Como gerenciar uma equipe remota (e as ferramentas para ajudá-lo a fazer isso)
Publicados: 2022-11-29A pandemia mudou a forma como as pessoas trabalham e as empresas operam - ganhando o termo 'a grande demissão'. Isso levou empresas de todos os setores a oferecer trabalho híbrido e remoto para fornecer um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal que retém e atrai talentos.
Nos Estados Unidos, cerca de um terço dos funcionários de escritório voltaram ao trabalho totalmente presencial, de acordo com dados do Future Forum, enquanto essa porcentagem é de apenas 26% no Reino Unido e 28% na Austrália. As pessoas claramente não estão voltando para o escritório com pressa e muitos funcionários sentem que tiveram um bom desempenho em casa, então não vejo necessidade de abandonar essa flexibilidade.
No entanto, existem desafios para gerentes e outros gerenciarem uma equipe remota. Na ausência de reuniões presenciais, pode haver uma desconexão entre funcionários e empregadores se não houver um plano e ferramentas adequadas para ajudá-lo a permanecer conectado.
Vejamos maneiras simples, mas eficazes, que você pode usar para gerenciar uma equipe remota de qualquer tamanho para impulsionar a colaboração e o engajamento.
1. Defina expectativas
Se você tem uma força de trabalho que é principalmente remota ou híbrida, você precisa definir expectativas. Deixe sua equipe saber o que se espera deles e tenha entregas pelas quais eles são responsáveis, para que saibam o que é necessário diariamente e semanalmente.
Essas expectativas devem ser realistas e alcançáveis, com cronogramas anexados. No entanto, como qualquer projeto ou atribuição de trabalho, a flexibilidade deve ser incorporada, principalmente quando as pessoas dependem de outras para fornecer dados ou informações.
Você também deve se concentrar em resultados tangíveis, por exemplo, seu gerente de mídia social tem como meta fornecer um aumento de 2% no engajamento no Facebook ao longo de um mês com base em uma campanha de geração de leads.
Para entregar, todos os funcionários devem ter acesso a sua equipe ou a membros relevantes da equipe que possam ajudá-los. Como gerente, você também deve estar disponível e agendar check-ins ou reuniões regulares para discutir o projeto e quaisquer obstáculos ou obstáculos para alcançar os resultados.
Certifique-se de definir limites em torno do horário de trabalho para que as pessoas terminem no horário e não trabalhem horas extras.
2. Crie uma cultura de confiança
Pode ser difícil quando você não vê sua equipe todos os dias, pois não tem certeza do que eles estão fazendo ou quando. Mas a confiança é crucial neste novo ambiente de trabalho.
Para a equipe existente, você já deve saber do que eles são capazes e o nível de trabalho que podem oferecer. Se você é novo na função de gerente, converse com seu executivo ou equipe de RH para saber mais sobre sua equipe, para conhecer seus pontos fortes e fracos e o nível de gerenciamento que pode ser necessário.
Para novos contratados, você pode ter participado do processo de entrevista ou pode ter acesso ao currículo deles. No início, seria uma boa ideia fazer check-ins diários para que você possa apresentá-los à empresa e à equipe. Você quer evitar que alguém se sinta isolado ou deixado para trás.
No entanto, para ambos, tome cuidado para não microgerenciar e confie em sua equipe para procurá-lo quando precisar de orientação ou quiser discutir algo. O microgerenciamento raramente é apreciado!
“O trabalho remoto pode realmente ajudar as pessoas a aproveitar esse tempo entre o trabalho e a atualização e fazer coisas que lhes dão uma vida muito mais robusta e tridimensional que também possibilita que elas façam um trabalho muito mais excelente”, disse Anne Helen Petersen, escritora de cultura e autora do Ezra Klein Show (podcast do New York Times).
3. Faça check-ins regulares
A regularidade de seus check-ins e reuniões dependerá de sua equipe. Haverá momentos - como uma nova campanha de marketing - em que mais reuniões serão necessárias e discussões serão necessárias.
Mas também haverá momentos em que as pessoas saberão o que é necessário, terão um cronograma definido e precisarão entregar. Isso pode significar que menos tempo é necessário no Zoom e as coisas podem ser feitas por e-mail ou outras ferramentas de comunicação.
A regularidade também dependerá do empregado. Alguns precisam de mais gerenciamento e orientação do que outros - pense em iniciantes - então ajuste seus check-ins de acordo. Também é benéfico ter reuniões de equipe regulares para garantir que todos estejam na mesma página.
Lembre-se, você sempre pode perguntar aos membros da equipe o que eles esperam e querem de você para que você possa atender às suas necessidades. O feedback pode ser a melhor maneira de saber o que é necessário.
“Quase 46% dos entrevistados disseram que a falta de comunicação é o maior desafio para gerenciar o trabalho remoto” Pesquisa da HubStaff
4. Ofereça encorajamento e apoio emocional
Em um cenário de trabalho remoto, existe o risco de as pessoas se sentirem isoladas ou estressadas. Algumas pessoas trabalham bem sozinhas e por conta própria, enquanto outras precisam de mais apoio.
Certifique-se de verificar com todos os funcionários. Mesmo fazendo uma pergunta simples como “como você está trabalhando remotamente?” pode ajudá-lo a entender como cada membro da equipe está se saindo.
A inteligência emocional é importante como uma habilidade de liderança. Pode ajudar a melhorar seus relacionamentos em todos os níveis, e você deve praticá-lo todos os dias no local de trabalho. Ele também se relaciona com coaching e mentoring, que o ajudarão a extrair o melhor de seus funcionários.
“Ficou claro que, quando a pandemia atingiu, havia muitos desafios, mas também havia alguns benefícios, como a flexibilidade de poder trabalhar de qualquer lugar, e todos ficamos surpresos com o grau em que você pode fazer as coisas com o Zoom. Dropbox e outras ferramentas. Pensamos em como obter o melhor dos dois mundos. Portanto, somos virtuais primeiro, mas não apenas virtuais”, disse o CEO e fundador do Dropbox, Drew Houston, no podcast Big Tech Show (Irish Independent).
5. Aprimore habilidades remotas
Existem algumas habilidades quando as pessoas trabalham remotamente que podem precisar aprender ou atualizar, como gerenciamento de tempo. O polimento dessa habilidade permanente ajudará os funcionários a gerenciar seu tempo para se encaixar nas reuniões e entregar o trabalho dentro de um prazo definido.
Outras habilidades que podem ser exigidas como trabalhador remoto (práticas e soft skills) são:
- Gerenciamento de Projetos
- Organização e planejamento
- Comunicação online
- Colaboração
- Mapeamento da mente
- Vídeo conferência
- Visualização de dados
- Adaptabilidade
- Auto-motivação
- Organização e planejamento
- Apresentação
- Software (por exemplo, Google Docs, Gmail, etc.)
Há uma série de habilidades que precisam ser aprimoradas para trabalhar remotamente com sucesso. Cabe a você, como gerente e à empresa, fornecer as ferramentas e o treinamento necessários para facilitar essa nova maneira de trabalhar.
Trabalho remoto: as ferramentas certas para sua força de trabalho
A aceitação da videoconferência nos últimos anos mostrou a rapidez com que as pessoas podem se adaptar a uma nova tecnologia quando necessário. Agora existe uma série de ferramentas online disponíveis para ajudar a tornar o trabalho remoto mais fácil e interativo.
No entanto, deve-se notar que muitos trabalhadores remotos levantaram preocupações sobre serem superpoliciados em termos de tempo e esperavam estar disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana - cunhado como viés de fuso horário. Isso é particularmente verdadeiro para aqueles que trabalham em fusos horários diferentes que operam em horários diferentes, por exemplo, nos EUA e na Europa.
Portanto, é importante reconhecer as diferenças de horário quando se trata de trabalhadores remotos, principalmente aqueles que trabalham para equipes ou corporações globais. Além disso, também é um fator para os funcionários quando eles consideram seu trabalho ou futuro na empresa.
Com isso em mente, aqui estão alguns exemplos de ferramentas que você pode usar para sua equipe em diferentes categorias, dependendo de suas necessidades.
Ferramentas de reunião
- Zoom - uma plataforma de videoconferência que você pode usar para hospedar reuniões e salas de descanso para projetos ou brainstorming
- Google Meet - um substituto para os hangouts do Google, a equipe pode se comunicar facilmente por meio de qualquer dispositivo via vídeo
- Microsoft Teams - um lugar para conhecer, conversar, ligar e colaborar em um espaço, principalmente se você já usa o Microsoft
Ferramentas de gerenciamento de projetos
- Segunda- feira - uma ferramenta de gerenciamento de projetos que usa fluxos de trabalho para dividir projetos e atribuir prazos a vários departamentos
- Asana - ajuda as equipes a organizar, rastrear e gerenciar seu trabalho adicionando colaboradores
- Trello - é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e produtividade que usa 'quadros' para organizar tarefas com colunas que incluem tarefas
- ClickUp - uma ferramenta de produtividade pessoal que as equipes podem usar para criar listas ou quadros cheios de projetos diferentes que acabaram de fazer parceria com a HubSpot
Ferramentas de colaboração
- Miro - oferece um quadro branco virtual para projetos de brainstorming com a opção de adicionar arquivos e imagens
- Scribe - cria automaticamente um guia de instruções, completo com capturas de tela, instruções e cliques que podem ser personalizados
- Weje - tem uma função de lembrete para salvar e compartilhar ideias junto com um criador de mapas mentais
Ferramentas de comunicação
- Slack - uma boa ferramenta de comunicação para bate-papos individuais ou em 'salas' em grupo integrada ao Google Docs, Trello e outras ferramentas. Leia mais sobre a marca Slack em nosso estudo de caso.
- Chanty - um aplicativo de bate-papo em equipe que requer pouco ou nenhum treinamento para troca de mensagens por meio de chamadas de vídeo, mensagens de áudio ou voz e mensagens que podem ser transformadas em tarefas
Ferramentas de compartilhamento de documentos
- Dropbox - um serviço de hospedagem de arquivos que permite que sua equipe armazene e compartilhe documentos de qualquer lugar
- Google Drive - permite que sua equipe acesse e compartilhe arquivos no pacote de software da Microsoft
Ferramentas de rastreamento de tempo
- TimeDoctor - rastreia o tempo e a produtividade entre as equipes e é útil para agências e equipes de software
Ferramentas de formação e cultura de equipe
- Crystal - oferece um teste de personalidade gratuito para aprender mais sobre sua equipe e suas preferências para criar uma imagem de suas necessidades
- Compt - ajuda você a oferecer benefícios personalizados para seus funcionários, permitindo que eles escolham aqueles que os atraem
- PizzaTime - reúne sua equipe remota para compartilhar comida (café da manhã, almoço ou pizza) em um espaço virtual
Você também pode ler 'Visualização de dados: ferramentas e dicas para profissionais de marketing' para saber mais sobre ferramentas nessa área.
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