So verwalten Sie ein Remote-Team (und die Tools, die Ihnen dabei helfen)
Veröffentlicht: 2022-11-29Die Pandemie hat die Arbeitsweise von Menschen und Unternehmen verändert – was den Begriff „die große Resignation“ verdient. Dies hat dazu geführt, dass Unternehmen in allen Branchen Hybrid- und Remote-Arbeiten anbieten, um eine gesunde Work-Life-Balance zu schaffen, die Talente hält und anzieht.
In den Vereinigten Staaten ist laut Future Forum-Daten etwa ein Drittel der Büroangestellten wieder vollständig persönlich tätig, während dieser Prozentsatz in Großbritannien nur 26 Prozent und in Australien 28 Prozent beträgt. Die Leute eilen offensichtlich nicht zurück ins Büro und viele Mitarbeiter haben das Gefühl, dass sie zu Hause gute Leistungen erbracht haben, also sehen Sie nicht die Notwendigkeit, diese Flexibilität aufzugeben.
Es gibt jedoch Herausforderungen für Manager und andere, ein Remote-Team zu verwalten. In Ermangelung persönlicher Treffen kann es zu einer Trennung zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern kommen, wenn kein Plan und keine geeigneten Tools vorhanden sind, die Ihnen helfen, in Verbindung zu bleiben.
Sehen wir uns einfache, aber effektive Möglichkeiten an, mit denen Sie ein Remote-Team jeder Größe verwalten können, um die Zusammenarbeit und das Engagement zu fördern.
1. Setzen Sie Erwartungen
Wenn Ihre Belegschaft hauptsächlich remote oder hybrid ist, müssen Sie Erwartungen festlegen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, und haben Sie Arbeitsergebnisse, für die sie verantwortlich sind, damit sie wissen, was täglich und wöchentlich erforderlich ist.
Diese Erwartungen sollten realistisch und erreichbar sein, mit beigefügten Zeitplänen. Wie bei jedem Projekt oder Arbeitsauftrag sollte jedoch Flexibilität eingebaut werden, insbesondere wenn sich die Mitarbeiter darauf verlassen, dass andere Daten oder Informationen liefern.
Sie sollten sich auch auf greifbare Ergebnisse konzentrieren, zum Beispiel hat Ihr Social-Media-Manager das Ziel, basierend auf einer Kampagne zur Lead-Generierung über einen Monat eine 2-prozentige Steigerung des Engagements auf Facebook zu erzielen.
Um zu liefern, sollten alle Mitarbeiter Zugang zu ihrem Team oder relevanten Mitarbeitern haben, die ihnen helfen können. Als Manager sollten Sie auch verfügbar sein und regelmäßige Check-ins oder Meetings planen, um das Projekt und alle Hürden oder Hindernisse beim Erreichen der Ergebnisse zu besprechen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Grenzen für die Arbeitszeit setzen, damit die Mitarbeiter pünktlich fertig werden und keine Überstunden machen.
2. Bauen Sie eine Kultur des Vertrauens auf
Es kann schwierig sein, wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht jeden Tag sehen, weil Sie nicht sicher sind, was sie tun oder wann. Aber Vertrauen ist in diesem neuen Arbeitsumfeld entscheidend.
Bei bestehenden Mitarbeitern sollten Sie bereits wissen, wozu sie in der Lage sind und wie viel Arbeit sie leisten können. Wenn Sie neu in der Rolle als Manager sind, sprechen Sie mit Ihrer Führungskraft oder Ihrem HR-Team, um mehr über Ihr Team zu erfahren, damit Sie dessen Stärken und Schwächen und die möglicherweise erforderliche Führungsebene kennen.
Bei Neueinstellungen waren Sie möglicherweise am Vorstellungsgespräch beteiligt oder Sie können Zugang zu ihrem Lebenslauf erhalten. Am Anfang wäre es eine gute Idee, tägliche Check-ins zu haben, damit Sie ihnen das Unternehmen und das Team vorstellen können. Sie möchten vermeiden, dass sich jemand isoliert oder zurückgelassen fühlt.
Achten Sie jedoch bei beiden darauf, kein Mikromanagement zu betreiben, und vertrauen Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter zu Ihnen kommen, wenn sie Anleitung benötigen oder etwas besprechen möchten. Mikromanagement wird selten geschätzt!
„Remote-Arbeit kann tatsächlich wirklich helfen, wenn Menschen sich diese Zeit zwischen Arbeit und Erfrischung nehmen und Dinge tun können, die ihnen ein viel robusteres und dreidimensionaleres Leben geben, die es ihnen auch ermöglichen, viel bessere Arbeit zu leisten“, sagte Anne Helen Petersen, Kulturschriftstellerin und Autorin der Ezra Klein Show (New York Times Podcast).
3. Haben Sie regelmäßige Check-ins
Die Regelmäßigkeit Ihrer Check-ins und Besprechungen hängt von Ihrem Team ab. Es wird Zeiten geben – wie zum Beispiel eine neue Marketingkampagne – in denen mehr Meetings und Diskussionen erforderlich sind.
Aber es wird auch Zeiten geben, in denen die Leute wissen, was erforderlich ist, einen Zeitplan haben und liefern müssen. Dies kann bedeuten, dass für Zoom weniger Zeit benötigt wird und Dinge per E-Mail oder anderen Kommunikationstools erledigt werden können.
Die Regelmäßigkeit hängt auch vom Mitarbeiter ab. Einige brauchen mehr Management und Anleitung als andere – denken Sie an Neueinsteiger – passen Sie Ihre Check-ins also entsprechend an. Es ist auch von Vorteil, regelmäßige Teambesprechungen abzuhalten, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind.
Denken Sie daran, dass Sie Teammitglieder jederzeit fragen können, was sie von Ihnen erwarten und wollen, damit Sie ihre Bedürfnisse erfüllen können. Feedback kann der beste Weg sein, um zu wissen, was erforderlich ist.
„Fast 46 Prozent der Befragten gaben an, dass mangelnde Kommunikation die größte Herausforderung für die Verwaltung der Remote-Arbeit ist“, so die HubStaff-Umfrage
4. Bieten Sie Ermutigung und emotionale Unterstützung an
In einem Remote-Arbeitsszenario besteht das Risiko, dass sich Menschen isoliert oder gestresst fühlen. Manche Menschen arbeiten gut alleine und aus eigener Kraft, während andere mehr Unterstützung benötigen.
Melden Sie sich unbedingt bei allen Mitarbeitern. Sogar eine einfache Frage wie „Wie findest du das Arbeiten aus der Ferne?“ kann Ihnen helfen, ein Verständnis dafür zu bekommen, wie es den einzelnen Teammitgliedern geht.
Emotionale Intelligenz ist als Führungskompetenz wichtig. Es kann dazu beitragen, Ihre Beziehungen auf allen Ebenen zu verbessern, und Sie sollten darauf abzielen, es jeden Tag am Arbeitsplatz zu praktizieren. Es knüpft auch an Coaching und Mentoring an, die Ihnen helfen, das Beste aus Ihren Mitarbeitern herauszuholen.
„Als die Pandemie zuschlug, war klar, dass es viele Herausforderungen gab, aber es gab auch einige Vorteile, wie die Flexibilität, von überall aus arbeiten zu können, und wir waren alle überrascht, inwieweit man Dinge über Zoom erledigen kann. Dropbox und andere Tools. Wir haben darüber nachgedacht, wie wir das Beste aus beiden Welten bekommen können. Wir sind also zuerst virtuell, aber nicht nur virtuell“, sagte Drew Houston, CEO und Gründer von Dropbox, im Big Tech Show-Podcast (Irish Independent).
5. Verbessern Sie remote-basierte Fähigkeiten
Es gibt einige Fähigkeiten, wenn Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten, die sie möglicherweise lernen oder auffrischen müssen, wie z. B. Zeitmanagement. Das Polieren dieser immergrünen Fähigkeit wird den Mitarbeitern helfen, ihre Zeit so zu verwalten, dass sie in Besprechungen passen und ihre Arbeit innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens erledigen können.
Andere Fähigkeiten, die als Telearbeiter erforderlich sein können (praktische und soziale Fähigkeiten), sind:
- Projektmanagement
- Organisation und Planung
- Onlinekommunikation
- Zusammenarbeit
- Mindmapping
- Videokonferenzen
- Datenvisualisierung
- Anpassungsfähigkeit
- Selbstmotivation
- Organisation und Planung
- Präsentation
- Software (z. B. Google Docs, Gmail usw.)
Es gibt eine Reihe von Fähigkeiten, die verfeinert werden müssen, um erfolgreich aus der Ferne zu arbeiten. Es liegt an Ihnen als Manager und dem Unternehmen, die Tools und Schulungen bereitzustellen, die erforderlich sind, um diese neue Arbeitsweise zu erleichtern.
Remote Working: Die richtigen Tools für Ihre Belegschaft
Die Einführung von Videokonferenzen in den letzten Jahren hat gezeigt, wie schnell sich Menschen bei Bedarf an eine neue Technologie anpassen können. Es gibt jetzt eine Reihe von Online-Tools, die helfen, das Arbeiten aus der Ferne einfacher und interaktiver zu gestalten.
Es sollte jedoch beachtet werden, dass viele Remote-Mitarbeiter Bedenken geäußert haben, dass sie in Bezug auf ihre Zeit überbewacht werden und rund um die Uhr verfügbar sein sollen – was als Zeitzonenverzerrung bezeichnet wird. Dies gilt insbesondere für diejenigen, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, die zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten, z. B. in den USA und in Europa.
Daher ist es wichtig, Zeitunterschiede zu erkennen, wenn es um Remote-Arbeiter geht, insbesondere um diejenigen, die für globale Teams oder Unternehmen arbeiten. Außerdem ist es auch ein Faktor für Mitarbeiter, wenn sie über ihren Job oder ihre Zukunft im Unternehmen nachdenken.
Vor diesem Hintergrund finden Sie hier einige Beispiele für Tools, die Sie je nach Bedarf in verschiedenen Kategorien für Ihr Team verwenden können.
Meeting-Tools
- Zoom – eine Videokonferenzplattform, mit der Sie Meetings und Breakout-Räume für Projekte oder Brainstorming veranstalten können
- Google Meet – ein Ersatz für Google Hangouts, Mitarbeiter können einfach über jedes Gerät per Video kommunizieren
- Microsoft Teams – ein Ort, an dem Sie sich an einem Ort treffen, chatten, telefonieren und zusammenarbeiten können, insbesondere wenn Sie Microsoft bereits verwenden
Projektmanagement-Tools
- Monday – ein Projektmanagement-Tool, das Workflows verwendet, um Projekte aufzuschlüsseln und Fristen für eine Reihe von Abteilungen zuzuweisen
- Asana – hilft Teams, ihre Arbeit zu organisieren, zu verfolgen und zu verwalten, indem Mitarbeiter hinzugefügt werden
- Trello - ist ein Projektmanagement- und Produktivitätstool, das "Boards" verwendet, um Aufgaben mit Spalten zu organisieren, die Aufgaben enthalten
- ClickUp – ein persönliches Produktivitätstool, mit dem Teams Listen oder Boards voller verschiedener Projekte erstellen können, die gerade eine Partnerschaft mit HubSpot eingegangen sind
Werkzeuge zur Zusammenarbeit
- Miro - bietet ein virtuelles Whiteboard für Brainstorming-Projekte mit der Möglichkeit, Dateien und Bilder hinzuzufügen
- Scribe – erstellt automatisch eine Anleitung, komplett mit Screenshots, Anweisungen und Klicks, die angepasst werden können
- Weje - hat eine Haftnotizfunktion zum Speichern und Teilen von Ideen zusammen mit einem Mindmap-Ersteller
Kommunikationswerkzeuge
- Slack – ein gutes Kommunikationstool für Einzelchats oder in Gruppenräumen, das in Google Docs, Trello und andere Tools integriert ist. Lesen Sie mehr über die Marke Slack in unserer Fallstudie.
- Chanty – eine Team-Chat-App, die wenig bis gar keine Schulung erfordert, um Nachrichten über Videoanrufe, Audio- oder Sprachnachrichten und Nachrichten auszutauschen, die in Aufgaben umgewandelt werden können
Tools zum Teilen von Dokumenten
- Dropbox – ein Datei-Hosting-Dienst, der es Ihrem Team ermöglicht, Dokumente von überall aus zu speichern und zu teilen
- Google Drive – ermöglicht Ihrem Team den Zugriff auf und die gemeinsame Nutzung von Dateien in der gesamten Microsoft-Softwaresuite
Tools zur Zeiterfassung
- TimeDoctor – verfolgt Zeit und Produktivität teamübergreifend und ist nützlich für Agenturen und Softwareteams
Teambuilding- und Kulturtools
- Crystal – bietet einen kostenlosen Persönlichkeitstest an, um mehr über Ihr Team und seine Vorlieben zu erfahren und sich ein Bild von seinen Bedürfnissen zu machen
- Compt - hilft Ihnen, Ihren Mitarbeitern maßgeschneiderte Vergünstigungen anzubieten, indem Sie sie diejenigen auswählen lassen, die sie ansprechen
- PizzaTime - bringt Ihr Remote-Team zusammen, um Essen (Frühstück, Mittagessen oder Pizza) in einem virtuellen Raum zu teilen
Sie können auch „Datenvisualisierung: Tools & Tipps für Marketer“ lesen, um mehr über Tools in diesem Bereich zu erfahren.
Verfeinern Sie Ihre Strategie- und Planungsfähigkeiten
Die Führung eines Teams, insbesondere remote oder hybrid, kann eine Herausforderung darstellen. Der Strategie- und Planungskurs von DMI behandelt Themen in den Bereichen digitale Kommunikation, Automatisierung, Analyse, Budgetierung und Strategie, um Ihnen das Wissen und die Fähigkeiten zu vermitteln, um zu führen. Beginnen Sie noch heute!