Wstępne prace redakcyjne: jak stworzyć szczęśliwy zespół ds. treści dzięki umowie operacyjnej

Na przestrzeni dziejów kobietom nie przyznawano prawa do posiadania własności. To jeden z powodów, dla których stworzono umowy przedślubne, poczynając od ustawy o majątku zamężnych kobiet z 1870 r. Służyły one jako sposób na upewnienie się, że kobieta może zachować majątek małżeński w przypadku śmierci męża.

Teraz wiem, o czym myślisz: Dlaczego u licha czytam o przedrostkach na blogu o content marketingu?

Cóż, podobnie jak dawne małżeństwa, wiele redakcji zmaga się z poczuciem, że mają równą równowagę własności. Może to prowadzić do braku bezpieczeństwa psychicznego i ogólnie słabszych wyników zespołu. Jak zmienić tę dynamikę? Jak stworzyć środowisko błogości i rozwoju zespołu?

Poznaj redakcję prenup (lub postnup) – umowę operacyjną Twojego zespołu redakcyjnego.

Przeprowadzono rozległe badania nad tym, co sprawia, że ​​zespół odnosi sukcesy. Uwaga spoilera: Sukces zespołu nigdy nie zależy od samej pracy, ale od tego, jak zespół pracuje razem. Przeskok od razu do pracy może wydawać się naturalny, ale może prowadzić do nieporozumień i kolizji dynamiki zespołu. Umowa operacyjna zespołu zapewnia wszystkim sukces, wyznaczając granice, nakreślając wspólne obowiązki i określając indywidualne style pracy.

Tworząc umowę operacyjną zespołu, podziel ją na dwa odrębne, ale przeplatające się obszary: dynamikę i mechanikę. Dynamika zespołu skupia się na zachowaniach — na tym, jak członkowie zespołu zachowują się względem siebie, ludzi z innych części firmy, a nawet spoza firmy, takich jak agencje. Mechanika zespołu dotyczy operacji i współpracy — jakie są preferowane przez członków zespołu sposoby pracy, kiedy najlepiej się sprawdzają i jakie plany są potrzebne do opublikowania naszej pracy.

4 kluczowe składniki umowy operacyjnej zespołu redakcyjnego

Tworząc umowę operacyjną, należy zadać zespołowi cztery ogólne pytania. Oczywiście, twój zespół może kłaść nacisk na jeden obszar na inny, a nacisk ten może się zmienić, ponieważ w przeciwieństwie do małżeństwa, twój ślub redakcyjny jest żywym dokumentem, który zmienia się wraz z twoim zespołem lub firmą.

Te pytania można zadawać asynchronicznie lub podczas rozmowy zespołowej. Uważam, że kombinacja tych dwóch działa najlepiej. Niech Twój zespół sam odpowie na pytania. Następnie zbierzcie się, aby nakreślić umowę operacyjną.

1. Jak się pojawiamy?

Nie chodzi o preferowane tło Zoom ani o to, czy zespół chce pokazać się przed kamerą. Chodzi o to, co inni myślą o twoim zespole redakcyjnym i jak zespół wspiera się nawzajem.

Czy zespół jest postrzegany jako zaufany partner? Ceniony przyjaciel? Naprawiacz problemów?

Aby to ustalić, poproś członków zespołu, aby zrozumieli, co myślą:

• Jak wygląda interakcja z naszym zespołem?
• Jakie emocje najlepiej nas opisują?
• Jakie jest nasze nastawienie?
• Jakie przymiotniki najlepiej opisują nasz zespół?
• Jak pokazujemy się sobie nawzajem?

Możesz nawet trochę się zabawić z tymi pytaniami: Jaka jest piosenka naszego zespołu? Jaka jest nasza moc superbohatera? Czym Troskliwy Miś (tak, jestem dzieckiem lat 80.) jesteśmy?

2. Jakie są nasze granice?

Granice w miejscu pracy, które niegdyś były uważane za mur, który miał trzymać innych z daleka, nabrały innego znaczenia. Są one ustawiane i udostępniane, aby pomóc określić, co jest w porządku, a co nie. Granice pomagają zachować bezpieczeństwo psychiczne każdego, w tym pracę i przestrzeń potrzebną do bycia sobą. Mówiąc prościej: jesteś sobą, boo.

Zadaj swojemu zespołowi te pytania, aby pomóc w ustaleniu granic w czasie:

• Jakie są godziny pracy? Czy jest czas, aby wszyscy byli razem online?
• Jakie są nasze granice godzin pracy? Na przykład, kiedy w weekendy pingi są w porządku?
• Z jakim wyprzedzeniem trzeba umówić się na spotkanie? Jakie są wyjątki?
• Jako twórcy wszyscy potrzebujemy bloków czasu na myślenie. Jaki czas jest najlepszy dla zespołu? Jakie bloki czasowe sprawdzają się najlepiej dla każdego z nas? Jak i gdzie blokujemy czas, aby inni wiedzieli, że pracujemy głową w dół?
• Jaki rodzaj czasu realizacji jest akceptowalny?
• Czy masz święte bloki czasu? Na przykład w czwartki odbierasz dzieci z tańca.

Oczywiście granice to więcej niż czas. Mogą też zagłębić się.

Zadaj swojemu zespołowi te pytania, aby pomóc ustalić psychologiczne granice bezpieczeństwa:

• Co można omówić lub zrobić? Na przykład, czy można rozmawiać o swoich dzieciach?
• O czym nie można dyskutować lub robić? Na przykład, czy wolisz, aby Twoi współpracownicy nie śledzili Cię w mediach społecznościowych?
• Jakiego rodzaju rozmowy pozostają w „skarbcu” – tzn. nie są udostępniane poza zespołem?
• Co chciałbyś, aby inni wiedzieli? Na przykład, czy masz skłonność do odpoczywania suczej twarzy podczas wirtualnych rozmów? Jeśli tak, czy ludzie mogą sprawdzać, jak sobie radzisz?

3. Jaki jest nasz styl pracy?

Sposób, w jaki ludzie pracują, może być inny dla każdego. Na przykład najlepiej pracuję rano. Jako dziecko obudziłem się wcześnie, aby odrobić pracę domową. Teraz budzę się wcześnie, zanim włączam Slacka i sprawdzam pocztę, aby wykonać moją głęboką pracę. Opisując, jak najlepiej działa Twój zespół, możesz łatwo przypisywać obciążenia i komunikować się z nimi na ich warunkach.

Zadaj swojemu zespołowi te pytania, aby zrozumieć, w jaki sposób Twój zespół może wykonywać swoją najlepszą pracę:

• O której porze dnia wykonujesz swoją najlepszą pracę?
• Czy wolisz burzę mózgów na głos z innymi? A może wolisz samodzielnie prowadzić badania i podchodzić do stołu z rozwiniętymi pomysłami?
• Jak i gdzie lubisz się komunikować? Który kanał jest dla Ciebie najlepszy – i pod kątem tematów? Na przykład najlepiej pracuję na Slacku w przypadku rozmów jeden na jednego i występów zespołowych. Poczta e-mail najlepiej nadaje się do dzielenia się większymi dyskusjami strategicznymi.
• Czy jesteś bezpośredni w sposobie komunikowania się, czy bardziej wyluzowany w naturze?

Ale wielu wzdryga się na pytanie: „Czy mogę udzielić ci informacji zwrotnej?” Jeśli zrozumiesz, kiedy i jak ludzie wolą otrzymywać informacje zwrotne – dobre i złe – odniesiesz większy sukces.

Zadaj swojemu zespołowi te pytania, aby zrozumieć, jak myślą o informacjach zwrotnych:

• Jak lubisz otrzymywać pochwały? Lubisz publiczne okrzyki? A może wolisz chwalić się bardziej jeden na jednego?
• Jak wolisz informacje zwrotne dotyczące możliwości rozwoju? Podczas zwykłej rozmowy jeden na jednego lub czasu poświęconego temu tematowi?
• Wolisz pisemną czy ustną informację zwrotną? Lub obie?
• Jak chcesz otrzymać informację zwrotną na temat swojej pracy twórczej? Czy lubisz bezpośrednie zmiany lub komentarze w pliku? A może wolisz przejrzeć ustne opinie?
• Jaki jest twój „roboczy” język miłości? Na przykład, czy wolisz prezenty (np. kwiaty z podziękowaniem), słowa afirmacji, akty służby czy czas?

Aby dokładniej ocenić style pracy Twojego zespołu i odkryć, jak lepiej współpracować, możesz poprosić ich o wykonanie testów, takich jak DISC, Myers-Briggs lub Enneagram.

4. Co każdy z nas wnosi do zespołu?

Jednostki tworzą zespół. Każdy członek wnosi do zespołu wyjątkową perspektywę i siłę. Poświęć trochę czasu, aby dowiedzieć się, co sprawia, że ​​wszyscy się poruszają. Co wszyscy cenią? I jak Twój zespół może pomóc sobie nawzajem w razie potrzeby?

Zadaj swojemu zespołowi te pytania, aby zrozumieć, co ich motywuje:

• Jakie są Twoje indywidualne wartości?
  • Wypróbuj to ćwiczenie: Weź tę listę wartości od Brene Brown. Ogranicz je do swojej pierwszej piętnastki, potem do dziesięciu, potem pięciu i zakończ do pierwszej trójki.
• Jakie są Twoje mocne strony?
  • Zrób test Clifton Strengths (kiedyś był to Wyszukiwarka Sił Gallupa) lub wypróbuj ten darmowy test High 5
• Kim są twoi sabotażyści lub przypadkowi pomniejszacze? (Co robisz z dobrymi intencjami, które mogą mieć negatywny wpływ?)

Opracuj umowę o pracę zespołu redakcyjnego

Teraz, gdy zespół poświęcił czas indywidualnie i wspólnie, aby odpowiedzieć na te pytania, nadszedł czas na przygotowanie umowy. W przeciwieństwie do wielu umów prawnych, umowa operacyjna Twojego zespołu powinna być prosta. Polecam podzielić go na dwie kluczowe sekcje – zespołową i indywidualną.

Element zespołowy umowy operacyjnej

Zgodnie z wcześniejszymi odpowiedziami, umowa operacyjna zespołu może zawierać wizję, wartości, cele i wskaźniki zespołu. Powinna być udostępniana innym, aby pomóc partnerom lepiej zrozumieć, jak pracować z zespołem.

Następnie użyj bardziej szczegółowych odpowiedzi powyżej, aby zdefiniować dynamikę zespołu (zachowania) i mechanikę (działania). Niech ta sekcja jest widoczna tylko dla Twojego zespołu i często się do niej odwołuje. Możesz chcieć to dostosować, gdy do zespołu dołączą nowe osoby lub gdy zmienią się priorytety zespołu.

Poszczególny element umowy operacyjnej

Kiedy omawiałem ten pomysł z innymi, ktoś zapytał, czy umowa operacyjna powinna być budowana tylko między menedżerami a bezpośrednim podwładnym. Podczas gdy niektóre elementy, takie jak plan rozwoju zawodowego, powinny być dzielone tylko między pracownikiem a menedżerem, indywidualna umowa operacyjna każdego członka zespołu powinna być dzielona z zespołem.

Każda osoba powinna być w stanie określić, czym może swobodnie dzielić się z innymi członkami zespołu. Ale widzę ogromną wartość w dzieleniu się swoimi mocnymi stronami z najbliższym zespołem. Pomaga przełamywać bariery i ułatwia wszystkim niewygodne rozmowy.

Na przykład jeden z członków mojego zespołu zidentyfikował osobę reagującą szybko jako przypadkową osobę. Reagowali szybko z zamiarem, aby zawsze być na nim, ale to oznaczało, że czasami nie poświęcali w pełni czasu na przemyślenie swojej odpowiedzi. Jako ich przełożony otrzymałem informację zwrotną, która odzwierciedla tę ocenę – odpowiedzi tej osoby mogą być trudne do zrozumienia, zbyt bezpośrednie lub niekompletne.

Dzięki tej wiedzy stworzyliśmy plan podczas naszego indywidualnego spotkania. Przynieśliśmy to zespołowi za ich pomoc. Razem mogliśmy zapewnić wsparcie, którego ta osoba potrzebowała. A ponieważ mieliśmy umowę operacyjną redakcji, dodaliśmy rozwiązania, aby sobie nawzajem pomagać. Na przykład dodaliśmy, że można było wysyłać wiadomości po godzinach na Slack, a inni nie odpowiadali do godzin pracy. Osoba szybkiego reagowania miała teraz możliwość wytchnienia, ponieważ nie odpowiadała na wiadomości Slacka w mgnieniu oka, zwłaszcza po godzinach pracy.

Poświęcając czas na wspólne sporządzenie umowy dotyczącej działania zespołu, możesz nastawić każdego członka i zespół na sukces. Pozwala mieć zdefiniowany plan działania dotyczący tego, jak zespół pracuje razem i indywidualnie.

Zdjęcie na okładce: Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute