Come sapere quando uccidere un progetto e ridurre le perdite

Se il tuo progetto sta fallendo, come fai a sapere se terminarlo o andare avanti? Jennifer Bridges, PMP, ti aiuta a prendere la decisione giusta.

Ecco uno screenshot della lavagna per riferimento.

In recensione: come sapere quando eliminare un progetto e ridurre le perdite

Nel determinare se vale la pena continuare un progetto o se è una causa persa, Jennifer ha affermato che i project manager devono concentrarsi sulle perdite. Solo così puoi prendere la decisione giusta quando gestisci il tuo progetto.

Le persone spesso portano avanti progetti basati su false premesse, come l'idea che se si buttano soldi per un problema, questo verrà risolto. Questo è chiamato l'errore del costo irrecuperabile. È un altro modo per dire "gettando soldi buoni dopo male". C'è un punto in cui non importa quanto investi, il recupero è impossibile.

Un'altra buca da evitare è qualcosa chiamato errore di impegno. Questo è quando le persone sono così impegnate in un progetto che rifiutano di ammettere la sconfitta al punto da danneggiare catastrofico il loro progetto, la reputazione e l'azienda.

I progetti cambiano

La verità è che i progetti non sempre seguono la traiettoria che avevi pianificato. Le situazioni e le condizioni cambiano. Jennifer ha offerto un elenco di forze che possono alterare il corso di un progetto.

• Crisi finanziaria
• Emergenza nazionale
• Disastro naturale
• Cambiamento tecnologico
• Cambio di gestione
• Risorse di abilità
• Mandati federali
• L'amministrazione cambia
• Conformità

Qualcuno o più di questi cambiamenti avranno un impatto sul progetto. Saranno percepiti nell'ambito del progetto o nel costo e nel tempo coinvolti. Potrebbero influenzare la qualità del progetto. Un progetto può riprendersi da alcuni di questi cambiamenti e non da altri. Ma come si può sapere?

Quando uccidere un progetto

Jennifer ha offerto alcuni consigli su come dire che un progetto non vale più la pena perseguire. È una scelta difficile, ma è meglio togliere rapidamente il cerotto piuttosto che prolungare il dolore.

Ecco cinque volte in cui un progetto deve terminare:

1. Quando non soddisfa più le esigenze del progetto, ad esempio lo scopo originale del progetto è cambiato e non può essere soddisfatto.
2. I costi sono fuori controllo e non c'è modo di recuperare il ritorno sull'investimento.
3. Il costo da completare supera il budget ed è impossibile coprire la differenza di costi.
4. Le circostanze influiscono sulla possibilità di completamento, come quelle sopra elencate.
5. Ci sono questioni etiche e/o legali.

Suggerimento: ovviamente, questi non sono gli unici motivi per cui i progetti falliscono. Possono esserci conflitti all'interno del team che non possono essere risolti o disaccordi su come andare avanti che possono ostacolare il progresso.

Grazie per la visione!

Trascrizione

Oggi parliamo di come sapere quando uccidere un progetto e ridurre le perdite.

Bene, con il numero di progetti problematici e progetti falliti, questo è un argomento davvero caldo. Ma affermo che la parola chiave qui è le perdite.

Quando inizi a subire una perdita nel tuo progetto, devi davvero considerare la verità, devo uccidere questa cosa?

Ci sono un paio di errori che accadono su progetti su cui voglio attirare l'attenzione.

Il numero uno è la "fallacia dei costi irrecuperabili" in cui sta davvero buttando soldi buoni dopo cattivi. A un certo livello, ci sono così tanti costi irrecuperabili che non puoi recuperare, ma per qualche ragione, alcune persone pensano che più soldi ci metti, meglio sarà. Ma non migliora mai, sono un costo irrecuperabile.

C'è anche la "fallacia dell'impegno" per cui quando le persone si impegnano in un progetto e si rifiutano di ammettere la sconfitta, e quindi quello che succede è che è al punto da danneggiare gravemente non solo la loro reputazione personale ma anche quella della loro azienda.

Quindi vogliamo guardare al fatto che a volte ci sono situazioni, ci sono condizioni che cambiano nel corso di un progetto che vogliamo guardare perché alcuni progetti possono essere di breve durata, ma altri possono durare... possono durare più anni.

Quindi, nel corso di un progetto, potrebbe verificarsi una crisi finanziaria. Quindi, non importa in quale area del globo ti trovi, lo abbiamo visto tutti.

Inoltre, ci sono occasioni in cui si verificano emergenze nazionali o addirittura disastri naturali.

Ci sono anche nel corso del tempo una tecnologia importante può cambiare con un impatto sulla cosa.

Inoltre, potrebbero esserci cambiamenti di gestione, dirigenti chiave che stavano supportando magari essendo uno stakeholder o una persona chiave nel team, se cambiano, ciò può anche cambiare il successo del progetto.

Inoltre, potrebbero esserci risorse qualificate. A volte nel corso di un progetto, ancora, se la tecnologia cambia o se si tratta di qualcosa di nuovo, avere accesso a risorse qualificate che sanno come realizzarlo, magari limitato.

Inoltre, ci sono momenti in cui si verificano mandati federali durante un progetto. Quasi ogni settore ha una qualche forma di linee guida governative e conformità a cui devono conformarsi e talvolta questi mandati hanno un impatto reale su quei progetti.

Anche l'amministrazione cambia. Indipendentemente dal paese in cui vivi, ci sono momenti in cui i leader del paese cambiano e con ciò cambiano la loro amministrazione, le persone che li supportano. Ciò può anche cambiare la dinamica di alcuni progetti.

E anche rispetto. Se ci sono regolamenti che non possono essere rispettati dal progetto, deve anche essere guardato per essere ucciso.

Quindi, quando si verificano queste situazioni, anche questi componenti del progetto cambiano. Quando questi cambiano, in genere influiscono sull'ambito del progetto, a volte sul costo, sul tempo o sulla pianificazione e quindi anche sulla qualità del progetto.

E quando lo fanno, in sintesi, un progetto deve essere interrotto quando è il numero uno, non soddisfa più l'esigenza del progetto. Quindi lo scopo originale di quel progetto cambia e se questo progetto non può più soddisfarlo, deve essere eliminato.

Se i costi sono fuori controllo e non c'è modo di recuperare il ROI, ancora, molte volte con progetti problematici o progetti falliti, questo è uno dei motivi.

Inoltre, il costo da completare supera il budget e non c'è modo di coprire tali costi. Ancora una volta, a causa della natura di alcuni progetti che durano così a lungo e dei costi che cambiano, ci sono alcune volte in cui deve verificarsi una rivalutazione per determinare, ok, non abbiamo rispettato la sequenza temporale o il programma per completare il progetto.

Quindi ora a questo punto, quanto tempo ci vorrà? Quindi, se la quantità di tempo e la quantità di costi superano ciò che le parti interessate di quel progetto possono pagare, deve essere chiuso.

Inoltre, le circostanze influenzano la possibilità. Anche in questo caso, queste circostanze se influiscono sulla possibilità di completamento. Se alcune di queste cose stanno accadendo, ci sono momenti, pensaci, se si tratta di un progetto di costruzione e hai avuto un disastro naturale, potrebbe trovarsi in un'area in cui non c'è modo di completarlo.

Se si verifica un cambiamento tecnologico importante che ha un impatto sull'intero progetto, potrebbe non avere la possibilità di essere completato. Quindi queste sono cose che devono essere guardate e considerate.

E se ci sono problemi etici e legali, sottoporrei che il progetto deve essere ucciso.

Quindi, queste sono alcune cose a cui pensare è prendere quella decisione difficile di uccidere il progetto e non essere coinvolti nell'errore dell'impegno. Quindi, se hai bisogno di uno strumento che possa aiutarti con il tuo progetto, iscriviti subito al nostro software su ProjectManager.