Cum să gestionezi o echipă de la distanță (și instrumentele care te ajută să o faci)

Pandemia a schimbat modul în care lucrează oamenii și funcționează afacerile - câștigând termenul de „marea demisie”. Acest lucru a condus la companiile din industrii care oferă lucru hibrid și de la distanță pentru a oferi un echilibru sănătos între muncă și viață, care reține și atrage talentele.

În Statele Unite, aproximativ o treime dintre lucrătorii de birou s-au întors la munca în persoană, conform datelor Future Forum, în timp ce acest procent este de doar 26% în Marea Britanie și 28% în Australia. În mod clar, oamenii nu se grăbesc înapoi la birou și mulți angajați simt că au avut rezultate bune acasă, așa că nu văd nevoia de a abandona această flexibilitate.

Cu toate acestea, există provocări pentru manageri și pentru alții să gestioneze o echipă de la distanță. În absența întâlnirilor față în față, poate exista o deconectare între angajați și angajatori dacă nu există un plan în vigoare și instrumente adecvate care să vă ajute să rămâneți conectat.

Să ne uităm la modalități simple, dar eficiente, pe care le puteți folosi pentru a gestiona o echipă de la distanță de orice dimensiune, pentru a stimula colaborarea și implicarea.

1. Stabiliți așteptări

Dacă aveți o forță de muncă care este în principal la distanță sau hibridă, trebuie să vă stabiliți așteptările. Spuneți personalului dumneavoastră ce se așteaptă de la ei și să aibă rezultate pentru care sunt responsabili, astfel încât să știe ce este necesar zilnic și săptămânal.

Aceste așteptări ar trebui să fie realiste și realizabile, cu termene atașate. Cu toate acestea, ca orice proiect sau sarcină de lucru, flexibilitatea ar trebui să fie integrată, în special atunci când oamenii se bazează pe alții pentru a furniza date sau informații.

De asemenea, ar trebui să vă concentrați asupra rezultatelor tangibile, de exemplu, managerul dvs. de social media are obiectivul de a oferi o creștere de 2% a angajamentului pe Facebook pe parcursul unei luni, pe baza unei campanii de generare de clienți potențiali.

Pentru a livra, toți angajații ar trebui să aibă acces la echipa lor sau la membrii personalului relevanți care îi pot ajuta. În calitate de manager, ar trebui să fiți disponibil și să programați check-in-uri sau întâlniri regulate pentru a discuta despre proiect și despre orice obstacole sau obstacole în calea atingerii rezultatelor.

Asigurați-vă că stabiliți limite în jurul orelor de lucru, astfel încât oamenii să termine la timp și să nu lucreze ore suplimentare.

2. Construiți o cultură a încrederii

Poate fi dificil atunci când nu vă vedeți personalul în fiecare zi, deoarece nu sunteți sigur ce fac sau când. Dar încrederea este crucială în acest nou mediu de lucru.

Pentru personalul existent, ar trebui să știți deja de ce sunt capabili și nivelul de muncă pe care îl poate furniza. Dacă sunteți nou în rolul de manager, atunci discutați cu directorul sau echipa de resurse umane pentru a afla mai multe despre echipa dvs., astfel încât să cunoașteți punctele forte și punctele slabe ale acestora și nivelul de management care poate fi necesar.

Pentru angajații noi, este posibil să fi fost implicat în procesul de interviu sau puteți obține acces la CV-ul lor. La început, ar fi o idee bună să aveți check-in-uri zilnice, astfel încât să le puteți prezenta companiei și echipei. Vrei să eviți ca oricine să se simtă izolat sau lăsat în urmă.

Cu toate acestea, pentru ambii, aveți grijă să nu micro-gestionați și să aveți încredere în personalul dvs. că va veni la dvs. atunci când au nevoie de îndrumare sau vor să discute ceva. Micro-managementul este rar apreciat!

„Lucrul de la distanță poate ajuta într-adevăr oamenii să-și ia acel timp între muncă și reîmprospătare și să facă lucruri care le oferă o viață mult mai robustă și tridimensională, care, de asemenea, le fac posibil să facă o muncă mult mai excelentă”, a spus Anne Helen Petersen, scriitoare culturală și autoare la Ezra Klein Show (podcast New York Times).

3. Faceți check-in-uri regulate

Regularitatea check-in-urilor și întâlnirilor dvs. va depinde de echipa dvs. Vor fi momente – precum o nouă campanie de marketing – când vor fi necesare mai multe întâlniri și vor fi necesare discuții.

Dar vor exista și momente în care oamenii știu ce este necesar, au un program stabilit și trebuie să livreze. Acest lucru poate însemna că este nevoie de mai puțin timp pe Zoom și că lucrurile pot fi făcute prin e-mail sau prin alte instrumente de comunicare.

Regularitatea va depinde și de angajat. Unii au nevoie de mai mult management și îndrumare decât alții - gândiți-vă la noi începători - așa că ajustați-vă înregistrările în consecință. De asemenea, este benefic să aveți întâlniri regulate ale echipei pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină.

Amintiți-vă, puteți oricând să întrebați membrii echipei ce așteaptă și doresc de la dvs., astfel încât să le puteți satisface nevoile. Feedback-ul poate fi cel mai bun mod de a afla ce este necesar.

„Aproape 46% dintre respondenți au spus că lipsa de comunicare este cea mai mare provocare pentru gestionarea muncii de la distanță” sondaj HubStaff

4. Oferiți încurajare și sprijin emoțional

Într-un scenariu de lucru la distanță, există riscul ca oamenii să se simtă izolați sau stresați. Unii oameni lucrează bine singuri și sub propriile lor aburi, în timp ce alții au nevoie de mai mult sprijin.

Asigurați-vă că vă verificați cu toți angajații. Chiar și punând o întrebare simplă precum „cum găsești să lucrezi de la distanță?” vă poate ajuta să înțelegeți cum se descurcă fiecare membru al echipei.

Inteligența emoțională este importantă ca abilitate de conducere. Vă poate ajuta să vă îmbunătățiți relațiile la toate nivelurile și ar trebui să urmăriți să o practicați în fiecare zi la locul de muncă. De asemenea, se leagă de coaching și mentorat, care vă vor ajuta să scoateți tot ce este mai bun din angajații dvs.

„A fost clar, odată ce pandemia a lovit, au existat o mulțime de provocări, dar au existat și unele beneficii, cum ar fi flexibilitatea de a putea lucra de oriunde și am fost cu toții surprinși de gradul în care puteți face lucrurile prin Zoom. Dropbox și alte instrumente. Ne-am gândit cum să obținem tot ce este mai bun din ambele lumi. Deci, suntem virtuali mai întâi, dar nu numai virtuali”, a spus CEO-ul și fondatorul Dropbox, Drew Houston în podcastul Big Tech Show (Irish Independent).

5. Perfecționați abilitățile de la distanță

Există unele abilități atunci când oamenii lucrează de la distanță pe care ar putea avea nevoie să le învețe sau să le reîmprospăteze, cum ar fi gestionarea timpului. Lustruirea acestei abilități veșnic verde îi va ajuta pe angajați să își gestioneze timpul pentru a se potrivi la întâlniri și a livra munca într-un interval de timp stabilit.

Alte abilități care pot fi necesare ca lucrător la distanță (aptitudini practice și soft) sunt:

• Management de proiect
• Organizare si planificare
• Comunicare online
• Colaborare
• Hartă mentală
• Videoconferinta
• Vizualizarea datelor
• Adaptabilitate
• Automotivarea
• Organizare si planificare
• Prezentare
• Software (de exemplu, Google Docs, Gmail etc.)

Există o serie de abilități care trebuie perfecționate pentru a lucra cu succes de la distanță. Depinde de dvs., în calitate de manager și de companie, să oferiți instrumentele și formarea necesare pentru a facilita acest nou mod de lucru.

Lucru de la distanță: instrumentele potrivite pentru forța de muncă

Adoptarea videoconferințelor în ultimii ani a arătat cât de repede se pot adapta oamenii la o nouă tehnologie atunci când este necesar. Există acum o serie de instrumente online pentru a face lucrul de la distanță mai ușor și mai interactiv.

Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că mulți lucrători de la distanță și-au exprimat îngrijorarea cu privire la supra-poliție în ceea ce privește timpul lor și se așteaptă să fie disponibili 24/7 - inventat ca prejudecată de fus orar. Acest lucru este valabil mai ales pentru cei care lucrează în fusuri orare diferite care operează la ore diferite, de exemplu în SUA și Europa.

Prin urmare, este important să recunoaștem diferențele de timp atunci când vine vorba de lucrătorii la distanță, în special cei care lucrează pentru echipe sau corporații globale. În plus, este, de asemenea, un factor pentru angajați atunci când își iau în considerare locul de muncă sau viitorul lor în afacere.

Având în vedere asta, iată câteva exemple de instrumente pe care le poți folosi pentru echipa ta în diferite categorii, în funcție de nevoile tale.

Instrumente de întâlnire

• Zoom - o platformă de videoconferință pe care o puteți folosi pentru a găzdui întâlniri și săli de lucru pentru proiecte sau brainstorming
• Google Meet - un înlocuitor pentru hangouts Google, personalul poate comunica cu ușurință prin orice dispozitiv prin video
• Microsoft Teams - un loc de întâlnire, chat, apel și colaborare într-un singur spațiu, mai ales dacă utilizați deja Microsoft

Instrumente de management de proiect

• Luni - un instrument de management al proiectelor care utilizează fluxurile de lucru pentru a defalca proiectele și a atribui termene limită într-o serie de departamente
• Asana - ajută echipele să-și organizeze, să urmărească și să-și gestioneze munca prin adăugarea de colaboratori
• Trello - este un instrument de management de proiect și productivitate care folosește „tablete” pentru a organiza sarcini cu coloane care includ sarcini
• ClickUp - un instrument personal de productivitate pe care echipele îl pot folosi pentru a crea liste sau panouri pline cu diferite proiecte care tocmai au încheiat parteneriate cu HubSpot

Instrumente de colaborare

• Miro - oferă o tablă virtuală pentru proiecte de brainstorming cu opțiunea de a adăuga fișiere și imagini
• Scribe - creează automat un ghid de utilizare, complet cu capturi de ecran, instrucțiuni și clicuri care pot fi personalizate
• Weje - are o funcție de note lipicioase pentru salvarea și partajarea ideilor împreună cu un creator de hărți mentale

Instrumente de comunicare

• Slack - un instrument bun de comunicare pentru chat-uri unu-la-unu sau în „săli” de grup, care este integrat cu Google Docs, Trello și alte instrumente. Citiți mai multe despre marca Slack în studiul nostru de caz.
• Chanty - o aplicație de chat în echipă care necesită puțină sau deloc pregătire pentru schimbul de mesaje prin apeluri video, mesaje audio sau vocale și mesaje care pot fi transformate în sarcini

Instrumente de partajare a documentelor

• Dropbox - un serviciu de găzduire a fișierelor care permite echipei dvs. să stocheze și să partajeze documente de oriunde
• Google Drive - permite echipei dvs. să acceseze și să partajeze fișiere prin suita de software Microsoft

Instrumente de urmărire a timpului

• TimeDoctor - urmărește timpul și productivitatea între echipe și este util pentru agenții și echipele de software

Instrumente de team building și cultură

• Crystal - oferă un test de personalitate gratuit pentru a afla mai multe despre echipa ta și despre preferințele acesteia pentru a-și construi o imagine a nevoilor lor
• Compt - vă ajută să oferiți beneficii personalizate angajaților dvs., permițându-i să aleagă pe cele care îi atrag
• PizzaTime - reunește echipa ta de la distanță pentru a împărți mâncarea (mic dejun, prânz sau pizza) într-un spațiu virtual

Puteți citi, de asemenea, „Vizualizarea datelor: instrumente și sfaturi pentru marketeri” pentru a afla mai multe despre instrumentele din acea zonă.

Rafinați-vă abilitățile de strategie și planificare

Gestionarea unei echipe, în special la distanță sau hibridă, poate fi o provocare. Cursul de strategie și planificare al DMI acoperă subiecte în comunicații digitale, automatizare, analiză, bugetare și strategie pentru a vă oferi cunoștințele și abilitățile necesare pentru a conduce. Incepe astazi!

Legate de

• 5 moduri de a vă îmbunătăți abilitățile echipelor de marketing și vânzări
• De ce mai contează liderul gândit
• Ce este Leadership-ul?