วิธีจัดการทีมระยะไกล (และเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำได้)

การระบาดใหญ่ได้เปลี่ยนวิธีการทำงานของผู้คนและธุรกิจ ทำให้ได้รับคำว่า 'การลาออกครั้งใหญ่' สิ่งนี้นำไปสู่บริษัทต่างๆ ในอุตสาหกรรมต่างๆ ที่นำเสนอการทำงานแบบผสมผสานและการทำงานจากระยะไกลเพื่อสร้างความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตที่ดี ซึ่งจะช่วยรักษาและดึงดูดผู้มีความสามารถ

ในสหรัฐอเมริกา ประมาณหนึ่งในสามของพนักงานออฟฟิศได้กลับไปทำงานด้วยตนเองอย่างเต็มที่ตามข้อมูลของ Future Forum ในขณะที่เปอร์เซ็นต์นั้นมีเพียง 26 เปอร์เซ็นต์ในสหราชอาณาจักรและ 28 เปอร์เซ็นต์ในออสเตรเลีย เห็นได้ชัดว่าผู้คนไม่รีบกลับไปที่สำนักงาน และพนักงานจำนวนมากรู้สึกว่าพวกเขาทำงานได้ดีที่บ้าน ดังนั้น จึงไม่เห็นความจำเป็นที่จะละทิ้งความยืดหยุ่นนั้น

อย่างไรก็ตาม มีความท้าทายสำหรับผู้จัดการและคนอื่นๆ ในการจัดการทีมระยะไกล ในกรณีที่ไม่มีการประชุมแบบเห็นหน้า อาจมีการตัดการเชื่อมต่อระหว่างพนักงานและนายจ้างหากไม่มีแผนและเครื่องมือที่เหมาะสมที่จะช่วยให้คุณไม่พลาดการติดต่อ

มาดูวิธีง่ายๆ แต่ได้ผลที่คุณสามารถใช้ในการจัดการทีมทางไกลทุกขนาดเพื่อขับเคลื่อนการทำงานร่วมกันและการมีส่วนร่วม

1. ตั้งความคาดหวัง

หากคุณมีพนักงานที่ทำงานระยะไกลหรือไฮบริดเป็นหลัก คุณต้องตั้งความคาดหวัง แจ้งให้พนักงานของคุณทราบสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาและส่งมอบสิ่งที่ต้องรับผิดชอบ เพื่อให้พวกเขารู้ว่าอะไรที่จำเป็นในแต่ละวันและทุกสัปดาห์

ความคาดหวังเหล่านี้ควรเป็นจริงและบรรลุผลได้โดยมีระยะเวลาแนบมาด้วย อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับการมอบหมายโครงการหรืองานใดๆ ความยืดหยุ่นควรสร้างขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้คนต้องพึ่งพาผู้อื่นในการส่งข้อมูลหรือสารสนเทศ

นอกจากนี้ คุณควรให้ความสำคัญกับผลลัพธ์ที่จับต้องได้ เช่น ผู้จัดการโซเชียลมีเดียของคุณมีเป้าหมายที่จะให้การมีส่วนร่วมบน Facebook เพิ่มขึ้น 2 เปอร์เซ็นต์ในระยะเวลาหนึ่งเดือนตามแคมเปญการสร้างความสนใจในตัวสินค้า

ในการส่งมอบ พนักงานทุกคนควรมีสิทธิ์เข้าถึงทีมหรือเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องที่สามารถช่วยพวกเขาได้ ในฐานะผู้จัดการ คุณควรเตรียมตัวให้พร้อมและกำหนดเวลาการเช็คอินหรือการประชุมเป็นประจำเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการและอุปสรรคหรืออุปสรรคในการบรรลุผลลัพธ์

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดขอบเขตเกี่ยวกับชั่วโมงทำงานเพื่อให้ผู้คนทำงานเสร็จตรงเวลาและไม่ต้องทำงานเกินชั่วโมง

2. สร้างวัฒนธรรมแห่งความไว้วางใจ

อาจเป็นเรื่องยากเมื่อคุณไม่เห็นพนักงานของคุณทุกวัน เนื่องจากคุณไม่แน่ใจว่าพวกเขากำลังทำอะไรหรือเมื่อไหร่ แต่ความไว้วางใจเป็นสิ่งสำคัญในสภาพแวดล้อมการทำงานใหม่นี้

สำหรับพนักงานที่มีอยู่ คุณควรทราบอยู่แล้วว่าพวกเขามีความสามารถอะไรและระดับงานที่พวกเขาสามารถส่งมอบได้ หากคุณยังใหม่กับบทบาทในฐานะผู้จัดการ ให้พูดคุยกับผู้บริหารหรือทีม HR ของคุณเพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับทีมของคุณ เพื่อให้คุณทราบจุดแข็งและจุดอ่อนของพวกเขา และระดับการจัดการที่อาจจำเป็น

สำหรับผู้จ้างงานใหม่ คุณอาจเคยมีส่วนร่วมในขั้นตอนการสัมภาษณ์หรือเข้าถึง CV ของพวกเขาได้ ในช่วงเริ่มต้น เป็นความคิดที่ดีที่จะเช็คอินทุกวันเพื่อที่คุณจะได้แนะนำพวกเขาให้รู้จักกับบริษัทและทีม คุณต้องการหลีกเลี่ยงใครก็ตามที่รู้สึกโดดเดี่ยวหรือถูกทอดทิ้ง

อย่างไรก็ตาม สำหรับทั้งสองอย่าง ระวังอย่าจัดการแบบยิบย่อยและวางใจให้พนักงานมาหาคุณเมื่อพวกเขาต้องการคำแนะนำหรือต้องการปรึกษาหารือบางอย่าง การจัดการระดับจุลภาคไม่ค่อยได้รับการชื่นชม!

“การทำงานจากระยะไกลสามารถช่วยให้ผู้คนสามารถใช้เวลาระหว่างการทำงานและรีเฟรช และทำในสิ่งที่ทำให้พวกเขามีชีวิตที่แข็งแรงมากขึ้นและมีสามมิติ ซึ่งทำให้พวกเขาทำงานที่ยอดเยี่ยมได้มากขึ้น” กล่าว แอนน์ เฮเลน ปีเตอร์เซน นักเขียนและนักเขียนด้านวัฒนธรรมในรายการ Ezra Klein Show (New York Times podcast)

3. มีการเช็คอินเป็นประจำ

ความสม่ำเสมอของการเช็คอินและการประชุมของคุณจะขึ้นอยู่กับทีมของคุณ จะมีบางครั้ง เช่น แคมเปญการตลาดใหม่ เมื่อจำเป็นต้องมีการประชุมและการสนทนาเพิ่มเติม

แต่ก็จะมีบางครั้งที่ผู้คนรู้ว่าอะไรจำเป็น มีกำหนดการ และจำเป็นต้องส่งมอบ นี่อาจหมายถึงการใช้เวลาน้อยลงบน Zoom และสามารถทำสิ่งต่างๆ ผ่านอีเมลหรือเครื่องมือสื่อสารอื่นๆ ได้

ความสม่ำเสมอจะขึ้นอยู่กับพนักงานด้วย บางคนต้องการการจัดการและคำแนะนำมากกว่าคนอื่นๆ - คิดว่าเป็นมือใหม่ - ดังนั้นปรับการเช็คอินของคุณให้เหมาะสม การมีการประชุมทีมอย่างสม่ำเสมอก็เป็นประโยชน์เช่นกัน เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน

โปรดจำไว้ว่า คุณสามารถถามสมาชิกในทีมได้เสมอว่าพวกเขาคาดหวังและต้องการอะไรจากคุณ เพื่อให้คุณสามารถตอบสนองความต้องการของพวกเขาได้ คำติชมอาจเป็นวิธีที่ดีที่สุดที่จะรู้ว่าสิ่งที่จำเป็นคืออะไร

“เกือบ 46 เปอร์เซ็นต์ของผู้ตอบแบบสำรวจกล่าวว่าการขาดการสื่อสารคือความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับการจัดการการทำงานระยะไกล” การสำรวจของ HubStaff

4. ให้กำลังใจและสนับสนุนทางอารมณ์

ในสถานการณ์การทำงานระยะไกลมีความเสี่ยงที่ผู้คนอาจรู้สึกโดดเดี่ยวหรือเครียด บางคนทำงานได้ดีโดยลำพังและภายใต้พลังของตัวเอง ในขณะที่บางคนต้องการการสนับสนุนเพิ่มเติม

อย่าลืมเช็คอินกับพนักงานทุกคน แม้กระทั่งการถามคำถามง่ายๆ เช่น "คุณทำงานจากระยะไกลได้อย่างไร" สามารถช่วยให้คุณเข้าใจว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนเป็นอย่างไร

ความฉลาดทางอารมณ์มีความสำคัญในฐานะทักษะความเป็นผู้นำ มันสามารถช่วยเพิ่มความสัมพันธ์ของคุณในทุกระดับ และคุณควรตั้งเป้าที่จะฝึกฝนทุกวันในที่ทำงาน นอกจากนี้ยังเชื่อมโยงกับการฝึกสอนและการให้คำปรึกษาซึ่งจะช่วยให้คุณดึงเอาสิ่งที่ดีที่สุดในตัวพนักงานของคุณออกมา

“เห็นได้ชัดว่าเมื่อเกิดโรคระบาดขึ้น มีความท้าทายมากมาย แต่ก็มีประโยชน์บางอย่างเช่นกัน เช่น ความยืดหยุ่นในการทำงานจากทุกที่ และเราทุกคนประหลาดใจกับระดับที่คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ ผ่าน Zoom ได้ Dropbox และเครื่องมืออื่นๆ เราคิดว่าจะทำอย่างไรให้ได้รับสิ่งที่ดีที่สุดจากทั้งสองโลก ดังนั้นเราจึงเป็นแบบเสมือนจริงก่อน แต่ไม่ใช่แบบเสมือนจริงเท่านั้น” Drew Houston ซีอีโอและผู้ก่อตั้ง Dropbox กล่าวในพอดคาสต์ Big Tech Show (บริษัทอิสระสัญชาติไอริช)

5. ฝึกฝนทักษะระยะไกล

มีทักษะบางอย่างเมื่อผู้คนทำงานจากระยะไกลที่พวกเขาอาจต้องเรียนรู้หรือฟื้นฟู เช่น การจัดการเวลา การขัดเกลาทักษะที่ยั่งยืนนี้จะช่วยให้พนักงานจัดการเวลาให้พอดีกับการประชุมและส่งมอบงานภายในกรอบเวลาที่กำหนด

ทักษะอื่นๆ ที่อาจจำเป็นต้องมีในฐานะผู้ปฏิบัติงานทางไกล (ทักษะเชิงปฏิบัติและทักษะด้านอารมณ์) คือ:

• การจัดการโครงการ
• องค์กรและการวางแผน
• การสื่อสารออนไลน์
• การทำงานร่วมกัน
• แผนผังความคิด
• การประชุมทางวิดีโอ
• การแสดงข้อมูล
• ความสามารถในการปรับตัว
• แรงจูงใจในตนเอง
• องค์กรและการวางแผน
• การนำเสนอ
• ซอฟต์แวร์ (เช่น Google Docs, Gmail เป็นต้น)

มีทักษะหลายอย่างที่ต้องฝึกฝนเพื่อให้ทำงานจากระยะไกลได้สำเร็จ ในฐานะผู้จัดการและธุรกิจนั้นขึ้นอยู่กับคุณในการจัดหาเครื่องมือและการฝึกอบรมที่จำเป็นเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานแบบใหม่นี้

การทำงานระยะไกล: เครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับพนักงานของคุณ

การใช้การประชุมทางวิดีโอในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาแสดงให้เห็นว่าผู้คนสามารถปรับตัวเข้ากับเทคโนโลยีใหม่ได้เร็วเพียงใดเมื่อจำเป็น ขณะนี้มีเครื่องมือออนไลน์มากมายที่จะช่วยให้การทำงานจากระยะไกลง่ายขึ้นและมีการโต้ตอบมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม ควรสังเกตว่าพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลจำนวนมากแสดงความกังวลเกี่ยวกับการถูกควบคุมดูแลมากเกินไปในแง่ของเวลา และคาดว่าจะพร้อมให้บริการทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง ซึ่งถูกเรียกว่าเป็นเขตเวลาที่มีอคติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ทำงานในเขตเวลาที่แตกต่างกันซึ่งทำงานในชั่วโมงที่แตกต่างกัน เช่น สหรัฐอเมริกาและยุโรป

ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงความแตกต่างของเวลาเมื่อพูดถึงผู้ปฏิบัติงานทางไกล โดยเฉพาะผู้ที่ทำงานให้กับทีมหรือองค์กรระดับโลก นอกจากนี้ยังเป็นปัจจัยสำหรับพนักงานเมื่อพวกเขาพิจารณางานหรืออนาคตกับธุรกิจ

ด้วยเหตุนี้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของเครื่องมือที่คุณสามารถใช้สำหรับทีมของคุณภายใต้หมวดหมู่ต่างๆ โดยขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ

เครื่องมือการประชุม

• Zoom - แพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอที่คุณสามารถใช้จัดการประชุมและห้องกลุ่มย่อยสำหรับโครงการหรือการระดมความคิด
• Google Meet - แทนที่ Google Hangouts พนักงานสามารถสื่อสารผ่านอุปกรณ์ใดก็ได้ผ่านวิดีโอ
• Microsoft Teams - สถานที่สำหรับพบปะ สนทนา โทร และทำงานร่วมกันในพื้นที่เดียว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้ Microsoft อยู่แล้ว

เครื่องมือการจัดการโครงการ

• วันจันทร์ - เครื่องมือการจัดการโครงการที่ใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อแยกย่อยโครงการและกำหนดเส้นตายในแผนกต่างๆ
• Asana - ช่วยให้ทีมจัดระเบียบ ติดตาม และจัดการงานของพวกเขาโดยการเพิ่มผู้ทำงานร่วมกัน
• Trello - เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการและเพิ่มประสิทธิภาพที่ใช้ 'บอร์ด' เพื่อจัดระเบียบงานด้วยคอลัมน์ที่มีงาน
• ClickUp - เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลที่ทีมสามารถใช้เพื่อสร้างรายการหรือกระดานที่เต็มไปด้วยโครงการต่างๆ ที่เพิ่งร่วมมือกับ HubSpot

เครื่องมือการทำงานร่วมกัน

• Miro - เสนอกระดานไวท์บอร์ดเสมือนจริงสำหรับโครงการระดมความคิดพร้อมตัวเลือกในการเพิ่มไฟล์และรูปภาพ
• Scribe - สร้างคำแนะนำวิธีใช้โดยอัตโนมัติ พร้อมภาพหน้าจอ คำแนะนำ และการคลิกที่ปรับแต่งได้
• Weje - มีฟังก์ชันโน้ตสำหรับบันทึกและแชร์ไอเดียพร้อมกับเครื่องมือสร้างแผนที่ความคิด

เครื่องมือสื่อสาร

• Slack - เครื่องมือสื่อสารที่ดีสำหรับการแชทแบบตัวต่อตัวหรือใน 'ห้อง' แบบกลุ่มที่รวมเข้ากับ Google Docs, Trello และเครื่องมืออื่นๆ อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับแบรนด์ Slack ในกรณีศึกษาของเรา
• Chanty - แอปแชทสำหรับทีมที่ต้องการการฝึกอบรมเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อความผ่านแฮงเอาท์วิดีโอ ข้อความเสียงหรือข้อความเสียง และข้อความที่สามารถเปลี่ยนเป็นงานได้

เครื่องมือแบ่งปันเอกสาร

• Dropbox - บริการโฮสต์ไฟล์ที่ช่วยให้ทีมของคุณสามารถจัดเก็บและแบ่งปันเอกสารได้จากทุกที่
• Google ไดรฟ์ - อนุญาตให้ทีมของคุณเข้าถึงและแชร์ไฟล์ในชุดซอฟต์แวร์ของ Microsoft

เครื่องมือติดตามเวลา

• TimeDoctor - ติดตามเวลาและผลผลิตระหว่างทีมและมีประโยชน์สำหรับหน่วยงานและทีมซอฟต์แวร์

เครื่องมือสร้างทีมและวัฒนธรรม

• Crystal - เสนอแบบทดสอบบุคลิกภาพฟรีเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับทีมของคุณและความชอบของพวกเขา เพื่อสร้างภาพความต้องการของพวกเขา
• Compt - ช่วยให้คุณเสนอสิทธิพิเศษที่เหมาะกับพนักงานของคุณโดยให้พวกเขาเลือกสิ่งที่สนใจ
• PizzaTime - นำทีมระยะไกลของคุณมารวมกันเพื่อแบ่งปันอาหาร (อาหารเช้า อาหารกลางวัน หรือพิซซ่า) ในพื้นที่เสมือนจริง

คุณยังสามารถอ่าน 'การแสดงข้อมูล: เครื่องมือและเคล็ดลับสำหรับนักการตลาด' เพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือในด้านนั้น

ปรับแต่งกลยุทธ์และทักษะการวางแผนของคุณ

การจัดการทีม โดยเฉพาะระยะไกลหรือแบบผสมผสานอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย หลักสูตรกลยุทธ์และการวางแผนของ DMI ครอบคลุมหัวข้อต่างๆ ในการสื่อสารดิจิทัล ระบบอัตโนมัติ การวิเคราะห์ การจัดทำงบประมาณ และกลยุทธ์เพื่อให้คุณมีความรู้และทักษะในการเป็นผู้นำ เริ่มต้นวันนี้!

ที่เกี่ยวข้อง

• 5 วิธีในการยกระดับทักษะการตลาดและทีมขายของคุณ
• ทำไมความเป็นผู้นำทางความคิดจึงยังมีความสำคัญ
• ความเป็นผู้นำคืออะไร?