Как управлять удаленной командой (и инструменты, которые помогут вам в этом)
Опубликовано: 2022-11-29Пандемия изменила то, как работают люди и бизнес, что заслужило термин «великая отставка». Это привело к тому, что компании из разных отраслей предлагают гибридную и удаленную работу, чтобы обеспечить здоровый баланс между работой и личной жизнью, который удерживает и привлекает таланты.
Согласно данным Future Forum, в Соединенных Штатах около трети офисных работников вернулись к полностью личной работе, в то время как этот процент составляет всего 26 процентов в Великобритании и 28 процентов в Австралии. Люди явно не спешат обратно в офис, и многие сотрудники считают, что дома они работают хорошо, поэтому не видят необходимости отказываться от такой гибкости.
Тем не менее, у менеджеров и других лиц есть проблемы с управлением удаленной командой. В отсутствие личных встреч может возникнуть разрыв между работниками и работодателями, если нет плана и надлежащих инструментов, которые помогут вам оставаться на связи.
Давайте рассмотрим простые, но эффективные способы, которые вы можете использовать для управления удаленной командой любого размера, чтобы стимулировать совместную работу и взаимодействие.
1. Установите ожидания
Если у вас есть рабочая сила, которая в основном работает удаленно или гибридно, вам нужно установить ожидания. Сообщите своим сотрудникам, что от них ожидается, и определите результаты, за которые они несут ответственность, чтобы они знали, что требуется ежедневно и еженедельно.
Эти ожидания должны быть реалистичными и достижимыми, с установленными сроками. Однако, как и в любом проекте или рабочем задании, гибкость должна быть встроена, особенно когда люди полагаются на других в предоставлении данных или информации.
Вы также должны сосредоточиться на ощутимых результатах, например, у вашего менеджера по социальным сетям есть цель повысить активность на Facebook на 2% в течение месяца на основе кампании по привлечению потенциальных клиентов.
Для реализации все сотрудники должны иметь доступ к своей команде или соответствующим сотрудникам, которые могут им помочь. Как менеджер, вы также должны быть доступны и планировать регулярные проверки или встречи для обсуждения проекта и любых препятствий или препятствий на пути к достижению результатов.
Обязательно установите границы рабочего времени, чтобы люди заканчивали работу вовремя и не работали сверхурочно.
2. Создайте культуру доверия
Это может быть сложно, когда вы не видите своих сотрудников каждый день, поскольку вы не уверены, что они делают и когда. Но доверие имеет решающее значение в этой новой рабочей среде.
Что касается существующих сотрудников, вы уже должны знать, на что они способны и какой уровень работы они могут выполнить. Если вы новичок в роли менеджера, поговорите со своим руководителем или отделом кадров, чтобы узнать больше о вашей команде, чтобы вы знали их сильные и слабые стороны и уровень управления, который может потребоваться.
Что касается новых сотрудников, вы, возможно, участвовали в процессе собеседования или можете получить доступ к их резюме. В начале было бы неплохо проводить ежедневные проверки, чтобы вы могли представить их компании и команде. Вы хотите, чтобы никто не чувствовал себя изолированным или брошенным.
Тем не менее, в обоих случаях будьте осторожны, чтобы не управлять на микроуровне, и доверяйте своим сотрудникам приходить к вам, когда им нужно руководство или они хотят что-то обсудить. Микроуправление редко ценится!
«Удаленная работа на самом деле может действительно помочь людям, которые могут использовать это время между работой и отдыхом и делать вещи, которые делают их жизнь намного более полноценной и трехмерной, что также позволяет им делать гораздо более качественную работу», — сказал он. Энн Хелен Петерсен, культуролог и автор шоу Эзры Кляйна (подкаст New York Times).
3. Регулярно проверяйте
Регулярность ваших проверок и встреч будет зависеть от вашей команды. Будут моменты, например, новая маркетинговая кампания, когда потребуется больше встреч и обсуждений.
Но также будут времена, когда люди знают, что требуется, имеют график и должны выполнить. Это может означать, что на Zoom требуется меньше времени, и все можно сделать с помощью электронной почты или других средств связи.
Регулярность также будет зависеть от работника. Некоторым требуется больше управления и руководства, чем другим — подумайте о новичках — поэтому соответствующим образом скорректируйте свои проверки. Также полезно проводить регулярные собрания команды, чтобы убедиться, что все находятся на одной волне.
Помните, что вы всегда можете спросить членов команды, чего они ожидают и хотят от вас, чтобы вы могли удовлетворить их потребности. Обратная связь может быть лучшим способом узнать, что требуется.
«Почти 46% респондентов заявили, что отсутствие связи является самой большой проблемой при управлении удаленной работой» , — опрос HubStaff.
4. Предлагайте ободрение и эмоциональную поддержку
В сценарии удаленной работы существует риск того, что люди могут почувствовать себя изолированными или напряженными. Некоторые люди хорошо работают в одиночку и своими силами, в то время как другим требуется дополнительная поддержка.
Не забудьте проверить всех сотрудников. Даже задав простой вопрос вроде «Как вам работа на удаленке?» может помочь вам получить представление о том, как работает каждый член команды.
Эмоциональный интеллект важен как лидерский навык. Это может помочь улучшить ваши отношения на всех уровнях, и вы должны стремиться практиковать это каждый день на рабочем месте. Это также связано с коучингом и наставничеством, которые помогут вам выявить лучшее в ваших сотрудниках.
«Когда разразилась пандемия, стало ясно, что возникло много проблем, но были и некоторые преимущества, такие как гибкость, возможность работать из любого места, и мы все были удивлены степенью, в которой вы можете решать задачи с помощью Zoom, Дропбокс и другие инструменты. Мы думали о том, как получить лучшее из обоих миров. Итак, мы виртуальные в первую очередь, но не только виртуальные», — сказал генеральный директор и основатель Dropbox Дрю Хьюстон в подкасте Big Tech Show (Irish Independent).
5. Оттачивайте навыки удаленной работы
Есть некоторые навыки, когда люди работают удаленно, которые им, возможно, потребуется изучить или освежить, например, тайм-менеджмент. Оттачивание этого вечнозеленого навыка поможет сотрудникам планировать свое время, чтобы вписываться в встречи и выполнять работу в установленные сроки.
Другие навыки, которые могут потребоваться в качестве удаленного работника (практические и социальные навыки):
- Управление проектом
- Организация и планирование
- Онлайн общение
- Сотрудничество
- Майндмэппинг
- Видео-конференция
- Визуализация данных
- Адаптивность
- Самомотивация
- Организация и планирование
- Презентация
- Программное обеспечение (например, Google Docs, Gmail и т. д.)
Существует целый ряд навыков, которые необходимо отточить, чтобы успешно работать удаленно. Вы как менеджер и бизнес должны предоставить инструменты и обучение, необходимые для облегчения этого нового способа работы.
Удаленная работа: правильные инструменты для вашей рабочей силы
Распространение видеоконференцсвязи в последние годы показало, как быстро люди могут адаптироваться к новой технологии, когда это необходимо. В настоящее время существует множество онлайн-инструментов, которые помогают сделать удаленную работу проще и интерактивнее.
Тем не менее, следует отметить, что многие удаленные работники выразили обеспокоенность по поводу того, что их время чрезмерно контролируется полицией, и ожидается, что они будут доступны 24 часа в сутки 7 дней в неделю, что придумано как предвзятость часового пояса. Это особенно верно для тех, кто работает в разных часовых поясах, например, в США и Европе.
Поэтому важно учитывать разницу во времени, когда речь идет об удаленных сотрудниках, особенно о тех, кто работает в глобальных командах или корпорациях. Кроме того, это также фактор для сотрудников, когда они думают о своей работе или будущем в бизнесе.
Имея это в виду, вот несколько примеров инструментов, которые вы можете использовать для своей команды в разных категориях в зависимости от ваших потребностей.
Инструменты для собраний
- Zoom — платформа для видеоконференций, которую вы можете использовать для проведения совещаний и переговорных комнат для проектов или мозгового штурма.
- Google Meet — замена Google Hangouts, сотрудники могут легко общаться через любое устройство с помощью видео.
- Microsoft Teams — место для встреч, общения, звонков и совместной работы в одном пространстве, особенно если вы уже используете Microsoft
Инструменты управления проектами
- Monday — инструмент управления проектами, который использует рабочие процессы для разбивки проектов и назначения сроков для разных отделов.
- Asana — помогает командам организовывать, отслеживать и управлять своей работой, добавляя соавторов.
- Trello — это инструмент управления проектами и повышения производительности, который использует «доски» для организации задач со столбцами, содержащими задачи.
- ClickUp — инструмент личной продуктивности, который команды могут использовать для создания списков или досок, заполненных различными проектами, которые только что стали партнерами HubSpot.
Инструменты для совместной работы
- Miro — предлагает виртуальную доску для мозгового штурма с возможностью добавления файлов и изображений.
- Scribe — автоматически создает руководство со скриншотами, инструкциями и кликами, которые можно настроить
- Weje - имеет функцию заметок для сохранения и обмена идеями вместе с создателем карты разума.
Средства коммуникации
- Slack — хороший инструмент для общения один на один или в групповых «комнатах», интегрированный с Google Docs, Trello и другими инструментами. Узнайте больше о бренде Slack в нашем кейсе.
- Chanty — приложение для командного чата, которое практически не требует обучения для обмена сообщениями с помощью видеозвонков, аудио- или голосовых сообщений, а также сообщений, которые можно превратить в задачи.
Инструменты для обмена документами
- Dropbox — служба размещения файлов, которая позволяет вашей команде хранить документы и обмениваться ими из любого места.
- Google Диск — позволяет вашей команде получать доступ к файлам и обмениваться ими через пакет программного обеспечения Microsoft.
Инструменты отслеживания времени
- TimeDoctor — отслеживает время и производительность в разных командах и полезен для агентств и команд разработчиков программного обеспечения.
Инструменты тимбилдинга и культуры
- Crystal — предлагает бесплатный личностный тест, чтобы узнать больше о вашей команде и их предпочтениях, чтобы составить представление об их потребностях.
- Compt — помогает вам предлагать персонализированные привилегии своим сотрудникам, позволяя им выбирать те, которые им нравятся.
- PizzaTime - объединяет вашу удаленную команду, чтобы поделиться едой (завтраком, обедом или пиццей) в виртуальном пространстве.
Вы также можете прочитать «Визуализация данных: инструменты и советы для маркетологов», чтобы узнать больше об инструментах в этой области.
Совершенствуйте свою стратегию и навыки планирования
Управление командой, особенно удаленной или гибридной, может быть сложной задачей. Курс DMI по стратегии и планированию охватывает темы цифровых коммуникаций, автоматизации, аналитики, бюджетирования и стратегии, чтобы дать вам знания и навыки для руководства. Начните сегодня!