Come gestire un team remoto (e gli strumenti per aiutarti a farlo)
Pubblicato: 2022-11-29La pandemia ha cambiato il modo in cui le persone lavorano e operano le imprese, guadagnandosi il termine "la grande rassegnazione". Ciò ha portato le aziende di tutti i settori a offrire lavoro ibrido e remoto per fornire un sano equilibrio tra lavoro e vita privata che trattiene e attrae i talenti.
Negli Stati Uniti, circa un terzo degli impiegati è tornato a lavorare completamente di persona secondo i dati del Future Forum, mentre tale percentuale è solo del 26% nel Regno Unito e del 28% in Australia. Le persone chiaramente non tornano di corsa in ufficio e molti dipendenti ritengono di aver ottenuto buoni risultati a casa, quindi non vedono la necessità di abbandonare tale flessibilità.
Tuttavia, ci sono sfide per i manager e gli altri per gestire un team remoto. In assenza di incontri faccia a faccia, può esserci una disconnessione tra dipendenti e datori di lavoro se non esiste un piano in atto e strumenti adeguati per aiutarti a rimanere in contatto.
Diamo un'occhiata a modi semplici ma efficaci che puoi utilizzare per gestire un team remoto di qualsiasi dimensione per favorire la collaborazione e il coinvolgimento.
1. Imposta le aspettative
Se disponi di una forza lavoro principalmente remota o ibrida, devi stabilire delle aspettative. Fai sapere al tuo personale cosa ci si aspetta da loro e di avere risultati di cui sono responsabili in modo che sappiano cosa è richiesto quotidianamente e settimanalmente.
Queste aspettative dovrebbero essere realistiche e realizzabili, con scadenze allegate. Tuttavia, come qualsiasi progetto o incarico di lavoro, la flessibilità dovrebbe essere incorporata, in particolare quando le persone si affidano ad altri per fornire dati o informazioni.
Dovresti anche concentrarti su risultati tangibili, ad esempio, il tuo gestore di social media ha l'obiettivo di aumentare del 2% il coinvolgimento su Facebook nell'arco di un mese sulla base di una campagna di lead generation.
Per consegnare, tutti i dipendenti dovrebbero avere accesso al proprio team o ai membri del personale interessati che possono aiutarli. In qualità di manager, dovresti anche essere disponibile e programmare riunioni o incontri regolari per discutere del progetto e di eventuali ostacoli o ostacoli al raggiungimento dei risultati.
Assicurati di fissare limiti all'orario di lavoro in modo che le persone finiscano in orario e non lavorino ore extra.
2. Costruire una cultura della fiducia
Può essere difficile quando non vedi il tuo staff ogni giorno perché non sei sicuro di cosa stiano facendo o quando. Ma la fiducia è fondamentale in questo nuovo ambiente di lavoro.
Per il personale esistente, dovresti già sapere di cosa è capace e il livello di lavoro che può fornire. Se sei nuovo nel ruolo di manager, parla con il tuo dirigente o il team delle risorse umane per saperne di più sul tuo team in modo da conoscerne i punti di forza e di debolezza e il livello di gestione che potrebbe essere richiesto.
Per i nuovi assunti, potresti essere stato coinvolto nel processo di colloquio o puoi accedere al loro CV. All'inizio, sarebbe una buona idea fare check-in giornalieri in modo da poterli presentare all'azienda e al team. Vuoi evitare che qualcuno si senta isolato o lasciato indietro.
Tuttavia, per entrambi, fai attenzione a non micro-gestire e affidati al tuo staff per venire da te quando hanno bisogno di una guida o vogliono discutere di qualcosa. La microgestione è raramente apprezzata!
"Il lavoro a distanza può davvero aiutare le persone a prendersi quel tempo tra il lavoro e l'aggiornamento e fare cose che danno loro una vita molto più solida e tridimensionale che consente loro anche di fare un lavoro molto più eccellente", ha detto Anne Helen Petersen, scrittrice culturale e autrice dell'Ezra Klein Show (podcast del New York Times).
3. Avere controlli regolari
La regolarità dei tuoi check-in e delle riunioni dipenderà dal tuo team. Ci saranno momenti, come una nuova campagna di marketing, in cui saranno necessarie più riunioni e discussioni.
Ma ci saranno anche momenti in cui le persone sanno cosa è richiesto, hanno un programma in atto e devono consegnare. Ciò può significare che è necessario meno tempo su Zoom e le cose possono essere fatte tramite e-mail o altri strumenti di comunicazione.
La regolarità dipenderà anche dal dipendente. Alcuni hanno bisogno di più gestione e guida di altri - pensa ai nuovi principianti - quindi regola i tuoi check-in di conseguenza. È anche utile tenere riunioni regolari del team per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Ricorda, puoi sempre chiedere ai membri del team cosa si aspettano e cosa vogliono da te in modo da poter soddisfare le loro esigenze. Il feedback può essere il modo migliore per sapere cosa è richiesto.
"Quasi il 46% degli intervistati ha affermato che la mancanza di comunicazione è la sfida più grande per la gestione del lavoro a distanza" Sondaggio HubStaff
4. Offri incoraggiamento e supporto emotivo
C'è il rischio in uno scenario di lavoro a distanza che le persone possano sentirsi isolate o stressate. Alcune persone lavorano bene da sole e con le proprie forze, mentre altre richiedono più supporto.
Assicurati di fare il check-in con tutti i dipendenti. Anche facendo una semplice domanda come "come ti trovi a lavorare da remoto?" può aiutarti a capire come sta andando ogni membro del team.
L'intelligenza emotiva è importante come capacità di leadership. Può aiutarti a migliorare le tue relazioni a tutti i livelli e dovresti mirare a praticarlo ogni giorno sul posto di lavoro. Si collega anche al coaching e al mentoring che ti aiuteranno a tirare fuori il meglio dai tuoi dipendenti.
"Era chiaro che una volta che la pandemia ha colpito c'erano molte sfide, ma c'erano anche alcuni vantaggi come la flessibilità di poter lavorare da qualsiasi luogo, e siamo rimasti tutti sorpresi dal grado in cui puoi fare le cose su Zoom, Dropbox e altri strumenti. Abbiamo pensato a come ottenere il meglio da entrambi i mondi. Quindi, prima di tutto siamo virtuali, ma non solo virtuali", ha affermato il CEO e fondatore di Dropbox, Drew Houston, nel podcast del Big Tech Show (Irish Independent).
5. Affina le competenze a distanza
Ci sono alcune abilità quando le persone lavorano in remoto che potrebbero aver bisogno di apprendere o aggiornare, come la gestione del tempo. Il perfezionamento di questa abilità sempreverde aiuterà i dipendenti a gestire il proprio tempo per adattarsi alle riunioni e consegnare il lavoro entro un periodo di tempo prestabilito.
Altre competenze che possono essere richieste come lavoratore a distanza (competenze pratiche e trasversali) sono:
- Gestione di progetto
- Organizzazione e pianificazione
- Comunicazione in linea
- Collaborazione
- Mappa mentale
- Videoconferenza
- Visualizzazione dati
- Adattabilità
- Auto motivazione
- Organizzazione e pianificazione
- Presentazione
- Software (ad es. Google Docs, Gmail, ecc.)
C'è una serie di competenze che devono essere affinate per lavorare con successo da remoto. Spetta a te come manager e all'azienda fornire gli strumenti e la formazione necessari per facilitare questo nuovo modo di lavorare.
Lavoro da remoto: gli strumenti giusti per la tua forza lavoro
L'adozione della videoconferenza negli ultimi anni ha dimostrato quanto velocemente le persone possono adattarsi a una nuova tecnologia quando richiesto. Ora c'è una serie di strumenti online là fuori per aiutare a rendere il lavoro a distanza più facile e più interattivo.
Tuttavia, va notato che molti lavoratori remoti hanno espresso preoccupazione per l'eccessiva sorveglianza in termini di tempo e dovrebbero essere disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, coniato come distorsione del fuso orario. Ciò è particolarmente vero per coloro che lavorano in fusi orari diversi che operano in orari diversi, ad esempio negli Stati Uniti e in Europa.
Pertanto, è importante riconoscere le differenze di fuso orario quando si tratta di lavoratori remoti, in particolare quelli che lavorano per team o aziende globali. Inoltre è anche un fattore per i dipendenti quando considerano il loro lavoro o il futuro con l'azienda.
Con questo in mente, ecco alcuni esempi di strumenti che puoi utilizzare per il tuo team in diverse categorie a seconda delle tue esigenze.
Strumenti per riunioni
- Zoom : una piattaforma di videoconferenza che puoi utilizzare per ospitare riunioni e gruppi di lavoro per progetti o brainstorming
- Google Meet : un sostituto di Google Hangouts, il personale può facilmente comunicare tramite qualsiasi dispositivo tramite video
- Microsoft Teams : un luogo in cui incontrarsi, chattare, chiamare e collaborare in un unico spazio, in particolare se si utilizza già Microsoft
Strumenti di gestione del progetto
- Lunedì : uno strumento di gestione dei progetti che utilizza i flussi di lavoro per suddividere i progetti e assegnare le scadenze a una vasta gamma di dipartimenti
- Asana : aiuta i team a organizzare, monitorare e gestire il proprio lavoro aggiungendo collaboratori
- Trello - è uno strumento di gestione dei progetti e produttività che utilizza "schede" per organizzare le attività con colonne che includono attività
- ClickUp : uno strumento di produttività personale che i team possono utilizzare per creare elenchi o schede piene di diversi progetti che hanno appena collaborato con HubSpot
Strumenti di collaborazione
- Miro - offre una lavagna virtuale per progetti di brainstorming con la possibilità di aggiungere file e immagini
- Scribe : crea automaticamente una guida pratica, completa di schermate, istruzioni e clic personalizzabili
- Weje - ha una funzione di nota adesiva per salvare e condividere idee insieme a un creatore di mappe mentali
Strumenti di comunicazione
- Slack : un buon strumento di comunicazione per chat individuali o in "stanze" di gruppo integrato con Google Docs, Trello e altri strumenti. Maggiori informazioni sul marchio Slack nel nostro case study.
- Chanty : un'app di chat di gruppo che richiede poca o nessuna formazione per lo scambio di messaggi tramite videochiamate, messaggi audio o vocali e messaggi che possono essere trasformati in attività
Strumenti di condivisione dei documenti
- Dropbox : un servizio di file hosting che consente al tuo team di archiviare e condividere documenti da qualsiasi luogo
- Google Drive : consente al tuo team di accedere e condividere file attraverso la suite di software Microsoft
Strumenti per il monitoraggio del tempo
- TimeDoctor : tiene traccia del tempo e della produttività tra i team ed è utile per agenzie e team di software
Strumenti di team building e cultura
- Crystal : offre un test della personalità gratuito per saperne di più sulla tua squadra e sulle sue preferenze per creare un quadro delle loro esigenze
- Compt : ti aiuta a offrire vantaggi su misura ai tuoi dipendenti consentendo loro di scegliere quelli che li attraggono
- PizzaTime : riunisce il tuo team remoto per condividere il cibo (colazione, pranzo o pizza) in uno spazio virtuale
Puoi anche leggere "Visualizzazione dei dati: strumenti e suggerimenti per gli esperti di marketing" per saperne di più sugli strumenti in quell'area.
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