Cómo administrar un equipo remoto (y las herramientas para ayudarlo a hacerlo)
Publicado: 2022-11-29La pandemia ha cambiado la forma en que las personas trabajan y operan las empresas, lo que le ha valido el término "la gran resignación". Esto ha llevado a empresas de todas las industrias a ofrecer trabajo híbrido y remoto para brindar un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal que retiene y atrae talento.
En los Estados Unidos, alrededor de un tercio de los trabajadores de oficina han vuelto al trabajo totalmente presencial según los datos del Future Forum, mientras que ese porcentaje es solo del 26 por ciento en el Reino Unido y del 28 por ciento en Australia. Claramente, las personas no se apresuran a regresar a la oficina y muchos empleados sienten que se desempeñaron bien en casa, por lo que no ven la necesidad de abandonar esa flexibilidad.
Sin embargo, existen desafíos para los gerentes y otras personas para administrar un equipo remoto. En ausencia de reuniones cara a cara, puede haber una desconexión entre los empleados y los empleadores si no existe un plan y las herramientas adecuadas para ayudarlo a mantenerse conectado.
Veamos formas simples pero efectivas que puede usar para administrar un equipo remoto de cualquier tamaño para impulsar la colaboración y el compromiso.
1. Establecer expectativas
Si tiene una fuerza laboral que es principalmente remota o híbrida, debe establecer expectativas. Hágale saber a su personal lo que se espera de ellos y tenga entregas de las que sean responsables para que sepan lo que se requiere diariamente y semanalmente.
Estas expectativas deben ser realistas y alcanzables, con plazos adjuntos. Sin embargo, como cualquier proyecto o asignación de trabajo, se debe incorporar la flexibilidad, particularmente cuando las personas dependen de otros para entregar datos o información.
También debe centrarse en los resultados tangibles, por ejemplo, su administrador de redes sociales tiene el objetivo de generar un aumento del 2 por ciento en la participación en Facebook durante un mes en función de una campaña de generación de prospectos.
Para cumplir, todos los empleados deben tener acceso a su equipo o a miembros relevantes del personal que puedan ayudarlos. Como gerente, también debe estar disponible y programar visitas o reuniones regulares para discutir el proyecto y cualquier obstáculo u obstáculo para lograr los resultados.
Asegúrese de establecer límites en torno a las horas de trabajo para que las personas terminen a tiempo y no trabajen horas extra.
2. Construir una cultura de confianza
Puede ser difícil cuando no ve a su personal todos los días porque no está seguro de lo que están haciendo o cuándo. Pero la confianza es crucial en este nuevo entorno laboral.
Para el personal existente, ya debe saber de lo que son capaces y el nivel de trabajo que pueden entregar. Si es nuevo en el puesto de gerente, hable con su ejecutivo o equipo de recursos humanos para obtener más información sobre su equipo, de modo que conozca sus fortalezas y debilidades y el nivel de gestión que puede ser necesario.
Para los nuevos empleados, es posible que haya estado involucrado en el proceso de entrevista o puede obtener acceso a su CV. Al principio, sería una buena idea tener controles diarios para que pueda presentarlos a la empresa y al equipo. Desea evitar que alguien se sienta aislado o dejado atrás.
Sin embargo, para ambos, tenga cuidado de no microgestionar y confíe en que su personal acudirá a usted cuando necesite orientación o quiera hablar sobre algo. ¡Rara vez se aprecia la microgestión!
“El trabajo remoto realmente puede ayudar a que las personas puedan tomarse ese tiempo entre el trabajo y la actualización y hacer cosas que les den una vida mucho más robusta y tridimensional que también les permita hacer un trabajo mucho más excelente”, dijo. Anne Helen Petersen, escritora cultural y autora del Ezra Klein Show (podcast del New York Times).
3. Tener controles regulares
La regularidad de sus registros y reuniones dependerá de su equipo. Habrá ocasiones, como una nueva campaña de marketing, en las que se necesiten más reuniones y debates.
Pero también habrá momentos en que las personas sepan lo que se requiere, tengan un cronograma establecido y necesiten entregar. Esto puede significar que se requiere menos tiempo en Zoom y las cosas se pueden hacer por correo electrónico u otras herramientas de comunicación.
La regularidad también dependerá del empleado. Algunos necesitan más administración y orientación que otros, piense en nuevos principiantes, así que ajuste sus registros en consecuencia. También es beneficioso tener reuniones de equipo periódicas para garantizar que todos estén en sintonía.
Recuerde, siempre puede preguntar a los miembros del equipo qué esperan y quieren de usted para que pueda satisfacer sus necesidades. La retroalimentación puede ser la mejor manera de saber qué se requiere.
“Casi el 46 por ciento de los encuestados dijo que la falta de comunicación es el mayor desafío para administrar el trabajo remoto” Encuesta de HubStaff
4. Ofrezca ánimo y apoyo emocional
Existe el riesgo en un escenario de trabajo remoto de que las personas se sientan aisladas o estresadas. Algunas personas trabajan bien solas y por su cuenta, mientras que otras necesitan más apoyo.
Asegúrese de consultar con todos los empleados. Incluso hacer una pregunta simple como "¿cómo te encuentras trabajando de forma remota?" puede ayudarlo a comprender cómo le está yendo a cada miembro del equipo.
La inteligencia emocional es importante como una habilidad de liderazgo. Puede ayudar a mejorar sus relaciones en todos los niveles, y debe intentar practicarlo todos los días en el lugar de trabajo. También se relaciona con el entrenamiento y la tutoría que lo ayudarán a sacar lo mejor de sus empleados.
“Estaba claro una vez que llegó la pandemia, hubo muchos desafíos, pero también hubo algunos beneficios, como la flexibilidad de poder trabajar desde cualquier lugar, y a todos nos sorprendió el grado en que puedes hacer las cosas con Zoom. Dropbox y otras herramientas. Pensamos en cómo obtener lo mejor de ambos mundos. Entonces, primero somos virtuales, pero no solo virtuales”, dijo el CEO y fundador de Dropbox, Drew Houston en el podcast Big Tech Show (Irish Independent).
5. Perfeccione las habilidades a distancia
Hay algunas habilidades cuando las personas trabajan de forma remota que pueden necesitar aprender o actualizar, como la gestión del tiempo. Pulir esta habilidad perenne ayudará a los empleados a administrar su tiempo para adaptarse a las reuniones y entregar el trabajo dentro de un marco de tiempo establecido.
Otras habilidades que se pueden requerir como trabajador remoto (habilidades prácticas y blandas) son:
- Gestión de proyectos
- Organización y planificación
- Comunicación en línea
- Colaboración
- Mapas mentales
- Videoconferencia
- Visualización de datos
- Adaptabilidad
- Automotivación
- Organización y planificación
- Presentación
- Software (por ejemplo, Google Docs, Gmail, etc.)
Hay una variedad de habilidades que deben perfeccionarse para trabajar con éxito de forma remota. Depende de usted como gerente y de la empresa proporcionar las herramientas y la capacitación necesarias para ayudar a facilitar esta nueva forma de trabajar.
Trabajo remoto: las herramientas adecuadas para su fuerza laboral
La aceptación de las videoconferencias en los últimos años ha demostrado la rapidez con la que las personas pueden adaptarse a una nueva tecnología cuando es necesario. Ahora existe una gran cantidad de herramientas en línea para ayudar a que el trabajo remoto sea más fácil e interactivo.
Sin embargo, se debe tener en cuenta que muchos trabajadores remotos han expresado su preocupación por la vigilancia excesiva en términos de su tiempo y se espera que estén disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, acuñado como sesgo de zona horaria. Esto es particularmente cierto para aquellos que trabajan en diferentes zonas horarias que operan en diferentes horas, por ejemplo, EE. UU. y Europa.
Por lo tanto, es importante reconocer las diferencias horarias cuando se trata de trabajadores remotos, particularmente aquellos que trabajan para equipos o corporaciones globales. Además, también es un factor para los empleados cuando consideran su trabajo o su futuro en la empresa.
Con eso en mente, aquí hay algunos ejemplos de herramientas que puede usar para su equipo en diferentes categorías según sus necesidades.
Herramientas de reunión
- Zoom : una plataforma de videoconferencia que puede usar para organizar reuniones y salas de trabajo para proyectos o lluvias de ideas
- Google Meet : un reemplazo para los lugares de reunión de Google, el personal puede comunicarse fácilmente a través de cualquier dispositivo a través de video
- Microsoft Teams : un lugar para reunirse, chatear, llamar y colaborar en un solo espacio, especialmente si ya usa Microsoft
Herramientas de gestión de proyectos
- Monday : una herramienta de gestión de proyectos que utiliza flujos de trabajo para desglosar proyectos y asignar plazos en una variedad de departamentos
- Asana : ayuda a los equipos a organizar, rastrear y administrar su trabajo agregando colaboradores
- Trello : es una herramienta de productividad y gestión de proyectos que utiliza "tableros" para organizar tareas con columnas que incluyen tareas
- ClickUp : una herramienta de productividad personal que los equipos pueden usar para crear listas o tableros llenos de diferentes proyectos que acaban de asociarse con HubSpot
Herramientas de colaboración
- Miro : ofrece una pizarra virtual para proyectos de intercambio de ideas con la opción de agregar archivos e imágenes
- Scribe : crea automáticamente una guía práctica, completa con capturas de pantalla, instrucciones y clics que se pueden personalizar
- Weje : tiene una función de notas adhesivas para guardar y compartir ideas junto con un creador de mapas mentales
Herramientas de comunicación
- Slack : una buena herramienta de comunicación para chats uno a uno o en "salas" grupales que se integra con Google Docs, Trello y otras herramientas. Lea más sobre la marca Slack en nuestro caso de estudio.
- Chanty : una aplicación de chat en equipo que requiere poca o ninguna capacitación para intercambiar mensajes a través de videollamadas, mensajes de audio o de voz y mensajes que se pueden convertir en tareas.
Herramientas para compartir documentos
- Dropbox : un servicio de alojamiento de archivos que le permite a su equipo almacenar y compartir documentos desde cualquier lugar
- Google Drive : le permite a su equipo acceder y compartir archivos a través del paquete de software de Microsoft
Herramientas de seguimiento del tiempo
- TimeDoctor : realiza un seguimiento del tiempo y la productividad entre equipos y es útil para agencias y equipos de software.
Herramientas de trabajo en equipo y cultura.
- Crystal : ofrece una prueba de personalidad gratuita para obtener más información sobre su equipo y sus preferencias para crear una imagen de sus necesidades.
- Compt : lo ayuda a ofrecer ventajas personalizadas a sus empleados permitiéndoles elegir las que les atraigan
- PizzaTime : reúne a su equipo remoto para compartir comida (desayuno, almuerzo o pizza) en un espacio virtual
También puede leer 'Visualización de datos: herramientas y consejos para especialistas en marketing' para obtener más información sobre las herramientas en esa área.
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