Comment gérer une équipe à distance (et les outils pour vous aider à le faire)
Publié: 2022-11-29La pandémie a changé la façon dont les gens travaillent et les entreprises fonctionnent - ce qui leur a valu le terme de "grande démission". Cela a conduit des entreprises de tous les secteurs à proposer le travail hybride et à distance pour offrir un équilibre travail / vie sain qui retient et attire les talents.
Aux États-Unis, environ un tiers des employés de bureau sont retournés au travail entièrement en personne selon les données du Future Forum, tandis que ce pourcentage n'est que de 26% au Royaume-Uni et de 28% en Australie. Les gens ne se précipitent clairement pas au bureau et de nombreux employés ont le sentiment qu'ils ont bien performé à la maison, alors ne voyez pas la nécessité d'abandonner cette flexibilité.
Cependant, il y a des défis pour les gestionnaires et autres pour gérer une équipe à distance. En l'absence de réunions en face à face, il peut y avoir une déconnexion entre les employés et les employeurs s'il n'y a pas de plan en place et d'outils appropriés pour vous aider à rester connecté.
Examinons des moyens simples mais efficaces que vous pouvez utiliser pour gérer une équipe distante de toute taille afin de favoriser la collaboration et l'engagement.
1. Définir les attentes
Si vous avez une main-d'œuvre principalement distante ou hybride, vous devez définir des attentes. Faites savoir à votre personnel ce qu'on attend d'eux et ayez des livrables dont ils sont responsables afin qu'ils sachent ce qui est requis quotidiennement et hebdomadairement.
Ces attentes doivent être réalistes et réalisables, avec des échéanciers. Cependant, comme tout projet ou affectation de travail, la flexibilité doit être intégrée, en particulier lorsque les gens comptent sur d'autres pour fournir des données ou des informations.
Vous devez également vous concentrer sur des résultats tangibles, par exemple, votre gestionnaire de médias sociaux a pour objectif de fournir une augmentation de 2 % de l'engagement sur Facebook sur un mois sur la base d'une campagne de génération de leads.
Pour livrer, tous les employés doivent avoir accès à leur équipe ou aux membres du personnel concernés qui peuvent les aider. En tant que responsable, vous devez également être disponible et planifier des visites ou des réunions régulières pour discuter du projet et de tout obstacle ou obstacle à la réalisation des résultats.
Assurez-vous de fixer des limites autour des heures de travail afin que les gens finissent à l'heure et ne fassent pas d'heures supplémentaires.
2. Construire une culture de confiance
Cela peut être difficile lorsque vous ne voyez pas votre personnel tous les jours, car vous ne savez pas exactement ce qu'il fait ni quand. Mais la confiance est cruciale dans ce nouvel environnement de travail.
Pour le personnel existant, vous devez déjà savoir de quoi il est capable et le niveau de travail qu'il peut fournir. Si vous êtes nouveau dans le rôle de gestionnaire, parlez à votre cadre supérieur ou à votre équipe des RH pour en savoir plus sur votre équipe afin de connaître ses forces et ses faiblesses et le niveau de gestion qui peut être requis.
Pour les nouvelles recrues, vous avez peut-être participé au processus d'entretien ou vous pouvez avoir accès à leur CV. Au début, ce serait une bonne idée d'avoir des check-ins quotidiens afin que vous puissiez les présenter à l'entreprise et à l'équipe. Vous voulez éviter que quiconque se sente isolé ou laissé pour compte.
Cependant, dans les deux cas, veillez à ne pas micro-gérer et faites confiance à votre personnel pour qu'il vienne à vous lorsqu'il a besoin de conseils ou qu'il souhaite discuter de quelque chose. La micro-gestion est rarement appréciée !
"Le travail à distance peut en fait vraiment aider les gens à pouvoir prendre ce temps entre le travail et se rafraîchir et faire des choses qui leur donnent une vie beaucoup plus robuste et en trois dimensions qui leur permettent également de faire un travail beaucoup plus excellent", a déclaré Anne Helen Petersen, écrivaine culturelle et auteure du Ezra Klein Show (podcast du New York Times).
3. Effectuez des vérifications régulières
La régularité de vos check-in et rendez-vous dépendra de votre équipe. Il y aura des moments - comme une nouvelle campagne de marketing - où plus de réunions seront nécessaires et des discussions seront nécessaires.
Mais il y aura aussi des moments où les gens sauront ce qui est nécessaire, auront un calendrier en place et devront livrer. Cela peut signifier qu'il faut moins de temps sur Zoom et que les choses peuvent être faites par e-mail ou par d'autres outils de communication.
La régularité dépendra également de l'employé. Certains ont besoin de plus de gestion et de conseils que d'autres - pensez aux nouveaux arrivants - alors ajustez vos enregistrements en conséquence. Il est également avantageux d'avoir des réunions d'équipe régulières pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
N'oubliez pas que vous pouvez toujours demander aux membres de l'équipe ce qu'ils attendent et attendent de vous afin de répondre à leurs besoins. Les commentaires peuvent être le meilleur moyen de savoir ce qui est requis.
"Près de 46 % des personnes interrogées ont déclaré que le manque de communication est le plus grand défi pour gérer le travail à distance" Enquête HubStaff
4. Offrir des encouragements et un soutien émotionnel
Il y a un risque dans un scénario de travail à distance que les gens se sentent isolés ou stressés. Certaines personnes travaillent bien seules et par leurs propres moyens, tandis que d'autres ont besoin de plus de soutien.
Assurez-vous de vérifier auprès de tous les employés. Même en posant une question simple comme "Comment trouvez-vous le travail à distance ?" peut vous aider à comprendre comment chaque membre de l'équipe s'en sort.
L'intelligence émotionnelle est importante en tant que compétence de leadership. Cela peut aider à améliorer vos relations à tous les niveaux, et vous devriez vous efforcer de le pratiquer tous les jours sur le lieu de travail. Il est également lié au coaching et au mentorat qui vous aideront à faire ressortir le meilleur de vos employés.
"Il était clair qu'une fois que la pandémie a frappé, il y avait beaucoup de défis, mais il y avait aussi des avantages comme la flexibilité de pouvoir travailler de n'importe où, et nous avons tous été surpris par la mesure dans laquelle vous pouvez faire avancer les choses sur Zoom, Dropbox et autres outils. Nous avons réfléchi à la façon d'obtenir le meilleur des deux mondes. Donc, nous sommes d'abord virtuels, mais pas uniquement virtuels », a déclaré le PDG et fondateur de Dropbox, Drew Houston, dans le podcast Big Tech Show (Irish Independent).
5. Perfectionnez vos compétences à distance
Il y a certaines compétences lorsque les gens travaillent à distance qu'ils peuvent avoir besoin d'apprendre ou de rafraîchir, comme la gestion du temps. Le perfectionnement de cette compétence permanente aidera les employés à gérer leur temps pour s'adapter aux réunions et livrer le travail dans un délai défini.
Les autres compétences qui peuvent être requises en tant que travailleur à distance (compétences pratiques et non techniques) sont :
- Gestion de projet
- Organisation et planification
- Communication en ligne
- Collaboration
- Cartographie mentale
- Vidéo conférence
- Visualisation de données
- Adaptabilité
- Motivation personnelle
- Organisation et planification
- Présentation
- Logiciels (par exemple Google Docs, Gmail, etc.)
Il existe une gamme de compétences qui doivent être perfectionnées pour réussir à travailler à distance. C'est à vous en tant que manager et à l'entreprise de fournir les outils et la formation nécessaires pour faciliter cette nouvelle façon de travailler.
Télétravail : les bons outils pour votre personnel
L'essor de la visioconférence ces dernières années a montré à quelle vitesse les gens peuvent s'adapter à une nouvelle technologie en cas de besoin. Il existe désormais une multitude d'outils en ligne pour rendre le travail à distance plus facile et plus interactif.
Cependant, il convient de noter que de nombreux travailleurs à distance ont exprimé des inquiétudes quant au fait d'être trop surveillés en termes de temps et censés être disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 - ce que l'on appelle un biais de fuseau horaire. Cela est particulièrement vrai pour ceux qui travaillent dans des fuseaux horaires différents qui opèrent à des heures différentes, par exemple aux États-Unis et en Europe.
Il est donc important de reconnaître les décalages horaires lorsqu'il s'agit de travailleurs à distance, en particulier ceux qui travaillent pour des équipes ou des entreprises mondiales. De plus, c'est aussi un facteur pour les employés lorsqu'ils envisagent leur emploi ou leur avenir dans l'entreprise.
Dans cet esprit, voici quelques exemples d'outils que vous pouvez utiliser pour votre équipe dans différentes catégories en fonction de vos besoins.
Outils de réunion
- Zoom - une plate-forme de visioconférence que vous pouvez utiliser pour organiser des réunions et des salles de sous-commission pour des projets ou des brainstormings
- Google Meet - un remplacement pour Google Hangouts, le personnel peut facilement communiquer via n'importe quel appareil via la vidéo
- Microsoft Teams - un endroit pour se rencontrer, discuter, appeler et collaborer dans un seul espace, en particulier si vous utilisez déjà Microsoft
Outils de gestion de projet
- Lundi - un outil de gestion de projet qui utilise des flux de travail pour décomposer les projets et attribuer des délais à plusieurs départements
- Asana - aide les équipes à organiser, suivre et gérer leur travail en ajoutant des collaborateurs
- Trello - est un outil de gestion de projet et de productivité qui utilise des "tableaux" pour organiser les tâches avec des colonnes qui incluent des tâches
- ClickUp - un outil de productivité personnel que les équipes peuvent utiliser pour créer des listes ou des tableaux remplis de différents projets qui viennent de s'associer à HubSpot
Outils de collaboration
- Miro - propose un tableau blanc virtuel pour les projets de brainstorming avec la possibilité d'ajouter des fichiers et des images
- Scribe - crée automatiquement un guide pratique, complet avec des captures d'écran, des instructions et des clics qui peuvent être personnalisés
- Weje - a une fonction de note autocollante pour enregistrer et partager des idées avec un créateur de cartes mentales
Outils de communication
- Slack - un bon outil de communication pour les discussions en tête-à-tête ou dans les "salles" de groupe qui est intégré à Google Docs, Trello et à d'autres outils. En savoir plus sur la marque Slack dans notre étude de cas.
- Chanty - une application de chat d'équipe qui nécessite peu ou pas de formation pour échanger des messages via des appels vidéo, des messages audio ou vocaux et des messages pouvant être transformés en tâches
Outils de partage de documents
- Dropbox - un service d'hébergement de fichiers qui permet à votre équipe de stocker et de partager des documents de n'importe où
- Google Drive - permet à votre équipe d'accéder à des fichiers et de les partager dans la suite logicielle Microsoft
Outils de suivi du temps
- TimeDoctor - suit le temps et la productivité des équipes et est utile pour les agences et les équipes logicielles
Outils de création d'équipe et de culture d'équipe
- Crystal - propose un test de personnalité gratuit pour en savoir plus sur votre équipe et ses préférences afin de dresser un portrait de ses besoins
- Compt - vous aide à offrir des avantages sur mesure à vos employés en leur permettant de choisir ceux qui les intéressent
- PizzaTime - rassemble votre équipe à distance pour partager de la nourriture (petit-déjeuner, déjeuner ou pizza) dans un espace virtuel
Vous pouvez également lire "Visualisation des données : outils et astuces pour les spécialistes du marketing" pour en savoir plus sur les outils dans ce domaine.
Affinez votre stratégie et vos compétences en planification
Gérer une équipe, en particulier à distance ou hybride, peut être difficile. Le cours de stratégie et de planification de DMI couvre des sujets liés aux communications numériques, à l'automatisation, à l'analyse, à la budgétisation et à la stratégie pour vous donner les connaissances et les compétences nécessaires pour diriger. Commencer aujourd'hui!