Uzak Ekip Nasıl Yönetilir (ve bunu yapmanıza yardımcı olacak araçlar)
Yayınlanan: 2022-11-29Pandemi, insanların çalışma ve işletmelerin çalışma şeklini değiştirerek 'büyük teslimiyet' terimini kazandı. Bu, farklı sektörlerden şirketlerin, yetenekleri elinde tutan ve çeken sağlıklı bir iş/yaşam dengesi sağlamak için hibrit ve uzaktan çalışma sunmasına yol açtı.
Future Forum verilerine göre Amerika Birleşik Devletleri'nde ofis çalışanlarının yaklaşık üçte biri tamamen yüz yüze çalışmaya geri dönerken, bu oran Birleşik Krallık'ta yalnızca yüzde 26 ve Avustralya'da yüzde 28'dir. İnsanlar açıkça ofise geri dönmek için acele etmiyorlar ve birçok çalışan evde iyi performans gösterdiklerini düşünüyor, bu nedenle bu esnekliği bırakma gereğini görmeyin.
Ancak, uzak bir ekibi yönetme konusunda yöneticiler ve diğerleri için zorluklar vardır. Yüz yüze toplantıların yokluğunda, bağlantıda kalmanıza yardımcı olacak uygun bir plan ve uygun araçlar yoksa, çalışanlar ve işverenler arasında bir kopukluk olabilir.
İşbirliğini ve bağlılığı artırmak için her büyüklükteki uzak bir ekibi yönetmek için kullanabileceğiniz basit ama etkili yollara bakalım.
1. Beklentileri belirleyin
Öncelikle uzak veya hibrit bir iş gücünüz varsa, beklentileri belirlemeniz gerekir. Personelinizin kendilerinden ne beklendiğini bilmesini sağlayın ve günlük ve haftalık olarak neyin gerekli olduğunu bilmeleri için sorumlu oldukları çıktılara sahip olun.
Bu beklentiler, zaman çizelgeleriyle birlikte gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır. Bununla birlikte, herhangi bir proje veya iş atamasında olduğu gibi, özellikle insanlar veri veya bilgi sağlamak için başkalarına güveniyorsa, esneklik oluşturulmalıdır.
Somut sonuçlara da odaklanmalısınız; örneğin, sosyal medya yöneticiniz, potansiyel müşteri yaratma kampanyasına dayalı olarak bir ay boyunca Facebook'ta etkileşimde yüzde 2'lik bir artış sağlamayı hedefliyor.
Teslim etmek için, tüm çalışanların ekiplerine veya kendilerine yardımcı olabilecek ilgili personele erişimi olmalıdır. Bir yönetici olarak, projeyi ve sonuçlara ulaşmanın önündeki engelleri veya engelleri tartışmak için müsait olmalı ve düzenli kontroller veya toplantılar planlamalısınız.
İnsanların işini zamanında bitirmesi ve fazla mesai yapmaması için çalışma saatleri etrafında sınırlar koyduğunuzdan emin olun.
2. Bir güven kültürü oluşturun
Ne yaptıklarından ve ne zaman yaptıklarından emin olmadığınız için personelinizi her gün görmemek zor olabilir. Ancak bu yeni çalışma ortamında güven çok önemlidir.
Mevcut personel için, neler yapabileceklerini ve teslim edebilecekleri iş düzeyini zaten bilmelisiniz. Yönetici rolünde yeniyseniz, ekibiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için yöneticiniz veya İK ekibinizle konuşun, böylece onların güçlü ve zayıf yönlerini ve gerekli olabilecek yönetim düzeyini bilirsiniz.
Yeni işe alımlar için, görüşme sürecine dahil olmuş olabilirsiniz veya özgeçmişlerine erişebilirsiniz. Başlangıçta, onları şirket ve ekiple tanıştırabilmeniz için günlük check-in'ler yapmak iyi bir fikir olacaktır. İzole edilmiş veya geride kalmış hisseden kimseden kaçınmak istersiniz.
Bununla birlikte, her ikisi için de, mikro düzeyde yönetmemeye dikkat edin ve rehberliğe ihtiyaç duyduklarında veya bir şeyi tartışmak istediklerinde personelinizin size geleceğine güvenin. Mikro yönetim nadiren takdir edilir!
"Uzaktan çalışma, insanların iş ile yenilenme arasındaki zamanı ayırabilmelerine ve onlara çok daha sağlam ve üç boyutlu bir yaşam sağlayan şeyler yapabilmelerine gerçekten yardımcı olabilir, bu da onların çok daha mükemmel işler yapmalarını mümkün kılar" dedi. Kültür yazarı ve Ezra Klein Show'un (New York Times podcast'i) yazarı Anne Helen Petersen.
3. Düzenli check-in yaptırın
Check-in ve toplantılarınızın düzenliliği ekibinize bağlı olacaktır. Yeni bir pazarlama kampanyası gibi, daha fazla toplantıya ve tartışmaya ihtiyaç duyulan zamanlar olacaktır.
Ancak insanların neyin gerekli olduğunu bildiği, bir programa sahip olduğu ve yerine getirmesi gereken zamanlar da olacaktır. Bu, Zoom'da daha az zaman gerektiği ve işlerin e-posta veya diğer iletişim araçlarıyla yapılabileceği anlamına gelebilir.
Düzenlilik ayrıca çalışana da bağlı olacaktır. Bazıları diğerlerinden daha fazla yönetime ve rehberliğe ihtiyaç duyar - yeni başlayanlar düşünün - bu nedenle check-in'lerinizi buna göre ayarlayın. Herkesin aynı fikirde olmasını sağlamak için düzenli ekip toplantıları yapmak da faydalıdır.
Unutmayın, ihtiyaçlarını karşılayabilmek için ekip üyelerinize sizden ne beklediklerini ve ne istediklerini her zaman sorabilirsiniz. Geri bildirim, neyin gerekli olduğunu bilmenin en iyi yolu olabilir.
HubStaff anketine katılanların yaklaşık yüzde 46'sı, iletişim eksikliğinin uzaktan çalışmayı yönetmenin en büyük zorluğu olduğunu söyledi.
4. Teşvik ve duygusal destek sunun
Uzaktan çalışma senaryosunda, insanların kendilerini izole edilmiş veya stresli hissetme riski vardır. Bazı insanlar tek başlarına ve kendi çabalarıyla iyi çalışırken, diğerleri daha fazla desteğe ihtiyaç duyar.
Tüm çalışanlarla check-in yaptığınızdan emin olun. "Uzaktan çalışmayı nasıl buluyorsunuz?" gibi basit bir soru sormak bile. her ekip üyesinin ne durumda olduğunu anlamanıza yardımcı olabilir.
Duygusal zeka bir liderlik becerisi olarak önemlidir. Her düzeyde ilişkilerinizi geliştirmenize yardımcı olabilir ve bunu işyerinde her gün uygulamayı hedeflemelisiniz. Aynı zamanda, çalışanlarınızın en iyi yönlerini ortaya çıkarmanıza yardımcı olacak koçluk ve mentorluk ile de bağlantılıdır.
"Pandemi vurduğunda pek çok zorluğun olduğu açıktı, ancak herhangi bir yerden çalışabilme esnekliği gibi bazı faydalar da vardı ve Zoom üzerinden işlerin bu derece halledilebilmesine hepimiz şaşırdık. Dropbox ve diğer araçlar. Her iki dünyanın da en iyisini nasıl elde edebileceğimizi düşündük. Dropbox'ın CEO'su ve Kurucusu Drew Houston, Big Tech Show podcast'inde (Irish Independent) , "Önce sanalız, ancak yalnızca sanal değiliz" dedi.
5. Uzaktan tabanlı becerileri geliştirin
İnsanlar uzaktan çalışırken, zaman yönetimi gibi öğrenmeleri veya yenilemeleri gerekebilecek bazı beceriler vardır. Bu eskimeyen beceriyi parlatmak, çalışanların toplantılara sığdırmak için zamanlarını yönetmelerine ve belirli bir zaman aralığında iş teslim etmelerine yardımcı olacaktır.
Uzaktan çalışan olarak gerekli olabilecek diğer beceriler (pratik ve sosyal beceriler):
- Proje Yönetimi
- Organizasyon ve planlama
- Çevrimiçi iletişim
- İşbirliği
- Zihin haritalama
- Video konferans
- Veri goruntuleme
- Uyarlanabilirlik
- Kendini motive etme
- Organizasyon ve planlama
- Sunum
- Yazılım (ör. Google Dokümanlar, Gmail vb.)
Uzaktan başarılı bir şekilde çalışmak için geliştirilmesi gereken bir dizi beceri vardır. Bu yeni çalışma biçimini kolaylaştırmaya yardımcı olmak için gereken araçları ve eğitimi sağlamak yönetici ve işletme olarak size bağlıdır.
Uzaktan Çalışma: İş gücünüz için doğru araçlar
Son yıllarda video konferansın yaygınlaşması, insanların gerektiğinde yeni bir teknolojiye ne kadar çabuk uyum sağlayabildiğini göstermiştir. Artık uzaktan çalışmayı daha kolay ve daha etkileşimli hale getirmeye yardımcı olacak bir dizi çevrimiçi araç var.
Bununla birlikte, birçok uzaktan çalışanın, zamanları açısından aşırı denetlenme ve 7/24 erişilebilir olma beklentisiyle ilgili endişelerini dile getirdiği unutulmamalıdır - bu, zaman dilimi önyargısı olarak türetilmiştir. Bu, özellikle ABD ve Avrupa gibi farklı saatlerde çalışan farklı saat dilimlerinde çalışanlar için geçerlidir.
Bu nedenle, özellikle küresel ekipler veya şirketler için çalışanlar olmak üzere uzaktan çalışanlar söz konusu olduğunda zaman farklılıklarını tanımak önemlidir. Ayrıca, çalışanlar için işlerini veya iş ile geleceklerini düşündüklerinde de bir faktördür.
Bunu göz önünde bulundurarak, ihtiyaçlarınıza göre farklı kategoriler altında ekibiniz için kullanabileceğiniz bazı araç örnekleri aşağıda verilmiştir.
Toplantı araçları
- Zoom - projeler veya beyin fırtınası için toplantılara ve ara odalarına ev sahipliği yapmak için kullanabileceğiniz bir video konferans platformu
- Google Meet - Google hangout'larının yerini alan personel, herhangi bir cihaz aracılığıyla video yoluyla kolayca iletişim kurabilir
- Microsoft Teams - özellikle zaten Microsoft kullanıyorsanız, tek bir alanda buluşabileceğiniz, sohbet edebileceğiniz, arama yapabileceğiniz ve işbirliği yapabileceğiniz bir yer
Proje yönetimi araçları
- Pazartesi - projeleri parçalamak ve çeşitli departmanlar arasında son tarihler atamak için iş akışlarını kullanan bir proje yönetim aracı
- Asana - ortak çalışanlar ekleyerek ekiplerin çalışmalarını düzenlemesine, izlemesine ve yönetmesine yardımcı olur
- Trello - görevleri içeren sütunlarla görevleri düzenlemek için "panolar" kullanan bir proje yönetimi ve üretkenlik aracıdır
- ClickUp - ekiplerin HubSpot ile yeni ortaklık kurmuş farklı projelerle dolu listeler veya panolar oluşturmak için kullanabileceği kişisel bir üretkenlik aracı
Işbirliği araçları
- Miro - beyin fırtınası projeleri için dosya ve resim ekleme seçeneğiyle birlikte sanal bir beyaz tahta sunar
- Scribe - otomatik olarak ekran görüntüleri, talimatlar ve özelleştirilebilen tıklamalarla eksiksiz bir nasıl yapılır kılavuzu oluşturur
- Weje - bir zihin haritası oluşturucu ile birlikte fikirleri kaydetmek ve paylaşmak için bir yapışkan not işlevine sahiptir
İletişim araçları
- Slack - Google Dokümanlar, Trello ve diğer araçlarla entegre bire bir sohbetler veya grup 'odaları' için iyi bir iletişim aracı. Örnek olay incelememizde Slack markası hakkında daha fazla bilgi edinin.
- Chanty - görüntülü aramalar, sesli veya sesli mesajlar ve göreve dönüştürülebilen mesajlar yoluyla mesaj alışverişi yapmak için çok az eğitim gerektiren veya hiç eğitim gerektirmeyen bir ekip sohbet uygulaması
Belge paylaşım araçları
- Dropbox - ekibinizin belgeleri her yerden depolamasına ve paylaşmasına olanak tanıyan bir dosya barındırma hizmeti
- Google Drive - ekibinizin Microsoft yazılım paketindeki dosyalara erişmesine ve bunları paylaşmasına olanak tanır
Zaman izleme araçları
- TimeDoctor - ekipler arasında zamanı ve üretkenliği izler ve ajanslar ile yazılım ekipleri için kullanışlıdır
Ekip oluşturma ve kültür araçları
- Crystal - ekibiniz ve ihtiyaçlarının bir resmini oluşturmak için tercihleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için ücretsiz bir kişilik testi sunar
- Compt - kendilerine hitap edenleri seçmelerine izin vererek çalışanlarınıza özel avantajlar sunmanıza yardımcı olur
- PizzaTime - uzaktaki ekibinizi sanal bir alanda yiyecek (kahvaltı, öğle yemeği veya pizza) paylaşmak için bir araya getirir
Bu alandaki araçlar hakkında daha fazla bilgi edinmek için 'Veri Görselleştirme: Pazarlamacılar için Araçlar ve İpuçları'nı da okuyabilirsiniz.
Stratejinizi ve planlama becerilerinizi geliştirin
Özellikle uzaktan veya hibrit bir ekibi yönetmek zor olabilir. DMI'nin strateji ve planlama kursu, size liderlik edecek bilgi ve becerileri vermek için dijital iletişim, otomasyon, analitik, bütçeleme ve strateji konularını kapsar. Bu gün başlayacağım!