Cara Mengelola Tim Jarak Jauh (dan alat untuk membantu Anda melakukannya)
Diterbitkan: 2022-11-29Pandemi telah mengubah cara orang bekerja dan bisnis beroperasi - mendapatkan istilah 'pengunduran diri yang hebat'. Hal ini menyebabkan perusahaan di seluruh industri menawarkan kerja hybrid dan jarak jauh untuk memberikan keseimbangan kerja/hidup yang sehat yang mempertahankan dan menarik bakat.
Di Amerika Serikat, sekitar sepertiga pekerja kantoran telah kembali bekerja secara tatap muka sepenuhnya menurut data Future Forum sementara persentase itu hanya 26 persen di Inggris dan 28 persen di Australia. Orang-orang jelas tidak terburu-buru kembali ke kantor dan banyak karyawan merasa bahwa mereka bekerja dengan baik di rumah, jadi tidak perlu mengabaikan fleksibilitas itu.
Namun, ada tantangan bagi manajer dan orang lain untuk mengelola tim jarak jauh. Dengan tidak adanya pertemuan tatap muka, mungkin ada keterputusan antara karyawan dan pemberi kerja jika tidak ada rencana dan alat yang tepat untuk membantu Anda tetap terhubung.
Mari kita lihat cara sederhana namun efektif yang dapat Anda gunakan untuk mengelola tim jarak jauh dengan berbagai ukuran untuk mendorong kolaborasi dan keterlibatan.
1. Tetapkan ekspektasi
Jika Anda memiliki tenaga kerja yang sebagian besar berasal dari jarak jauh atau hibrida, Anda perlu menetapkan ekspektasi. Beri tahu staf Anda apa yang diharapkan dari mereka dan miliki kiriman yang menjadi tanggung jawab mereka sehingga mereka tahu apa yang dibutuhkan setiap hari dan setiap minggu.
Harapan ini harus realistis dan dapat dicapai, dengan batas waktu terlampir. Namun, seperti proyek atau penugasan kerja apa pun, fleksibilitas harus dibangun, terutama ketika orang mengandalkan orang lain untuk mengirimkan data atau informasi.
Anda juga harus fokus pada hasil yang nyata, misalnya, manajer media sosial Anda memiliki target untuk memberikan peningkatan 2 persen dalam keterlibatan di Facebook selama sebulan berdasarkan kampanye perolehan prospek.
Untuk mewujudkannya, semua karyawan harus memiliki akses ke tim mereka atau anggota staf terkait yang dapat membantu mereka. Sebagai seorang manajer, Anda juga harus tersedia dan menjadwalkan check-in atau pertemuan rutin untuk membahas proyek dan hambatan atau hambatan apa pun untuk mencapai hasil.
Pastikan untuk menetapkan batasan seputar jam kerja sehingga orang selesai tepat waktu dan tidak bekerja lembur.
2. Membangun budaya kepercayaan
Ini bisa sulit ketika Anda tidak melihat staf Anda setiap hari karena Anda tidak yakin apa yang mereka lakukan atau kapan. Tetapi kepercayaan sangat penting dalam lingkungan kerja baru ini.
Untuk staf yang ada, Anda sudah harus mengetahui kemampuan mereka dan tingkat pekerjaan yang dapat mereka berikan. Jika Anda baru dalam peran sebagai manajer, bicarakan dengan eksekutif atau tim SDM Anda untuk mengetahui lebih banyak tentang tim Anda sehingga Anda mengetahui kekuatan dan kelemahan mereka serta tingkat manajemen yang mungkin diperlukan.
Untuk karyawan baru, Anda mungkin pernah terlibat dalam proses wawancara atau Anda bisa mendapatkan akses ke CV mereka. Pada awalnya, ada baiknya melakukan check-in harian sehingga Anda dapat memperkenalkan mereka kepada perusahaan dan tim. Anda ingin menghindari siapa pun yang merasa terisolasi atau tertinggal.
Namun, untuk keduanya, berhati-hatilah untuk tidak mengatur secara mikro dan memercayai staf Anda untuk datang kepada Anda saat mereka membutuhkan bimbingan atau ingin mendiskusikan sesuatu. Manajemen mikro jarang dihargai!
“Pekerjaan jarak jauh benar-benar dapat membantu orang-orang untuk dapat meluangkan waktu antara bekerja dan menyegarkan diri serta melakukan hal-hal yang memberi mereka kehidupan yang jauh lebih kuat dan tiga dimensi yang juga memungkinkan mereka melakukan pekerjaan yang jauh lebih baik,” kata Anne Helen Petersen, seorang penulis budaya dan penulis di Ezra Klein Show (podcast New York Times).
3. Lakukan check-in secara teratur
Keteraturan check-in dan rapat Anda akan bergantung pada tim Anda. Akan ada saatnya - seperti kampanye pemasaran baru - ketika lebih banyak pertemuan diperlukan dan diperlukan diskusi.
Tetapi juga akan ada saatnya ketika orang tahu apa yang dibutuhkan, memiliki jadwal, dan perlu menyampaikan. Ini dapat berarti bahwa lebih sedikit waktu yang diperlukan untuk Zoom dan berbagai hal dapat dilakukan melalui email atau alat komunikasi lainnya.
Keteraturan juga akan tergantung pada karyawan. Beberapa membutuhkan lebih banyak manajemen dan panduan daripada yang lain - pikirkan permulaan baru - jadi sesuaikan check-in Anda. Ini juga bermanfaat untuk mengadakan rapat tim secara teratur untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama.
Ingat, Anda selalu dapat bertanya kepada anggota tim apa yang mereka harapkan dan inginkan dari Anda sehingga Anda dapat memenuhi kebutuhan mereka. Umpan balik bisa menjadi cara terbaik untuk mengetahui apa yang dibutuhkan.
“Hampir 46 persen responden mengatakan kurangnya komunikasi adalah tantangan terbesar untuk mengelola pekerjaan jarak jauh” survei HubStaff
4. Tawarkan dorongan dan dukungan emosional
Ada risiko dalam skenario kerja jarak jauh bahwa orang mungkin merasa terisolasi atau stres. Beberapa orang bekerja dengan baik sendirian dan di bawah kendali mereka sendiri, sementara yang lain membutuhkan lebih banyak dukungan.
Pastikan untuk memeriksa dengan semua karyawan. Bahkan mengajukan pertanyaan sederhana seperti "bagaimana menurut Anda bekerja dari jarak jauh?" dapat membantu Anda mendapatkan pemahaman tentang kinerja setiap anggota tim.
Kecerdasan emosional penting sebagai keterampilan kepemimpinan. Itu dapat membantu meningkatkan hubungan Anda di semua tingkatan, dan Anda harus bertujuan untuk mempraktikkannya setiap hari di tempat kerja. Ini juga terkait dengan pembinaan dan pendampingan yang akan membantu Anda mengeluarkan yang terbaik dari karyawan Anda.
“Jelas setelah pandemi melanda ada banyak tantangan, tetapi ada beberapa keuntungan juga seperti fleksibilitas untuk dapat bekerja dari mana saja, dan kami semua terkejut dengan sejauh mana Anda dapat menyelesaikan berbagai hal melalui Zoom, Dropbox dan alat lainnya. Kami berpikir tentang bagaimana mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia. Jadi, kami virtual dulu, tapi bukan virtual saja,” kata CEO dan Pendiri Dropbox, Drew Houston dalam podcast Big Tech Show (Irish Independent).
5. Asah keterampilan berbasis jarak jauh
Ada beberapa keterampilan saat orang bekerja dari jarak jauh yang mungkin perlu dipelajari atau disegarkan, seperti manajemen waktu. Memoles keterampilan yang selalu ada ini akan membantu karyawan mengatur waktu mereka agar sesuai dengan rapat dan menyelesaikan pekerjaan dalam jangka waktu yang ditentukan.
Keterampilan lain yang mungkin diperlukan sebagai pekerja jarak jauh (keterampilan praktis dan lunak) adalah:
- Manajemen proyek
- Organisasi dan perencanaan
- Komunikasi daring
- Kolaborasi
- Pemetaan pikiran
- Konferensi video
- Visualisasi data
- Kemampuan beradaptasi
- Motivasi diri
- Organisasi dan perencanaan
- Presentasi
- Perangkat lunak (misalnya Google Docs, Gmail, dll.)
Ada berbagai keterampilan yang perlu diasah agar berhasil bekerja dari jarak jauh. Terserah Anda sebagai manajer dan bisnis untuk menyediakan alat dan pelatihan yang diperlukan untuk membantu memfasilitasi cara kerja baru ini.
Remote Working: Alat yang tepat untuk tenaga kerja Anda
Penyerapan konferensi video dalam beberapa tahun terakhir telah menunjukkan seberapa cepat orang dapat beradaptasi dengan teknologi baru bila diperlukan. Sekarang ada banyak alat online di luar sana untuk membantu membuat kerja jarak jauh menjadi lebih mudah dan lebih interaktif.
Namun, perlu dicatat bahwa banyak pekerja jarak jauh telah menyampaikan kekhawatiran tentang waktu mereka yang diatur secara berlebihan dan diharapkan tersedia 24/7 - diciptakan sebagai bias zona waktu. Hal ini terutama berlaku bagi mereka yang bekerja di zona waktu berbeda yang beroperasi pada jam berbeda misalnya AS dan Eropa.
Jadi, penting untuk mengenali perbedaan waktu terkait pekerja jarak jauh, terutama mereka yang bekerja untuk tim atau perusahaan global. Plus itu juga menjadi faktor bagi karyawan ketika mereka mempertimbangkan pekerjaan atau masa depan mereka dengan bisnis.
Dengan mengingat hal itu, berikut adalah beberapa contoh alat yang dapat Anda gunakan untuk tim Anda dalam berbagai kategori tergantung pada kebutuhan Anda.
Alat pertemuan
- Zoom - platform konferensi video yang dapat Anda gunakan untuk menyelenggarakan rapat dan ruang kerja kelompok untuk proyek atau curah pendapat
- Google Meet - pengganti hangout Google, staf dapat dengan mudah berkomunikasi melalui perangkat apa pun melalui video
- Microsoft Teams - tempat untuk bertemu, mengobrol, menelepon, dan berkolaborasi dalam satu ruang, terutama jika Anda sudah menggunakan Microsoft
Alat manajemen proyek
- Senin - alat manajemen proyek yang menggunakan alur kerja untuk memecah proyek dan menetapkan tenggat waktu di berbagai departemen
- Asana - membantu tim mengatur, melacak, dan mengelola pekerjaan mereka dengan menambahkan kolaborator
- Trello - adalah alat manajemen proyek dan produktivitas yang menggunakan 'papan' untuk mengatur tugas dengan kolom yang menyertakan tugas
- ClickUp - alat produktivitas pribadi yang dapat digunakan tim untuk membuat daftar atau papan berisi berbagai proyek yang baru saja bermitra dengan HubSpot
Alat kolaborasi
- Miro - menawarkan papan tulis virtual untuk proyek brainstorming dengan opsi untuk menambahkan file dan gambar
- Scribe - secara otomatis membuat panduan cara kerja, lengkap dengan tangkapan layar, petunjuk, dan klik yang dapat disesuaikan
- Weje - memiliki fungsi catatan tempel untuk menyimpan dan berbagi ide bersama dengan pembuat peta pikiran
Alat komunikasi
- Slack - alat komunikasi yang bagus untuk obrolan satu lawan satu atau di 'ruang' grup yang terintegrasi dengan Google Docs, Trello, dan alat lainnya. Baca selengkapnya tentang merek Slack dalam studi kasus kami.
- Chanty - aplikasi obrolan tim yang memerlukan sedikit atau tanpa pelatihan untuk bertukar pesan melalui panggilan video, pesan audio atau suara, dan pesan yang dapat diubah menjadi tugas
Alat berbagi dokumen
- Dropbox - layanan hosting file yang memungkinkan tim Anda menyimpan dan berbagi dokumen dari mana saja
- Google Drive - memungkinkan tim Anda untuk mengakses dan berbagi file di seluruh rangkaian perangkat lunak Microsoft
Alat pelacak waktu
- TimeDoctor - melacak waktu dan produktivitas di seluruh tim dan berguna untuk agensi dan tim perangkat lunak
Membangun tim & alat budaya
- Crystal - menawarkan tes kepribadian gratis untuk mempelajari lebih lanjut tentang tim Anda dan preferensi mereka untuk membangun gambaran tentang kebutuhan mereka
- Compt - membantu Anda menawarkan tunjangan khusus kepada karyawan Anda dengan membiarkan mereka memilih yang menarik bagi mereka
- PizzaTime - menyatukan tim jarak jauh Anda untuk berbagi makanan (sarapan, makan siang, atau pizza) di ruang virtual
Anda juga dapat membaca 'Visualisasi Data: Alat & Kiat untuk Pemasar' untuk mengetahui lebih lanjut tentang alat di area tersebut.
Sempurnakan keterampilan strategi dan perencanaan Anda
Mengelola tim, terutama jarak jauh atau hibrid, dapat menjadi tantangan. Kursus strategi dan perencanaan DMI mencakup topik dalam komunikasi digital, otomasi, analitik, penganggaran, dan strategi untuk memberi Anda pengetahuan dan keterampilan untuk memimpin. Mulailah hari ini!