リモートチームを管理する方法 (およびそれを支援するツール)

公開: 2022-11-29

パンデミックは、人々の働き方や企業の運営方法を変化させ、「大いなる辞職」という言葉を獲得しました。これにより、さまざまな業界の企業がハイブリッドおよびリモートワークを提供して、人材を維持し、引き付ける健全なワークライフバランスを提供するようになりました。

フューチャーフォーラムのデータによると、米国ではオフィスワーカーの約 3 分の 1 が完全に対面での仕事に戻っていますが、その割合は英国では 26%、オーストラリアでは 28% にすぎません。人々はオフィスに戻ることを急いでいないことは明らかであり、多くの従業員は自宅でうまく機能していると感じているため、その柔軟性を放棄する必要はないと考えています.

ただし、マネージャーや他の人がリモートチームを管理するには課題があります。対面式の会議がない場合、接続を維持するための計画や適切なツールがなければ、従業員と雇用主の間に断絶が生じる可能性があります。

コラボレーションとエンゲージメントを促進するために、あらゆる規模のリモートチームを管理するために使用できるシンプルかつ効果的な方法を見てみましょう。

1.期待を設定する

主にリモートまたはハイブリッドの従業員がいる場合は、期待値を設定する必要があります。スタッフに何を期待されているかを知らせ、説明責任のある成果物を用意して、毎日および毎週何が必要かを理解できるようにします。

これらの期待は、タイムラインが添付された、現実的で達成可能なものでなければなりません。ただし、他のプロジェクトや作業の割り当てと同様に、特に人々がデータや情報の配信を他の人に依存している場合は、柔軟性を組み込む必要があります。

また、具体的な成果にも焦点を当てる必要があります。たとえば、ソーシャルメディアマネージャーは、リードジェネレーションキャンペーンに基づいて、Facebook でのエンゲージメントを 1 か月で 2% 向上させるという目標を立てています。

サービスを提供するには、すべての従業員が自分のチームまたは関連するスタッフメンバーにアクセスできる必要があります。また、マネージャーとして、定期的なチェックインまたはミーティングをスケジュールして、プロジェクトと、結果を達成するためのハードルや障害について話し合う必要があります。

従業員が時間通りに終了し、残業しないように、必ず労働時間の境界を設定してください。

2.信頼の文化を築く

スタッフがいつ何をしているのかわからないため、毎日スタッフに会わないと大変です。しかし、この新しい職場環境では信頼が不可欠です。

既存のスタッフについては、彼らの能力と提供できる仕事のレベルをすでに知っているはずです。マネージャーとしての役割に慣れていない場合は、経営陣または人事チームに相談して、チームについて詳しく調べ、彼らの長所と短所、および必要な管理レベルを把握してください。

新規採用者の場合は、面接プロセスに関与している可能性があります。また、履歴書にアクセスすることもできます。最初は、会社やチームに紹介できるように、毎日チェックインすることをお勧めします。誰かが孤立したり取り残されたりするのは避けたいものです。

ただし、どちらの場合も、細かく管理しないように注意し、スタッフがガイダンスが必要な場合や何かについて話したい場合にあなたのところに来ると信じてください. マイクロマネジメントが評価されることはめったにありません！

「リモートワークは実際、人々が仕事とリフレッシュの間にその時間を取り、はるかに優れた仕事をすることを可能にする、より堅牢で立体的な生活を提供することを行うことができるようにするのに本当に役立ちます。」エズラクラインショー (ニューヨークタイムズポッドキャスト) のカルチャーライター兼著者であるアンヘレンピーターセン。

3. 定期的にチェックインする

チェックインとミーティングの頻度は、チームによって異なります。新しいマーケティングキャンペーンなど、さらに多くの会議や話し合いが必要になる場合があります。

しかし、人々が何が必要かを知っていて、スケジュールが整っていて、提供しなければならない場合もあります。これは、Zoom で必要な時間が短縮され、メールやその他のコミュニケーションツールを介して物事を行うことができることを意味します。

規則性も従業員によって異なります。他の人よりも多くの管理とガイダンスが必要な人もいます - 新しい初心者を考えてください - したがって、それに応じてチェックインを調整してください. 全員が同じページにいることを確認するために、定期的なチームミーティングを開催することも有益です。

チームメンバーがあなたに何を期待し、何を望んでいるのかをいつでも尋ねることができるので、彼らのニーズを満たすことができます。フィードバックは、何が必要かを知る最良の方法です。

「回答者の 46% 近くが、コミュニケーションの欠如がリモートワークを管理する上での最大の課題であると述べています」 HubStaff の調査

4. 励ましと感情的なサポートを提供する

リモート作業のシナリオでは、人々が孤立したりストレスを感じたりするリスクがあります。一人で自分の力でうまく働く人もいれば、より多くのサポートを必要とする人もいます.

従業員全員で確認してください。「リモートで仕事をしている気分はどうですか？」などの簡単な質問をすることさえできます。各チームメンバーがどのように行動しているかを理解するのに役立ちます。

感情的知性は、リーダーシップスキルとして重要です。あらゆるレベルで人間関係を強化するのに役立つため、職場で毎日実践することを目指す必要があります。また、従業員の最高の能力を引き出すのに役立つコーチングとメンタリングにもつながります。

「パンデミックが発生すると、多くの課題があることは明らかでしたが、どこからでも作業できるという柔軟性などの利点もありました。Zoom で物事を成し遂げることができる程度に、私たちは皆驚きました。 Dropbox およびその他のツール。 両方の長所を活かす方法を考えました。 つまり、私たちはバーチャルファーストですが、バーチャルだけではありません。

5. リモートベースのスキルを磨く

リモートで作業する場合、時間管理など、学習または更新する必要があるスキルがいくつかあります。この常緑のスキルを磨くことで、従業員は会議に合わせて時間を管理し、設定された時間枠内で仕事を遂行できるようになります。

リモートワーカーとして必要となるその他のスキル (実践的およびソフトスキル) は次のとおりです。

プロジェクト管理
組織と計画
オンライン通信
コラボレーション
マインドマッピング
ビデオ会議
データの視覚化
適応性
セルフモチベーション
組織と計画
プレゼンテーション
ソフトウェア (例: Google ドキュメント、Gmail など)

リモートワークを成功させるには、さまざまなスキルを磨く必要があります。この新しい働き方を促進するために必要なツールとトレーニングを提供するのは、マネージャおよびビジネスであるあなた次第です。

リモート作業: 従業員に最適なツール

近年のビデオ会議の普及は、人々が必要に応じて新しいテクノロジーにどれだけ迅速に適応できるかを示しています。現在、リモート作業をより簡単に、よりインタラクティブにするためのオンラインツールが数多く出回っています。

ただし、多くのリモートワーカーが、時間の面で過剰に取り締まり、24 時間 365 日対応できることを期待されていることへの懸念を表明していることに注意してください。これは、米国とヨーロッパなど、異なる時間帯に勤務する異なるタイムゾーンで働く人々に特に当てはまります。

そのため、リモートワーカー、特にグローバルチームや企業で働く場合は、時差を認識することが重要です。さらに、従業員が自分の仕事やビジネスでの将来を考えるときの要因にもなります。

それを念頭に置いて、ニーズに応じてさまざまなカテゴリでチームに使用できるツールの例をいくつか示します。

会議ツール

Zoom - プロジェクトやブレインストーミング用の会議や小会議室をホストするために使用できるビデオ会議プラットフォーム
Google Meet - Google ハングアウトに代わるもので、スタッフはどのデバイスからでもビデオで簡単にコミュニケーションできます
Microsoft Teams - 特に既に Microsoft を使用している場合、1 つのスペースで会議、チャット、通話、コラボレーションを行う場所

プロジェクト管理ツール

Monday - ワークフローを使用してプロジェクトを分割し、さまざまな部門に締め切りを割り当てるプロジェクト管理ツール
Asana - 共同作業者を追加することで、チームが作業を整理、追跡、管理するのに役立ちます
Trello - 「ボード」を使用して、タスクを含む列でタスクを整理するプロジェクト管理および生産性ツールです
ClickUp - チームが HubSpot と提携したばかりのさまざまなプロジェクトでいっぱいのリストまたはボードを作成するために使用できる個人用生産性ツール

コラボレーションツール

Miro - ファイルと画像を追加するオプションを使用して、プロジェクトのブレインストーミング用の仮想ホワイトボードを提供します
Scribe - ハウツーガイドを自動的に作成し、カスタマイズ可能なスクリーンショット、指示、クリックを完備
Weje - マインドマップメーカーと一緒にアイデアを保存および共有するための付箋機能があります

コミュニケーションツール

Slack - Google Docs、Trello、およびその他のツールと統合された、1 対 1 のチャットまたはグループ「ルーム」での優れたコミュニケーションツール。 Slack ブランドの詳細については、ケーススタディをご覧ください。
Chanty - ビデオ通話、音声または音声メッセージ、およびタスクに変換できるメッセージを介してメッセージを交換するためのトレーニングをほとんどまたはまったく必要としないチームチャットアプリ

ドキュメント共有ツール

Dropbox - チームがどこからでもドキュメントを保存および共有できるようにするファイルホスティングサービス
Google ドライブ- チームが Microsoft ソフトウェアスイート全体でファイルにアクセスして共有できるようにします

時間追跡ツール

TimeDoctor - チーム全体の時間と生産性を追跡し、代理店やソフトウェアチームに役立ちます

チームビルディングと文化ツール

Crystal - 無料のパーソナリティテストを提供して、チームと彼らの好みについて詳しく学び、彼らのニーズを把握します
Compt - 従業員に魅力的なものを選択させることで、従業員に合わせた特典を提供するのに役立ちます
PizzaTime - リモートチームを集めて、仮想空間で食べ物 (朝食、ランチ、またはピザ) を共有します

また、「データの視覚化: マーケティング担当者向けのツールとヒント」を読んで、その分野のツールの詳細を確認することもできます。

戦略と計画のスキルを磨く

チームの管理、特にリモートまたはハイブリッドの管理は困難な場合があります。 DMI の戦略および計画コースでは、デジタルコミュニケーション、自動化、分析、予算編成、および戦略に関するトピックを扱い、リーダーとしての知識とスキルを習得できます。今日から始めましょう！