسجيل الوصول أو الاجتماعات المنتظمة لمناقشة المشروع وأي عقبات أو عقبات أمام تحقيق النتائج.

تأكد من وضع حدود حول ساعات العمل حتى ينتهي الناس في الوقت المحدد ولا يعملون لساعات إضافية.

2. بناء ثقافة الثقة

قد يكون الأمر صعبًا عندما لا تقابل موظفيك كل يوم لأنك لست متأكدًا مما يفعلونه أو متى. لكن الثقة أمر بالغ الأهمية في بيئة العمل الجديدة هذه.

بالنسبة للموظفين الحاليين ، يجب أن تعرف بالفعل ما هم قادرون عليه ومستوى العمل الذي يمكنهم تقديمه. إذا كنت جديدًا في هذا المنصب كمدير ، فتحدث إلى المدير التنفيذي أو فريق الموارد البشرية لمعرفة المزيد عن فريقك حتى تعرف نقاط قوتهم وضعفهم ومستوى الإدارة الذي قد يكون مطلوبًا.

بالنسبة للتعيينات الجديدة ، ربما تكون قد شاركت في عملية المقابلة أو يمكنك الوصول إلى سيرتهم الذاتية. في البداية ، سيكون من الجيد إجراء تسجيلات وصول يومية حتى تتمكن من تقديمها للشركة والفريق. تريد تجنب شعور أي شخص بالعزلة أو التخلف عن الركب.

ومع ذلك ، بالنسبة لكليهما ، احرص على عدم الإدارة الدقيقة والثقة في موظفيك ليأتوا إليك عندما يحتاجون إلى إرشادات أو يرغبون في مناقشة شيء ما. نادرا ما يتم تقدير الإدارة الجزئية!

"يمكن أن يساعد العمل عن بُعد حقًا في جعل الأشخاص قادرين على قضاء هذا الوقت بين العمل والتجديد والقيام بأشياء تمنحهم حياة أكثر قوة وثلاثية الأبعاد والتي تتيح لهم أيضًا القيام بعمل ممتاز ،" آن هيلين بيترسن ، كاتبة ثقافية ومؤلفة في برنامج عزرا كلاين (بودكاست نيويورك تايمز).

3. إجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة

يعتمد انتظام تسجيلات الوصول والاجتماعات على فريقك. ستكون هناك أوقات - مثل حملة تسويقية جديدة - عندما تكون هناك حاجة لمزيد من الاجتماعات والمناقشات.

ولكن ستكون هناك أيضًا أوقات يعرف فيها الناس ما هو مطلوب ، ولديهم جدول زمني محدد ، ويحتاجون إلى التسليم. يمكن أن يعني هذا أنه يلزم وقت أقل على Zoom ويمكن القيام بالأشياء عبر البريد الإلكتروني أو أدوات الاتصال الأخرى.

الانتظام سيعتمد أيضًا على الموظف. يحتاج البعض إلى مزيد من الإدارة والتوجيه أكثر من غيرهم - فكر في مبتدئين جدد - لذا اضبط تسجيلات الوصول وفقًا لذلك. من المفيد أيضًا عقد اجتماعات منتظمة للفريق للتأكد من أن الجميع في نفس الصفحة.

تذكر أنه يمكنك دائمًا سؤال أعضاء الفريق عما يتوقعونه ويريدونه منك حتى تتمكن من تلبية احتياجاتهم. يمكن أن تكون التعليقات هي أفضل طريقة لمعرفة ما هو مطلوب.

"قال ما يقرب من 46 بالمائة من المستجيبين أن نقص الاتصال هو التحدي الأكبر لإدارة العمل عن بُعد" استطلاع HubStaff

4. تقديم التشجيع والدعم العاطفي

هناك خطر في سيناريو العمل عن بعد أن يشعر الناس بالعزلة أو التوتر. يعمل بعض الأشخاص بشكل جيد بمفردهم وتحت قوتهم ، بينما يحتاج البعض الآخر إلى مزيد من الدعم.

تأكد من تسجيل الوصول مع جميع الموظفين. حتى طرح سؤال بسيط مثل "كيف تجد العمل عن بُعد؟" يمكن أن تساعدك على فهم كيفية عمل كل عضو في الفريق.

الذكاء العاطفي مهم كمهارة قيادية. يمكن أن تساعد في تعزيز علاقاتك على جميع المستويات ، ويجب أن تهدف إلى ممارستها كل يوم في مكان العمل. كما أنه يرتبط بالتدريب والتوجيه مما سيساعدك على إبراز أفضل ما في موظفيك.

"كان من الواضح أنه بمجرد ظهور الوباء كان هناك الكثير من التحديات ، ولكن كانت هناك بعض الفوائد أيضًا مثل مرونة القدرة على العمل من أي مكان ، وقد فوجئنا جميعًا بالدرجة التي يمكنك بها إنجاز المهام عبر Zoom ، دروب بوكس ​​وأدوات أخرى. فكرنا في كيفية الحصول على أفضل ما في العالمين. قال الرئيس التنفيذي ومؤسس Dropbox ، درو هيوستن في برنامج Big Tech Show podcast (Irish Independent) ، "لذلك ، نحن افتراضيون أولاً ، ولكن ليس افتراضياً فقط" .

5. صقل المهارات عن بعد

هناك بعض المهارات عندما يعمل الأشخاص عن بُعد قد يحتاجون إلى تعلمها أو تحديثها ، مثل إدارة الوقت. سيساعد صقل هذه المهارة دائمة الخضرة الموظفين على إدارة وقتهم ليلائم الاجتماعات وتقديم العمل في إطار زمني محدد.

المهارات الأخرى التي قد تكون مطلوبة كعامل عن بعد (المهارات العملية والناعمة) هي:

• ادارة مشروع
• التنظيم والتخطيط
• الاتصال عبر الإنترنت
• تعاون
• خريطة ذهنية
• مؤتمرات الفيديو
• عرض مرئي للمعلومات
• القدرة على التكيف
• الدافع الذاتي
• التنظيم والتخطيط
• عرض تقديمي
• البرامج (مثل محرر مستندات Google و Gmail وما إلى ذلك)

هناك مجموعة من المهارات التي يجب صقلها للعمل عن بُعد بنجاح. الأمر متروك لك كمدير وللشركة في توفير الأدوات والتدريب المطلوب للمساعدة في تسهيل طريقة العمل الجديدة هذه.

العمل عن بعد: الأدوات المناسبة للقوى العاملة لديك

أظهر الإقبال على مؤتمرات الفيديو في السنوات الأخيرة مدى سرعة الناس في التكيف مع التكنولوجيا الجديدة عند الحاجة. يوجد الآن مجموعة كبيرة من الأدوات عبر الإنترنت للمساعدة في جعل العمل عن بُعد أسهل وأكثر تفاعلية.

ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن العديد من العمال عن بعد قد أثاروا مخاوف بشأن زيادة عددهم من حيث وقتهم ومن المتوقع أن يكونوا متاحين على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع - تم صياغته كتحيز للمنطقة الزمنية. هذا صحيح بشكل خاص لأولئك الذين يعملون في مناطق زمنية مختلفة والذين يعملون في ساعات مختلفة مثل الولايات المتحدة وأوروبا.

لذلك ، من المهم التعرف على الفوارق الزمنية عندما يتعلق الأمر بالعاملين عن بُعد ، وخاصة أولئك الذين يعملون في فرق أو شركات عالمية. بالإضافة إلى أنه عامل أيضًا للموظفين عندما يفكرون في وظيفتهم أو مستقبلهم في العمل.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، إليك بعض الأمثلة على الأدوات التي يمكنك استخدامها لفريقك ضمن فئات مختلفة حسب احتياجاتك.

أدوات الاجتماع

• Zoom - منصة مؤتمرات الفيديو التي يمكنك استخدامها لاستضافة الاجتماعات والغرف الفرعية للمشاريع أو العصف الذهني
• Google Meet - بديل لـ Google Hangouts ، يمكن للموظفين التواصل بسهولة من خلال أي جهاز عبر الفيديو
• Microsoft Teams - مكان للالتقاء والدردشة والاتصال والتعاون في مكان واحد ، خاصة إذا كنت تستخدم Microsoft بالفعل

أدوات إدارة المشروع

• الاثنين - أداة لإدارة المشاريع تستخدم مهام سير العمل لتقسيم المشاريع وتعيين المواعيد النهائية عبر مجموعة من الأقسام
• Asana - يساعد الفرق على تنظيم عملهم وتعقبه وإدارته عن طريق إضافة متعاونين
• Trello - هي أداة لإدارة المشاريع والإنتاجية تستخدم "لوحات" لتنظيم المهام باستخدام أعمدة تتضمن مهام
• ClickUp - أداة إنتاجية شخصية يمكن للفرق استخدامها لإنشاء قوائم أو لوحات مليئة بالمشاريع المختلفة التي دخلت للتو في شراكة مع HubSpot

أدوات التعاون

• ميرو - يقدم سبورة افتراضية لمشاريع العصف الذهني مع خيار إضافة الملفات والصور
• Scribe - يقوم تلقائيًا بإنشاء دليل إرشادي مكتمل بلقطات الشاشة والتعليمات والنقرات التي يمكن تخصيصها
• Weje - لديه وظيفة الملاحظات اللاصقة لحفظ الأفكار ومشاركتها مع مصمم الخرائط الذهنية

أدوات الاتصال

• Slack - أداة اتصال جيدة للمحادثات الفردية أو في "غرف" جماعية تتكامل مع محرر مستندات Google و Trello وأدوات أخرى. اقرأ المزيد عن علامة Slack التجارية في دراسة الحالة الخاصة بنا.
• Chanty - تطبيق دردشة جماعي لا يتطلب سوى القليل من التدريب أو لا يتطلب تدريبًا على الإطلاق لتبادل الرسائل من خلال مكالمات الفيديو والرسائل الصوتية أو الصوتية والرسائل التي يمكن تحويلها إلى مهام

أدوات مشاركة المستندات

• Dropbox - خدمة استضافة ملفات تتيح لفريقك تخزين المستندات ومشاركتها من أي مكان
• Google Drive - يسمح لفريقك بالوصول إلى الملفات ومشاركتها عبر مجموعة برامج Microsoft

أدوات تتبع الوقت

• TimeDoctor - يتتبع الوقت والإنتاجية عبر الفرق وهو مفيد للوكالات وفرق البرمجيات

بناء الفريق وأدوات الثقافة

• Crystal - يقدم اختبار شخصية مجاني لمعرفة المزيد عن فريقك وتفضيلاتهم لبناء صورة لاحتياجاتهم
• Compt - يساعدك على تقديم امتيازات مخصصة لموظفيك من خلال السماح لهم باختيار المزايا التي تناسبهم
• PizzaTime - يجمع فريقك البعيد معًا لمشاركة الطعام (الإفطار أو الغداء أو البيتزا) في مساحة افتراضية

يمكنك أيضًا قراءة "تصور البيانات: أدوات ونصائح للمسوقين" لمعرفة المزيد حول الأدوات في هذا المجال.

صقل استراتيجيتك ومهارات التخطيط الخاصة بك

قد تكون إدارة فريق ، خاصة عن بُعد أو هجين ، أمرًا صعبًا. تغطي دورة التخطيط والاستراتيجية في DMI موضوعات في الاتصالات الرقمية والأتمتة والتحليلات ووضع الميزانية والاستراتيجية لتزويدك بالمعرفة والمهارات اللازمة للقيادة. ابدأ اليوم!

متعلق ب

• 5 طرق لتحسين مهارات فرق التسويق والمبيعات لديك
• لماذا لا تزال قيادة الفكر مهمة
• ما هي القيادة؟